August 05, 2020 by Qonto

Die Umsatzsteuer ID – warum die Nummer für Unternehmer so wichtig ist

Wer Waren oder Services in ein anderes Land der Europäischen Union verkauft, kommt an dieser Nummer nicht vorbei. Lesen Sie, warum!

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Der Begriff der “Umsatzsteuer-Identifikationsnummer” ist jedem vertraut, der im Verkauf von Dienstleistungen und Waren tätig ist. Tatsächlich verfügt jedes Unternehmen über eine solche Steuernummer. Doch wofür ist diese eigentlich gedacht, und warum ist diese auch für selbstständige Unternehmer wichtig?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – Bedeutung und Funktion

Die Umsatzsteuer-ID, kurz Ust-IdNr oder auch UID, ist eine Steuernummer zur eindeutigen Kennzeichnung von Unternehmen, die innerhalb der EU agieren und international Waren verkaufen und beziehen. Diese Nummer erhält jede Firma zusätzlich zur Steuernummer, das Rechnungen ins Ausland stellt. Auf diesen Rechnungen für Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen, die an eine Firma innerhalb der EU geliefert wurden, muss nicht die nationale Nummer angegeben werden, sondern die Umsatzsteuernummer. 

Gut zu wissen: Verkaufen Sie Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, müssen Sie keine Mehrwertsteuer auf Ihren Verkaufspreis aufschlagen – unter der Voraussetzung, dass der Kunde über eine gültige Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer verfügt. Weiterer Vorteil, wenn Sie innerhalb der EU verkaufen: Durch das SEPA-Netz ist die Bezahlung per Überweisung einfach und kostenlos, Ihre Kunden brauchen für die Auslandsüberweisung nicht auf das SWIFT-Netz zurückgreifen und müssen sich keine Gedanken über Wechselkurse machen.

Unterschied Steuernummer und Umsatzsteuer-ID

Jede Firma, jeder Selbständige und auch jede Privatperson hat in Deutschland eine Steuernummer, die auf der Steuererklärung sowie Rechnungsschreiben angegeben werden muss. Diese Nummer gilt jedoch nur zur Identifikation innerhalb Deutschlands. Mit dem Aufheben der innereuropäischen Grenzen wurde ein neuer zusammenhängender Binnenmarkt geschaffen, für diesen eine neue Regelung bezüglich der Steuern und Abgaben entwickelt wurde. Teil dieses internationalen Handels innerhalb der Europäischen Union ist die Umsatzsteuer-ID, die genutzt werden muss, wenn ein Handel außerhalb des Landes erfolgt, in dem eine Firma ihren Unternehmenssitz hat. 

Unterschied Umsatzsteuer-ID und VAT-Nummer

Die VAT-Nummer, kurz für Added Tax Number, wird hauptsächlich in englischsprachigen Ländern verwendet und ist mit der inländischen Umsatzsteuernummer vergleichbar. Wenn die Firmen in diesen Ländern ihre Waren und Dienstleistungen ebenfalls außerhalb des eigenen Landes verkaufen wollen, müssen Sie über eine internationale Steuernummer verfügen. 

Eine Firma, mehrere Umsatzsteuer-IDs?

Es ist möglich, dass eine Firma mehrere Umsatzsteuernummern hat. Wenn eine Firma beispielsweise innerhalb der EU mehrere Firmensitze in unterschiedlichen Ländern hat, erhält jede Betriebsstätte in dem jeweiligen Land eine eigene Umsatzsteuer-ID. Diese Nummer dient zur Identifikation der einzelnen Betriebsstätten und deren internationalen Geschäfte. 

Die Europäische Identifikationsnummer

Die Europäische Identifikationsnummer ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, für Firmen, deren Firmensitz sich außerhalb der Europäischen Union befindet, die jedoch innerhalb des europäischen Binnenmarktes Handel betreiben. 

Der Aufbau der Umsatzsteuer ID

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine genormte Nummer, die stets nach einem einheitlichen Muster aufgebaut ist. Am Anfang der Nummer steht eine Kombination aus zwei Buchstaben – dem EU-Ländercode, auch ISO-3166-Alpha-2-Ländercode genannt. Dieser Ländercode spiegelt das Land wider, in dem das Unternehmen rechtswirksam gemeldet ist, beziehungsweise seinen Hauptsitz hat. So beginnen alle deutschen Umsatzsteuer IDs mit dem Ländercode DE, der für Deutschland steht. Dem Ländercode folgt eine numerische Reihe mit bis zu 12 Zeichen.

Für wen ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gedacht?

