May 11, 2020 by Qonto

Kilometergeld, was ist das und wie wird es abgerechnet?

Jeden Tag zur Arbeit pendeln, kostet nicht nur Zeit und Kraft – liegen zwischen Wohnung und Arbeitsplatz viele Kilometer, kann es auch richtig teuer werden. Arbeitnehmer können die Fahrtkosten aber steuerlich absetzen.

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Warum erhält man überhaupt ein amtliches Kilometergeld?

Das ist eine pauschale Abgeltung aller Unkosten, die dem Arbeitnehmer durch die Nutzung des eigenen Fahrzeugs (nicht des Firmenwagens) für dienstliche Zwecke entstehen. Voraussetzung ist dafür, dass das dafür benutzte Fahrzeug auf den Mitarbeiter selbst zugelassen ist. Das sogenannte km-Geld kommt jedoch nur bei Firmen zum Einsatz, bei denen die Fahrtkosten pauschal berechnet werden, das Fahrzeug somit überwiegend privat genutzt wird und daher nicht ein Teil des Betriebsvermögens ist. Nur so können die betrieblichen Wege des privaten Fahrzeugs überhaupt geltend gemacht werden. Anders ist dies jedoch bei Fahrzeugen, die aufgrund gesetzlicher Regelungen Teil des Betriebsvermögens sind. Hier sind dann die tatsächlichen Aufwendungen anzusetzen und damit entfällt eine Pauschalabrechnung.

Die Dienstreise

Wer mit seinem eigenen PKW für seine Firma auf Dienstreisen geht, kann die dabei entstandenen Reisekosten von der Steuer absetzen. Unter dem amtlichen Wegegeld versteht man demnach eine Pauschale für alle, während einer Dienstreise mit dem eigenen Pkw anfallenden Aufwendungen.

Voraussetzungen, um die Steuerfreiheit in Anspruch nehmen zu können

  • Es muss sich um eine Dienstreise handeln.
  • Der Mitarbeiter kommt für den Fahrzeugbetrieb selbst auf.
  • Die Höhe des amtlichen Steuersatzes wird dabei nicht überschritten.
  • Ein Fahrtenbuch wird geführt oder es liegen sonstigen Unterlagen vor, um die für das Unternehmen gefahrenen Kilometer nachzuweisen.

Welche Aufwendungen werden mit der amtlichen Kilometerpauschale abgegolten?

  • Reparaturen und Wartungen, die aufgrund der für den Arbeitgeber angefallenen Kilometer anfallen.
  • Dafür anfallende Ausrüstungen wie Schneeketten und Winterreifen
  • Steuern und Gebühren
  • Treibstoff und Öl
  • Mitgliedsbeiträge für verschiedene Autofahrerklubs.
  • Diverse Finanzierungskosten (Leasing- oder Kreditgebühren)
  • Versicherungen wie Insassenunfall-, Rechtsschutz- und Kaskoversicherung.
  • Parkgebühren, sowie Mautgebühren im Ausland.

Amtliche Kilometergeldsätze: Für wen können diese noch ausgezahlt werden?

Der Arbeitgeber kann diese auch an Arbeitnehmer vergeben, die per Fahrrad oder zu Fuß unterwegs oder die Mitfahrer sind. Wer den amtlichen Kilometersatz gewählt hat, darf dann keine höheren Aufwendungen geltend machen, es sei denn, er kann beispielsweise durch Führen eines Fahrtenbuches nachweisen, dass die angefallenen Aufwendungen für die betrieblichen Fahrten tatsächlich höher als die des amtlichen Kilometersatzes sind. Der Differenzbetrag kann jedoch im Rahmen einer Arbeitnehmerveranlagung beim Finanzamt in Rechnung gestellt werden. Die Auflistung der jeweiligen, geltenden Kilometergelder kann auch online einer Tabelle entnommen werden. Außerdem gibt es kostenlose Rechner, mit denen der Einzelne individuell und einfach das Geld für die Fahrkostenerstattung ausrechnen kann.

Ein kleiner Tipp am Rande

Falls das Unternehmen für die beruflich gefahrenen Kilometer im Dienste des Betriebs weniger oder gar kein Kilometergeld auszahlt, kann die sich ergebende Differenz auch als Werbungskosten bei der Arbeitnehmerveranlagung abgesetzt werden. Für berufliche Touren mit dem Fahrrad können aber lediglich 0.38 Euro für gefahrenen Kilometer als Werbungskosten veranlagt werden. Das sind maximal 570 Euro im Jahr bei 1.500 gefahrenen Kilometern.

Die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte

Das Steuerrecht in Deutschland unterscheidet in Bezug auf das Kilometergeld, zwischen einer Dienstreise und den täglichen Anfahrten mit dem privaten Fahrzeug zur Arbeit und wieder zurück. Allerdings kann heute, im Gegensatz zu früher, auch eine längere Wegstrecke gerechnet werden. Ein Grund dafür, nicht den kürzesten Weg zu wählen, kann eine günstigere Streckenführung sein, weniger Verkehr oder Ampeln und eine sich daraus ergebende Zeitersparnis. Allerdings darf dabei immer nur eine einzige Streckenvariante in der Steuererklärung an das Finanzamt in Anspruch genommen werden. Im Gegensatz dazu kann man bei einer Dienstreise jeden gefahrenen Meter berechnen und für jeden darf eine Pauschale abgesetzt werden.

