Trasforma il caos in efficienza: gestisci la contabilità con la raccolta documenti automatizzata

Quando pensiamo alla burocrazia, ci vengono in mente scrivanie sepolte da montagne di ricevute, fatture allegate via email e conservate in ordine sparso nella posta in arrivo, e la sensazione fastidiosa di aver dimenticato qualcosa di importante.

Ti suona familiare? Non lo è solo per te: è una sfida quotidiana fin troppo reale per molte piccole e medie imprese (PMI).

E se ti dicessimo che esiste un modo per trasformare questo incubo amministrativo in un processo snello ed efficiente?

La tecnologia ha cambiato il nostro modo di lavorare e oggi i processi innovativi di raccolta documenti possono far risparmiare diverse ore al mese e fornire informazioni preziose sulle spese e sulla salute finanziaria della tua attività.

In Qonto, abbiamo automatizzato la raccolta documenti, rivoluzionando la quotidianità di tanti nostri utenti.

Perché la raccolta documenti è così importante?

• È obbligatoria per chiudere i bilanci, gestire l'IVA e rispettare le normative.
  
  
• Ti aiuta a mantenere l'ordine, evitando di mancare le scadenze e di perdere le ricevute.
  
  
• Fornisce spunti utili per prendere decisioni finanziarie ponderate e una visione chiara sul flusso di cassa.

Vediamo insieme come Qonto sta trasformando la gestione documenti per le PMI come la tua.

Possiamo dire con certezza che la gestione tradizionale dei documenti, con archivi stracolmi di scartoffie, non è più una preoccupazione per le imprese moderne. Ma la gestione smart dei documenti non si limita semplicemente a un sistema di archiviazione digitale: significa anche liberare il potenziale dei tuoi dati finanziari. 

Infatti, con la gestione documenti di Qonto puoi:

• Recuperare tempo prezioso
  La raccolta documenti di Qonto è progettata per dimezzare il tempo impiegato per la contabilità. Dedica il tuo tempo alla crescita del business, non alla gestione della burocrazia.
  
  
• Non farsi mai cogliere di sorpresa dalle verifiche fiscali
  Per i nostri utenti, ogni documento finanziario è organizzato, accessibile e conforme, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Grazie alla raccolta documenti smart, niente più corse dell'ultimo minuto a fine mese.
  
  
• Ottenere la massima trasparenza finanziaria
  Con i nostri strumenti di raccolta documenti, puoi ottenere una visione d'insieme sulla salute finanziaria della tua attività, ma anche analizzare nel dettaglio le singole transazioni. Prendi decisioni consapevoli sulla base di dati completi e sempre aggiornati su entrate e uscite.
  
  
• Accelerare il processo decisionali
  Con Qonto, i Titolari del conto e i team finanziari possono consultare dati finanziari cruciali ovunque e in qualsiasi momento. Che tu debba prendere decisioni rapide mentre sei in viaggio o pianificare sul lungo periodo, hai sempre a disposizione tutti i dati necessari.

Le funzionalità di raccolta documenti moderne sono pensate per stare al passo con il ritmo dei business di oggi. Ecco come queste funzionalità si integrano con Qonto:

• Scansiona le ricevute ovunque ti trovi, con il tuo smartphone
  Non dovrai più stipare gli scontrini nel portafoglio o rischiare di perderli in viaggio. Scatta una foto della ricevuta con l’app di Qonto, verrà caricata e categorizzata in automatico grazie all'analisi avanzata specifica per il settore della tua attività. È come avere un assistente personale in tasca, pronto ad archiviare e organizzare le tue spese ovunque tu sia.
  
  
• Archiviazione cloud: digitale, sicura e sempre accessibile
  Non temere più di perdere documenti importanti. Il cloud storage di Qonto garantisce che i tuoi documenti finanziari siano al sicuro, salvati con backup e accessibili da qualsiasi dispositivo. Che tu sia in ufficio, a casa o in trasferta, i tuoi documenti sono sempre a portata di clic.
  
  
• Riconciliazione automatica: abbinamento smart di documenti e transazioni
  I tempi della riconciliazione manuale di ricevute e transazioni sono finiti. Qonto associa in automatico i giustificativi caricati sull’app alle transazioni corrispondenti: dalle ricevute dei professionisti alle fatture dei fornitori. Così, non solo risparmi tempo prezioso, ma riduci anche il rischio di errori umani nella contabilità.
  
