Was ist Buchhaltung?

Qonto macht Ihre Buchhaltung einfach und digital, damit Sie sich ganz auf die Entwicklung Ihres Business konzentrieren können.

Die Buchführung dient dazu, sämtliche Zahlungsvorgänge in einem Unternehmen zu verzeichnen und auszuwerten. Der Begriffe Buchhaltung bzw. Buchführung verweisen auf die frühere Praxis, alle Vorgänge handschriftlich und sortiert nach Belegen in einem Buch zu erfassen.

Heute werden Softwares und EDV-Systeme verwendet, die alle Bereiche der Buchhaltung erleichtern und beschleunigen, seien es Lohn- und Gehaltszahlungen, Einnahmen und Ausgaben, Bilanzierungen und weitere verwandte Aufgaben.

Die Buchhaltung ist Grundlage der Besteuerung, denn Sie erfasst lückenlos die finanzielle Situation eines Unternehmens. Die Buchführung unterteilt sich in zwei große Bereiche:

- Geschäfts- und Bilanzbuchhaltung: Sie liefert die Zahlen für den Jahresabschluss und ist Grundlage für die Erstellung der Steuererklärung.
- Betriebsbuchhaltung: Eng verbunden mit der Finanzbuchführung, liefert sie Daten zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, indem Sie Kosten und Leistungen erfasst und analysiert. 

Ganz gleich, ob Sie die Buchhaltung selbst erledigen oder externalisieren: Für Gründer/innen und Unternehmer/innen zahlt es sich aus, sich mit den Grundlagen dieser Disziplin zu befassen. Indem Sie sich Vorgänge, Fristen und den rechtlichen Rahmen der Buchhaltung zu eigen machen, vermeiden Sie Fehler und Versäumnisse – und sparen letztlich viel Zeit und Geld. Häufig verschieben Freiberufler und Selbstständige die (vorbereitende) Buchführung lieber auf morgen und merken zu spät, dass: 
- sich Ausgaben und Einnahmen unprofitabel gegenüberstehen und sich ihr Unternehmen nicht rentiert.
- sie die Steuererklärung fehlerhaft oder zu spät erstellt haben, und die anfallenden Steuerschulden, Nachzahlungen und Säumnisgebühren kaum mehr zu bewältigen sind.

Um es gar nicht erst soweit kommen zu lassen, lohnt es sich also, die Grundsätze der Buchführung zu verinnerlichen und die buchhalterischen Aufgaben fest in den Geschäftsalltag einzubauen. Digitale Geschäftskonten wie Qonto bietet Ihnen Tools für eine schnelle, papierlose Buchhaltung – damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Business konzentrieren können. 

Je nach Rechtsform Ihres Unternehmens sind Sie entweder zur einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet. Kleinunternehmer nach §19 UStG und Freiberufler nach §18 EStG sind zur einfachen Buchführung angehalten. Dabei spielt die Höhe von Gewinn und Umsatz keine Rolle.

Das Prinzip der doppelten Buchführung gilt für Unternehmen mit einem Umsatz ab 600.000 Euro pro Jahr oder einem Gewinn ab 60.000 Euro pro Jahr, sowie für alle Unternehmen, die im Handelsregister verzeichnet sein müssen. Wer als Freiberufler ins Handelsregister aufgenommen werden möchte, geht damit auch die Pflicht zur doppelten Buchführung ein.

Die einfache Buchführung ist die Mindestanforderung für geschäftlichen Buchführung. Bei dieser Variante wird der Gewinn des Unternehmens in einem Wirtschaftsjahr ermittelt, was über die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erfolgt.
Das Prinzip: Sie stellen Einnahmen und Ausgaben gegenüber und verrechnen sie anschließend miteinander. Bei der einfachen Buchführung genügt es also, sämtliche geschäftliche Einnahmen und Ausgaben über das Jahr hinweg sorgfältig zu dokumentieren. Jeder Geschäftsvorgang, ob Einnahme oder Ausgabe, muss dabei durch einen entsprechenden Buchungsbeleg gerechtfertigt sein. Haben Sie Ihren Gewinn per EÜR ermittelt, ist dieser auch bei Ihrer Einkommensteuererklärung anzugeben. Zwar bereitet die vereinfachte Form der Buchhaltung weniger Aufwand als die doppelte Buchführung. Dennoch sollten Sie auch hier Sorgfalt walten lassen, um Fehler und Nachprüfungen zu vermeiden: 

Die Ermittlung Ihres Gewinns durch die Einkommens-Überschuss-Rechnung muss für andere klar nachvollziehbar sein. Achten Sie daher auf eine gut sortierte Ablage und legen Sie ein transparentes System fest, nach dem Sie die Folge der ausgestellte Rechnungen dokumentieren und Belege zuordnen. 

Informieren Sie sich vor der Berechnung des Jahresgewinns, welche Ausgaben Sie von Ihren Einnahmen abziehen können. Die Regel lautet: Bei jeder Ausgabe muss der betriebliche Nutzen klar erkennbar sein. 