Grundlegend gilt: Jeder Unternehmer, der eine Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden innerhalb der EU durchführt, muss über eine Umsatzsteuernummer verfügen. Die Umsatzsteuer-ID wird zur richtigen Versteuerungen von Waren und Dienstleistungen innerhalb des EU Binnenmarktes genutzt (siehe Reverse Charge) und gleichzeitig zur steuerrechtlichen Identifikation des Unternehmens. Deswegen muss diese Nummer auch stets auf allen Rechnungen angegeben werden. 

Von der Identifikationspflicht über die Umsatzsteuernummer sind nur die folgenden Unternehmer beziehungsweise Selbstständigen ausgeschlossen

  • Nur national tätig: Alle Freiberufler und Unternehmen, die nur im Inland ihre Leistungen erbringen und auch nur dort Leistungen beziehen, benötigen keine Umsatzsteuer-ID. Natürlich sind auch diese Unternehmen in Deutschland verpflichtet, auf Waren und Leistungen eine Umsatzsteuer zum Verkaufspreis (in den die Selbstkosten einfließen) zu erheben. Die eingesammelte Steuer ist bei Soll- wie bei Istversteuerung im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zu deklarieren.
  • Internationaler Warenversand an Privatpersonen: Wenn Waren zwar international versendet werden, der Empfänger jedoch als Privatperson agiert, muss keine Umsatzsteuer-ID vorhanden sein.
  • Kleinunternehmer: Unternehmer und Freiberufler, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, benötigen keine Umsatzsteuer-ID (zum Beispiel Verkaufsstände, die Bargeldumsätze von weniger als 22 000 Euro pro Jahr erzielen)

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Umsatzsteuer ID beantragen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern ausgegeben und muss somit auch dort und nicht bei dem Finanzamt beantragt werden. In dem Antrag auf solch eine Nummer müssen Angaben gemacht werden, wofür die Nummer genutzt werden soll, also für welches Unternehmen. Die Beantragung kann per Post erfolgen oder online über die Website des Bundeszentralamtes. Unabhängig davon, auf welchem Weg die Anfrage eingereicht wird, versendet das Bundeszentralamt die zugeteilte Umsatzsteuer ID stets per Post

Wenn ein Selbständiger als Kleinunternehmer handelt, wird in dem Fall, dass dieser durch höhere Umsätze umsatzsteuerpflichtig wird, durch das zuständige Finanzamt darüber mitgeteilt, eine Umsatzsteuer ID beantragen zu müssen. Die Dauer der Überprüfung des Antrages auf eine Umsatzsteuer-ID ist daran gekoppelt, wann der Antrag gestellt wird. Wenn eine junge Firma sich gerade erst gegründet hat, beträgt die Bearbeitungszeit meist rund zwei Monate. Besteht die Firma jedoch schon seit einigen Jahren oder Monaten, und handelt aktiv mit Dienstleistungen oder Waren, erfolgt die Ausstellung der Nummer deutlich schneller, nicht selten sogar innerhalb von einer Woche. 

Wo muss die Umsatzsteuer-ID angegeben werden?

Laut dem § 14 UStG muss auf einer Rechnung eines Unternehmens für einen Handel der auf dem europäischen Binnenmarkt getätigt wurde, die Umsatzsteuer-ID genannt werden. Zudem muss eine Firma die Umsatzsteuer-ID laut dem § 5 TMG ins Impressum, beispielsweise auf der eigenen Firmenwebseite, schreiben. 

Nummer überprüfen?

Die Umsatzsteuernummer ist die überprüfbare Identifikation eines Unternehmens und ist wichtig für Überprüfung der Steuern, die im Binnenmarkt der EU auf den Warenverkehr erhoben werden. Deswegen hat die Europäische Union ein Auskunftssystem geschaffen, das MwSt-Informationsaustauschsystem beziehungsweise MIAS, wo die Nummer direkt überprüft werden kann.

Wer sich unsicher ist, ob die eigene UID oder die einer anderen Firma korrekt ist, kann zudem einen Antrag auf Überprüfung beim Bundeszentralamt für Steuern stellen. Die Mitarbeiter der Behörde überprüfen die Umsatzsteuer-ID und legen die Gültigkeit dieser sowie die Zuordnung zur spezifischen Firma offen dar. Bei solch einer sogenannten qualifizierten Anfrage können auch gleich mehrere Umsatzsteuer-IDs abgefragt werden. Wer die Umsatzsteuernummer von einem Geschäftspartner abfragen will, kann sich ebenfalls an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Hierfür gibt es einmal das einfache Bestätigungsverfahren und aber auch das qualifizierte Bestätigungsverfahren. Beim einfachen Bestätigungsverfahren wird bestätigt, ob die USt-IdNr. aktuell noch gültig ist. Das qualifizierte Bestätigungsverfahren liefert mehr Informationen wie zum Beispiel, ob der Firmenname korrekt ist oder auch ob die Rechtsform der Firma aktuell ist. 

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