Entreprise digitalisée : de quoi parle-t-on ?

C’est en menant une étude avec Opinion Way en avril 2021 que nous avons pris conscience de la méconnaissance du sujet chez certains entrepreneurs. Car si 84 % des PME françaises se disent aujourd’hui digitalisées, il existe encore un flou sur ce que recouvre vraiment ce terme.

La transformation numérique désigne simplement l’utilisation de toutes les nouvelles technologies pour servir le fonctionnement, le développement et la productivité de l’entreprise.

Dès lors, on comprend qu’il existe bien d’autres manières de se digitaliser.

Cet article est donc l’occasion de lever le voile sur les actions concrètes, et parfois méconnues, à mettre en place pour moderniser votre activité et accroître votre productivité, dès aujourd’hui.

Pour 61 % des dirigeants interrogés, la digitalisation passe par la tenue d’un site internet à jour.

Et pour cause, la création d’un site internet fait partie des premières étapes incontournables lorsque l’on souhaite digitaliser son entreprise. Une vitrine en ligne, simple à mettre en place, et de nombreux bénéfices.

En effet, un site internet permet d’accroître sa visibilité et de toucher une plus large clientèle via les moteurs de recherche notamment.

Cet espace peut prendre différentes formes en fonction des secteurs d’activité, par exemple :

• Une boutique en ligne pour les commerçants ;
• Une plateforme de commande pour les restaurateurs.

Dans tous les cas, un site à jour comprend au moins une page contact avec les coordonnés de la société, votre offre et éventuellement vos tarifs.

Certaines entreprises, notamment les plus petites, hésitent encore à créer leur page internet. Elles pensent qu’il est nécessaire d’avoir de bonnes compétences en informatique ou en codage, ou d’y consacrer un budget important.

Or, ce n’est pas forcément le cas. Sachez qu’il existe aujourd’hui des solutions performantes pour construire sa page simplement et rapidement. La plus connue étant la plateforme Wordpress. Vous n’avez qu’à choisir parmi le catalogue de thèmes disponibles (dont une bonne partie est gratuite) pour créer un site à l’image de votre entreprise.

Seul coût inévitable : le nom de domaine, qui dépasse rarement les quelques dizaines d’euros par an.

Pour 47 % des dirigeants, la digitalisation repose sur le déploiement d’une stratégie de communication digitale. Et c’est effectivement un aspect important de la digitalisation.

Publicités ciblées, référencement en ligne, publication de posts sur les réseaux sociaux, d’articles de blog, envoi de newsletter… Une bonne stratégie de communication en ligne permet en effet aux entreprises de toucher plus facilement leur cœur de cible. Et à terme, de générer plus de ventes.

Sachez également que Google offre la possibilité de créer une page My Business pour être référencé sur le moteur de recherche et récolter des avis clients. Un outil aujourd’hui indispensable pour bon nombre de PME afin de gagner en visibilité et de créer de la confiance auprès de leurs prospects.

Pour 53 % des répondants, être digitalisé implique de compter sur un service informatique efficace.

En effet, la plupart des entreprises sont aujourd’hui équipées d’outils numériques pour fonctionner. Difficile à l’heure actuelle de gérer son activité sans système informatique efficace. Et cela, quels que soient le secteur et la taille de la société.

Mais quels sont ces outils ? Et dans quels domaines apportent-ils des bénéfices ?

Lorsque votre activité grandit, et que vous employez du personnel, le développement de votre entreprise ne repose plus uniquement sur vous. Mais sur le travail et la productivité de vos équipes.

Il devient donc indispensable d’équiper vos salariés d’outils informatiques performants. C’est d’autant plus vrai lorsqu’ils n’occupent pas un poste de terrain et travaillent dans des bureaux.

Pour optimiser la productivité de vos équipes, il est important de bien communiquer et de bien s’organiser. Et le moins que l’on puisse dire, c’est que les nouvelles technologies ont changé la donne à ces niveaux.

• Côté communication, équiper chaque collaborateur d’une boîte e-mail intuitive et fonctionnelle est la première étape. Vous pouvez aussi instaurer des outils de communication en interne (comme la messagerie instantanée Slack, les solutions de visioconférence Zoom ou Google Meet) pour faciliter les échanges.
• Côté organisation, tout dépend de votre secteur d’activité. Dans tous les cas, il peut être utile d’instaurer une base de données pour réunir toutes les informations utiles et les rendre accessibles à l’ensemble des salariés. Vous pouvez également utiliser des outils d’organisation pour répartir les tâches et suivre l’avancée du travail de chacun. Par exemple, les outils comme Trello et Notion sont très performants et largement utilisés par les entreprises digitalisées.

Satisfaire et fidéliser sa clientèle est un enjeu pour toutes les entreprises. Un exercice de plus en plus complexe à mesure que l’activité se développe.

Alors, pourquoi ne pas utiliser la digitalisation pour faciliter la gestion de votre relation client ?

Pour cela, vous pouvez tout à fait avoir recours à une solution CRM (Customer Relationship Management). Un CRM est une base de données informatisée référençant chacun de vos clients.

Toutes les informations pertinentes sont rassemblées au même endroit. Selon l’activité de l’entreprise, vous pouvez notamment y préciser :

• les coordonnées du client ;
• l’historique des correspondances et la date des derniers échanges ;
• l’historique d’achat (anciennes commandes et commandes en cours) ;
• les devis et factures envoyés, ainsi que tous les documents échangés.

Le CRM est utile à toutes les équipes de l’entreprise : l’équipe commerciale, marketing, service client, informatique, e-commerce, etc.

En prime, ces solutions se basent généralement sur le Cloud. Les informations sont donc accessibles en quelques clics par l’ensemble des collaborateurs, du bureau et de la maison.

💡 Bon à savoir : depuis le 25 mai 2018, votre entreprise doit se conformer au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Autrement dit, vous devez veiller à protéger l’ensemble des données personnelles de vos clients (comme son identité et ses coordonnés par exemple). Dans ces circonstances, difficile de continuer de gérer ces données sur des fichiers non sécurisés comme Excel ou Google Sheet… Alors mieux vaut opter pour un CRM sécurisé et conforme aux RGPD pour éviter les impairs.

La partie financière, comptable et administrative est souvent perçue comme contraignante. Et pourtant, impossible de s’y soustraire. Heureusement, vous pouvez compter sur quelques bons outils numériques pour vous faciliter la tâche.

• Loin des banques traditionnelles, les solutions financières comme Qonto vous offrent un compte optimisé pour votre business. Vous bénéficiez d’une interface intuitive, d’un service client à votre écoute 7j/7 et pouvez suivre vos dépenses en temps réel grâce à votre application.
• Les notes de frais s’accumulent et vos équipes financières ne cessent de courir après les justificatifs ? Pourquoi ne pas passer à la dématérialisation des notes de frais ? Grâce à ce système, vos collaborateurs n’ont plus qu’à prendre en photo les justificatifs et les déposer sur une application dédiée. Tous les documents sont centralisés au même endroit et facilement accessibles en cas de contrôle.
• La facturation est une activité chronophage pour les entreprises. Pour gagner du temps, vous pouvez tout à fait opter pour la facture dématérialisée, qui a la même valeur probante que sa version papier. Sachez par ailleurs qu’elle deviendra obligatoire à partir de 2025*. Une raison de plus pour se mettre à la page dès aujourd’hui.

*Source : https://www.vie-economique.com/actualites/facture-electronique-obligatoire-2025/