Onboarding : Comment Qonto a accueilli plus de 100 talents en une année

Cet article a été initialement publié sur Medium le 14 mars 2019.

Chers RH, nous le savons, le sujet de l’onboarding vous colle à la peau depuis votre tout premier stage mais dans un environnement de forte croissance, il est plus que jamais clé !

En à peine deux ans, l’équipe de Qonto est passée de 10 à 130 personnes, et elle continue de grandir à un rythme qui affolerait tout recruteur.

Chez Qonto, nous nous sommes posé la question suivante : Comment accueillir autant de personnes en maintenant un niveau de qualité et d’efficacité ?

Étant conscients que les premiers moments sont décisifs dans l’arrivée de tout nouveau talent, nous avons mis beaucoup de soin à construire et améliorer notre processus d’onboarding. Et voici l’état d’esprit dans lequel nous avons commencé à travailler sur le sujet : “Vous n’aurez jamais de deuxième chance de faire une bonne première impression”.

Nous vous partageons dans cet article toutes nos bonnes pratiques, faciles à mettre en place, pour accueillir nos nouvelles recrues et les engager dès leurs premiers pas, en toute convivialité !

Chez Qonto, nous mettons un point d’honneur à ce que la première semaine de chaque nouveau collaborateur réponde à 3 enjeux principaux :

1- Créer un sentiment d’appartenance

Se sentir bien accueilli(e), savoir que l’on est attendu(e) et être immergé(e) dès le premier instant au coeur de la vie d’équipe pour décoder la culture.

2 - Comprendre l’environnement de travail

Découvrir le fonctionnement de l’entreprise : du produit en passant par les enjeux business mais aussi les outils du quotidien pour pouvoir se lancer !

3 - Avoir des objectifs clairs

Chaque nouvel arrivant doit être 100% aligné avec le périmètre de ses missions et ses objectifs. Cela lui permettra de se concentrer sur les priorités et de prendre son poste avec sérénité.

Chronologiquement, voici comment les choses se déroulent chez Qonto :

• Avertir l’équipe en amont des arrivées

“Thomas ? Ha non jamais entendu parler !”. Pas très sympa comme accueil, on est bien d’accord.

C’est la raison pour laquelle nous envoyons à toute l’équipe un mail en amont de l’arrivée des nouvelles recrues pour leur annoncer leur arrivée. Ce mail est accompagné d’une description et d’une photo pour que tout le monde puisse faire connaissance avec les nouveaux arrivants avant même qu’ils fassent partie de l’équipe.

Nous invitons aussi les personnes recrutées aux événements internes avant même leur arrivée. Rien de tel que de trinquer ensemble avant de rejoindre officiellement l’équipe et ainsi moins appréhender l’effet premier jour où l’on ne connaît personne !

On a tous en mémoire des souvenirs anxieux de ses premiers jours. On ne connaît pas le code de la porte d’entrée, on n’est plus sûr de l’étage et surtout, on ne sait pas qui et ce qui nous attend.

-“Heu, bonjour, je suis le nouveau, on m’a dit de venir vers 9h”.

Ces moments de gêne peuvent clairement être évités en anticipant bien l’organisation des arrivées !

• Opter pour des arrivées groupées

Plutôt que d’avoir des arrivées au compte-gouttes, nous avons créé des “promotions” groupées qui arrivent toutes les deux semaines, le lundi. Cela permet de créer un vrai esprit d’équipe et de gagner en efficacité sur la partie logistique.

Ci-dessous, la promo du 15 octobre 2018 qui détient le record de la plus grande promotion Qonto, avec 11 nouveaux arrivants !

• Un welcome pack

Pour créer un sentiment d’appartenance dès les premiers instants chez Qonto, rien de mieux que le classique “welcome pack” aux couleurs de Qonto, qui attend chaque nouvel arrivant sur son bureau le jour de leur arrivée : t-shirt, sweat-shirt, tote bag, sticker, mug, notebook…

• Créer un moment de convivialité

Tous les nouveaux arrivants sont accueillis par un petit-déjeuner dans notre cuisine avec leurs équipes. Cela permet de créer un accueil convivial et chaleureux, pour que chacun puisse prendre le temps de se présenter et d’échanger.

• Les outils

Pour éviter après un mois dans l’entreprise le “ha non, je ne suis pas sur Productboard, on ne m’a pas expliqué comment ça fonctionnait”, autant passer un peu de temps sur les outils dès le début !