  
• L'IA al servizio della contabilità: rilevamento IVA e categorizzazione
  Affida all'intelligenza artificiale i compiti più noiosi della gestione fiscale. L'IA di Qonto rileva e categorizza l'IVA su ricevute e fatture, rendendo la gestione fiscale più precisa e meno stressante. L'abbiamo programmata come un contabile instancabile, sempre vigile e che lavora 24 ore su 24, per mantenere in ordine le tue finanze.

Abbiamo perfezionato i nostri strumenti di raccolta documenti per semplificarti la vita. Ecco cosa abbiamo in serbo per te:

Dimentica l'inserimento manuale dei dati. Qonto importa in automatico le fatture di fornitori e clienti, integrandosi perfettamente con i servizi che usi di più, dagli store online (come Amazon Business) ai software aziendali. Un sistema che non ti fa sprecare energie mentali e tempo prezioso, assicurando che nessuna fattura sfugga dal tuo radar.

La nostra tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è come un mago della finanza che trasforma le immagini dei documenti in dati utilizzabili. Non si limita a leggere i dati: li comprende, li categorizza e li abbina alle transazioni corrispondenti in automatico. Errore umano? un vecchio ricordo.

Gli adempimenti fiscali ti preoccupano? Il nostro sistema rileva e categorizza l'IVA in automatico. È come avere un esperto fiscale disponibile 24 ore su 24, che si assicura che sia sempre tutto in regola. 

Ricevute digitali con valore probatorio, zero scartoffie. Le nostre ricevute digitali hanno la stessa validità legale di quelle cartacee: dimentica gli archivi stracolmi di fogli volanti. Non è solo una questione di spazio fisico, ma anche di serenità mentale. 

Immaginiamo la giornata tipo di un imprenditore o un’imprenditrice che utilizza la raccolta documenti Qonto. Inizia giornata offrendo il caffè al team e digitalizzando lo scontrino del bar con l’app di Qonto: una rapida foto con lo smartphone e in pochi tocchi, la ricevuta viene caricata, categorizzata e abbinata alla transazione corrispondente sul conto Qonto. E il commercialista, a fine mese, ringrazierà per questo livello di organizzazione.

Una volta in ufficio, accede alla Dashboard dal computer, dove trova una panoramica chiara di tutte le transazioni recenti, complete di documenti allegati. Potrebbe servirgli una fattura specifica del mese scorso: con la potente funzionalità di ricerca Trova su Qonto, potrà trovare qualsiasi documento in pochi secondi, risparmiando energie e tempo prezioso.

Nel corso della giornata, può apprezzare il vero potenziale della collaborazione in team, grazie ai livelli di accesso personalizzati di Qonto: i commerciali caricano le fatture dei clienti, l'Office manager gestisce le fatture dei fornitori. Ognuno accede alle informazioni necessarie, mentre quelle sensibili rimangono private. Questo livello di personalizzazione garantisce una collaborazione fluida senza compromettere la sicurezza.

Più tardi, va a un incontro con un cliente, ma prima verifica che quest’ultimo abbia pagato le fatture. Nessun problema: con l'app di Qonto, può consultare qualsiasi documento finanziario direttamente dallo smartphone. La possibilità di prendere decisioni informate all’istante fa una buona impressione sui clienti e dimostra l'agilità e la preparazione della sua attività.

Dal caffè del mattino alle riunioni di fine giornata, la raccolta documenti Qonto si integra perfettamente nella sua routine, ottimizzando la gestione delle finanze aziendali.

Sappiamo che l’operatività del tuo business si muove e si sviluppa all’interno di un ecosistema. Ecco perché Qonto è integrabile con vari strumenti strategici:

Usi TeamSystem o altre piattaforme di contabilità? Integrale con Qonto, per gestire tutto da un’unica piattaforma. Pensa a Qonto come un adattatore universale che collega i tuoi dati finanziari ai tuoi strumenti quotidiani.

Dai al tuo commercialista un posto virtuale nel centro di controllo delle tue finanze. Condivisione in tempo reale significa dati sempre aggiornati e meno scambi via email con il commercialista, che sarà più autonomo e potrà gestire i tuoi conti con maggiore fluidità.

Perché destreggiarsi tra diverse piattaforme quando puoi avere tutto in un unico posto? Il nostro aggregatore di conti riunisce tutte le entrate e uscite aziendali su Qonto, per avere una visione d’insieme delle tue finanze, sempre a portata di mano.

