November 05, 2020 by Qonto

Reisekosten-abrechnung: Verpflegungs-pauschale

Sich auf Dienstreisen zu verpflegen, kann teuer sein. Diese Pauschalen können Sie sich von Ihrem Arbeitgeber erstatten lassen.

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Wer dienstlich auf Reisen ist, kann unter bestimmten Umständen einen Verpflegungsmehraufwand beziehungsweise eine Verpflegungspauschale geltend machen. Zuständig für die Höhe der Leistungen ist das Bundesministerium der Finanzen (BMF). Die Regelungen des BMF schreiben die Sätze fest, die abgerechnet werden können. Die letzte Änderung gilt ab dem 1. Januar 2020. Geltend gemacht werden die beruflich veranlassten Kosten beim Arbeitgeber oder im Rahmen der Einkommensteuer beim Finanzamt.

Die neuen Spesensätze

Es wird davon ausgegangen, dass die Verpflegung unterwegs teurer ist als bei einem Aufenthalt am regulären Arbeitsplatz. So wurden ab 2020 folgende Sätze festgelegt:

- Bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden (aber unter 24 Stunden) lassen sich 14 Euro abrechnen. Dieser Betrag gilt auch jeweils für den Anreise- und Abreisetag, wobei hier die Abwesenheit in Stunden nicht von Relevanz ist.

- Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden (gerechnet von 0 bis 24 Uhr, also einen Kalendertag) erstattet der Arbeitgeber 28 Euro.

Abwesenheiten von unter acht Stunden können inzwischen nicht mehr abgerechnet werden.

Ebenfalls wichtig: Diese Pauschalen gelten auch dann, wenn die Kosten für die Verpflegung höher sind als die vom BMF festgelegten Sätze. Die realen Beträge können nicht erstattet oder abgesetzt werden.

Abzüge für kostenlose Mahlzeiten

Wird dem Arbeitnehmer, der auswärtig tätig ist, kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Berechnet werden für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten, beispielsweise für das Frühstück im Hotel, 20 Prozent einer Tagespauschale, also 5,60 Euro, für Mittag- und Abendessen sind es jeweils 40 Prozent oder je 11,20 Euro

Ein Beispiel: Wer mit einem Geschäftspartner im Auftrag des Arbeitgebers zum Abendessen geht und morgens in der Unterkunft frühstückt, kommt bei einem Dreitagesaufenthalt auf folgende Beträge:

  • An- und Abreisetag jeweils 14 Euro
  • Voller Tag: 28 Euro minus 5,20 Euro Frühstück und minus 11,20 Euro Abendessen = 11,60 Euro
  • Gesamtbetrag: 39,60 Euro

Wenn eine Mahlzeit preiswerter ist als die anrechenbare Pauschale, wird auch nur dieser niedrigere Betrag berechnet. Bei höheren Kosten dagegen kommt der volle Pauschalbetrag zum Abzug.

Wann Arbeitgeber, wann Finanzamt?

Dazu kommt eine Übernachtungspauschale von 20 Euro. Diese gilt auch dann, wenn höhere Kosten für die Übernachtung bezahlt werden. Der niedrige Betrag soll einen Missbrauch der Regelungen verhindern, zum Beispiel wenn Arbeitnehmer privat übernachten und selbst über die Einkommenssteuererklärung abrechnen.

Springt der Arbeitgeber nicht ein, wird diese Pauschale ebenso wie die übrigen Kosten in der Einkommenssteuer unter dem Punkt Werbungskosten geltend gemacht (siehe Einkommenssteuergesetz § 9). Sie werden also nicht eins zu eins erstattet, aber sie mindern die Steuerlast.

Gut zu wissen: Der Arbeitnehmer ist zur Übernahme der Verpflegungspauschale nicht verpflichtet.

Natürlich können die Verpflegungskosten nicht zweimal geltend gemacht werden. Sie werden entweder in der Buchhaltung der Firma eingereicht oder im kommenden Jahr beim Finanzamt.

Sonderfälle

Für einige Fälle gibt es besondere Regelungen.

Die Mitternachtsregelung

So gilt eine Ausnahme für Arbeitnehmer, die über Nacht arbeiten und demnach zwar auf Dienstreise sind, aber keine Übernachtung brauchen. Denkbar sind zum Beispiel Reparaturaufträge bei Großkunden, bei denen die Arbeit rund um die Uhr laufen muss. Kommen mehr als acht Stunden Reisezeit zusammen, kann eine Verpflegungspauschale angesetzt werden. Sie wird auf den Tag angerechnet, auf den die meisten dieser Arbeitsstunden fallen. Dies ist die sogenannte Mitternachtsregelung.

Gemischt veranlagte Reisen

Manche Seminare oder Schulungen laufen zwar mehrere Tage, aber immer nur über die Hälfte des Tages. Die übrige Zeit wird den Arbeitnehmern zur freien Verfügung gestellt und als Privatzeit angerechnet. Die Verpflegungspauschale wird dementsprechend um 50 Prozent gekürzt. Diese Regelung kommt beispielsweise zum Tragen, wenn der Aufenthalt in einer idyllischen Landschaft liegt und diese in den freien Stunden auf eigene Faust erkundet werden darf.

Weitere Ausnahmen

Eine weitere Besonderheit ist eine längere Dienstreise, bei der nur an den Wochentagen gearbeitet wird, die Wochenenden dagegen frei sind. Da der Reisende diese Regelung nicht beeinflussen kann, kann er auch für die Wochenendtage eine Pauschale ansetzen.

Unentgeldlich angebotene Mahlzeiten im Flugzeug werden ebenfalls abgezogen, wenn sie auf einem Tablett serviert werden. Diese Form gilt dann als vollwertiges Essen.

Mancher Arbeitnehmer unternimmt mehrere kleine Dienstreisen an einem Tag, die einzeln nicht gelten würden. Der Arbeitgeber bezahlt eine Pauschale (oder sie wird beim Finanzamt abgesetzt), wenn die Einzelfahrten sich zusammen auf eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der regelmäßigen Arbeitsstätte summieren.

Sonderregelungen Auslandsreisen

Diese Regelungen gelten für Dienstreisen im Inland. Für das Ausland werden andere Beträge angerechnet, auch hier wurde für 2020 und folgende Jahre nachjustiert. Die Sätze schwanken stark, selbst innerhalb einzelner Regionen in demselben Staat (Beispiel USA). So kann es passieren, dass ein Aufenthalt im Nachbarland deutlich höher berechnet wird als die Dienstreise nach Fernost. Daher ist es ratsam, sich über die aktuellen Beträge im Internet zu informieren. Werden Reisen in Deutschland und im Ausland kombiniert, muss jeweils getrennt abgerechnet werden.

Die Reisekostenabrechnung

Es empfiehlt sich, die gesamte Reisekostenabrechnung in einer übersichtlichen Tabelle (Excel) aufzulisten. Zudem sollten alle Belege, angefangen bei der Hotelrechnung, aufgehoben werden. Es ist ebenfalls nützlich, sich Notizen zu den Dienstreisen zu machen. Das gilt umso mehr, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung in der Einkommensteuer selbst vornehmen muss und bis zu dieser noch viel Zeit verstreicht. Gibt es keine Quittungen, zum Beispiel bei den Trinkgeldern, werden Eigenbelege ausgestellt.

Fazit

Bei einer beruflich veranlassten Reise gelten seit 2020 neue Verpflegungssätze. Die Abzüge für Mahlzeiten sind im Prozentsatz gleich geblieben, haben sich dadurch aber auch erhöht. Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, bleibt die Anrechnung beim Finanzamt.

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