November 15, 2021 by Qonto

Kleinunternehmer: Quittung oder Rechnung ausstellen?

Die Kleinunternehmerregelung macht genaue Angaben zur Rechnungsstellung. Was müssen Sie beachten?

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Kleinunternehmer profitieren nicht nur von gewissen Erleichterungen bei der Steuer, auch die Buchhaltung gestaltet sich nicht ganz so aufwendig wie in einem größeres Unternehmen (egal welcher Rechtsform, siehe auch Personengesellschaft). Trotzdem muss auch ein Kleingewerbe genau wie eine Firma Rechnungen und Quittungen erstellen. Doch wann muss man als Kleingewerbeunternehmer welchen Beleg ausstellen und was ist dabei der Unterschied?

Die Merkmale von Rechnungen

Eine Rechnung wird von einem Unternehmer an seine Kunden ausgestellt, wenn eine Leistung erbracht wurde und ein Entgelt für diese Leistung fällig ist. Auf dem Rechnungsschreiben müssen die erbrachten Leistungen klar vermerkt werden, damit für den Kunden erkenntlich ist, wofür der Rechnungsbetrag erhoben wird. Eine Rechnung darf in elektronischer Form oder auch in Papierform dem Leistungsempfänger übermittelt werden. 

Der Unterschied zwischen einer Quittung und Rechnungen

Die Quittung bestätigt im Gegensatz zu einer Rechnung dem Empfang einer Leistung. Oftmals wird die Leistung mit einer Geldleistung bezahlt und der Kunde stellt dem Unternehmer dafür eine Quittung aus. Insbesondere für die Steuerklärung ist es wichtig, dass ein Unternehmen das Erhalten der Bezahlung der Leistung nachweisen kann. Diese Belege sind zum Beispiel für die Einkommensteuer als Teil der Unternehmenssteuern von Bedeutung. Als Leistungsempfänger müssen diese Ausgaben für die Steuererklärung dabei nachweisbar dokumentiert werden. Dazu gehört für die Steuer nicht nur das Rechnungsschreiben des Auftragsnehmers, sondern auch ein Nachweis über die Bezahlung der Rechnungssumme. Meist darf ein Kontoauszug als Zahlungsbeleg angegeben werden. Wer jedoch die Leistung bar bezahlt, muss eine Quittung über den Erhalt der Summe ausgestellt bekommen.

Pflichtangaben auf einem Rechnungsschreiben

Laut der Kleinunternehmerregelung im UStG müssen folgende Angaben auf einem Rechnungsschreiben enthalten sein: 

  • Name und Anschrift: von Rechnungssteller sowie -empfänger
  • Ausstellungsdatum
  • Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Informationen zur Leistung: Zeitraum der Leistungserbringung, Umfang bzw. Menge der Leistung
  • Rechnungsbetrag: inklusive Steuerbetrag nach gültigem Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern

In keinem Fall darf auf der Kleinunternehmer-Rechnung ein Umsatzsteuer-Betrag angegeben sein. Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG sind dieser nicht berechtigt, Umsatzsteuer auf eine Leistung einzufordern. Sie benötigen deshalb auch keine Umsatzsteuer-ID. Kleinunternehmern verschafft die Regelung eine gewisse Erleichterung (wie auch die Befreiung von der Gewerbesteuer und die steuerliche Absetzbarkeit einer privaten Rentenversicherung).

Pflichtangaben auf Quittungen

Ein Quittungsschreiben enthält die folgenden Pflichtangaben: 

  • Name und Adresse des Leistungserbringers
  • Ausstellungsdatum
  • Informationen zur Leistung: Zeitraum der Leistungserbringung, Umfang bzw. Menge der Leistung
  • Rechnungsbetrag: inklusive Steuerbetrag nach gültigem Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung im Sinne der Kleinunternehmerregelung
  • Handschriftliche Unterschrift

Sonderformen und Regelungen

Gerade bei Quittungen gibt es einige Sonderformen, die von dem eigentlichen Nachweis über den Erhalt der Bezahlung für eine Leistung abweichen. So kann beispielsweise eine Ausgleichsquittung erstellt werden, wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird und alle Arbeitspapiere ausgehändigt wurden. Unabhängig davon muss für den Zahlungsnachweis nicht immer ein Quittungsschreiben aufgesetzt werden, auch eine Bankquittung kann die Bezahlung dokumentieren und kann als Nachweis beim Finanzamt eingereicht werden. Bei der Anmeldung der Steuern wie der Umsatzsteuer ist zudem stets darauf zu achten, dass die Rechnungsschreiben und die Quittungsbelege korrekt sind und keine abweichenden Angaben enthalten. Das Finanzamt kann diese Belege jederzeit zur Prüfung anfordern. Wenn hier falsche Angaben auffallen, wie eine unberechtigt eingeforderte Umsatzsteuer, die nicht ans Finanzamt weitergeleitet wurde, muss der Kleinunternehmer im schlimmsten Fall mit einem Strafverfahren rechnen.

Wer diesbezüglich auf Nummer sicher gehen will, kann mit einer Software zum Thema Buchhaltung arbeiten. Diese hilft beim Erstellen von Rechnungs- und Quittungsbelegen und beantwortet die wichtigsten Fragen zu dem Thema beziehungsweise was es beim Erstellen dieser Dokumente zu beachten gibt. Durch diese praktischen Software Lösungen können Fehler vermieden werden und Buchhaltung übersichtlich organisiert werden. Auch ist es möglich, auf den einzelnen Belegen das eigene Firmenlogo mit einzubinden – die Belege haben dadurch gleich einen gewissen Wiedererkennungswert und die Buchhaltung wirkt auf den Kunden professionell.