Sfruttando gli strumenti di raccolta documenti Qonto insieme a un ricco ecosistema di integrazioni, non gestisci solo i documenti, ma padroneggi l'intero flusso di lavoro finanziario.Nel loro insieme, le integrazioni e i processi di raccolta documenti hanno un unico obiettivo: darti il potere di gestire la tua attività in modo più smart e veloce che mai. 

Utilizzare le funzionalità Qonto di raccolta documenti è semplice quanto rivoluzionario. Abbiamo progettato il nostro sistema per essere intuitivo e completo, adatto ad attività di ogni dimensione e tipo. 

Le importazioni automatizzate sono il cuore della piattaforma Qonto. Con collegamenti a centinaia di fornitori e gli strumenti di fatturazione più utilizzati, i tuoi documenti vengono acquisiti senza alcuno sforzo. Immagina di trovare al risveglio la tua ultima bolletta telefonica o la fattura del tuo cliente più importante già nel tuo conto Qonto, categorizzata e pronta per essere processata.

Ma sappiamo che non tutti i documenti provengono dalla stessa fonte. Per questo offriamo diversi metodi di caricamento adatti al tuo flusso di lavoro: inoltra le email direttamente al tuo conto Qonto, collega il tuo cloud storage o usa la nostra app per acquisire documenti mentre sei in viaggio. È la flessibilità che si adatta alla tua attività, non il contrario.

In caso di arretrati o di un grande numero di documenti da gestire, la funzionalità che ti salva la vita è il caricamento in blocco: carica centinaia di documenti in una volta sola e rilassati, mentre Qonto li ordina e categorizza con efficienza. È come avere un consulente esperto che gestisce la tua documentazione a velocità record.

E non dimentichiamo la funzionalità di pagamento tramite fattura, Billpay. Questo strumento semplifica la gestione dei pagamenti, permettendoti di programmarli direttamente dalle fatture caricate. Billpay unisce la raccolta documenti alla gestione del flusso di cassa, per non perdere più di vista pagamenti e fatture.

Implementare una raccolta documenti efficiente ha un effetto a cascata su ogni aspetto della tua attività. La gestione centralizzata diventa la nuova normalità. Con tutti i documenti finanziari in un unico posto, hai un'unica fonte attendibile, per una comunicazione più chiara e decisioni più consapevoli a tutti i livelli aziendali.

Una maggiore precisione documentale porta con sé un ulteriore livello di sicurezza nella gestione finanziaria. Con elaborazione e categorizzazione automatizzate, il rischio di errori umani si riduce drasticamente, fornendo una base solida per tutte le decisioni finanziarie. 

Il risparmio in termini di tempo e costi sono enormi: il tempo prima dedicato all'inserimento manuale dei dati e all'organizzazione dei documenti ora è libero, permettendoti di reinvestirlo nella crescita della tua attività. Pensa a quello che potresti realizzare dedicando più ore ogni settimana alla strategia o alle relazioni con i clienti.

La possibilità di condividere in tutta facilità le informazioni finanziarie approvate abbatte le barriere all'interno della tua attività: con accessi personalizzati il team può consultare istantaneamente i dati finanziari pertinenti, promuovendo la collaborazione e permettendo a tutti di lavorare con efficacia.

La raccolta documenti di Qonto è progettata per trasformare l’operaitività della tua attività, creando un ambiente più efficiente, preciso e collaborativo, in cui la gestione finanziaria diventa una risorsa strategica invece di un peso amministrativo.

In Qonto ci impegniamo a evolverci insieme alle esigenze della tua attività. La nostra tecnologia di raccolta documenti è in continuo miglioramento, con interessanti sviluppi all'orizzonte:

• Capacità dell’IA potenziate, per una categorizzazione ed estrazione dati ancora più precise.
  
  
• Opzioni di integrazione ampliate, con una gamma ancora più vasta di strumenti e piattaforme business.
  
  
• Funzionalità di analisi avanzate, per ricavare informazioni più approfondite dai documenti finanziari.

La nostra innovazione parte da te. Il tuo feedback è la base del nostro processo di sviluppo. Attraverso sondaggi regolari, programmi di beta testing e canali di comunicazione diretta, ci assicuriamo che i nostri miglioramenti rispondano alle tue esigenze reali. Questo approccio incentrato sull'utente ci mantiene all'avanguardia nell'innovazione fintech, garantendo che i nostri strumenti crescano insieme alla tua attività.