October 26, 2021 by Qonto

So setzen Freiberufler ihre Fahrtkosten in ihrer Steuererklärung ab 

Arbeitnehmer reichen ihre Reisekostenabrechnung einfach beim Arbeitgeber ein. Und Selbstständige? Dies sollten Sie beachten, um Ihre Fahrtkosten steuerlich gelten zu machen.

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Reisekosten steuerlich geltend machen, um Steuern zu sparen.

Auch Freiberufler und Selbständige haben beruflich bedingte Reisen (wie Kunden- oder Messebesuch) zu absolvieren, die Fahrtkosten, Verpflegungs- und Übernachtungskosten verursachen. Teilweise stellen Selbstständige ihren Kunden die Kosten in Rechnung (siehe auch Sollversteuerung sowie Umsatzsteuer-ID und Reverse Charge bei Verkäufen innerhalb der EU), aber auch für das Finanzamt sind diese interessant. Damit Reisekosten steuerlich abgesetzt werden können, müssen sie als Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Teilweise gibt es dafür steuerlich absetzbare Pauschalen, für bestimmte Reisesituationen. Freiberufler und Selbstständige sollten sich mit dieser Thematik befassen, denn mit Reisekosten lassen sich Steuern sparen. Auch als Selbstständiger sollten Sie Controlling betreiben: Behalten Sie alle Kosten genau im Blick, damit Ihr Geschäft stets liquide und wettbewerbsfähig bleibt. 

Was ist beim Absetzen und Abrechnen der Reisekosten zu beachten?

Da sich gerade die Reisekosten oft aus mehreren Einzelposten zusammensetzen, ist es wichtig, dass diese gewissenhaft dokumentiert werden. Wer das sofort oder gleich nach der Fahrt erledigt, muss später keine Belege suchen. Dabei ist es gleichgültig, ob man Papierbelege sammelt oder ob die Buchhaltung schon komplett digital erledigt wird. Denn auch die Originalbelege und Rechnungen können digital archiviert werden. Parkhaustickets und Kassenzettel beispielsweise, sind dabei einfach zu scannen. Mit dem digitalen Geschäftskonto für Freiberufler von Qonto haben es Selbstständige hier besonders leicht: Nach jeder Zahlung mit der Karte wird der zugehörige Beleg direkt per Qonto App gescannt und unter der Transaktion abgespeichert (die Beträge der Mehrwertsteuer werden dabei gleich mit ausgerechnet). 

Auch die Dauer der Abwesenheit und die Anzahl der gefahrenen Kilometer sind für die Steuererklärung wichtig. So können die Kosten, die vom Kunden übernommen werden, gleich auf die nächste Rechnung geschrieben werden. Die Unterlagen fürs Finanzamt und den Steuerberater sind dann auch bereits komplett.

Reisekostenabrechnung für Freiberufler: Was gehört zu den Reisekosten?

Prinzipiell ist nur eine beruflich bedingte Reise von der Steuer absetzbar. Private und geschäftliche Aspekte dürfen bei einer Reise nicht vermischt werden, denn für diese gilt eine gesonderte Regelung. 

Tipp: Deshalb empfiehlt es sich, wie beim Führen eines Kassenbuchs ebenso auf den Rechnungen zur Reise immer gleich deren Zweck zu vermerken. So kommen bei einer Betriebsprüfung erst gar keine Zweifel auf, ob ein privater oder geschäftlicher Zweck vorliegt.

Das zählt zu den Reisekosten:

  • Übernachtungskosten
  • Reisefahrtkosten
  • Mehraufwand für Verpflegung
  • Reisenebenkosten

Wie Fahrtkosten zu belegen und Pauschalen abzurechnen sind

Allgemein sind die Reisefahrtkosten mittels Rechnung, Fahrkarten und Tickets belegbar. Sowohl von Fluggesellschaften, Fernbussen, öffentlichem Nahverkehr, Fähren, Taxifahrern oder der Bahn erhält man Belege oder Quittungen, die der Selbständige oder Freiberufler in der Abrechnung geltend machen kann. Freiberufler, die mit ihrem Privatfahrzeug oder dem Firmenauto unterwegs sind, führen ein Fahrtenbuch, bündeln Tankquittungen oder nutzen die Kilometer-Pauschale.

