Freie Mitarbeiter:innen – Vorzüge, Pflichten & Co.

Als freier Mitarbeiter oder freie Mitarbeiterin sind Sie unabhängig und genießen viele Steuervorteile, müssen aber viel Eigeninitiative zeigen. Wie Sie ein freier Mitarbeiter werden können und was Sie dabei beachten müssen, erklären wir Ihnen hier.

Freie Mitarbeiter:innen sind in vielen Berufsfeldern vertreten. Beauftragt von den unterschiedlichsten Unternehmen, verbinden sie in ihrem Arbeitsalltag die Vorteile eines Angestellten und eines Selbstständigen. 

Da sie allerdings laut Arbeitsrecht nicht zu den klassischen Arbeitnehmer:innen zählen, sondern zu den Selbstständigen, müssen sie sich insbesondere in puncto Steuern, Krankenversicherung etc. auch eigenständig kümmern.

Wer also freier Mitarbeiter werden möchte, sollte sich im Vorfeld genauestens informieren, um Fehler oder Missverständnisse zu vermeiden.

Wer als freier Mitarbeiter oder freie Mitarbeiterin tätig ist, erbringt auf Honorarbasis Leistungen für in der Regel mehrere Unternehmen im Rahmen eines Dienst- oder Werkvertrages, der sich erheblich von dem Arbeitsvertrag eines Angestellten unterscheidet. Denn sie sind bei dem jeweiligen Arbeitgeber oder der jeweiligen Arbeitgeberin nicht fest angestellt und arbeiten oftmals projektbezogen oder auch nur für mehrere Stunden, Tage oder Wochen.

Kurz um heißt das, sie werden nur für die jeweilige Arbeit bezahlt. Kranktage und Sonderzahlungen wie Urlaub- oder Weihnachtsgeld sind keine Bestandteile eines Dienst- oder Werkvertrages. Auch gibt es kein Kündigungsrecht auf beiden Seiten.

Freie Mitarbeiter:innen sind daher unabhängig, allerdings nicht abgesichert. Hierbei gilt es sich selbst zu kümmern. 

Vor- und Nachteile der freien Mitarbeit auf einen Blick:

Vorteile

Auch wenn die Begriffe freier Mitarbeiter:in und Freiberufler:in synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich jedoch. Ein freier Mitarbeiter oder eine freie Mitarbeiterin kann in nahezu allen Berufsfeldern tätig sein. Freiberufler:in sind Sie hingegen nur, wenn Sie zu einer bestimmten Berufsgruppe gehörst, zu den sogenannten freien Berufen. Darunter fallen beispielsweise:

Feste Freie arbeiten zwar auch projektbezogen, allerdings regelmäßig und über einen längeren Zeitraum. So erhalten sie beispielsweise ein vorher bestimmtes Kontingent an Aufträgen zu unterschiedlichen oder auch zu den gleichen Themen. Hierbei gilt es besonders darauf zu achten, dass die Tätigkeit nicht unter die Scheinselbstständigkeit fällt.

Auch bei der Bezahlung können Sie sowie auch Ihre Auftraggeber:innen flexibel sein. In der Regel wird das Honorar in dem Werk- oder Dienstvertrag festgehalten. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Leistungen nach Stunden abzurechnen oder pauschal für Ihre Tätigkeiten entlohnt zu werden, also nach Stück oder Anzahl. Ihr Honorar ist demnach nur der Betrag für die tatsächlich erbrachte Leistung.

Steuern und Betriebsausgaben müssen Sie selbst abführen und steuerlich geltend machen. Auch ist der Betrag immer ein reines Bruttogehalt.

Je nach jährlichem Einkommen können Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Diese dürfen Sie in Anspruch nehmen, wenn Ihr Vorjahresgehalt nicht über 25.000 € liegt und Sie im aktuellen Geschäftsjahr nicht mehr als 100.000 € verdienen. Diese Regelung bringt steuerliche Entlastung, denn sonst müssten Sie bei jeder gestellten Rechnung die Umsatzsteuer erheben, die Sie dann an das Finanzamt abführen müssten. 

Allerdings hat die Kleinunternehmerregelung auch Nachteile. So können Sie selbst bei Betriebsausgaben oder Investitionen keine Vorsteuer abziehen und sie Sie von dem Finanzamt zurückholen.

Auch in puncto Steuern müssen Sie vorsichtig sein. Denn Ihr Honorar ist immer brutto anzusehen. Sie sind also selbst dafür verantwortlich, Steuern abzuführen. In der Regel sind es Steuervorauszahlungen, die das Finanzamt auf Grundlage Ihrer vorherigen oder vorausschauenden Einkünfte festlegt und einzieht.

Ebenso gehen von Ihrem Honor anders als bei Angestellten die Bezüge für Kranken- und Rentenversicherungen nicht automatisch ab. Auch hierbei müssen Sie sich als freier Mitarbeiter oder freie Mitarbeiterin selbst kümmern. Es lohnt sich daher vorab mit der jeweiligen Krankenkasse zu sprechen. Vielleicht ist ja auch eine private Krankenversicherung je nach Einkünften eine Alternative?

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Als freier Mitarbeiter oder freie Mitarbeiterin unterliegen Sie nicht der gesetzlichen Buchführungspflicht, sollten allerdings aus eigenem Interesse der Buchhaltung viel Aufmerksamkeit schenken. Schließlich sollte jeder und jede Selbstständige die eigenen Einnahmen und Ausgaben stets im Blick haben. Spätestens zum Jahresende, bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, müssen Sie zur steuerlichen Erfassung alles dem Finanzamt vorweisen können.

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Wer freier Mitarbeiter oder freie Mitarbeiterin werden möchte, sollte bedenken, dass er oder sie eigenständig tätig ist, Auftraggeber:innen und auch Projekte für sich gewinnen muss und kein Geld verdient, wenn er oder sie nicht arbeitet. Zusatzleistungen oder Lohnfortzahlungen entfallen.

Allerdings gibt es kaum so viel Flexibilität wie sie freie Mitarbeiter:innen genießen. Standortunabhängig, nicht weisungsgebunden und mit freier Zeiteinteilung können Sie selbst entscheiden, welche Projekte Sie annehmen möchten und auch, zu welchen Konditionen Sie arbeiten.

In puncto Steuern sollten Sie eine Steuerberatung beauftragen, die Ihnen alles rund um die freie Mitarbeit genau erklärt, damit keine Fehler oder Missverständnisse entstehen und eventuell hohe Steuernachzahlungen drohen.

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