Notre Office & Happiness Manager (Camille) est devenue une véritable experte ! Elle prend le temps nécessaire pour configurer le MacBook et les outils que chaque personne sera amenée à utiliser.

• Partager la vision

Organiser un moment de rencontre avec les fondateurs pour une présentation de la vision et la mission de l’entreprise nous paraissait indispensable. Cela leur permet de bien comprendre la genèse de Qonto, l’évolution et l’incarnation même de nos valeurs ou encore de notre manière de travailler.

• Rendez-vous avec son manager

Prévoir systématiquement un moment avec son manager pour définir ses missions, ses objectifs et son rôle chez Qonto au-delà de la fiche de poste que l’on a lue au moment de postuler !

Une première semaine chez Qonto, ça ressemble à ça :

• Vis ma vie au service client

Tous les nouveaux arrivants sans exception se mettent dans la peau d’un agent du service client pendant au moins 2h30. Rien de mieux pour bien saisir les attentes des clients et les enjeux du produit !

• Prendre le temps d’expliquer l’organisation

Plus on grandit, plus on se demande “qui fait quoi ?” . Pour que les nouveaux membres de l’équipe puissent se repérer, rien ne vaut un petit tour de l’horizon avec la RH pour comprendre l’articulation des équipes et leurs rôles.

En plus de cette rencontre, nous mettons un point d’honneur à avoir sur notre intranet un trombinoscope toujours à jour !

• Have you met Alex and Steve?

Chaque promotion déjeune avec Alexandre ou Steve, les deux fondateurs de Qonto. Un moment informel qui permet de parler vrai et de poser toutes les questions.

• Feedback is a gift!

Deux sessions de feedback sont prévues après l’arrivée d’un collaborateur : une après un mois avec le manager et une seconde après deux mois avec la Head of People.

Via des questionnaires très simples et ces rendez-vous, on permet de s’assurer que chacun a bien tous les éléments nécessaires pour réussir et se sentir bien chez Qonto mais aussi de collecter de notre côté les retours afin de nous améliorer en permanence !

D’ailleurs, nous mesurons l’indice de satisfaction et depuis un an, la moyenne est passée de 4,5/5 à 4,7/5 sur les six derniers mois !

Quelques retours d’ “onboardés” :

Pour terminer, on vous confie 3 bonnes pratiques qui nous ont permis de construire cet onboarding aux petits oignons :

1. Fixez un planning

Pour que tout le monde ait une expérience similaire, le programme est le même pour tous les nouveaux arrivants. Cela permet de simplifier et d’automatiser l’organisation, mais aussi de s’assurer que tous les collaborateurs ont une base de connaissance commune et partagée. Cela n’empêche pas de laisser de la flexibilité et le planning peut évidemment être adapté, selon les besoins du manager.

Un support récap est envoyé à tous les nouveaux arrivants dans lequel ils peuvent retrouver tous les éléments qui leur ont été présentés, pour garder une trace des très nombreuses informations que le nouvel arrivant doit retenir.

2. Impliquez le manager

Il est essentiel que le manager du nouvel arrivant soit impliqué dans son onboarding. C’est notamment lui qui organise et anime les réunions de suivi pour s’assurer de la bonne intégration. Ce dernier est aussi libre d’ajouter au programme standardisé des rencontres supplémentaires avec d’autres membres de l’équipe.

3. Confiez ce projet à une personne référente

Chez Qonto, c’est Camille, notre Office & Happiness Manager, qui porte le sujet de l’onboarding. C’est elle qui a construit, ajusté, optimisé le process depuis le début.

L’implication des fondateurs, qui sont particulièrement sensibles à ce sujet, est aussi un facteur clé de succès.

L’amélioration continue fait partie intégrante de la culture de Qonto et l’onboarding n’est pas une exception, au contraire !

C’est en suivant nos intuitions, en testant différents formats que nous sommes arrivés à la bonne formule.

A quoi ressemblera l’onboarding chez Qonto si nous sommes un jour 500 ? Cela pourra être l’objet d’un autre article mais pour cela, il reste encore de nombreux postes à pourvoir. Alors si vous voulez rejoindre une équipe au top dans une entreprise en pleine croissance qui révolutionne la gestion financière pour les professionnels, c’est par ici !