Les dépenses ? Une affaire d’équipe ! Des dépenses, des justificatifs Collecter les justificatifs manquants en un clic

Comment Qonto utilise Qonto pour préparer sa compta ?

4 min

21 juillet 2025

héros qonto à l'intérieur d'hadrien chesterkine menthe V2

Hadrien travaille chez Qonto depuis bientôt 1 an, et si nos finances sont si bien gérées c’est grâce à lui !

Hadrien travaille chez Qonto depuis bientôt 1 an, et si nos finances sont si bien gérées c’est grâce à lui ! Salaires, rapports mensuels, SI RH, de la saisie des dépenses à la liasse fiscale; toutes ces missions n’ont pas de secrets pour lui et font d’Hadrien notre utilisateur le plus actif !

Les dépenses ? Une affaire d’équipe !

Chez Qonto, nous avons les mêmes besoins que nos clients ! Déplacements à l’étranger, dépenses professionnelles, certaines de nos missions quotidiennes impliquent des sorties d’argent.

“ Nous avons choisi de mettre des cartes nominatives à la disposition de l’ensemble des collaborateurs de Qonto ayant besoin de faire des dépenses professionnelles à un moment donné. Pourquoi ce choix ? Et bien, tout comme nos clients, les équipes de Qonto ont aussi besoin d’effectuer certaines dépenses dans le cadre de leur activité.”

En plus de simplifier la gestion des dépenses de chacun, Hadrien précise que fournir des cartes de paiements nous a permis de sensibiliser les collaborateurs concernés aux dépenses de l’entreprise. Les moyens de paiement sont adaptés aux besoins de chacun. Qu’elles soient virtuelles ou physiques, les limites et les permissions de paiement par carte sont personnalisables et modifiables en temps réel.

“ On peut dire que la comptabilité est un travail d’équipe. Une fois le paiement effectué, le Qontoer prend en photo son justificatif et le rattache directement à la transaction sur son application.”

Autre point mais pas des moindres : cela permet aux collaborateurs de Qonto d’utiliser leur propre produit. Mais pourquoi est-ce important ?

“ Nous sommes nos premiers utilisateurs. Créer du sens et se sentir concernés. Tout simplement parce que cela donne du sens à nos missions quotidiennes. Comme nous sommes nous-mêmes utilisateurs, nous pouvons nous mettre plus facilement à la place de nos clients : comprendre leurs contraintes, leurs usages et parfois leurs frustrations. Certains besoins nous paraissent alors encore plus facilement évidents.”

Des dépenses, des justificatifs

“Toute entreprise se doit de justifier de ses entrées et ses sorties d’argent avec une pièce comptable. Nous sommes tenus de garder l’ensemble des originaux en cas de contrôle dans tous les cas. Mais en déposant les justificatifs dans Qonto chaque collaborateur me fait gagner 30 minutes par mois, à l’échelle d’une entreprise le gain de temps est non négligeable.”

Hadrien est bien content de ne plus avoir à chercher un justificatif pendant des heures. Effectivement, on imagine que retrouver un ticket de caisse précis parmi 5 boîtes à chaussures pleines à rabord ne devait pas toujours être une partie de plaisir. Bon, avec un peu de chance celui-ci ne sera pas à demi effacé.

“Il me suffit de taper un montant ou un nom précis dans la barre de recherche pour retrouver l’ensemble des informations dont j’ai besoin sur le moment. C’est tellement plus pratique que ce dont j’avais l’habitude dans mes expériences passées. Je gagne du temps et en plus l’interface est beaucoup plus ludique que les outils dont la profession à l’habitude !”

Le gain de temps ne s’arrête pas là. Il explique également comment Qonto a simplifié le calcul du solde de TVA. “Chaque Qontoer confirme la TVA auto-détectée depuis son justificatif, ce qui nous permet de calculer le solde très rapidement. En cas de contrôle de la DGFIP, on retrouve très facilement l’ensemble des justificatifs, des montants et taux de TVA appliqués.”

Autre bénéfice mais pas des moindres : un historique illimité !

“Je peux retrouver des pièces datant d’il y a 3 ans si besoin. ’un point de vu comptable ça a une grande valeur ajoutée. Avec une banque traditionnelle, on est limité à 3 mois d’historique”

Collecter les justificatifs manquants en un clic

Déposer un justificatif sur Qonto est une bonne pratique et simplifie le quotidien de la personne en charge des finances. Cependant, chaque mois, il arrive que certains collaborateurs oublient de déposer les justificatifs de certaines transactions. Pour chaque collaborateur c’est un petit oubli, mais pour Hadrien c’est une liste de justificatifs manquants qui n’en finit pas.

Au cas où vous en doutiez… chez Qonto nous ne sommes pas non plus parfaits.

Conséquence de notre imperfection pour Hadrien ? Avant chaque clôture comptable (elle est mensuelle chez Qonto), il consulte l’ensemble des transactions passées pendant le mois avant de vérifier utilisateur par utilisateur quelles sont les transactions non justifiées. 🤯💀🔫 💣

“C’était assez chronophage et je devais parfois envoyer plusieurs e-mails de rappel à un même utilisateur pour des justificatifs différents. L’expérience n’était pas idéale, que ce soit pour l’utilisateur ou pour moi.”

Du coup, pour nous faire pardonner, simplifier le quotidien d’Hadrien et tous les autres DAF et comptables utilisateurs de Qonto, nous avons pris les choses en main.

Dorénavant, lorsque Hadrien se connecte avec un accès Comptable pour réaliser sa clôture, un bandeau lui annonce le nombre de justificatifs manquants et en un clic il a la possibilité d’envoyer un rappel aux collaborateurs ayant oublié de justifier leur dépense. 😎Simple et efficace !

Terminé, il ne passera plus des heures entières à réclamer les justificatifs manuellement.

ÉCRIT PAR

Lucie Casamitjana

Les Product Marketing Managers ont un objectif simple : aider les clients à tirer le meilleur parti des nombreux outils et fonctionnalités de Qonto.