Qué necesita el plan financiero de una startup

Una buena planificación de las finanzas es clave para el éxito de la puesta en marcha de un negocio. Conoce qué debes tener en cuenta y cómo hacer los cálculos pertinentes.

Los emprendedores tienen ambición, lo que lleva a veces a que se creen muchas startups sin una planificación previa. El marketing, el crecimiento y la hoja de ruta deben considerarse de antemano y la etapa de establecimiento requiere un plan riguroso. Es decir, que antes de empezar tu aventura empresarial es mejor que tengas varios cabos bien atados, especialmente en lo referente a los números.

La principal razón por la que fracasan las startups es la falta de fondos, según un estudio elaborado por la incubadora de ideas Wilbur Labs. Esto se puede combatir con una planificación financiera adecuada.

La planificación financiera para una startup es crear una hoja de ruta. ¿Cómo se elabora? Trazando el plan para el éxito financiero de tu empresa, que podrás determinarlo en función de las siguientes métricas:

• Gastos.
• Ingresos proyectados.
• Márgenes.
• Beneficio proyectado.
• Umbral de rentabilidad.
• Flujo de caja.
  
  

Es importante recordar que es posible que no tengas toda esta información lista para incluirla en tu primer plan financiero. Esto se debe a que este no es un documento estático: cambiará y se adaptará a medida que tu negocio crezca y tome forma.

No se puede subestimar la importancia de la planificación financiera. Es esencial tanto para los emprendedores que crean sus primeras startups, como para los negocios ya establecidos.

• Aumenta la confianza en tu idea: un plan financiero puede infundir un nivel de confianza mayor sobre tu empresa. Con una hoja de ruta clara establecida, puedes avanzar sabiendo al menos dónde pretendes llegar y cómo planeas conseguirlo.
• Atrae a mejores inversores: para que otras personas aporten dinero y respalden financieramente tu negocio, debes demostrarles un enfoque realista y con visión de futuro.
• Genera ahorros: tener beneficios no es algo que puedas esperar en el corto plazo al crear una empresa, especialmente en las etapas iniciales. Pero los ahorros pueden ayudar en situaciones de emergencia y planes de crecimiento. La planificación financiera te permitirá plantearte cómo generarlos desde el principio.

Existen dos enfoques para la planificación financiera, cada uno de los cuales se adaptará mejor a algunos planes de negocios que a otros. Comprender cuál funcionará mejor para tu caso concreto es clave para crear el plan financiero adecuado para tu empresa.

Este método generalmente lo eligen las compañías de mayor tamaño y, especialmente, las de industrias establecidas con una gran cantidad de información disponible. Consiste en analizar datos macro del mercado en el que se encuentra tu empresa, estableciendo primero el tamaño del mercado direccionable total (TAM) en cualquier moneda en la que estés haciendo negocios.

Con este tipo de análisis se calculan los ingresos estimados. Se adapta mejor a las empresas más grandes porque ingresan a mercados establecidos y determinan cómo encajarán en ellos, en lugar de intentar abrirse paso en los sectores emergentes que tienen más potencial de crecimiento.

Antes de realizar un pronóstico de arriba abajo, revisa tu decisión:

• ¿Estas estimaciones tienen sentido para el tamaño de tu empresa?
• ¿Están estos tipos de proyecciones de mercado dentro de las capacidades operativas de tu startup?
  
  

Para comenzar la previsión de arriba hacia abajo, recopila todos los datos relevantes en tu mercado elegido, sobre las principales empresas con las que competirás. Luego necesitas calcular el TAM, que se hace con esta ecuación:

Ingresos = Tamaño de TAM ($) x Participación de mercado (%)

El porcentaje que te queda es el ingreso total del TAM que tu empresa puede obtener razonablemente.

Al contrario de la previsión de arriba abajo, este método utiliza datos de nivel micro para evaluar los ingresos durante un período de tiempo elegido. 

