Software TPV para Verifactu: cómo adaptar tu punto de venta a la nueva ley

Empezamos con una realidad: la implantación del sistema Verifactu ya está marcando un antes y un después en la digitalización de los negocios que utilizan un software TPV (Terminal Punto de Venta). Este cambio legal, impulsado por la Agencia Tributaria, obliga a todas las empresas y profesionales que emitan facturas o tickets desde un punto de venta garanticen la integridad, conservación y trazabilidad de sus registros.

Si gestionas cobros o emites facturas desde tu TPV, este artículo te ayudará a entender qué es el software TPV para Verifactu y cómo adaptarte a la normativa antes de que sea efectiva. Pero, sobre todo, conocerás qué ventajas aporta el poder integrar facturas y cobros. Más aún, con una solución como Qonto, que simplifica tu facturación electrónica y tu control del flujo de caja.

Para empezar, hablamos de software TPV para Verifactu en referencia a cualquier adaptación técnica de un programa de punto de venta (TPV) a la nueva normativa Verifactu o, en su defecto, a los mismos requisitos. Este sistema forma parte del reglamento de digitalización de procesos contables y de facturación que ha lanzado la Agencia Tributaria.

A nivel práctico, debes saber que parte de esta legislación ya está vigente (de momento, solo para desarrolladores de sistemas). No obstante, su entrada en vigor, que es progresiva, será efectiva para las empresas el 1 de enero de 2027 y para los autónomos el 1 de julio de 2027. Dado que estos plazos han experimentado modificaciones en el pasado, te recomendamos consultar periódicamente la web oficial de la AEAT para verificar que siguen vigentes.

El objetivo principal es asegurar que toda factura emitida o ticket desde un TPV sea veraz, íntegra y trazable, evitando alteraciones de datos o duplicidades que faciliten el fraude fiscal.

Por ende, todo software TPV compatible con Verifactu tendrá que poder:

1. Generar y almacenar un identificador único de cada operación.
2. Incluir un código QR y un código alfanumérico en la factura o ticket.
3. Garantizar que los datos no se modifican ni eliminan una vez emitidos.
4. Facilitar la exportación de registros si la Agencia Tributaria los requiere.

La nueva realidad es muy clara: la aplicación de Verifactu afecta de lleno a todos los negocios que utilizan software TPV. Esto es principalmente restaurantes, cafeterías, tiendas de moda, peluquerías, clínicas, talleres o cualquier actividad con atención al público.

Justamente, los negocios de hostelería son especialmente sensibles al cambio. En concreto, porque trabajan con un altísimo volumen de tickets y necesitan sistemas rápidos y fiables con los que poder emitir y registrar facturas.

Así que, a partir de la próxima oficialidad del llamado Reglamento Verifactu, cada punto de venta deberá garantizar lo siguiente:

• Las facturas y los tickets se emiten con los datos obligatorios del sistema Verifactu.
  
  
• El software TPV cuenta con una versión certificada o adaptada.
  
  
• Se conserva la trazabilidad completa de las operaciones.
  
  
• Se puede acreditar que el sistema cumple con Verifactu ante una inspección.

No obstante, actualizar tu software TPV no consiste únicamente en instalar una nueva versión del mismo. Es vital asegurarte de que la solución que implementes cumpla con los requisitos técnicos y legales del sistema. Y es que las diferencias entre un TPV tradicional y un TPV compatible con Verifactu son numerosas y palpables, como recogemos en esta tabla:

Por ejemplo, un restaurante que usa un TPV sin Verifactu podría emitir tickets sin un identificador único o modificar una venta antes de cerrar la caja. En cambio, al utilizar un software TPV para Verifactu, esa opción desaparece: cada movimiento queda registrado, sellado digitalmente y preparado para ser verificado en cualquier momento.

Para entender mejor el impacto real de un software TPV para Verifactu, veamos un ejemplo:

• Un restaurante de tamaño medio con un flujo diario de unas 200 operaciones entre comidas, cenas y pedidos para llevar.
  
  
• Hasta ahora, su sistema TPV registraba ventas y generaba tickets simples, sin identificación individual ni trazabilidad.

Con la entrada en vigor de Verifactu, el propietario actualiza su TPV para cumplir con los requisitos de la nueva normativa Verifactu y evitar sanciones.

