September 29, 2020 by Qonto

Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Auf einer Dienstreise entstandene Fahrtkosten können wie andere Ausgaben auch von der Steuer abgesetzt werden. Welche Möglichkeiten zur Abrechnung gibt es dabei? Wie wird die Kilometerpauschale für beruflich veranlasste Reisen richtig angewendet? Lesen Sie hier mehr.

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Ein Meeting mit Kunden, ein Besuch einer Messe oder eine Besprechung in einer anderen Unternehmensfiliale – Dienstreisen von Mitarbeitern kommen bei Unternehmen nicht selten vor. Doch entstehen durch beruflich veranlasste Reisen dem Unternehmen nicht nur Extrakosten, sie können diese auch steuerlich geltend machen und so die Reisen steuerlich absetzen. Was steuerrechtlich alles zu einer Dienstreise zählt und wie die Kilometerpauschale richtig für geschäftliche Reisen anzuwenden ist, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist eine Dienstreise?

Grundlegend gilt: Wenn der Mitarbeiter über die Stadtgrenze beziehungsweise Gemeindegrenze hinaus reist, handelt es sich um eine Dienstreise. Angenommen der Arbeitnehmer hat einen Termin mit einem Kunden im Nachbardorf, welches aber zur gleichen Gemeinde gehört, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit, die nicht unter den Begriff Dienstreise fällt. Auch die Fahrt zur Arbeit gilt nicht als Dienstreise, da die Mitarbeiter für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Kosten selbst tragen und diese über die Entfernungspauschale in ihrer eigenen Steuererklärung geltend machen können. 

Zudem ist es wichtig, wie der Mitarbeiter die Dienstreise tätigt. Reist dieser beispielsweise mit Bahn, Bus, Flugzeug oder einem anderen öffentlichen Verkehrsmittel, können die Ticketkosten direkt vom Arbeitgeber über die Reisekostenabrechnung übernommen werden. Ausgenommen sind auch Fahrten mit einem Fahrrad.

Wird dem Mitarbeiter ein Firmenwagen gestellt? In diesem Fall ist die Reise zwar trotzdem dienstlicher Natur, jedoch werden auch hier die Ausgaben schon durch das Unternehmen abgegolten und die Kilometerpauschale kann nicht angewendet werden. Nur bei Geschäftsreisen, die mit dem privaten PKW, Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa absolviert werden, kann sich der Arbeitnehmer laut dem §670 im BGB “Ersatz von Aufwendungen” die Kosten für die Reise erstatten lassen

Die Erstattung von Reisekosten nach Dienstreise: Kilometerpauschale

Es ist möglich, die Reisekosten für Geschäftsreisen mit dem eigenen PKW direkt vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet zu bekommen. Auf diese Kosten werden keine Steuern oder Sozialabgaben erhoben, da es sich nicht um einen zusätzlichen Lohn handelt, sondern um eine Kostenrückerstattung. Die Unternehmen selbst können die Ausgaben für Geschäftsreisen wiederum als Werbungskosten auf ihrer Steuererklärung absetzen. 

Jedoch ist dieser Weg natürlich auch zeitaufwendig, weshalb viele Unternehmen für Mitarbeiter, die viele betrieblich veranlasste Reisen absolvieren, tendenziell einen Dienstwagen stellen oder auf die Anreise per Bahn, Bus oder Flugzeug setzen. Reist der Mitarbeiter dennoch mit dem eigenen Auto geschäftlich, stehen zwei Möglichkeiten der Fahrtkostenabrechnung zur Verfügung: die Berechnung der tatsächlichen Kosten und die standardisierte Kilometerpauschale.

Tatsächliche Fahrtkosten für geschäftliche Reisen

Die Berechnung der tatsächlichen Fahrtkosten stellt eine Alternative zur Kilometerpauschale dar. Dabei werden für die Ermittlung des Betrages nicht nur die gefahrenen Kilometer betrachtet, sondern weitere Kosten, die theoretisch beim Unterhalt eines Autos anfallen. Der Arbeitnehmer bestimmt durch diese Rechnung die Gesamtkosten seines Fahrzeuges und bestimmt dann den Anteil an dienstlichen Reisen von der gesamten Fahrleistung des Autos. Die Ermittlung der tatsächlichen Fahrtkosten ist relativ aufwendig, da alle Ausgaben dokumentiert werden müssen.

