September 07, 2020 by Qonto

Was sagt das Bundesreisekostengesetz zum Thema Hotelkosten?

Im Rahmen von Dienstreisen anfallende Hotelkosten können ebenso wie Fahrt- und Verpflegungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Welche Ausgaben genau in welcher Höhe erstattet werden, regelt das Bundesreisekostengesetz.

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Viele Arbeitnehmer, aber auch Unternehmer und Selbstständige begeben sich im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Dienstreise, sei es gelegentlich oder regelmäßig. Die dabei entstehenden Kosten werden mit dem Arbeitgeber mithilfe entsprechender Formulare abgerechnet, mit Essens- oder Tankgutscheinen gedeckt und/oder können als Spesen von der Steuer abgesetzt werden – dies gilt auch für Hotelkosten und weitere anfallende Nebenkosten. Was unter welchen Umständen wie geltend gemacht werden kann, ist dabei gesetzlich genau geregelt: Das BRKG, das Bundesreisekostengesetz, regelt bei Dienstreisen unter anderem die Übernachtungskosten, das Tagegeld sowie die anrechenbaren Gelder für die Mahlzeiten. Sollten sich in den Steuerbescheid Fehler eingeschlichen haben, kann beim Finanzamt entsprechend Einspruch eingelegt werden.

Belege rechtzeitig einreichen

Es empfiehlt sich, die für die Erstattung von Reise- und Übernachtungskosten notwendigen Belege (z. B. Hotelrechnung) zeitnah nach einzureichen: Bei den erstattungsfähigen Reisekosten kann eine Zahlung nur bis zu einer Zeit von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise erfolgen. Danach besteht kein Anspruch mehr. Gleichzeitig gelten nur Einsätze außerhalb des eigentlichen Dienstorts (der ersten Tätigkeitsstätte) als Dienstreise, die nicht länger als drei Monate dauern.

Die erstattungsfähigen Hotelkosten

Bei dem Übernachtungsgeld kann es wegen der vom Arbeitgeber zu erstattenden Höhe der Ausgaben zum Streit zwischen dem Reisenden und seiner Firma kommen. Daher ist im Allgemeinen der Standard von Mittelklassehotels ausschlaggebend, wobei immer der günstigere Preis in der Umgebung (bis 30 Kilometer) Berücksichtigung finden darf. Zimmerzuschläge wie Mehrkosten wegen Messezeit oder Doppelzimmer als Einzelzimmer (wenn keine Einzelzimmer mehr vorhanden sind) sind erlaubt, Parkgebühren werden teilweise übernommen und dienstliche Telefongespräche nach § 10 Abs. 1 BRKG erstattet. Nicht zu den erstattungsfähigen Ausgaben gehören dagegen höhere Übernachtungskosten aufgrund von:

- Fernseher

- Gastgeschenke

- Minibar

- Telefon (privat)

- Trinkgelder

- Wäschedienst

- Zimmerservice

Diese Kosten werden entsprechend nicht erstattet.

Die Grenzen der Übernachtungskosten

Bis zu einem Betrag von 70 Euro (ohne Frühstückskosten) wird Übernachtungsgeld gezahlt, wenn die Kosten nachgewiesen werden. Ansonsten gilt eine Pauschale von 20 Euro. Darüber hinaus gibt es eine Erstattung, wenn für die Firma eine Hotelliste vorliegt, zum Beispiel die TMS-Hotelliste des Bundes, und zu den entsprechenden Konditionen gebucht wird.

Rechnungen richtig ausstellen lassen

Schon bei der Buchung ist zu beachten: Es ist bei der Rechnung zwingend notwendig, dass sie auf die Firma ausgestellt ist und der Reisende als Gast genannt wird. Ansonsten kann die Unterkunft nicht erstattet werden.

Ausnahmen

Zudem gibt es laut § 7 Abs. 2 BRKG Ausnahmen zur Reisekostenvergütung:

- bei der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln

- bei einer unentgeltlich bereitgestellten Unterkunft

- wenn der Betrag für die Unterkunft bereits in den Reisekosten enthalten und keine zusätzliche Übernachtung nötig ist

- bei einem Dienst für die Dauer der Nacht

Verpflegungsmehraufwand

Auf dienstlichen Reisen entstehen in der Regel höhere Kosten für die eigene Verpflegung. Dies findet durch Pauschalen Berücksichtigung.

 

Die Tagespauschalen

Die neue Tagespauschale für den Verpflegungsmehraufwand während der Dienstreise oder auch im Rahmen einer sogenannten Einsatzwechseltätigkeit beträgt seit dem 1.1.2020 für einen vollen Tag (24 Stunden) 28 Euro, für An- und Abreisetag liegt sie jeweils bei 14 Euro, auch bei einer frühen Ankunft oder späten Abfahrt. Allerdings gilt dieses Tagegeld nur, wenn der Geschäftsort mehr als zwei Kilometer vom Wohnort entfernt ist. Für die Mahlzeiten gelten, wenn eine Einzelabrechnung nötig ist, folgende Pauschalen:

- Frühstück 5,60 Euro (20 Prozent vom vollen Tagessatz)

- Mittagessen 11,20 Euro (40 Prozent vom vollen Tagessatz)

- Abendessen 11,20 Euro (40 Prozent vom vollen Tagessatz)

Für Bewirtungskosten im Rahmen von Geschäftsessen gelten wiederum besondere Regelungen. Wichtig für die Anrechnung ist hier ein korrekt erstellter Bewirtungsbeleg.

Wann gibt es kein Geld?

Sind alle Mahlzeiten unentgeltlich, gibt es keinen Tagessatz. Dienstreisende, die maximal acht Stunden ohne Übernachtung unterwegs sind, erhalten ebenfalls kein Tagegeld für ihre Auslagen.

Fahrtkosten

Auch die Fahrtkosten für An- und Abreise können laut BRKG erstattet werden. Dabei wird nicht nur die Entfernung in Betracht gezogen, sondern im Einzelfall durchaus auch nach Art der gewählten Beförderungsmittel unterschieden. Die Aufwendungen für Zug- oder Autoreisen können auf Antrag als Reisekosten geltend gemacht werden, wenn sie mit entsprechenden Belegen gerechtfertigt werden können. Gleiches gilt für Flugkosten.

Mietwagen und Taxi

Die Kosten bei der Nutzung von Mietwagen oder Taxi auf Dienstreisen werden laut BRKG nur bei besonderen Notwendigkeiten und zwingenden Gründen übernommen.

Zugreisen

Zugfahrkarten im Dienst (auch öffentlichen Dienst) werden in der niedrigsten Beförderungsklasse bezahlt. Die nächsthöhere Beförderungsklasse gilt frühestens ab einer Dauer der Fahrt von zwei Stunden.

Dienstreisen mit dem privaten Pkw

Wird die Anreise mit dem privaten Pkw vorgenommen, werden die Fahrt- und andere Kosten mit 20 Cent pro Kilometer übernommen (kleine Wegstreckenentschädigung). Bei einem besonderen dienstlichen Interesse werden 30 Cent (große Wegstreckenentschädigung) gewährt. Maximal gibt es eine Erstattung von 130 Euro, in Ausnahmefällen 150 Euro. Erforderlich für die Anrechnung und Erstattung ist wie bei anderen Beförderungsmitteln und anfallenden Kosten in diesem Bereich auch, dass eine klare Abgrenzung der Dienstreise zu privaten Reisen oder gar Urlaub besteht. Wird für die Dienstreise ein Firmenwagen genutzt, kann die Kilometerpauschale nicht geltend gemacht werden.

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