October 06, 2020 by Qonto

Verpflegungsmehraufwand: Müssen Arbeitgeber zahlen?

Die Ausgaben für die Verpflegung eines Arbeitnehmers auf Reisen werden in der Regel über eine Verpflegungspauschale abgerechnet. Lesen Sie hier nach, welche Rolle der Arbeitgeber bei der Erstattung spielt.

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Auf Dienstreisen und Auswärtsterminen gibt man für die eigene Verpflegung meist mehr aus, als man es zu Hause oder am Arbeitsplatz tun würde. Um dem Rechnung zu tragen, gelten steuerfreie Verpflegungspauschalen, die vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und immer wieder aktualisiert werden. Sie variieren je nach Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit. 

Die Verpflegungspauschale ist auch unter Begriffen wie Mehraufwand oder Spesen bekannt. In vielen Fällen werden diese Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen. Wichtig zu wissen: Er muss sie nicht erstatten.

Rückerstattung über den Arbeitgeber

Es ist in zahlreichen Firmen üblich, dass das Unternehmen den entstandenen Mehraufwand für die Verpflegung übernimmt. Diese Ausgabe bleibt für den Arbeitgeber steuerfrei, sofern er sich an die Pauschalen hält. Bezahlt er die Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie mit der Steuererklärung geltend machen. Sie fallen dann unter Werbungskosten und reduzieren die Steuerlast.

Mancher Arbeitgeber zahlt darüber hinaus dem Arbeitnehmer Ausgaben für die Verpflegung zurück. Sind es nicht mehr als 100 Prozent der Pauschalen, wird der Betrag mit 25 Prozent versteuert. Jeder Cent darüber fällt in vollem Umfang in die Lohn- und Einkommensteuer.

Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine gesetzlich festgelegte Pauschale. Der Arbeitnehmer kann daher keine realen Kosten anführen, sondern sowohl gegenüber dem Arbeitgeber als auch gegenüber dem Finanzamt nur die erlaubten Beträge auflisten. Dabei gibt es klare Vorgaben.

Seit Januar 2020 gelten für Auswärtstätigkeiten innerhalb Deutschlands höhere Pauschalen.

Die Tagespauschalen

Innerhalb von Deutschland gelten folgende Bestimmungen, wie viele Euro Spesen zu berechnen sind:

- Für mindestens 8 Stunden Abwesenheit bekommt der Reisende seit Januar 2020 14 Euro zugesprochen (statt den bisherigen 12 Euro).

- Dasselbe gilt für den An- sowie den Abreisetag.

- Wer volle 24 Stunden unterwegs ist, erhält 28 Euro.

Bei Dienstreisen im Ausland variieren diese Regelungen von Land zu Land. Genauere Informationen finden Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen, hier können Sie die Liste mit den Pauschalen pro Land einsehen.

Die Dienstreise

Unter einer Dienstreise ist die Zeit zu verstehen, die man weder zu Hause noch an seinem üblichen Arbeitsplatz verbringt. Für manche Berufsgruppen wie beispielsweise Lkw Fahrer oder Leiharbeiter gelten gesonderte Bestimmungen, da diese wechselnde Arbeitsstätten beziehungsweise lange Fahrten haben.

Pauschalen für die Mahlzeiten

Von Reisespesen werden die Kosten für die Mahlzeiten abgezogen, denn der Arbeitnehmer hätte sich auch zu Hause verpflegt und dafür Geld ausgegeben. So übernimmt der Arbeitgeber zwar die Hotelkosten für die Übernachtung sowie andere Kosten (Parkplatz, Internet), aber nicht in voller Höhe diejenigen für die Mahlzeiten. Hier gelten ebenfalls gesetzliche Bestimmungen, wobei die Pauschale für eine Dienstreise von 24 Stunden innerhalb von Deutschland zugrunde gelegt wird:

- Für ein Frühstück werden 20 Prozent der Pauschale abgezogen, also 4,80 Euro.

- Für Mittag- und Abendessen beträgt der Abzug jeweils 40 Prozent, das sind 9,60 Euro.

Diese Rechnung gilt auch dann, wenn das Mittag- oder Abendessen von einem Dritten wie dem Geschäftspartner zur Verfügung gestellt wird.

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Die Mahlzeiten in einem guten Mittelklassehotel, noch dazu in Stadtnähe, sind bekanntlich deutlich teurer, als es die Pauschalen zulassen. Daher ist es sinnvoll, Pauschalangebote oder Businesspakete der jeweiligen Unterkünfte zu erfragen, in denen neben der Übernachtung auch die Verpflegung ein fester Bestandteil ist; zumindest gilt das für das Frühstück, auf das viele Reisende besonderen Wert legen.

Das Absetzen der Werbungskosten

Hat der Arbeitgeber sich gegen die Erstattung der Kosten über die steuerfreie Verpflegungspauschale entschieden, bleibt dem Arbeitnehmer nur, seine Ausgaben als Werbungskosten geltend zu machen. Er muss also mit der Erstattung auf die nächste Einkommensteuererklärung warten, denn er hat keinen gesetzlichen Anspruch darauf, dass sein Arbeitgeber zahlt. 

Außerdem bekommt er bei einer Reisekostenabrechnung über das Finanzamt nicht die kompletten Ausgaben im Verhältnis eins zu eins zurück, sondern die im Elster-Formular N eingetragenen Beträge reduzieren nur das steuerpflichtige Einkommen. Er zahlt also im Endeffekt weniger Steuern.

Fazit

Jeder Dienstreisende hat Anspruch darauf, seine Ausgaben für die Verpflegung in irgendeiner Form erstattet zu bekommen. Dazu hat der Gesetzgeber Pauschalen vorgeschrieben:

- für die Abwesenheit von zu Hause und von der Arbeitsstätte (gestaffelt je nach Stunden Abwesenheit) sowie

- für die Verpflegung selbst.

Die Übernachtung zahlt in jedem Fall das Unternehmen, für das der Reisende unterwegs ist. In vielen Betrieben übernimmt der Arbeitgeber steuerfrei auch die Verpflegungspauschalen. Manchmal zahlt er sogar darüber hinaus, wobei dies dann in Stufen versteuert werden muss:

- Zusatzzahlungen bis zu 100 Prozent der Pauschalen werden mit 25 Prozent versteuert.

- Erstattungen darüber hinaus werden voll versteuert.

Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, seinem Reisenden die Auslagen zu erstatten. Verweigert er dies, kann der Arbeitnehmer seine Kosten erst bei der Einkommensteuer als Werbungskosten geltend machen. Das Finanzamt erstattet dann nicht den Pauschalbetrag, sondern rechnet ihn auf das zu versteuernde Einkommen an, sodass die Steuerlast für den Arbeitnehmer geringer wird.

Unser Tipp: Bewahren Sie alle Quittungen und Belege sorgfältig auf, damit Sie eine vollständige Übersicht darüber erhalten, was Sie tatsächlich ausgegeben haben.

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