Durante la implantación, el nuevo software TPV comienza a generar para cada factura  un identificador único y un código QR. Este código enlaza directamente con los datos del ticket, haciendo que la información no puede ser modificada posteriormente. Además, el sistema guarda una copia inalterable de cada registro y permite enviarlo, de forma opcional, a la Agencia Tributaria para su validación.

Con Verifactu, cada transacción en el TPV deja un rastro digital verificable, lo que actúa como una auditoría continua que protege a la empresa frente al fraude fiscal.

Gracias a esta actualización, el restaurante ve que la digitalización de los tickets también le permite automatizar la facturación electrónica y conectar su cuenta con sus sistemas. Ahora, cada cobro con tarjeta se asocia automáticamente a su correspondiente factura, y el sistema de conciliación de facturas identifica pagos y gastos en tiempo real.

• Resultado: el cierre de caja diario, que antes requería casi una hora de revisión manual, ahora se completa en menos de diez minutos. Es más, los informes fiscales se generan de forma automática y con plena trazabilidad, algo muy útil si el negocio crece o se audita.

Así que ya ves que, más allá del aspecto legal, cumplir con la normativa ahorra sanciones y aporta muchas más ventajas operativas y financieras. Para ser más precisos, diríamos que los principales beneficios son:

Los TPV que cumplen con Verifactu recogen información para el sistema que luego sirve para mostrar estadísticas actualizadas de ventas por producto, franja horaria o empleado. Así, es más fácil detectar artículos con más margen o días con más transacciones.

Cada transacción queda registrada de forma irreversible, lo que mejora la confianza ante auditorías y controles, ya sean internos o exigidos por la Agencia Tributaria.

Al integrar tu TPV con herramientas como Qonto puedes centralizar cobros, gastos y facturas en un único espacio. Así mismo, toda tu facturación es mucho más ágil.

Cada operación queda firmada digitalmente, lo que reduce el riesgo de pérdida de información o manipulación de registros. Es una estructura que actúa como una “copia de seguridad fiscal” permanente.

Sin ir más lejos, con Qonto puedes automatizar la conciliación de facturas, vinculando cada pago recibido con su factura correspondiente y de forma inmediata.

Un sistema TPV adaptado a Verifactu evita duplicidades, errores en importes o pérdidas de información, ya que estandariza todo el proceso de facturación y de registro.

Como hemos dicho, un TPV adaptado y certificado asegura que tu empresa cumple con Verifactu y con el resto de regulaciones antifraude vigentes. De hecho, la norma en la que se recoge esta normativa es la conocida como Ley Antifraude.

En este sentido, Qonto ofrece soluciones avanzadas para la facturación a clientes, con emisión automática, envío de recordatorios, conciliación de pagos y mucho más, como hemos adelantado.

Precisamente, la integración entre un software TPV y Qonto te da la interesante oportunidad de automatizar tus procesos contables y de facturación. Por ejemplo:

1. Cada factura emitida desde el TPV se sincroniza automáticamente con Qonto.
2. Qonto identifica el ingreso en la cuenta y lo concilia con la factura.
3. Puedes visualizar el estado del cobro y gestionar el flujo de caja en tiempo real.

Este funcionamiento es especialmente útil en negocios con un alto volumen de operaciones diarias. O sea, que es de gran utilidad en cafeterías, tiendas o gimnasios, donde el tiempo de gestión administrativa se reduce drásticamente.

Y aún hay más, porque Qonto no solo ayuda a gestionar la facturación. También es un aliado ideal para mantener la trazabilidad que exige la normativa Verifactu. Por consiguiente, la digitalización financiera se convierte así en una herramienta de cumplimiento y eficiencia.

En resumen, trabajar con un software TPV acorde a Verifactu es mucho más que una obligación legal. Estás ante una oportunidad idónea para modernizar la gestión de tu negocio. Con un sistema adaptado evitas riesgos, mejoras la administración y controlas tu flujo de caja.

Por resumir las grandes ideas de este artículo:

• Un software TPV adaptado a Verifactu te garantiza la integridad y trazabilidad de tus ventas.
  
  
• Adaptarte a tiempo te ahorrará sanciones y te preparará para una gestión más eficiente.
  
  
• Qonto te ayuda a centralizar tu facturación electrónica, la conciliación de facturas y el flujo de caja, todo en una única plataforma.

Adelantarte a la normativa Verifactu conlleva cumplir con los requisitos legales y aprovechar la digitalización como ventaja competitiva. Integrar soluciones como Qonto te facilita este proceso, conectando facturación, cobros y conciliación en un único entorno digital.