September 07, 2020 by Qonto

Firmenwagen versteuern – Worauf Sie achten sollten!

Ihnen wurde ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt – und nun fragen Sie sich, wie Sie ihn versteuern müssen und ob Sie trotzdem Pauschalen von der Steuer absetzen können? Im Folgenden beantworten wir Ihre Fragen und geben weitere Informationen rund ums Thema.

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Der Firmenwagen kann für Arbeitnehmer ein attraktives Incentive sein (einige Firmen gewähren sogar weitere Extras wie Tankgutscheine).

Die Finanzierung eines Firmenwagens übernimmt häufig vollständig der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer. Deswegen sind sich viele unsicher, ob sie den Dienstwagen versteuern müssen und trotzdem die Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend machen können – Stichwort Fahrtkostenerstattung. Und wie sieht es bei einer Geschäftsreise aus? Kann hier die Kilometerpauschale abgesetzt werden, ähnlich wie andere Reisekosten und Spesen, wie beispielsweise Hotelkosten (siehe auch: Hotelrechnung), der Mehraufwand bei der Verpflegung oder – bei einem Geschäftsessen – die Bewirtungskosten? Müssen die Fahrten und eine private Nutzung belegt werden oder Abrechnungsformulare ausgefüllt werden? In den folgenden Absätzen haben wir daher als kleine Hilfe die steuerlichen Regeln bezüglich eines Geschäftswagens zusammengestellt.

 

Wann wird ein Dienstwagen steuerpflichtig?

 

In der Regel erlaubt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, dass er den Dienstwagen nicht nur für die Arbeit, sondern auch privat nutzen darf. Wenn das der Fall ist, muss der Firmenwagen versteuert werden, und zwar als geldwerten Vorteil. Bei einem Dienstwagen spricht man in diesem Fall von Nutzungswert und dieser wird vom Finanzamt wie ein zusätzlicher Lohn oder eine Bonuszahlung zusätzlich zum Arbeitslohn besteuert.

 

Private Nutzung des Dienstwagens richtig versteuern

 

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie die private Verwendung eines Firmenwagens vom Arbeitnehmer versteuert werden kann. Unabhängig davon, welche Option man letztlich nutzt, sollte diese dann für das gesamte Jahr beibehalten werden. Ein Wechsel zu der anderen Methode ist nur zu Beginn des neuen Steuerjahres möglich.

 

Die Ein-Prozent-Regel

 

Als Basis für die pauschale Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regel dient der Brutto-Listenpreis des Neuwagens beziehungsweise des Gebrauchtwagens. Die einzige Voraussetzung für die Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regel ist, dass der Anteil an privaten Fahrten mit dem Dienstwagen nicht über 50% der gesamten Nutzung des Autos liegt. Bei dieser Versteuerung berechnet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Prozent des Listenpreises des Autos pro Monat. Dieser Kostenpunkt wird auf das monatliche Gehalt aufgeschlagen, damit die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge in der richtigen Höhe abgezogen werden können. Angenommen der Listenpreis des Firmenwagens beträgt 30.000 Euro: Dann wird dem Arbeitnehmer pro Monat ein geldwerter Vorteil von 300 Euro berechnet.

 

Das Führen von einem Fahrtenbuch

 

Genau wie für das Geltendmachen etwa von Verpflegungskosten eine lückenlose Reisekostenabrechnung nötig ist, muss bei Nutzung eines Dienstwagens jede gefahrene Strecke genau dokumentiert werden.

Durch die Ein-Prozent-Regel ergibt sich ein Betrag, der eher pauschal und genau genommen nicht ganz exakt ist. Das Führen eines Fahrtenbuchs erlaubt es grundsätzlich jedoch, den tatsächlichen Geldvorteil zu berechnen. Diese Methode ist zwar wesentlich aufwendiger, aber man kann hierbei durchaus Ausgaben sparen und muss schlussendlich weniger Steuern zahlen. Jede Fahrt muss im Fahrtenbuch festgehalten werden, mit Abfahrts- und Zielort sowie dem Grund der Fahrt. Angenommen es ergibt sich durch diese genaue Auflistung der Fahrten und der Entfernungskilometer, dass die private Verwendung des Dienstwagens nur bei 25% lag, dann müssen auch nur diese Fahrten im Bezug zum Listenpreis auf der Steuererklärung angegeben werden.

 

Pendlerpauschale – den Weg zur Arbeit trotz Firmenwagen absetzen?

 

Es gilt, dass die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Arbeitsstätte bzw. Sitz der Zentrale bei einer Einsatzwechseltätigkeit) auch dann steuerlich geltend gemacht werden kann, wenn dafür der Dienstwagen verwendet wurde. Allerdings ist dies nur möglich, wenn der Firmenwagen ordnungsgemäß als geldwerter Vorteil durch die Ein-Prozent-Regel oder durch das Führen eines Fahrtenbuches versteuert wurde. Angenommen die Arbeitsstätte liegt relativ viele km von der privaten Wohnung beziehungsweise dem Wohnsitz entfernt und Sie kommen auf eine Pendlerpauschale von mehr als 4500 Euro: In dem Fall ist es erlaubt, einen höheren Wert über die Entfernungspauschale auf der Steuererklärung zu berechnen. Hierbei muss diese Distanz glaubhaft sein und immer bei einer Steuerprüfung nachgewiesen werden können. Dafür kann das Führen eines Fahrtenbuches hilfreich sein, da so die einzelnen Fahrten nachvollziehbar aufgelistet sind. Sollte wiederum der Steuerbescheid fehlerhaft sein, sollten Sie nicht zögern, Einspruch zu erheben. In dem Fall kann ein Fahrtenbuch ebenfalls dabei helfen, Ihre Rechte geltend zu machen. 

 

Kilometerpauschale bei Dienstreisen?

 

Bei einer Dienstreise mit dem Firmenwagen kann im Gegensatz zur Entfernungspauschale keine Steuerlast auf der Steuererklärung geltend gemacht werden. Da es sich bei einer Dienstreise ja um eine ausschließlich berufliche Nutzung des Dienstfahrzeuges handelt, kann hier die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer nicht angesetzt werden, denn der Arbeitgeber übernimmt durch die Bereitstellung des Fahrzeuges die Ausgaben für die Reise.

 

Zuzahlung zum Dienstwagen

 

Wenn der Arbeitgeber nicht alleine den Preis des Dienstwagens stemmt, sondern der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet, um den Wagen auch außerdienstlich nutzen zu können, vermindert sich die Summe des zu versteuernden Geldvorteils. Als Nutzungsentgelt können die folgenden Beiträge vereinbart werden:

  • Kilometerpauschale,
  • Monatspauschale,
  • Anteil der Leasingraten und
  • Anteil an Kraftfahrzeugkosten wie beispielsweise für Benzin oder Diesel.

 

Hinzu kommen Kosten für Reparaturen und die Wartung des Dienstwagens sowie die Kosten für die Reinigung, aber auch die Miete für eine Garage oder einen Stellplatz, der Anwohnerparkberechtigung. Die Kfz-Steuer gilt ebenfalls als Nutzungsentgelt wie auch die Kosten für eine Kfz-Haftpflicht- und Kaskoversicherung. Ausgeschlossen von der Berechnung als Nutzungsentgelt sind Parkgebühren, Maut sowie Verwarnungs- oder Bußgelder. Diese müssen vom Fahrzeugnutzer alleine getragen werden und können nicht verrechnet werden. Zudem ist zu beachten: Durch die Verrechnung der Zuzahlungen darf der geldwerte Vorteil nicht unter 0 Euro sinken, denn dann können die Ausgaben nicht als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

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