Spend Management Software: 12 Anbieter im Vergleich

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist ein effizientes Finanzmanagement entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Betriebsausgaben optimal kontrolliert werden und Ihnen keine Einsparpotenziale entgehen?

Dann ist es an der Zeit, sich mit modernen digitalen Lösungen im Bereich Spend Management vertraut zu machen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Auswahl herausragender Anbieter von Spend Management Software vor, die darauf abzielen, Ihre Finanzprozesse zu optimieren. Diese Lösungen reduzieren den Aufwand bei der Verwaltung variabler Kosten und helfen unter anderem dabei, übermäßige Ausgaben zu vermeiden.

Behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten – mit dem Ausgabenmanagement von Qonto.

Spend Management Software, auch Ausgabenmanagement-Software genannt, ist ein Werkzeug zur effizienten Verwaltung der Mitarbeiterausgaben in einem Unternehmen. Sie reicht von einfachen Anwendungen zur Erfassung von Belegen bis hin zu integrierten Lösungen, die mit Buchhaltungssystemen verbunden sind.

Diese modernen Lösungen ersetzen dabei traditionelle Methoden der Ausgabenkontrolle wie etwa:

• Verwendung von Bargeldkassen, bei denen oft der Überblick fehlt.
• Firmenkreditkarten mit hohem Betrugsrisiko und mangelnder Nachvollziehbarkeit.
• Umständliche Erstattung von Ausgaben, bei der die Mitarbeiter:innen oft lange auf die Erstattung warten müssen.

Diese Management-Software ermöglicht Unternehmen, Ausgaben transparent und regelkonform zu steuern und bietet Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, ihre Ausgaben einfach, sicher und ohne lange Wartezeiten zu verwalten. Dadurch wird der Prozess der Ausgabenverwaltung deutlich entlastet.

Spend Management Software gehört zu den wichtigsten Tools für Selbstständige, um ihre Ausgaben präzise zu überwachen und zu optimieren. Im Folgenden stellen wir Ihnen 12 Anbieter vor:

• Qonto
• Agicap
• Pliant
• Expensify
• Spendesk
• finway
• Rydoo
• Payhawk
• Moss
• Zoho
• Pleo
• SAP Concur

Qonto bietet Ihnen mehr als nur Spend Management – vereinfachen Sie Ihre gesamte Finanzverwaltung. Mit einer digitalen All-in-One-Lösung erhalten Sie nicht nur ein digitales Geschäftskonto, sondern auch integrierte Buchhaltungslösungen, eine professionelle Rechnungsverwaltung und ein komplettes Spesenmanagement – alles direkt in der Qonto App.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 4,8
• Preis: ab 9 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage kostenlos
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch
• Geeignet für: Einzelunternehmen, GmbH, GmbH i.G., gGmbh, UG, UG i.G., gUG, AG, AG & Co KG, GmbH & Co. KG, AG & Co oHG, UG & Co. KG, oHG, GmbH & Co. oHG, KG, KGaA, GbR, Freiberufler:innen

Über 600.000 Unternehmen und Selbstständige vertrauen auf Qonto als ihre All-in-One-Lösung für Geschäftskonto, Banking und Ausgabenmanagement. Die intuitive Plattform vereinfacht nicht nur das tägliche Banking, sondern optimiert auch die gesamte Finanzverwaltung – von Zahlungsverkehr bis Rechnungsstellung und Krediten. Dank dieser effizienten Kombination und einem 7-Tage-Kundenservice wurde Qonto mehrfach von G2 ausgezeichnet.