Dienstfahrten nach der Kilometer-Pauschale abrechnen

Hierfür gelten folgende Sätze:

30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer. Werden Personen mitgenommen, darf man noch zwei Cent aufschlagen. Für andere Transportmittel wie Motorrad, Motorroller, Mofa, dürfen als Kosten 20 Cent je gefahrenen Kilometer abgerechnet werden.

Kilometer-Pauschale und Umsatzsteuer

Auch auf die Kilometer-Pauschale für die gefahrenen Pkw-Kilometer, beispielsweise zum Kunden, muss noch die Umsatzsteuer berechnet werden. Der hier zu verwendende Prozentsatz für die Steuern, ist der, der auch für die Hauptleistung berechnet wird.

Welche Personen müssen ein Fahrtenbuch führen?

Infos und Pflichten, das Fahrtenbuch betreffend, sind in § 31 a StVZO nachzulesen.

Abrechnung der Reisetage im Inland

  • Bei mehrtägigen Reisen können für den An- und Abreisetag je eine Pauschale von 12 Euro berechnet werden.
  • Ab 8 bis 24 Stunden Abwesenheit von der eigentlichen Tätigkeitsstätte können 12 Euro geltend gemacht werden.
  • Bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit dürfen 24 Euro berechnet werden.

Abwesenheitstage, Reisetage ins Ausland

Fürs Ausland werden jährlich für jedes Land spezielle Sätze festgelegt. Für eine korrekte Abrechnung gibt es hierfür die entsprechenden Tabellen. Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch unseren Artikel über günstige Wechselkurse

Formulare für Inlands- als auch Auslandsreisen

In diese entsprechenden Formulare sollten die Reisen am besten eingetragen werden, das erhöht deren Übersichtlichkeit.

Übernachtungskosten

  • Diese sind mit der Hotelrechnung zu belegen. Hierbei ist zu prüfen, ob das Frühstück ein Teil der Übernachtungspauschale ist oder gesondert ausgewiesen wird.
  • Zahlt nämlich der Auftraggeber die Übernachtung, der dann automatisch auch das Frühstück mitbezahlt, da dies in der Pauschale enthalten ist, so verlangt das Finanzamt, dass von der Verpflegungspauischale 20 Prozent pro Tag abgezogen werden.
  • Sind auch Mittag- und Abendessen mit inbegriffen, so sind für diese je 40 Prozent von der Verpflegungspauschale abzuziehen. Das gilt sogar für Snacks, wenn diese zu diesen Zeiten serviert werden.
  • Werden Mahlzeiten gereicht, sind auch diese anteilig von der Pauschale abzuziehen.

Serviceleistungen

Hierbei handelt es sich um Reisenebenkosten, die aus beruflichen Gründen unterwegs genutzt werden. Das können Kosten für die Reinigung sein, weil der Anzug bei der Arbeit schmutzig wurde oder das Parkhaus in Anspruch genommen wurde.

Warum sollten die Ausgaben immer sofort verbucht werden?

Weil man solche Kleinigkeiten rasch aus dem Gedächtnis verliert und diese sonst wahrscheinlich nicht in der Reisekostenabrechnung auftauchen, wenn die Dienstreise abgeschlossen ist. Mit der Banking-App von Qonto gerät keine Ausgabe in Vergessenheit: Alle Buchungen werden in Echtzeit und mit digitalem Beleg angezeigt. Tipp: Legen Sie Ihre eigenen Tags für Dienstreisen fest, um die entstandenen Reisekosten genau und übersichtlich zu dokumentieren.   

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Reisekosten? Verzetteln Sie sich nicht!

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