Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer profitieren nicht nur von gewissen Erleichterungen bei der Steuer, auch die Buchhaltung gestaltet sich nicht ganz so aufwendig wie in einem größeren Unternehmen.
Trotzdem muss auch eine Kleinunternehmerin genau wie eine Firma Rechnungen und Quittungen erstellen. Doch wann muss man welchen Beleg ausstellen und was ist dabei der Unterschied? In diesem Artikel erfahren Sie es!
Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer sind Sie von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. Diese Regelung vereinfacht Ihnen die Buchhaltung sowie den Aufwand für Ihre Umsatzsteuererklärung.
Die Kleinunternehmerregelung bewahrt Sie aber nicht davor, Ihre Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Steuererklärung zu belegen. Diesen Nachweis erbringen Sie mithilfe von offiziellen Dokumenten wie Rechnungen und Quittungen. Digitales Belegmanagement kann Ihnen dabei helfen, jederzeit den Überblick zu bewahren.
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das die Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung beinhaltet. Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sind alle Unternehmerinnen und Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Kundinnen und Kunden innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung einer Leistung oder Lieferung einer Ware eine Rechnung zu schreiben, die neben dem geforderten Rechnungsbetrag auch eine genaue Auflistung der Lieferungen und Leistungen enthalten muss.
Eine Rechnung, die im Unternehmen eingeht und von einer dritten Partei wie beispielsweise einem Lieferanten oder Händler ausgestellt wurde, ist eine Eingangrechnung. Übersichtliches Rechnungsmanagement und die sorgfältige Verwaltung von Eingangsrechnungen sind wichtig für Monats- und Jahresabschluss.
Zudem muss eine korrekte Rechnung weitere Voraussetzungen erfüllen:
Welche weiteren Angaben in einer Rechnung aufgeführt werden müssen, regelt § 14 Abs. 4 UStG.
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Während mit der Rechnung eine Ware oder Leistung in Rechnung gestellt wird, wird mit der Quittung der Erhalt einer Leistung oder Zahlung sofort bestätigt. In der Praxis wird die Quittung häufig bei Bargeschäften ausgestellt, bei denen der Erhalt einer Zahlung nicht mithilfe eines Kontoauszugs nachgewiesen werden kann.
Stellen Sie einer Kundin oder einem Kunden eine Quittung aus, dient sie ihr oder ihm als Beweis, eine Leistung oder Ware bezahlt zu haben. Gleichzeitig belegen Sie eine Bareinnahme gegenüber dem Finanzamt mit dem Durchschlag, der bei Ihnen verbleibt.
Die Quittung muss zwingend schriftlich ausgestellt werden. Dazu können Sie einen Quittungsblock oder ein weißes Blatt Papier verwenden und die erforderlichen Angaben handschriftlich aufführen. Alternativ können Sie auch eine digitale Quittung erstellen und unterschreiben.
Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Quittung bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Gemäß § 368 BGB ist sind Gläubiger:innen im Geschäftsleben sowie bei privaten Verkäufen dazu verpflichtet, dem Schuldner oder der Schuldnerin auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Die Unterschrift des Ausstellenden gilt als Beweis, dass die enthaltene Erklärung tatsächlich von ihm oder ihr abgegeben wurde.
Grundsätzlich gelten für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer die gleichen Regelungen bei der Rechnungsstellung wie für Unternehmer:innen, die der Regelbesteuerung unterliegen. Hierbei gibt es allerdings zwei wichtige Unterschiede, die Sie bei der Erstellung einer Kleinunternehmerrechnung beachten müssen.
Zum einen dürfen Sie die Umsatzsteuer nicht in Ihren Rechnungen ausweisen. Da Sie keine Umsatzsteuer ausweist, müssen Sie weder zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden noch die verschiedene Steuersätze aufführen.
Zum anderen müssen Ihre Rechnungen einen Hinweis darauf enthalten, dass Sie gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. Eine gesetzlich vorgeschriebene Formulierung gibt es nicht. Mit einem Verweis auf eine Steuerbefreiung nach § 19 UStG machen Sie nichts falsch.
Zu den Pflichtangaben, die jede Kleinunternehmerin und jeder Kleinunternehmer in ihrer oder seiner Rechnung aufführen muss, zählen:
Wie die Rechnung gilt auch die Quittung als offizielles Dokument, um Einnahmen und Ausgaben bei der Steuer nachzuweisen. Um als Kleinunternehmer:in eine Quittung richtig auszufüllen, müssen Sie folgende Angaben machen:
Da Sie als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer keine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer ausweisen, müssen Sie in der Quittung auch nicht zwischen dem Brutto- und Nettobetrag unterscheiden oder die enthaltene Steuer und den Steuersatz ausweisen.
Gerade bei Quittungen gibt es einige Sonderformen, die von dem eigentlichen Nachweis über den Erhalt der Bezahlung für eine Leistung abweichen. So kann beispielsweise eine Ausgleichsquittung erstellt werden, wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird und alle Arbeitspapiere ausgehändigt wurden. Unabhängig davon muss für den Zahlungsnachweis nicht immer ein Quittungsschreiben aufgesetzt werden, auch eine Bankquittung kann die Bezahlung dokumentieren.
Bei der Anmeldung der Steuern wie der Umsatzsteuer ist zudem stets darauf zu achten, dass die Rechnungsschreiben und die Quittungsbelege korrekt sind und keine abweichenden Angaben enthalten. Das Finanzamt kann diese Belege jederzeit zur Prüfung anfordern. Wenn hier falsche Angaben auffallen, wie eine unberechtigt eingeforderte Umsatzsteuer, die nicht ans Finanzamt weitergeleitet wurde, muss die Kleinunternehmerin oder der Kleinunternehmer im schlimmsten Fall mit einem Strafverfahren rechnen.
Wer diesbezüglich auf Nummer sicher gehen will, kann mit einer Buchhaltungssoftware bzw. einem speziellen Rechnungsprgramm für Kleinunternehmen arbeiten. Diese hilft beim Erstellen von Rechnungs- und Quittungsbelegen, vereinfacht den Rechnungsabgleich und beantwortet die wichtigsten Fragen zu dem Thema, beziehungsweise was es beim Erstellen dieser Dokumente zu beachten gibt.
Durch diese praktischen Software Lösungen können Fehler vermieden und Buchhaltung übersichtlich organisiert werden. Auch ist es möglich, auf den einzelnen Belegen das eigene Firmenlogo mit einzubinden – die Belege haben dadurch gleich einen gewissen Wiedererkennungswert und die Buchhaltung wirkt auf die Kundin oder den Kunden professionell.
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