Rechnung auf Englisch schreiben: Tipps, Pflichtangaben und Formulierungen

Hin und wieder müssen Unternehmer:innen eine Rechnung auf Englisch schreiben. Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, was das Besondere an einer Rechnung auf Englisch ist? Muss wirklich alles übersetzt werden oder gibt es noch andere Details zu beachten?

Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen genau, worauf es ankommt, wenn Sie eine englische Rechnung schreiben, und wie Sie Fehler am besten vermeiden.

Laut der Abgabenordnung (AO) muss jedes Buchhaltungsdokument in Deutschland auf Deutsch geführt werden. Daher ist es ratsam, jede Rechnung zweisprachig – sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch – zu erstellen. Dies stellt sicher, dass Sie sowohl den Wünschen Ihrer Kund:innen nachkommen als auch den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Sowohl im Englischen als auch im Deutschen ist es wichtig, auf bestimmte Pflichtangaben bei Rechnungen zu achten. Damit wird sichergestellt, dass das jeweilige Dokument z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht beanstandet wird.

Wenn Sie eine Rechnung auf Englisch schreiben, dürfen die folgenden Angaben nicht fehlen:

1. Name und Anschrift: Dies umfasst die vollständige Geschäftsbezeichnung und den Geschäftssitz der Rechnungsempfänger:innen.
2. Rechnungsnummer: Eine fortlaufend vergebene, eindeutige Nummer zur Identifikation der Rechnung.
3. Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
4. Leistungsdatum oder -zeitraum: Das Datum oder der Zeitraum der erbrachten Leistung oder Lieferung muss klar angegeben sein.
5. Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen: Eine klare und präzise Beschreibung dessen, was geliefert oder erbracht wurde.
6. Einzelpreise und Mengen: Der Preis pro Einheit und die gelieferte Menge jeder Ware oder Dienstleistung.
7. Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung, klar und deutlich dargestellt.
8. Steuern: Die anwendbare Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer oder andere Steuern, die auf die Transaktion zutreffen, müssen separat ausgewiesen werden.
9. Zahlungsbedingungen: Hierzu gehören das Fälligkeitsdatum der Zahlung und die akzeptierten Zahlungsmethoden.
10. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Steuernummer des Unternehmens oder, wenn vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Die Rechnungsstellung auf Englisch ist nicht nur für den internationalen Handel wichtig, sondern auch ein Zeichen von Professionalität. Es gibt verschiedene Methoden, wie Sie eine solche Rechnung anfertigen können, je nachdem welche Werkzeuge Ihnen zur Verfügung stehen und welche Vorlieben Sie haben.

• Rechnungserstellung in Word oder Google Docs
• Rechnungserstellung in Excel oder Google Sheets
• Rechnungserstellung mit Rechnungssoftware

Die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder Google Docs ist besonders benutzerfreundlich und flexibel. Beginnen Sie mit einer Vorlage oder erstellen Sie ein neues Dokument.

Achten Sie darauf, alle notwendigen Informationen wie Ihren Firmennamen, die Adresse, Kundeninformationen, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung und den zu zahlenden Betrag einzufügen.

Die Verwendung von Tabellen kann helfen, die Rechnung übersichtlich zu gestalten. Zudem ermöglichen diese Programme das Einfügen von Logos und das Anpassen des Layouts, um die Rechnung nicht nur funktional, sondern auch visuell ansprechend zu machen.

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Für diejenigen, die eine detaillierte Übersicht über ihre Finanzen behalten möchten, bietet die Rechnungserstellung in Excel oder Google Sheets ausgezeichnete Möglichkeiten.

Sie können leicht Berechnungen für Summen, Steuern und Rabatte einrichten, was die Fehlerquote bei manuellen Eingaben reduziert. Beginnen Sie mit einer Basisvorlage und passen Sie diese nach Bedarf an.

Wichtig ist, dass auch hier alle relevanten Informationen klar und korrekt eingetragen werden. Die Tabellenkalkulationsprogramme bieten zudem den Vorteil, dass Sie Ihre Rechnungen leicht sortieren und analysieren können.

Die Verwendung spezialisierter Rechnungssoftware ist eine effiziente Lösung für die Erstellung von Rechnungen auf Englisch. Viele dieser Rechnungsprogramme bieten Vorlagen, die speziell für verschiedene Geschäftszwecke und Branchen entwickelt wurden.

Zusätzlich unterstützen sie oft Mehrsprachigkeit und automatische Umrechnung von Währungen. Ein weiterer Vorteil ist die direkte Integration in Ihre Buchhaltungs-Apps, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass diese den rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmensstandorts entspricht und eine sichere Datenspeicherung bietet.

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Um gegenüber Kundinnen und Kunden professionell aufzutreten, sollte sich auch die englische Rechnung flüssig und professionell lesen. Wir zeigen Ihnen einige Formulierungen, aus denen Sie ganz einfach Ihre Rechnung zusammenstellen können.

Das Finanzamt ist zwar nicht verpflichtet, fremdsprachige Rechnungen zu akzeptieren, üblicherweise werden sie jedoch anerkannt, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllen. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen auf Englisch akzeptiert werden:

1. Pflichtangaben einhalten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle nötigen Angaben wie Rechnungsnummer, Datum, vollständige Adressen, Steuernummer oder USt-ID, genaue Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen, Menge, Preis pro Einheit, Gesamtpreis und ausgewiesene Umsatzsteuer enthält.
2. Zweisprachige Rechnungen: Wenn Sie Zweifel an der Akzeptanz haben oder es die Geschäftsbeziehungen erfordern, können Sie eine zweisprachige Rechnung ausstellen, die sowohl Englisch als auch Deutsch umfasst.
3. Nutzung von Rechnungssoftware: Erwägen Sie den Einsatz von Rechnungsprogrammen, die mehrsprachige Optionen bieten. Diese Programme können dabei helfen, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt übersetzt und dargestellt werden.

Während das Finanzamt eine Rechnung auf Englisch üblicherweise akzeptiert, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann es in bestimmten Fällen eine Übersetzung verlangen. Daher ist es empfehlenswert, auf Anfrage in der Lage zu sein, eine übersetzte Version vorzulegen.

Um Fehler bei der Rechnungsstellung auf Englisch zu vermeiden, kann Ihnen die folgende Checkliste hilfreich sein:

1. Klarheit der Formulierungen: Stellen Sie sicher, dass alle Texte eindeutig und klar formuliert sind.
2. Vollständigkeit der Angaben: Überprüfen Sie, ob alle notwendigen Rechnungsdaten und Pflichtangaben vollständig erfasst sind.
3. Professioneller Wortlaut: Nutzen Sie klassische und branchenübliche Formulierungen, um Professionalität zu gewährleisten.
4. Steuerdaten: Achten Sie darauf, nicht nur Ihre eigenen Steuerdaten korrekt anzugeben, sondern auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT Number) des Rechnungsempfängers zu vermerken.
5. Reverse Charge Verfahren: Falls erforderlich, sollte ein Hinweis auf das Reverse-Charge Verfahren auf der Rechnung nicht fehlen.
6. Übersetzung: Zusätzlich können Sie die Genauigkeit Ihrer Rechnungen verbessern, indem Sie Rechnungssoftware mit einer automatischen Übersetzungsfunktion nutzen.