Agicap ist eine innovative Spend Management Software, die sich auf das Cash Management in kleinen und mittleren Unternehmen konzentriert. Das Tool bietet unter anderem eine Echtzeit-Überwachung der Liquidität, eine zentrale Verwaltung von Lieferantenrechnungen sowie eine Automatisierung des Mahnwesens.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 3,6
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein, aber kostenlose Demo verfügbar
• Sprachen: Deutsch, Französisch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Türkisch, Russisch
• Geeignet für: KMU

Pliant bietet moderne Visa Firmenkreditkarten mit digitalem Kartenmanagement, Integration in Buchhaltungs- und Reisekostenmanagementlösungen sowie großzügigen Limits und Cashback.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 4,7
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein, aber kostenlose Demo verfügbar
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Suomi
• Geeignet für: Eingetragene Kapital- und Personengesellschaften, Vereine und Partnergesellschaften

Expensify ist eine umfassende Spend Management Software, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Erfassung von Belegen und der Verwaltung von Geschäftsausgaben zu unterstützen.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 4,5
• Preis: kostenlos verfügbar, kostenpflichtig ab $ 5 pro Monat
• Testversion: 6 Wochen kostenlos
• Sprachen: Englisch
• Geeignet für: Selbstständige, Kleinunternehmen, Start-ups, KMU, Großunternehmen

Spendesk bietet eine All-in-One-Lösung für das Ausgabenmanagement von Unternehmen. Die integrierten Funktionen umfassen die Rechnungsabwicklung, Genehmigungsprozesse und Kostenerstattungen, unterstützt durch Features wie Zahlungsausgleich, Datenvisualisierungen und Echtzeitberichte.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 4,3
• Preis: kostenlos verfügbar, danach auf Anfrage
• Testversion: nein, aber kostenlose Demo verfügbar
• Sprachen: Französisch, Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch
• Geeignet für: Unternehmen jeder Größe

Das Münchner Fintech-Unternehmen finway automatisiert das gesamte Ausgabenmanagement von Unternehmen, von der Rechnungsverarbeitung bis zur vorbereitenden Buchhaltung.

• Nutzerbewertung (Capterra): 4,2
• Preis: ab 199 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage kostenlos
• Sprachen: Deutsch, Englisch
• Geeignet für: KMU

Rydoo ist ein umfassendes Spesenmanagement-Tool, das Mitarbeiter:innen, Manager:innen und Finanzteams eine ganzheitliche Lösung für Reisekostenmanagement, Ausgabenanalyse und individuelle Dashboards bietet.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 2,7
• Preis: ab 8 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja und kostenlose Demo
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Portugiesisch, Italienisch, Spanisch
• Geeignet für: Unternehmen jeder Größe

Payhawk ist eine umfassende Softwarelösung für das Reisekostenmanagement, die Firmenkarten, Reisekostenmanagement, Rechnungswesen und nahtlose ERP-Integration in einer zentralen Plattform vereint. Der Anbieter richtet sich laut eigenen Angaben nicht an Kleinstunternehmen.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 4,4
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein, aber kostenlose Demo verfügbar
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Niederländisch, Bulgarisch
• Geeignet für: Unternehmen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, des Vereinigten Königreichs und den USA, einschließlich NGOs sowie Bildungs- und staatlichen Einrichtungen.

Moss, ein in Berlin ansässiges FinTech, bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine integrierte Lösung für Unternehmensausgaben. Die Plattform verknüpft echte Firmenkreditkarten, digitales Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung miteinander.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 4,0
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein, aber kostenloser Intro Call verfügbar
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch
• Geeignet für: KMU

Zoho bietet eine umfassende Spend Management Software als Teil einer großen ERP-Suite, die den gesamten Prozess von der Ausgabenerfassung bis zur -analyse abdeckt.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 4,4
• Preis: ab 14 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 15 Tage kostenlos
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Japanisch
• Geeignet für: Unternehmen jeder Größe

Pleo bietet eine umfassende Lösung für das Management von Unternehmensausgaben, die für alle Mitarbeiter:innen, Buchhalter:innen, Steuerberater:innen und CFOs entwickelt wurde.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 3,8
• Preis: kostenlos verfügbar, kostenpflichtig ab 39 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Dänisch, Schwedisch
• Geeignet für: Unternehmen jeder Größe

SAP Concur ist eine umfassende Reise- und Ausgabenmanagement-Software, die die Automatisierung von Ausgabenprozessen im Unternehmen ermöglicht.

