Cómo los datos en tiempo real están transformando el rol del asesor contable

Con el auge de la automatización y la inteligencia artificial, los datos contables en tiempo real están ganando terreno. Su uso plantea desafíos para los asesores y es una fuente de nuevas oportunidades.

El acceso rápido a la información es ahora un elemento vital de las empresas, especialmente en la función financiera. De hecho, los directores financieros, administrativos y los líderes empresariales necesitan más que nunca poder acceder a datos precisos y confiables en cualquier momento.

Para los asesores, este desafío es una oportunidad de oro: si implementan la automatización y la inteligencia artificial (IA), pueden ofrecer a sus clientes datos contables en tiempo real y, por lo tanto, posicionarse como valiosos socios comerciales.

En este artículo, desciframos esta revolución en curso y sus impactos en el sector de las asesorías y despachos profesionales.

Declaraciones de IVA, gestión de nóminas a final de mes, declaraciones trimestrales, cierre anual de cuentas... durante décadas, la gestión financiera corporativa ha estado marcada por plazos regulares, definiendo ciclos contables fijos.

Sin embargo, en el clima económico actual, estos ciclos contables ya no son apropiados.

De hecho, las empresas ya no pueden darse el lujo de esperar hasta el final del trimestre o del año (o incluso el final del mes) para evaluar su situación financiera.

Necesitan actualizar sus datos casi todos los días para saber cuál es su situación y poder tomar decisiones informadas.

Ese es el objetivo del Contabilidad en tiempo real, que adopta la forma de:

1. Un registro instantáneo de las facturas tan pronto como se reciben, para optimizar la gestión de las cuentas por pagar y dar una visión precisa de las obligaciones financieras de la empresa en un momento dado.
2. Una conciliación automática de los movimientos bancarios con las transacciones registradas en el sistema de contabilidad, para garantizar una conciliación precisa de los saldos y una detección rápida de las discrepancias.
3. Un sistema para anticipar los pagos mediante un análisis de los plazos y teniendo en cuenta las posibles cotizaciones, para permitir una mejor planificación financiera y una gestión dinámica del flujo de caja.
4. Paneles para obtener una visión de 360 grados de la salud financiera de la empresa, con KPIs clave, como efectivo, cuentas por cobrar y por pagar y resultados financieros.

Los datos contables en tiempo real se basan en la llegada de 3 innovaciones tecnológicas importantes:

1. Desmaterialización: Gracias a la conversión de documentos en papel a formato digital, las empresas ahora pueden acceder instantáneamente a sus facturas, extractos bancarios y otros documentos contables, lo que facilita el registro inmediato de las transacciones y evita picar datos de forma manual.

2. Automatización: el software especializado ahora puede procesar automáticamente los datos disponibles, registrar transacciones y generar informes al instante. Suficiente para eliminar tareas tediosas y acelerar considerablemente los procesos contables.

3. EL OBJETIVO: Los algoritmos sofisticados ahora permiten analizar rápidamente grandes cantidades de datos financieros. Estos sistemas facilitan el registro de las transacciones, la detección de errores y proporcionan información valiosa para predecir eventos futuros.

Gracias a la combinación de estas 3 grandes oleadas de digitalización, el acceso a los datos contables en tiempo real ya es una realidad en algunas empresas. Y es muy probable que esto incluso se convierta en la norma dentro de unos años.

La facturación electrónica exigirá que las empresas intercambien facturas electrónicas a partir de 2025, es decir, facturas digitales en forma que deben cumplir estándares muy específicos.

Las asesorías y empresas deben anticipar este cambio y promover el desarrollo de sistemas de información contable en tiempo real.

¿Por qué? Simplemente porque la facturación electrónica obligará a la desmaterialización y permitirá a las empresas (y a sus asesores) acceder a un multitud de datos ya estructurados

Sin embargo, estos datos estructurados permitirán alimentar algoritmos de inteligencia artificial, mejorando aún más su capacidad para generar análisis.

¡Por lo tanto, podemos esperar una explosión de datos en tiempo real en las empresas en los próximos años! Y esa es una gran noticia para las empresas...