Eingeschlossen in die tatsächlichen Kosten sind:

  • Benzinkosten
  • Ausgaben für Versicherungen
  • Abschreibungen
  • Steuern
  • Reparaturen

Die Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale ist die weitaus beliebtere Methode, um die entstandenen Kosten für eine Geschäftsreise mit dem eigenen Fahrzeug zu bestimmen, da diese mit weniger zeitlichem Aufwand verbunden ist als die Bestimmung der tatsächlichen Kosten. Bei der Kilometerpauschale wird ein fester Kilometersatz auf die gefahrenen Kilometer bei einer dienstlichen Fahrt angesetzt. Hierbei wird nur ein Unterschied gemacht, ob es sich um ein Auto oder ein motorbetriebenes Fahrzeug wie ein Motorrad oder Moped handelt. 

Die festgelegte Höhe der Pauschale pro gefahrenem Kilometer für dienstliche Reisen liegt bei:

  • Auto: 30 Cent pro km
  • Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa: 20 Cent pro km
  • Ebike, Pedelec: 20 Cent pro km

Dokumentation der Reisekosten für Dienstreisen

Allein schon für die firmeninterne Buchhaltung ist es wichtig, dass die Ausgaben für Reisen übersichtlich und strukturiert dokumentiert werden. Hierfür können Unternehmen zum Beispiel ihren Mitarbeitern ein entsprechendes Formular oder eine Excel-Vorlage geben, die diese bei dienstlichen Fahrten ausfüllen sollen und so ein einheitliches Dokumentiersystem für die Reisekostenabrechnung aufbauen. Dieses Dokument gibt der Mitarbeiter dann mit den entsprechenden Belegen bei der Buchhaltung ab, die diese anschließend archivieren kann.

Allerdings geht diese klassische Form der Buchhaltung mit viel Papier und einigem Verwaltungs- und Zeitaufwand einher. Schneller und weitestgehend papierlos erfolgt die Abrechnung von Reisekosten mit modernen, digitalen Tools, wie sie das Geschäftskonto von Qonto bietet. So können Ihre Mitarbeiter mit zuvor individuell eingestellten Qonto Mastercards zahlen. Belege können Sie per App direkt in das Geschäftskonto hochladen und an die entsprechende Transaktion anhängen. Die Historie der Buchungen können Sie zeitlich unbegrenzt abrufen und mithilfe personalisierter Tags filtern. Auf diese Weise geht kein Beleg verloren, die Dokumentation erfolgt wie selbstverständlich nebenbei und die Zeitersparnis für die Buchhaltung, bei der Abrechnung und der Steuer ist beachtlich!

Der Grund der dienstlichen Reise sollte bei der Dokumentation ebenfalls angegeben werden, wie beispielsweise der Besuch einer bestimmten Messe oder eines Seminars. Denn das Finanzamt kann bei einer Prüfung der Steuererklärung des Unternehmens Nachweise über die geschäftlichen Reisen verlangen. Als Belege gelten beispielsweise Eintrittskarten, Tankbelege, Buchungsbestätigungen und auch E-Mails. Notfalls sollte ein Eigenbeleg erstellt werden.

Für die Vollständigkeit der Informationen ist der Mitarbeiter selbst verantwortlich. Fehlen Belege, kann ein Unternehmen die Fahrkostenerstattung verweigern. In diesem Fall kann der Mitarbeiter die Ausgaben für die Fahrt aber bei der persönlichen Steuererklärung beim Finanzamt als Werbungskosten geltend machen.

Auch Reisenebenkosten wie Parkscheine können vom Unternehmen steuerfrei erstattet werden. Sie werden separat über die Reisekostenabrechnung und nicht über die Fahrtkosten abgerechnet.

Neue Regelung für E-Bikes und Pedelecs

Inzwischen ist es auch möglich, die Kilometerpauschale für geschäftliche Reisen mit dem E-Bike oder einem Pedelec geltend zu machen. Hierbei müssen aber ein paar Punkte erfüllt sein wie beispielsweise, dass das genutzte E-Bike beziehungsweise Pedelec einen Motor hat, der Geschwindigkeiten in Höhe von über 25 km/h zulässt. Das E-Bike oder Pedelec muss zudem ein Kennzeichen besitzen und versicherungspflichtig sein.

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