Kleingewerbe: Tipps für Buchhaltung und Steuern

Häufig werden die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleingewerbe“ wie Synonyme verwendet. Tatsächlich beziehen sich das Kleingewerbe und die sogenannte Kleinunternehmerregelung auf zwei völlig verschiedene Sachlagen.

Als Unternehmer können Sie die Kleinunternehmerregelungbeantragen, und zwar unabhängig von Ihrer Rechtsform. Ob Freiberufler oder Einzelunternehmer – Sie können die Regelung in Anspruch nehmen, sofern Ihr Umsatz unter einem gewissen Höchstbetrag bleibt. Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie in dem Fall von der Zahlung der Umsatzsteuer. Im Gegenzug können Sie die Vorsteuer bei der Steuererklärung nicht geltend machen.

✓Sie können Ihr gewerbliches Unternehmen schnell und günstig gründen (kein Eintrag ins Handelsregister)

✓ Sie benötigen kein Startkapital 

✓ Die Buchhaltung gestaltet sich einfach, auch hier wenig Kostenaufwand

✓ Gewinnermittlung über die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

✓ Bis 22.000 Euro Umsatz pro Jahr kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden: Keine Umsatzsteuerpflicht. 

✓ Je nach Gewinn Befreiung von Beiträgen für Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer möglich

✓ Vollhaftung: Sie haften mit Firmen- und Privatvermögen (Alternative: GmbH oder UG gründen)

✓ Keine freie Geschäftsbezeichnung: Mit Vor- und Zunamen, maximal mit Hinweis auf die Gewerbeart. 

✓ Für Investoren nicht geeignet (Alternative ebenfalls Kapitalgesellschaften)

Viele Einzelunternehmer kennen die Situation: Ein Kunde ist zu Besuch und Sie bewirten ihn spontan mit Getränken aus der privaten Küche. Oder ein spontanes Mittagessen mit einem befreundeten Unternehmer dreht sich letztlich nur ums Geschäft. Beides sind Situationen, in denen Privates und Betrieblich ineinanderfließen – auf Ihre Kosten.

Die unterschiedlichen Ausgabentypen sollten Sie stets strikt auseinanderhalten: Denn betriebliche Ausgaben können Sie von der Steuer absetzen, wenn sie durch Belege entsprechend gerechtfertigt sind.

Mit Qonto haben Sie es dabei besonders leicht: Fotografieren Sie Belege und Rechnungen direkt nach Kartenzahlung einfach ab und laden Sie die Qonto App zur passenden Transaktion, die in Echtzeit in Ihrer Historie erscheint.

Dokumentieren Sie auch alle kleinen Beträge, die Sie über den Monat für Ihr Kleingewerbe ausgeben, denn diese summieren sich bisweilen zu erstaunlichen Summen von Geld – die Sie geltend machen können.  

Wird für das Kleingewerbe ein Fahrzeug benötigt und verwenden Sie dieses zwischen 10 und 50 Prozent für geschäftliche Zwecke, machen Sie die entstandenen Kosten selbstverständlich beim Finanzamt geltend. Nutzen Sie das Auto über 50 Prozent für Ihr Unternehmen, zählt dieses sogar zum Betriebsvermögen, sodass Sie die Anschaffungskosten über die Jahre der Nutzung anteilig abschreiben können.

Auch wenn Sie Ihr Fahrzeug nur gelegentlich zu betrieblichen Zwecken gebrauchen, müssen Sie die Kosten dafür nicht allein tragen. Notieren Sie (zum Beispiel in einem Fahrtenbuch) alle betrieblichen Fahrten mit dem privaten Auto mit Datum, Anlass, Fahrziel und gefahrenen Kilometern. Jeden Kilometer können Sie anschließend pauschal mit 0,35 Euro absetzen. Auch hier trifft zu: Viele noch so kleine Beträge ergeben über das Jahr eine beachtliche Summe. Auch hier gibt es Gelegenheit, bei den Steuern zu sparen. 

Vielleicht haben Sie sich als Selbstständige ein Homeoffice eingerichtet und dafür entsprechende Arbeitsmittel gekauft. Wussten Sie, dass Ihr Schreibtisch und alles, was darauf liegt (Stifte, Papier, Taschenrechner) als Betriebsausgabe gelten und somit steuerlich absetzbar sind?

Hier gilt zu beachten: Für die Anerkennung als Arbeitsmittel verlangt das Finanzamt eine betriebliche Nutzung von mindestens 90 Prozent. Zu diesen Arbeitsmitteln zählen: 

✓ Arbeitsfördernde Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl und -lampe oder Bücher- und Aktenregale. 

✓ Arbeitsgeräte (Laptop, Taschenrechner, Locher etc.) 

✓ Bürobedarf (zum Beispiel Stifte und Papier)

Vermutlich haben Sie schon einmal Dinge für den privaten Bedarf gekauft, die letztlich im Unternehmen zum Einsatz kamen: Die Espresso-Maschine aus Ihrer Privatküche steht mittlerweile im Büro oder der einst privat gekaufte Laptop dient nun ausschließlich geschäftlichen Zwecken. Legen Sie solche Gegenstände in Ihr Betriebsvermögen ein, um ihren Wert steuerlich abzusetzen.

Ermitteln Sie dazu den Einlagewert des Objekts und schreiben Sie einen Eigenbeleg unter Angabe des Zeitpunkts, ab Sie es betrieblich nutzen. Der (geringe) Aufwand lohnt sich gerade hier, um ebenfalls an Steuern für das Kleingewerbe zu sparen. Im Zweifelsfall gehen Sie auf Ihren Steuerberater zu, der weitere rechtliche Informationen geben kann.