So wird das berufliche Kilometergeld abgesetzt

  • Die Fahrten zur Arbeitsstätte werden dabei als Werbungskosten definiert. und sind in das Formular „Anlage N“ als Einkünfte aus nicht selbstständiger Tätigkeit einzutragen.
  • Auf diesem Formular findet man einen speziellen Absatz für Wege zwischen dem eigenen Zuhause und der Arbeitsstelle. Da können auch mehrere Arbeitsstellen mit den dazugehörigen Kilometerleistungen angegeben werden, falls der Betreffende an unterschiedlichen Orten tätig ist.
  • Außerdem ist für jede Arbeitsstelle gesondert anzugeben, an wie vielen Tagen dort hingefahren wurde und ob das mit einem eigenen Pkw oder Firmenwagen geschah. Dafür ist das jeweilige Kfz-Kennzeichen anzugeben.
  • Wer nur für ein Unternehmen tätig ist, aber an stetig wechselnden Einsatzorten, wie zum Beispiel verschiedene Filialen, für den gilt eine Besonderheit. Jeder Arbeitnehmer „darf“ nur eine regelmäßige Arbeitsstelle haben. Das heißt, dass alle sonstigen Fahrten von diesem Ort aus als Dienstreise zu definieren sind. Das erhöht die Kosten für Werbung. Das muss allerdings ein schriftlicher, betrieblicher Nachweis, der Steuererklärung beigelegt werden.
  • Das Kilometergeld für die Strecke zur Arbeitsstelle liegt bei 30 Cent pro Wegkilometer. Dafür sind die betreffenden Arbeitstage anzugeben, an denen dorthin gefahren wurde. Allerdings muss das inzwischen nicht so genau nachgerechnet werden, wenn die vom Finanzamt akzeptierten Pendlerpauschale angegeben wird. Für eine Fünf-Tage-Woche ergibt das 230 Tage und bei der Sechs-Tage-Woche 280 Tage jährlich.
  • Diese Kosten sind auch für den absetzbar, der einer Fahrgemeinschaft angehört und nicht mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist. Dabei werden die anfallenden Unkosten allerdings auf jährlich 4.500 Euro begrenzt.

Dienstreisen bei der Steuererklärung

Das Kilometergeld für die Dienstreisen wird im gleichen Formular eingetragen. Dafür ist jedoch eine separate Aufstellung nötig. Dabei sind für jeden Fahrtkilomerter 30 Cent zu berechnen. Dafür wird jede einzelne Fahrt eingetragen und pro Fahrtenkilometer mit 30 Cent multipliziert. Nach der Addition aller Dienstreisen erhält man den Gesamtbetrag. In dieser Aufstellung können noch andere Ausgaben aufgeführt werden, die ebenfalls im Rahmen der Dienstreisen entstanden sind. Das betrifft Übernachtungskosten, Verpflegung an Ganz- oder Halbtagen auf Dienstreise und dergleichen mehr (siehe auch: Dreimonatsfrist). Für diese müssen außerdem die entsprechenden Belege eingereicht oder in bestimmten Situationen ein Eigenbeleg erstellt werden. Die Endsumme der Aufstellung wird sodann in die dafür vorgesehene Zeile eingetragen. Falls der Unternehmer einen Teil dieser Kosten übernommen hat, ist dieser in der nächsten Zeile zu vermerken.

Welche Höchstgrenzen sind beim Kilometergeld zu beachten?

Auch wer das ganze Arbeitsjahr beruflich quer durch Europa fährt und dabei endlose Strecken mit seinem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, kann trotzdem nicht unbegrenzt viele Fahrtenkilometer steuerlich verrechnen – hier setzt der Fiskus Grenzen. Denn es können jährlich nur 30.000 km frei von Steuer bezogen werden, somit sind 12.600 € maximal möglich. Auch für Fahrrad-, beziehungsweise Fußwege über 2 km, gelten Grenzen. Dafür können 1.500 km oder 570 € höchstens steuerlich ausbezahlt werden. Alles, was darüber liegt, dazu zählt auch ein höherer Satz, sind als zusätzlichen Einkommen zu betrachten.Weitere Informationen zum Thema Kilometergeld sind auch im Internet zu finden. Besonders interessant und hilfreich sind dabei die kostenlosen Rechner, mit denen das Kilometergeld schnell und einfach zu berechnen ist.

Wofür gibt es kein amtliches km-Geld?

Dieses Geld kann nur für Dienstreisen beantragt und verrechnet werden. Für den täglichen Weg von zu Hause bis zur Arbeitsstelle kann das nicht dazugerechnet werden, da der Betrieb diesen Weg nicht anordnet. Der Angestellte könnte sich beispielsweise eine Wohnung ganz in der Nähe der Firma suchen. Dafür kommt nur eine Pendlerpauschale im Rahmen einer Arbeitnehmerveranlagung infrage. Eine Ausnahme wäre dabei allerdings, wenn die jeweilige Dienstreise direkt von zu Hause angetreten würde. Ganz anders sieht es jedoch aus, wenn ein Teleworker allgemein von zu Hause aus arbeitet und ab und an, immer mal wieder zu seiner Firma fahren muss. Dafür könnte durchaus ein steuerfreier Kostenersatz genehmigt werden, da das Homeoffice als üblicher Arbeitsplatz gilt und dieser nur auf direkte Anordnung verlassen wird. Möchte man genauer wissen, wie so etwas zu veranschlagen ist, falls man an mehreren Orten arbeitet oder nur vorübergehend an einen anderen Standort versetzt wird, kann es reichlich kompliziert werden. Aber auch zu diesem Thema gibt es hilfreiche Seiten im Internet, wo Interessierte eine gute Übersicht erhalten.

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