Welche Unterlagen braucht der Steuerberater? Die Checkliste für Unternehmen

Jedes Jahr sitzen Unternehmerinnen und Unternehmer vor derselben Frage: Welche Unterlagen muss ich eigentlich meinem Steuerberater oder meiner Steuerberaterin geben? Wer das nicht genau weiß, verliert wertvolle Zeit beim Zusammensuchen von Belegen und reicht Unterlagen am Ende vielleicht sogar zu spät ein.

Dabei lässt sich die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei deutlich entspannter gestalten, wenn Sie von Anfang an wissen, welche Dokumente wirklich gebraucht werden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Unterlagen für die laufende Buchhaltung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung notwendig sind und wie Sie diese am besten organisieren.

Steuerberater:innen können nur so gut arbeiten, wie die Unterlagen, die sie von Ihnen erhalten. Fehlen Belege oder sind Kontoauszüge unvollständig, entstehen Rückfragen, die Zeit kosten und im nächsten Honorar der Kanzlei spürbar werden können.

Wer die relevanten Dokumente von Anfang an griffbereit hat, spart sich zudem Stress kurz vor Abgabefristen. Und eine lückenlose Dokumentation schützt Sie im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, da Sie jede Buchung belegen können.

Grundsätzlich lassen sich die benötigten Unterlagen in drei große Bereiche einteilen: Dokumente für die laufende Buchhaltung, für den Jahresabschluss und für die Steuererklärung. Welche Belege davon konkret relevant sind, hängt von Ihrer Rechtsform und Ihrem Geschäftsmodell ab.

Für die monatliche oder laufende Buchhaltung benötigt Ihre Steuerkanzlei in der Regel:

• Eingangsrechnungen von Lieferant:innen und Dienstleister:innen

• Ausgangsrechnungen an Ihre Kund:innen

• Kontoauszüge aller Geschäftskonten

• Kassenbücher und Kassenbons bei Barumsätzen

• Quittungen für Barausgaben

• Lohn- und Gehaltsunterlagen, falls Sie Mitarbeitende beschäftigen

• Reisekostenabrechnungen

Zum Jahresende kommen weitere Dokumente hinzu, die Ihre Steuerkanzlei für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigt:

• Inventurlisten und Lagerbestandsübersichten

• Verträge, etwa Miet-, Leasing- oder Kreditverträge

• Abschreibungsübersichten, auch AfA-Tabellen genannt

• Übersichten zu Rückstellungen

• Listen offener Forderungen und Verbindlichkeiten

• Der Jahresabschluss des Vorjahres

Für die eigentliche Steuererklärung brauchen Steuerberater:innen zusätzlich:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz

• Umsatzsteuervoranmeldungen des laufenden Jahres

• Belege für Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen

• Spendenquittungen

• Nachweise zur privaten Nutzung des Firmenwagens

Ein Geschäftskonto mit integrierter Belegerfassung erleichtert Ihnen das Sammeln dieser Dokumente erheblich.

Neben den allgemeinen Unterlagen gibt es je nach Rechtsform zusätzliche Dokumente, die Ihre Steuerkanzlei von Ihnen erwartet. Die folgende Übersicht zeigt, worauf Sie je nach Unternehmensform besonders achten sollten.

Wie häufig Sie Unterlagen an Ihre Steuerkanzlei übergeben, hängt stark von Ihrem Umsatz und Ihrer gewählten Abgabeform ab. Unternehmen mit monatlicher Umsatzsteuervoranmeldung reichen Belege in der Regel monatlich ein, während kleinere Betriebe mit quartalsweiser oder jährlicher Voranmeldung seltener liefern müssen.

Lohnunterlagen werden meist monatlich benötigt, sobald Sie Mitarbeitende beschäftigen, da die Lohnabrechnung einem festen Rhythmus folgt. Der Jahresabschluss und die Steuererklärung werden dagegen einmal jährlich erstellt, wobei die Unterlagen dafür möglichst zeitnah nach Ablauf des Geschäftsjahres vorliegen sollten.

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind digitale Belege rechtlich genauso wirksam wie Papierbelege. Voraussetzung ist, dass die Belege unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar gespeichert werden.

Das bedeutet für Sie: Ein abfotografierter Kassenbon reicht aus, solange die Qualität gut genug ist, um alle Angaben zu erkennen. Viele Steuerkanzleien bevorzugen inzwischen sogar digitale Belege, weil sie sich schneller sortieren und weiterverarbeiten lassen als lose Zettel in einem Schuhkarton.

Neben der reinen Checkliste helfen ein paar organisatorische Gewohnheiten dabei, die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei spürbar zu entspannen:

• Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei direkt nach einer individuellen Checkliste, da sich Anforderungen je nach Kanzlei leicht unterscheiden können

• Nutzen Sie einen gemeinsamen digitalen Ordner oder eine Buchhaltungssoftware mit Schnittstelle zur Kanzlei

• Informieren Sie Ihre Steuerkanzlei frühzeitig über größere Veränderungen, etwa neue Mitarbeitende, Investitionen oder Firmenwagenkäufe

• Sortieren Sie Belege monatlich statt erst am Jahresende, auch wenn die Abgabe seltener erfolgt

• Sprechen Sie offene Fragen direkt an, statt Unsicherheiten über Monate mitzuschleppen