Gestire le spese in un cantiere: i nostri consigli

Il settore delle costruzioni sta evolvendo rapidamente e i progetti diventano di giorno in giorno più complessi. La geografia, gli obiettivi, i materiali e i costi variano considerevolmente e questo rende ogni cantiere edile unico e differente. Le tappe che scandiscono i lavori sono numerose ed è quindi necessario mantenere un controllo attento e costante sui budget. Uno scenario complesso, all'interno del quale la riuscita del progetto dipende in gran parte da un'efficace gestione delle spese. La digitalizzazione e la stima dei costi sono da questo punto di vista strumenti preziosi, a disposizione delle imprese, per raggiungere l'obiettivo.

In questo articolo ti diamo alcuni consigli per ottimizzare la gestione delle spese nei cantieri edili.

Nella gestione di un cantiere, sono diverse le figure che si occupano di acquisti: direttori dei lavori, capi cantiere, manager, responsabili. Alcune spese, inoltre, possono essere programmate in anticipo ma altre sono talvolta del tutto impreviste. La gestione del budget, dunque, non è cosa semplice e una macchina complessa come quella di un cantiere rischia di fermarsi a causa di ritardi o problemi nella gestione delle spese.

Le spese impreviste, infatti, possono diventare dei veri e propri problemi, capaci di bloccare o ritardare pesantemente le operazioni. Per arrivare preparato, ti suggeriamo di analizzare le spese sostenute negli ultimi 6 mesi, in modo da razionalizzare i costi:

• classifica le spese in base ai processi della logistica e ai tuoi metodi di gestione,
• definisci chiaramente ogni voce d'acquisto,
• fai un elenco dei negozi e dei fornitori preferiti,
• identifica le spese e le note spese che non sono state accettate.

In questo modo, sarà più facile fare ordine fra le varie voci di spesa ed evitare acquisiti non necessari o troppo onerosi.

Le operazioni di un cantiere edile si svolgono spesso su più siti, il che implica la gestione di differenti budget

In questi casi, infatti, non si usa un budget generale ma sono i responsabili dei lavori di ciascun sito a valutare e gestire le spese del proprio cantiere. Ciò, tuttavia, porta spesso a stime dei costi approssimative o poco precise. Molto meglio fare una valutazione preliminare delle spese centralizzata, e successivamente assegnarle e spartirne la gestione fra i vari responsabili.

💡 La moltiplicazione dei budget permette, così, un controllo migliore delle spese. A questo proposito, Qonto propone una soluzione di conti multipli, per ottimizzare l'allocazione dei budget ai team di lavoro.

Per i progetti più grandi, è difficile destreggiarsi fra le spese programmate e quelle indirette, relative a tutte le parti coinvolte. In questo caso, la digitalizzazione si rivela un ottimo alleato in termini di controllo delle spese e delle performance. Grazie alle soluzioni digitali per la gestione finanziaria, le imprese edili possono impostare (e monitorare) i budget allocati a ciascun responsabile dei differenti siti. Così potrai gestire le spese dei vari team in modo efficace e mantenere il controllo sulle tue finanze.

Nel prossimo paragrafo, l'esempio di due strumenti digitali utili per la gestione delle spese.

Assegnare al responsabile di cantiere una carta per effettuare i pagamenti? Si tratta di una decisione che implica fiducia e responsabilità. Nel settore delle costruzioni, alcuni manager preferiscono gestire autonomamente l'insieme delle spese. Ciò, tuttavia, significa viaggiare spesso e gestire un'enorme quantità di spese con un'unica carta di pagamento.

Se invece si assegnano ai dipendenti una o più carte di pagamento, si presenta il problema delle note-spese, la cui gestione richiede tempo ed energie da parte di tutti i livelli aziendali (impiegati, manager, reparto finanziario).

È sempre frustrante quando una voce di spesa supera il budget previsto. La frustrazione aumenta quando non si riesce a tenere traccia di queste anomalie, che si trasformano in una brutta sorpresa alla fine dei lavori.

La digitalizzazione dei pagamenti permette di evitare uno scenario di questo tipo. Si potrebbe pensare il contrario, ma aumentare il numero delle carte assegnate ai collaboratori significa aumentare il controllo sulle spese. Ogni carta, infatti, può essere configurata specificamente per l'uso che ne deve essere fatto, con precisi limiti di prelievo e di pagamento.

Gli strumenti digitali offrono anche delle dashboard per una gestione migliore delle spese, con cui:

• tenere traccia delle spese in tempo reale,
• categorizzare i budget (i conti multipli offrono la possibilità di impostare un budget per ogni team, ogni progetto, ogni cliente o fornitore),
• validare i bonifici.

Grazie a queste funzionalità, potrai eliminare le note spese alla fine del mese!

Anche le imprese di costruzioni apprezzano le soluzioni mobili per la digitalizzazione delle spese. I vantaggi, in questo caso, sono molteplici: chi effettua un pagamento non ha più la necessità di conservare gli scontrini cartacei e non deve preoccuparsi di non perderli o di danneggiarli, perché tutto viene digitalizzato attraverso il proprio smartphone (basta fare una foto allo scontrino per trasmetterla direttamente al reparto contabile); i manager o i responsabili di cantiere, d'altra parte, possono monitorare le spese in tempo reale, direttamente da telefono.

💡 Per capire quali sono, nel complesso, i vantaggi assicurati dalla digitalizzazione, paragoniamo due imprese:

L'impresa A gestisce le finanze senza utilizzare strumenti di gestione:

• le fatture sono verificate e trasmesse su supporto cartaceo,
• il reparto contabile inserisce manualmente le fatture,
• il monitoraggio finanziario (spese sostenute, pagamenti ricevuti dai clienti), di cui si occupa il controllo della gestione e la direzione, viene effettuato su Excel.

L'inserimento e la verifica manuali o orali dei documenti causano errori. Gli strumenti utilizzati sono basici e non offrono funzioni davvero collaborative.

Per guadagnare tempo, ed evitare di vedere il proprio margine penalizzato da errori o inesattezze nella gestione delle spese, l'impresa B ha scelto invece di optare per delle soluzioni digitalizzate. Ecco gli aspetti in cui la gestione delle finanze è migliorata, in seguito all'adozione di questo tipo di strumenti:

• le fatture non sono più cartacee, ma virtuali (niente più rischio di deterioramento o di falsificazione delle stesse, mentre la verifica diventa più sicura e più veloce),
• gli strumenti digitali permettono l'integrazione con le soluzioni utilizzate in altri reparti. La contabilità riceverà direttamente i documenti elaborati nel cantiere,
• il monitoraggio finanziario viene realizzato direttamente dal controllo di gestione e/o dalla direzione (le spese possono essere classificate all'interno di una dashboard: responsabile degli acquisti, fornitori, etc).

Gestione del tempo, gestione della forza lavoro e gestione delle spese. Ecco i tre pilastri, quando si tratta di gestire un cantiere. Adottare nuovi metodi e strumenti digitali è una soluzione che garantisce benefici durevoli, da questo punto di vista. Una cosa è certa: le aziende che fanno questo passo, non tornano più indietro e il motivo è semplice: i vantaggi in termini di efficacia dei processi e di redditività sono reali e innegabili.