Mientras que el pronóstico de arriba abajo evalúa los datos de mercado existentes para determinar el total, el pronóstico de abajo arriba calcula los números de pedidos y las ventas esperadas de los clientes para conseguir una estimación más precisa de los ingresos. Básicamente, comienzas de cero y calculas cuánto podrías ganar razonablemente en un año u otro período de tiempo determinado.

La previsión ascendente se adapta mejor a las startups porque proporciona una imagen más clara de cómo las métricas de rendimiento específicas afectan los ingresos. Con este tipo de análisis, los dueños de negocios pueden determinar el impacto directo de lo que hacen y cómo impulsar su desempeño financiero.

Ahora, analicemos los elementos básicos que debes incluir en tu plan financiero, similar a una estructura de balance. Abordaremos cada factor y cómo incluirlo.

Los ingresos son probablemente el componente más importante de cualquier plan financiero. Es un cálculo acumulativo de la salud financiera de tu negocio y tiene un gran atractivo para los inversores potenciales.

Cuando se habla de calcular los beneficios generalmente significa calcular los ingresos netos. Esto excluye otros factores como descuentos y reembolsos, a diferencia de los ingresos brutos que incluyen esta información. 

Los ingresos netos son una representación más precisa de cómo está funcionando tu negocio. El cálculo de los ingresos se ve así:

Unidades vendidas x precio promedio - gastos y costos de producción

También debes tener en cuenta a los clientes así:

Número de clientes x precio promedio por unidad proporcionada

Calcular el coste de los bienes vendidos (conocido como índice COGS) significa sumar todos los costos necesarios para producir tu producto y venderlo. Esto incluye elementos como:

• Salarios.
• Costos de producción.
• Materiales.
  
  

Calcular tu COGS requiere comprender primero algunos términos importantes:

• Inventario inicial: el inventario de tu empresa del período anterior.
• Compras: costos totales de lo que compraste en el período especificado.
• Inventario final: lo que queda al terminar el período especificado.

Tus COGS son entonces el resultado de esta ecuación: 

Inventario inicial + compras – inventario final

Tus gastos operativos son todos los costos en los que incurres durante el funcionamiento diario de tu negocio. Los calculas durante un período de tiempo determinado (trimestral, mensual o anual) e incluyen todos los gastos que haces para administrar la empresa que no encajan en la categoría COGS.

Los gastos operativos (llamados «Opex» por las siglas en inglés de operational expenditures) incluyen:

• Alquileres (de la oficina, almacenes, etc.).
• Inversiones en marketing.
• La gestión de las nóminas.
  
  

Una vez que sumes todo esto, tendrás el total de tus gastos de explotación.

Dado que las necesidades de personal y contratación son muy específicas para cada situación, no existe una ecuación única que se aplique aquí. Lo importante es que evalúes tus necesidades y contrates en consecuencia.

Al identificar tus necesidades de personal, considera lo siguiente:

• ¿Cuáles son tus objetivos comerciales? Estos incluyen planes de crecimiento y expansión, así como mano de obra remota, necesidades de la oficina, etc. ¿Qué tipo de empresa deseas crear y cómo deseas configurar tu fuerza laboral para que se ajuste a eso?
• ¿Qué necesita tu personal? Aquí te debes plantear si requieres una plantilla amplia o menos empleados pero más calificados. Evalúa también la necesidad de contar con una oficina y las condiciones de trabajo remoto para tu personal, así como lo que tus trabajadores necesitan para hacer mejor su trabajo.
• ¿Qué recursos necesitas? Hay muchos softwares disponibles que harán que el proceso de organización de tu personal sea mucho más fácil. Te ayudarán a realizar la administración general de los empleados, simplificar el proceso de contratación o a obtener plantillas para determinar las necesidades de los trabajadores.

Los gastos de capital («CAPEX», por las siglas en inglés de capital expenditures) son lo que gastas en tus activos físicos. La actualización o compra de software nuevo, la renovación o ampliación de tu oficina y el perfeccionamiento de tu equipo de producción se incluyen en esta categoría.

Calcular tu CAPEX te dirá cuánto estás gastando en mantener y actualizar los activos que usas para expandir y que funcione tu negocio. Tú capitalizas estos gastos por el bien de tu empresa.