Los datos contables en tiempo real permiten a las empresas beneficiarse de una Información instantánea sobre su salud financiera.

¡Y esa es una ventaja crucial! Porque les permite:

• ‍Aumento de la reactividad: No es necesario esperar a los informes mensuales o trimestrales para tomar decisiones importantes, los responsables de la toma de decisiones pueden actuar mucho más rápido y ser ágiles.
  
  
• ‍Mejorar la toma de decisiones: Con información financiera actualizada, las empresas están mejor informadas y se benefician de una mejor comprensión de sus actividades. Por lo tanto, pueden planificar sus gastos e inversiones para maximizar sus ganancias.
  
  
• Mejorar la transparencia: la empresa puede compartir información financiera actualizada en cualquier momento para fomentar la confianza de los bancos, los inversores y otras partes interesadas.‍
  
  
• Optimización de la gestión de riesgos: Los directores financieros o los gerentes pueden anticipar posibles problemas y adoptar una gestión financiera más proactiva. Por ejemplo, pueden gestionar su flujo de caja de forma más eficaz para evitar la escasez de fondos, o acceder fácilmente al archivo de registros contables en caso de una auditoría fiscal.

Para decirlo de otra manera: en tiempo real, los datos contables, que antes eran herramientas sencillas para el análisis histórico, se están convirtiendo instrumentos de control dinámico.

Aumentan la visibilidad de los directores financieros y gerentes y les permiten tomar realmente el control de sus actividades.

Lo acabamos de ver: los datos contables en tiempo real son palancas estratégicas reales para las empresas.

Al dar a sus clientes acceso a los sistemas de información en tiempo real, los asesores van mucho más allá de la simple gestión contable y fiscal y ofrecen un ventaja competitiva para las empresas a las que apoyan.

Y como sabemos, maximizar el satisfacción del cliente y fortalecer la fidelidad son la base del éxito de las asesorías y despachos.

La automatización de las tareas contables repetitivas gracias a las tecnologías de datos en tiempo real y, más ampliamente, a través de la transformación digital, también libera a los asesores de muchas horas de trabajo manual.

Al final: un aumento de la productividad del equipo, un optimizar la calidad del servicio, y un mejora de la satisfacción laboral.

El tiempo ahorrado se puede invertir en el desarrollo comercial o, como veremos enseguida, en la diversificación hacia nuevas actividades.

Con datos siempre actualizados y de fácil acceso, las asesorías ahora pueden ofrecer servicios que van mucho más allá de la contabilidad tradicional.

Estos servicios, que se centran en la asesoramiento y apoyo estratégico, pueden incluir:

1. Servicios subcontratados de CFO y estrategia financiera
2. Gestión administrativa delegada
3. La búsqueda de financiación
4. Administración de efectivo
5. Administrar los activos del administrador
6. ¡Y mucho más!

Al integrar datos en tiempo real en su oferta, los asesores están transformando no solo su profesión, sino también la forma en que las empresas perciben y explotan sus habilidades financieras.

Los datos en tiempo real son, por lo tanto, una oportunidad de oro para las asesorías. Sin embargo, para poder comprenderlos, tienen que poder adaptarse a ellos.

Esta adaptación implicará imperativamente:

• ‍Un aumento de las habilidades en el control de datos: las empresas no solo deben realizar una formación exhaustiva para sus equipos actuales, sino también planificar la contratación de nuevos talentos especializados en datos, como analistas de datos o controladores de datos.
  
  
• ‍La implementación de procesos internos adaptados : las empresas deben revisar todos sus flujos de trabajo para permitir la recopilación, explotación y respaldo de los datos sin problemas, e integrar nuevas prácticas relacionadas con la información en tiempo real.
• 
  ‍Adopción de soluciones sólidas: las empresas deben poder confiar en una infraestructura tecnológica capaz de gestionar y procesar datos en tiempo real.

En Regate by Qonto, esto es exactamente lo que hemos desarrollado: una plataforma diseñada para gestionar la contabilidad en las asesorías, integrada directamente con el software de contabilidad, y que les permite ofrecer a sus clientes información financiera actualizada y en tiempo real, gracias a la entrada automatizada de datos.

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