Auditoría interna: evalúa el rendimiento de tu negocio

Pensar y actuar. Antes de tomar decisiones estratégicas o definir nuevas líneas de acción, te damos un consejo: deténte y observa con lupa el funcionamiento real de tu empresa. 

Estamos en un contexto económico marcado por la competitividad, la regulación constante y la necesidad de eficiencia. Por eso, conocer con precisión cómo operan tus procesos internos es básico si quieres crecer de forma sólida. Aquí es donde entra en juego la auditoría interna.

Hablamos de una herramienta esencial y que no solo es útil para las grandes corporaciones. Las pymes y microempresas también pueden (y deben) integrar esta práctica como parte de su estrategia de mejora continua.

Además, con el apoyo de soluciones digitales como Qonto, llevar a cabo una auditoría interna es más accesible que nunca para detectar posibles desviaciones, ajustar tus estrategias y decidir con información real y contrastada. Te explicamos cómo a lo largo de este artículo.

Antes de nada, vamos con una primera aproximación al concepto. La auditoría interna es un proceso de evaluación que permite revisar, analizar y mejorar los controles, la gestión, los procedimientos y operaciones internas de una organización. Su función principal es identificar riesgos, optimizar recursos y asegurar el cumplimiento de normas y regulaciones.

Aunque tradicionalmente está asociada a grandes corporaciones, cada vez más pymes y microempresas de cualquier ámbito y sector la incorporan en su estrategia de gestión. ¿Su intención? Garantizar que la toma de decisiones se hace en base a información exacta y veraz y buscando una mejora continua.

Así mismo, el objetivo de cualquier auditoría es proporcionar información sobre la eficiencia y la eficacia de los procesos internos de un negocio. Y es que a través de las auditorías, los auditores internos o externos examinan aspectos tan importantes para una empresa como son:

• Cumplimiento de las normas internas y externas.
• Gestión de riesgos operacionales y financieros.
• Calidad de la información, tanto contable como administrativa.
• Eficiencia en la asignación de los recursos de la empresas.

Así que podemos decir que una auditoría interna da la posibilidad a la dirección de tomar medidas correctivas, anticiparse a problemas y optimizar el rendimiento del negocio en base a información real y precisa.

En cuanto a su orden o evolución, las auditorías internas suelen seguir un paso a paso o proceso ordenado. A continuación, te explicamos las etapas más habituales y lo hacemos con varios ejemplos prácticos de cada fase:

• Definición de los objetivos de la auditoría.
• Identificación de las áreas críticas a analizar.
• Establecimiento del calendario a seguir y de los recursos a utilizar.

Ejemplo: una pyme del sector retail decide auditar su proceso de facturación. Por lo tanto, el auditor, externo o interno, planifica la revisión de todas las facturas emitidas en los últimos seis meses y determina que se dedicarán dos semanas a esta etapa.

Si quieres profundizar más, te recomendamos investigar más con nosotros sobre cómo diseñar tu plan financiero.

• Análisis documental.
• Entrevistas con los responsables de área.
• Observación directa de los procesos.

Ejemplo: el auditor entrevista al responsable de contabilidad, recoge facturas, revisa los informes de gastos y accede al software de facturación para obtener información del circuito completo.

• Revisión de la eficacia de los controles internos.
• Detección de posibles desviaciones.
• Identificación de riesgos operacionales y financieros.

Ejemplo: la auditoría detecta que el sistema no bloquea la emisión de facturas sin número de pedido. Un problema que puede agravarse más y que representa un riesgo de errores de cobro.

• Presentación de los hallazgos.
• Recomendaciones de mejora.
• Priorización de acciones más importantes.

Ejemplo: el informe que escriben y preparan los auditores sugiere implantar un control automático en el ERP para impedir la emisión de facturas incompletas. Al mismo tiempo, recomienda capacitar al personal sobre cuáles son y cómo aplicar unas buenas prácticas contables para subsanar los errores.

• Verificación de que se están aplicando las medidas recomendadas en la fase 4.
• Evaluación del impacto de la auditoría y de las buenas prácticas aplicadas.
• Ciclo continuo de revisión.

Ejemplo: tres meses después, el auditor vuelve a revisar el proceso y constata una mejora en datos de la calidad de las facturas emitidas.

En cualquier caso y para mostrar toda esta información de una forma más visual sobre cómo planificar tu auditoría, aquí tienes una tabla muy práctica:

Otra de las cuestiones más habituales que rodean a las auditorías es quién las realiza. En este caso, todo depende de varios factores: tipo de empresa, tamaño de la misma, procesos del negocio que se quieran auditar, presupuesto y recursos disponibles…

En este sentido, la auditoría interna la puede realizar tanto un equipo interno de la organización como auditores externos contratados para ello. De hecho, en las pymes, donde los recursos suelen ser más limitados, es habitual contar con el apoyo de un asesor contable.

En todo caso, el auditor debe ser imparcial, objetivo y estar capacitado en normativa contable, fiscal y de gestión. Da igual si es interno o externo.

Lo que sí hay son notables diferencias entre un auditoría interna o externa. ¿Por qué? O, más bien, ¿cuáles? Las que recogemos en la tabla que te mostramos a continuación:

En este punto, entenderás que, habitualmente, las auditorías externas son más comunes en empresas de gran tamaño o ante casos en los que regulaciones externas entran en juego para inspecciones y exámenes del cumplimiento de algún aspecto legal. En cambio, muchas pymes y microempresas internalizan esta tarea por una cuestión de recursos económicos y de equipo.