Außerdem sollten Sie klären, welchen Steuersatz Sie auf Ihre Umsätze anwenden: Meist liegt die Umsatzsteuer bei 19 % für Waren und Dienstleistungen und 7 % für Lebensmittel und kreative Leistungen mit Urheberrecht.

Auch bei der doppelten Buchführung wird jedes Ereignis, das sich auf die Finanzen Ihres Unternehmens auswirkt (Geschäftsfall), buchhalterisch erfasst. Außerdem wird jeder Posten einem bestimmten Konto zugewiesen. Dieser Vorgang nennt sich Kontierung. Sie können jeden Buchungsbeleg per Stempel oder EDV-Aufkleber im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung vorkontieren. Aus der Markierung kann Ihr Buchhalter ersehen, auf welches Konto der Beleg gebucht werden muss (auch Buchungssatz genannt). Damit ein Beleg ordnungsgemäß gebucht werden kann, muss er mit folgenden Angaben versehen sein:
- Buchungsdatum und -nummer
- Belegdatum  und -nummer
- Buchungstext
- Betrag

Warum nun aber doppelte Buchführung? Weil jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten gebucht wird: sowohl auf ein Bestandskonto (Vermögen und Kapital) als auch auf ein Erfolgskonto (Aufwendungen und Erträge). Je nach Kontoart erscheint die Transaktion im Soll der Haben des Kontos – dazu mehr im folgenden Absatz. 

Die doppelte Buchführung erfordert aber nicht nur die Kontierung, sondern auch die Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanzierung. Ein Verrechnungskonto kann hierbei unter Umständen ein nützliches Hilfsmittel darstellen.

Eine der zwei großen Kontogruppen, die Sie für die doppelte Buchhaltung benötigen, sind die Bestandskonten. Diese bilden das aktive und passive Vermögen Ihres Unternehmens ab bzw. alle Vorgänge, die keinen Einfluss auf den betrieblichen Erfolg haben.

So finden sich auf einem Bestandskonto zum Beispiel Bargeldbestände, Anlagevermögen, Lagerbestände oder Grundstücke. Das Bestandskonto gliedert sich in Aktivkonto und Passivkonto: Ein Aktivkonto beinhaltet die Firmensachwerte (Vermögenswerte), die sogenannten Aktiva. Auf einem Passivkonto erscheinen die Schulden des Unternehmens (wie zurückzuzahlende Darlehen) als Passiva.

Für die Bilanz zum Jahresabschluss oder zur Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres werden alle Vermögensbestandteile (auch Wirtschaftsgüter in der Abnutzung) in Form von Aktiva und Passiva gegenübergestellt. Die Differenz aus beiden Teilen wird Bilanzsumme genannt. 

Erfolgskonten sind die Grundlage der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)im Rechnungswesen von Unternehmen. Sie verzeichnen sämtliche Buchungen, die eine Veränderung des Eigenkapitals bewirken und damit die Höhe von Gewinn und Verlust beeinflussen.

Erfolgskonten werden in Aufwandskonten und Ertragskonten untergliedert. Während ein Ertragskonto die Erträge durch Umsatz und Einnahmen des Betriebs aufzeigt, bildet das Aufwandskonto den für den Ertrag erforderlichen Aufwand (Ausgaben) ab. Die Buchhaltung stellt Ertrag und Aufwand entsprechend gegenüber, um zu prüfen, ob und welche Gewinne oder Verluste die Firma im Geschäftsjahr zu verzeichnen hat.

Wer heutzutage sein eigenes Unternehmen gründet, wird die betriebliche Buchhaltung nicht mehr handschriftlich, sondern elektronisch durchführen. Der Gesetzgeber gibt dafür seit 2014 genaue Richtlinien in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD an. 

Das Dokument reguliert die innerbetriebliche elektronische Verarbeitung von Daten und Bilanzierungen. Unternehmen können nun ihrer Aufbewahrungspflicht von Buchungsbelegen nachkommen, indem sie diese Unterlagen in elektronischer Form archivieren. Mit Qonto können Sie Ihre Belege direkt nach jeder Transaktion mit der Smartphone-Kamera digitalisieren und sicher in Ihrer Geschäftskonto-App abspeichern. Eine praktische Filterfunktion zeigt Ihnen auf einen Blick an, wenn ein Beleg zu einer Kartenzahlung oder Überweisung fehlt. 

Heute kann dank moderner Tools also viel Zeit bei der Buchhaltung gespart werden. Trotzdem müssen bestimmte Grundsätze bei der Verwaltung von steuerrelevanten Unterlagen eingehalten werden, und dies während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre). Folgende Buchungsgrundsätze sind zu beachten: 
Klarheit und Nachprüfbarkeit – die Aufzeichnungen müssen für Dritte verständlich sowie fortlaufend und systematisch dargestellt sein

• Vollständigkeit – für jede Buchung ein Beleg
• Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
• Richtigkeit und Wahrheitstreue
• Unveränderbarkeit bezüglich der Buchungen und Dokumente