La financiación es la forma en que financias tu empresa para mantenerla y hacer crecer tus operaciones. Está dividida en financiación de deuda y capital, y evaluarla requiere mirar tus estados de flujo de efectivo.

La financiación de deuda incluye reembolsos de préstamos, por lo general vienen con gastos de intereses y pueden agregar riesgo al negocio si no se pagan.

La financiación de capital es el dinero que recaudas al vender acciones de tu negocio. Estos pueden dejarse al final para pagar, a diferencia del financiación de deuda.

Con las entradas establecidas, ahora vamos a repasar las tareas más importantes para crear un plan financiero para tu puesta en marcha.

¿Qué quieres que logre tu empresa? Definir tus metas es clave para elaborar un plan financiero que respalde y ayude a tu negocio a lograr esos objetivos.

Lo ideal es dividirlas entre metas y objetivos. Las metas reflejan las cosas que deseas lograr con tu negocio, mientras que los objetivos demuestran cómo planeas lograr esas metas.

A continuación te presentamos algunos ejemplos.

Una de las cosas más importantes que hay que aprender sobre las startups es simplemente cuánto cuesta mantenerlas. Esta cifra dependerá del tipo de negocio que planees ejecutar, por lo que tu primer paso debe ser definir tu tipo de negocio:

• Online.
• Offline (negocio comercial convencional).
• De servicio (comerciante, electricista, etc.).
  
  

Con esto en mente, puedes pronosticar mejor los tipos de gastos que vas a hacer. Estos son algunos de los gastos más comunes para cada tipo de negocio:

Online:

• Creación de un sitio web.
• Software de compras.
• Adquirir seguidores en las redes sociales.
  
  

Offline:

• Gastos de alquiler.
• Reformas.
• Seguros.
  
  

De servicio:

• Combustible y gastos de viaje.
• Seguros.
• Cuotas de afiliación sindical.

Tu pronóstico de ventas está diseñado para estimar las ventas futuras de tu negocio, con el objetivo de comprender cómo puedes mejorar después del período de tiempo proyectado. 

Con un pronóstico de ventas, puedes comprender si tu startup está funcionando como esperas o si tus proyecciones no son razonables en este momento y deben ajustarse.

Tu pronóstico de ventas puede usar los métodos de arriba abajo o de abajo arriba (los explicados más arriba).

La gestión del flujo de caja se trata de monitorear el dinero que entra y sale de tu negocio. Esto hace que sea extremadamente importante y difícil cuando se ejecuta una puesta en marcha.

Hay algunos obstáculos importantes que debe superar como nueva empresa al administrar el flujo de caja:

• Dinero limitado de los inversores: las inyecciones de efectivo de los inversores pueden incitar a un dispendio, pero recuerda que sin una gestión del flujo de caja a largo plazo, estos fondos se terminarán rápidamente.
• Saber de dónde viene tu dinero: especialmente al principio, las cuentas de startup pueden ser difíciles de hacer, con muchos altibajos financieros. Esto hace que la gestión del flujo de caja sea especialmente complicado y, a la vez, esencial.
• Sobrestimar tu crecimiento: los emprendedores tienen ambición con sus ideas, y esto puede conducir a proyecciones inexactas que distorsionan la gestión del flujo de caja y las previsiones de ventas. Intenta tener cautela a la hora de hacer los cálculos.

Las proyecciones y los escenarios tienen que ver con considerar qué tipo de problemas podría enfrentar tu empresa y cómo puedes anticiparte a ellos o cuáles son las medidas que implementarás para contrarrestarlos.

Estos son los tipos de factores para los que puedes proyectar:

• Tendencias estacionales.
• Alza de precios en equipos.
• Ampliación de oficinas.
• Pérdida de personal/aumentos de contratación.
  
  

Crear escenarios en torno a estas situaciones significa comprender cómo pueden afectar tu negocio de manera integral y qué puedes hacer al respecto.

Una de las cosas más importantes que puedes hacer es revisar tu trabajo. Esto se aplica a casi todo lo que acabamos de comentar: una mirada retrospectiva a lo que has completado puede ayudarte a encontrar errores, información irrelevante y áreas en las que puedes expandirte.

Los planes financieros no son diferentes. Después de completar el tuyo, tómate uno o dos días antes de volver a mirarlo para que puedas revisarlo con la mente despejada. Luego, una vez que lo hayas hecho tú, pídele a otra persona (conocida o profesional) que también le eche un ojo y vea si nota algún problema evidente que podrías haber pasado por alto.

La planificación financiera es útil al consolidar tus objetivos financieros para tu startup. Aclara las decisiones que tomas proyectando resultados y reservando fondos para escenarios específicos. A su vez, este tipo de planificación crea una propuesta realista para los inversores que pueden ver lo que promete tu empresa respaldada por evidencia y la capacidad de resolución inteligente de problemas con anticipación.

Una vez que hayas completado tu plan financiero, tendrás varios recursos que te ayudarán a establecer mejor tu negocio y lo pondrán en condiciones de crecer.

Los estados financieros son lo que utilizan los analistas para obtener información sobre las actividades financieras y el rendimiento de tu empresa. Son cruciales para atraer inversores, ser auditados y hacer predicciones de precios de acciones.

La descripción general de tu flujo de caja es una imagen de la cantidad de efectivo que generó tu negocio durante un período determinado. La descripción general se divide normalmente en las siguientes categorías:

• Actividades de explotación.
• Inversiones.
• Actividades de financiación.
  
  

Tu descripción general te proporcionará una mejor comprensión de cómo cada una de estas áreas genera rentabilidad o son frenos para el correcto desarrollo de tu actividad.

Los KPI (indicadores clave de rendimiento) son medidas cuantificables de rendimiento durante un período de tiempo determinado. Las empresas suelen dividir los KPI en objetivos trimestrales.

Los KPI no son metas duras y rápidas que deben completarse en un plazo determinado, sino ciertos objetivos que, ya sea que se alcancen o no, dan una indicación del desempeño de la empresa.

Tu plan financiero es un documento que pronostica el éxito financiero de tu negocio, lo que lo convierte en un componente útil junto con los KPI. Desarrolla tus KPI al mismo tiempo que el plan financiero y evalúa su estado en función de si cumples con las proyecciones de tu plan financiero o si es necesario ajustarlas.

Ahora que hemos hablado sobre los planes financieros y sus beneficios en detalle, te ofrecemos cinco breves consejos para escribir un buen plan financiero para tu puesta en marcha.

Es posible que tengas una imagen clara en tu mente de la empresa que deseas y cómo quieres llegar allí, pero también considera alternativas. Los negocios son volubles y las circunstancias externas (o incluso internas) que están fuera de tu control pueden cambiar el futuro. Adáptate a él y planifica múltiples escenarios en los que tu negocio sigue prosperando.

La inflación y, en casos extremos, la hiperinflación afectarán el curso de tu negocio. Tu plan financiero es tu ruta de navegación a través de las aguas rocosas de la inflación. Considera, por un lado, cómo las fluctuaciones estacionales hacen que los precios de producción varíen y, por otro, el aumento gradual y constante de las cosas con el tiempo.

Cuidar a tu plantilla es clave para un negocio saludable. Siempre que pagues a tus empleados de manera justa y los compenses, ellos seguirán permitiendo que tu startup crezca.

También llamados flujos de ingresos, la pregunta aquí es simple: ¿de dónde proviene tu dinero? Controla tus flujos de ingresos y observa las fluctuaciones. ¿Tu dinero proviene más de inversiones o de la producción de bienes y servicios? ¿Cómo están afectando los factores económicos a estos flujos de ingresos y qué puedes hacer para corregir esto?

Finalmente, revisa tu plan financiero de forma habitual con ojo crítico. No solo esto, sino también compártelo con amistades y profesionales que estén calificados para brindarte consejos útiles sobre él. Solo se puede mejorar con revisiones periódicas.