Sin embargo y como hemos dicho antes, las autorías no son exclusivas de las grandes organizaciones. Es más, por experiencia diríamos que realizar una auditoría en una pequeña o mediana empresa es totalmente viable (y, en muchos casos, necesario).

Siguiendo una metodología clara y con las herramientas adecuadas, como una cuenta de empresa, la evaluación del rendimiento del negocio sin grandes inversiones es factible y muy interesante.

Veámoslo con un caso práctico: una pyme del sector tecnológico detecta retrasos en sus cobros. Por ello, el director financiero inicia una auditoría interna centrada en el área de cuentas por cobrar. Así que designa a un auditor interno que planifica el proceso en cuatro semanas y que es muy similar al que hemos explicado anteriormente:

1. Planificación: se determina un periodo de análisis de 4 meses, con el foco puesto en los contratos con proveedores y en los costes operativos.
2. Recopilación: se recoge información con facturas, contratos, pedidos y entrevistas a los responsables de compras y administración.
3. Evaluación de riesgos: se identifican duplicidades de proveedores y condiciones desfavorables en contratos renovados automáticamente.
4. Informe: el auditor recomienda renegociar con tres proveedores importantes, unificar compras para obtener descuentos y usar una herramienta de gestión de gastos.
5. Seguimiento: tras aplicar las medidas recomendadas, la empresa mejora su margen bruto un x% en el siguiente trimestre.

Lo que ha quedado demostrado es que las auditorías no solo mejoran la liquidez, sino que ayudan a profesionalizar la gestión de cualquier negocio, incluidas las pymes.

A su vez, otro aspecto que muchos empresarios se plantean es cuánto dura y cuánto cuestan las auditorías. Y es que tiempo y dinero son dos de los aspectos que más se valoran en el ámbito empresarial. En este caso, vamos a diferenciar entre ambas cuestiones.

• Duración: varía en función de la complejidad y del tamaño de la organización a auditar. Sin ir más lejos, en una pyme, la duración oscila entre 2 y 6 semanas. Por su parte, en grandes empresas con procesos más complejos, puede extenderse hasta 3 meses.
• Coste estimado: en cuanto al precio o coste, todo dependerá de quien la lleve a cabo:
  • Si la auditoría es interna y la realiza el personal propio del negocio, puede tener un coste de entre 500€ y 1.500€. En esa cifra se tienen en cuenta el tiempo de dedicación, las herramientas utilizadas y la posible formación que haya que impartir.
  • Si la auditoría la lleva a cabo un auditor externo freelance, el coste aumenta. En concreto, puede oscilar entre 2.000€ y 5.000€, dependiendo del área de enfoque, duración y profundidad del análisis.
  • Es más, si la auditoría la lleva a cabo alguna firma especializada o consultoras, el coste será aún más elevado. Para ser precisos, entre 6.000€ y 12.000€, sobre todo, si es una auditoría con certificación, metodologías normativas o integración de sistemas de control.

Para las microempresas, es recomendable empezar por procesos empresariales concretos y con un gran peso. Es decir, áreas clave como la contabilidad o la facturación, donde las herramientas digitales ayudan a automatizar tareas, reducir errores y minimizar costes.

Precisamente, ya que mencionábamos en el apartado las auditorías externas que exigen certificación, hay que puntualizar a qué nos referimos con este concepto. Lo cierto es que las certificaciones no son obligatorias por ley (salvo contadas excepciones en sectores muy regulados), pero hay muchas empresas que buscan auditores con certificaciones profesionales, ya que puede dar más fiabilidad y/o prestigio.

Entre las más populares:

• CIA (Certified Internal Auditor).
• CISA (Certified Information Systems Auditor)

¿Y por qué hablamos de prestigio? Porque estas acreditaciones garantizan el conocimiento en normas internacionales de auditoría, sistemas de gestión y evaluación de riesgos.

En este punto del artículo también hay que hacer una matización importante. A diferencia de lo que muchos creen, una auditoría interna o externa no solo trata de números. Su eficacia también depende de la calidad de la información y el proceso y de una comunicación efectiva en toda la organización. Ahora bien, ¿qué entendemos por ambos conceptos?:

• Calidad: se refiere a la aplicación rigurosa de normas de auditoría, la documentación adecuada de cada etapa, la objetividad del auditor y la aplicación de controles de calidad en los hallazgos y recomendaciones. Un proceso de auditoría interno de calidad está alineado con estándares internacionales como los conocidos COSO o ISO 19011.
• Comunicación: es clave para que las recomendaciones se implementen. El auditor debe informar con claridad y sin ambigüedades, adaptando su lenguaje al perfil del receptor. Asimismo, debe promover una cultura de diálogo con los responsables de área, facilitando espacios de feedback y resolución de dudas.

Pongamos de nuevo un ejemplo: en una microempresa, el auditor presenta su informe en una reunión con los responsables de operaciones y administración. Gracias a un enfoque claro, centrado en datos y beneficios prácticos, logra el compromiso del equipo para implantar los cambios propuestos.

Para concluir, nuestra opinión es clara: ejecutar o incorporar la auditoría interna en tu negocio no es una cuestión de tamaño, sino de visión. No importa si gestionas una gran empresa, una pyme o una micro empresa. Este proceso te da el control de tu negocio o del área que audites. Y no solo eso, sino que al mismo tiempo puedes optimizar tu gestión empresarial y decidir tu rumbo y tus estrategias con datos fiables en la mano.

En ese escenario, herramientas como las que te damos en Qonto simplifican tu contabilidad, mejoran la facturación y te dan una visión meridianamente clara de tu rendimiento financiero. Así que no esperes a que un problema se convierta en crisis con una buena auditoría interna.