• Nutzerbewertung (Trustpilot): 1,4
• Preis: kostenlos verfügbar, kostenpflichtig auf Anfrage
• Testversion: 15 Tage kostenlos
• Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Chinesisch und 19 weitere
• Geeignet für: Unternehmen jeder Größe

Spend-Management- und Expense-Management-Systeme ergänzen sich und bieten gemeinsam einen umfassenden Überblick und eine Kontrolle über die finanzielle Verfassung einer Organisation.

Die Entscheidung zwischen beiden hängt von den spezifischen Anforderungen, der Größe und der strategischen Ausrichtung der Firma ab. Spend Management hat einen umfassenderen Fokus auf Unternehmensausgaben, während Expense Management sich auf individuelle Mitarbeiterausgaben konzentriert.

Im Folgenden finden Sie die Unterschiede auf einen Blick:

• Komplementäre Systeme: Spend Management und Expense Management Software sind zwar unterschiedlich, ergänzen sich aber, indem sie einen umfassenden Überblick und Kontrolle über die finanzielle Gesundheit einer Organisation bieten.

• Auswahl basierend auf Bedarf: Unternehmen können beide Systeme parallel nutzen, aber die Entscheidung für das eine oder andere System hängt von den spezifischen Bedürfnissen, der Größe und dem Umfang der Geschäftstätigkeit ab.

• Strategische vs. operative Ausrichtung: Spend Management ist strategischer und konzentriert sich auf langfristige Finanzstrategien, während Expense Management operativer ist und sich mit den täglichen Ausgaben befasst.

• Umfang der Ausgaben: Business Spend Management ist breiter angelegt und betrachtet unternehmensweite Ausgaben, während Expense Management sich auf individuelle, mitarbeiterbezogene Ausgaben konzentriert.

• Integration und Komplexität: Spend Management Lösungen sind oft komplexer und integrieren sich in verschiedene Lieferketten- und Finanzsysteme, während Expense-Management-Software typischerweise benutzerfreundlicher ist und sich auf Ausgabenberichte und Erstattungsprozesse konzentriert.

Die Integration von Spend Management Software erleichtert die präzise Budgetplanung, indem sie Unternehmen eine umfassende Kontrolle über ihre Ausgaben ermöglicht.

Worauf es bei der Auswahl der Software ankommt, finden Sie im Folgenden.

Suchen Sie nach einer Software, die Ausgaben in Echtzeit verfolgt und Ihnen so einen zuverlässigen Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen bietet.

Mit einer guten Spend Management Software können Sie auf einen Blick eine grundlegende Ausgabenanalyse durchführen. Die Darstellung der Ausgaben sollte klar und verständlich sein, damit Sie die volle Kontrolle behalten.

Die Software sollte flexible Einstellungen für die Budgets der einzelnen Mitarbeiter:innen ermöglichen, einschließlich definierbarer Beträge und Ausgabenkategorien.

Das Speichern und Bearbeiten von Belegen und Rechnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine effiziente Softwarelösung sollte Ihnen helfen, diese Dokumente schnell und bequem zu erfassen und zu speichern.

Traditionelles Spesenmanagement kann sehr zeitaufwändig sein. Eine moderne Plattform sollte zeitsparende Automatisierungsfunktionen bieten, damit Sie sich auf wichtigere und angenehmere Aufgaben konzentrieren können.

Die in diesem Artikel aufgeführten Informationen wurden nach einer umfassenden Recherche im November 2024 sowie nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Qonto übernimmt keine Verantwortung für die komplette Korrektheit aller Angaben, da sich Preise und Leistungen der Anbieter im Zeitverlauf ändern können. Wir geben unser Bestes, alle Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Bitte informieren Sie sich aber zusätzlich selbst, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen.