September 07, 2020 by Qonto

Einfach Reisekosten abrechnen mit Online-Vorlage

Bei Dienstreisen entstehen Kosten. Ob für die Einreichung beim Arbeitgeber oder für die Steuererklärung: Erleichtern Sie die Abrechnung mit entsprechenden Vorlagen zum Herunterladen.

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Reisekosten bzw. Reisekostenabrechnungen mit

beschäftigen viele Arbeitnehmer oder Unternehmen immer wieder. Der Arbeitsalltag bringt es mit sich, dass Mitarbeiter häufiger für mehrere Stunden, einen Tag oder längere Zeit außerhalb des Unternehmens – ihrer ersten Tätigkeitsstätte – arbeiten müssen. Manchen wie Monteuren oder Leiharbeitern fehlt dieser steuerlich relevante Bezugspunkt sogar ganz. Sie sind einfach immer auf Reise bzw. auf Einsatzwechseltätigkeit

Verpflegungsmehraufwand

Wer sich unterwegs verpflegen muss, hat dabei in aller Regel höhere Kosten als zu Haus. Selbst mit einer Kochmöglichkeit in der Unterkunft fehlt oft die Zeit, sich selbst zu versorgen. Deswegen geht es zum Essen eher in Imbisse oder Restaurants. So entsteht schnell ein Mehraufwand für die Verpflegung.

Höhere Kosten für Verpflegung geltend machen

Um den zusätzlichen Aufwand finanziell zu stemmen, erhalten die Mitarbeiter finanzielle Unterstützung.

Aufwandsentschädigung durch die Unternehmen

Viele Unternehmen ersetzen den Mehraufwand zeitnah durch eine zusätzliche Zahlung mit dem nächsten Gehalt oder Lohn. Diese ist für die Mitarbeiter steuerfrei (wie z. B. auch die Ausgabe von Tankgutscheinen) und auf Arbeitgeberseite entstehen dadurch steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben.

Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen

Ohne direkte Erstattung vom Chef bleibt die Alternative der Geltendmachung in der Einkommenssteuererklärung. Aus den zusätzlichen Verpflegungskosten werden dann Werbungskosten. Diese senken das zu versteuernde Einkommen und damit die Steuerlast.

Auf diesem Weg erhalten alle eine Erstattung, die nicht schon vom Arbeitgeber einen Ausgleich bekommen haben. Aber: Naturgemäß dauert es Monate oder vielleicht sogar ein ganzes Jahr, bevor der Ausgleich mit dem Steuerbescheid und einer Steuerrückzahlung ankommt. Und auch wenn die Verpflegungsmehraufwendungen dabei voll anerkannt werden, erfolgt am Ende keine volle Erstattung durch die Steuerrückzahlung. Sollte sich die Rückzahlung als fehlerhaft erweisen, kann Einspruch erhoben werden. 

Dieser Weg bedeutet also immer ein finanzielles Minus.

Übrigens: Unternehmer können auch Geschäftsessen mit bis zu 70 % steuerlich absetzen. Wichtig dabei ist ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg und dass Kosten und Anlass des geschäftlichen Essens in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.

Vorlagen für Reisekostenabrechnungen

Die absolute Mehrheit der Arbeitgeber erstattet Reisekosten aber ohnehin sofort. Für die Zahlung verfügen sie meist eine Vorlage für Reisekostenabrechnungen, die im Anschluss an die Auswärtstätigkeit nur noch mit den entsprechenden Informationen zu den angefallenen Reisekosten ausgefüllt werden muss.

In solchen Spesen- oder Reisekostenabrechnungen fließen dann alle Reisekosten übersichtlich zusammen. Das erleichtert die interne Abrechnung oder später den Nachweis bei den Finanzämtern.

Verpflegungspauschalen

Ähnlich wie z. B. die Kilometerpauschale vereinfachen auch Verpflegungspauschalen die Reisekostenabrechnung, weil für die Verpflegung bestimmte Pauschalen gelten und nicht jeder Ausgabeposten nachgewiesen und zurückerstattet werden muss. Auch müssen nicht alle einzelnen Positionen durch Belege bzw. Eigenbelege nachgewiesen und jede Hotelrechnung aufbewahrt werden.

Diese Pauschalen richten sich primär nach der Dauer der Auswärtstätigkeit. Es gibt zwei Sätze – einer gilt mit jeweils 14 Euro für Abwesenheiten oder Reisen im Inland ab acht Stunden. Mit dem doppelten Satz (28 Euro) wird der Mehraufwand bei der Verpflegung für volle Tage abgegolten.

Im Ausland gelten abweichende Beträge.

Dabei decken die Pauschalen zumeist nicht den tatsächlichen Aufwand. Sie sollen aber auch nur die durchschnittlichen Mehrkosten gegenüber der gewohnten Versorgung zu Hause in etwa ausgleichen.

Download Reisekostenabrechnung kostenlos

Gerade jungen Unternehmern fehlt eine Reisekostenabrechnung zumeist noch in ihrem Portfolio an Formularen. Ebenso suchen die Mitarbeiter nach einer Vorlage, wenn ihre Chefs ihnen keine an die Hand geben oder sie die Reisekostenabrechnungen für die Steuererklärung benötigen. 

Die Vorlage kann jeder selbst erstellen. Es müssen keine formalen Anforderungen oder Vorschriften erfüllt sein. Es braucht aber immer Zeit und etwas Erfahrung, um zu wissen, welche relevanten Punkte oder Felder für Einträge in die Vorlage gehören.

Vorlagen aus dem Internet erleichtern die Reisekostenabrechnung dagegen deutlich. Hier haben Profis schon alles Wichtige berücksichtigt und die Papiere auch gleich übersichtlich gestaltet.

Solche Vorlagen gibt es vielerorts online. Suchmaschinen wie Google zeigen sie für Suchbegriffe wie „Reisekostenabrechnung Vorlage“ schnell und führen sofort zu kostenlosen Formularen.

Diese lassen sich dann ausdrucken und von Hand ausfüllen oder Sie nutzen sie direkt als digitale Dokumente im Excel-Format oder als ausfüllbare PDF-Dateien auf dem Notebook, Smartphone oder Tablet.

So gelingt Ihnen dann jede Reisekostenabrechnung leicht und schnell.

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