Avant le début de la mission : se préparer, des deux côtés Pendant la mission : faciliter la communication Après la mission : débriefer et entretenir la relation

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Collaboration freelances - entreprises : les bonnes pratiques

10 min

15 décembre 2022

Par Anaëlle Gautier

Couverture de message noir et blanc Team 3

+1 million : c’est l’évolution du nombre de travailleurs indépendants en France en 10 ans selon Statista. En 2021, ils étaient plus de 3,2 millions à mettre leurs compétences au service des entreprises et des particuliers. Et la tendance devrait se poursuivre : en 2030, une étude de Freelance.com estime qu’il y aurait 1,54 million de freelances, dans les métiers de prestations intellectuelles uniquement.

Cet essor du travail indépendant change la donne dans les relations de travail. Travailler en freelance pour une entreprise et collaborer avec un(e) freelance ne s’improvisent pas. Comment s’assurer que la mission se déroule bien d'un côté comme de l’autre ? Pour répondre à cette question, nous avons sollicité l’avis de freelances et d’entreprises directement concernés :

Marine Aubonnet, formatrice et mentor de freelances, La Cohorte,
Clément Carrier, ancien freelance, co-fondateur et CEO, Aria,
Clara Casamatta, people operations specialist, Qonto,
Cécile Haupt, lead commercial counsel, Qonto,
Louise Racine, co-fondatrice, collectif de freelances Lookoom.

Que vous soyez une entreprise ou un(e) indépendant(e), découvrez dans cet article les bonnes pratiques pour une collaboration réussie entre les entreprises et les freelances, à chaque étape d’une mission. Bonne lecture.

Un point légal pour commencer : par définition, les indépendants, quel que soit leur statut juridique (auto-entrepreneur, en EURL, en SASU ou portage salarial) ne sont pas des salariés de l’entreprise avec laquelle ils collaborent.

Il ne doit pas exister de lien de subordination entre le freelance et l’entreprise. C’est ce qui distingue un contrat de travail salarié d’un contrat de prestation de services. Si ce lien de subordination est présent dans le contrat ou dans les faits, que les conditions de travail sont semblables à celles d’un(e) salarié(e), il s’agit de salariat déguisé, et cela peut avoir des conséquences juridiques importantes.

Avant le début de la mission : se préparer, des deux côtés

Pour qu’une collaboration se passe bien, la phase qui précède le début de la mission est clé. Elle permet à l’entreprise et au travailleur indépendant de vérifier l’intérêt mutuel pour la collaboration et de définir le cadre précis de la mission. C’est incontournable de ne pas la bâcler.

Une bonne collaboration passe pour les deux côtés par un paramètre essentiel : prendre le temps. Une mission acceptée trop vite part souvent mal ! - Louise Racine

(Se) poser les bonnes questions

C’est d’abord le donneur d’ordre - l’entreprise - qui doit définir clairement son besoin, et donc se poser ces questions :

Quelle est la demande précise pour le travailleur indépendant ?
Quels sont les objectifs de la mission ?
Qu’est-ce qui fera de cette collaboration un succès ?

Il m’est arrivé de travailler avec des donneurs d’ordre qui n’avaient pas bien défini leurs besoins ou leurs attentes. Cela complique vraiment la collaboration. La transparence de la part de l’entreprise est clé, il ne faut pas être déceptif. - Clément Carrier

Une fois les attentes fixées, l’entreprise peut rédiger un brief qui reprend ces éléments, avant de faire appel au freelance. Suite au premier échange avec le prospect, c’est au tour du freelance de se poser les bonnes questions, et d’évaluer la mission selon ses critères. Parmi ceux-ci :

Le freelance a-t-il les compétences pour réaliser la mission ? De la même façon que l’entreprise doit faire preuve de transparence, le freelance doit être réaliste sur ses compétences pour ne pas créer de déception.Pour une collaboration réussie, le freelance doit avoir bien travaillé son positionnement, son offre, pour énoncer clairement à son interlocuteur ce qu’il fait et que ce dernier puisse identifier rapidement s’il est la bonne personne. - Louise Racine

Le contenu de la mission est-il intéressant ? Si le travailleur indépendant n’est pas motivé par la mission, il va s’essouffler au cours de la collaboration.Il faut que la collaboration soit enrichissante, stimulante. Que ça nous emmène sur des sujets où on apprend, où on aborde des thématiques différentes. - Marine Aubonnet

Le budget est-il en ligne avec les attentes du freelance ? De la même façon, si le budget ne correspond pas au taux journalier moyen (TJM) du freelance, cela crée de la frustration. Il y a une responsabilité des deux côtés. Le freelance doit estimer le plus précisément possible le temps qu’il va passer sur la mission pour être à l’aise avec son tarif. Mais l’entreprise doit aussi être responsable en ne tirant pas trop les prix vers le bas. Ce n’est pas miser sur le long terme, et c’est prendre des risques sur la qualité du rendu ou de la relation. - Marine Aubonnet

Le freelance a-t-il la disponibilité pour cette mission ? L’organisation est clé pour gérer son activité freelance. Il faut savoir gérer son emploi du temps afin de ne pas se retrouver surchargé(e). Utiliser de bons outils aide, comme un outil de suivi du temps, un logiciel de gestion de projets et un compte bancaire professionnel. Les freelances ont plusieurs clients en parallèle. Gérer la partie contractuelle et comptable de manière rigoureuse est importante pour qu’ils sachent où ils en sont dans leur mission et leur facturation. Que ce soit avec Notion ou Google Sheets, peu importe, tant que c’est géré de manière carrée. Cela permet de mieux évaluer sa disponibilité pour s’engager sur de nouvelles missions. - Cécile Haupt

Dans cette phase de préparation, il ne faut pas hésiter à poser toutes les questions que l’on peut avoir, d’un côté comme de l’autre. C’est ce qui permettra à l’entreprise et au travailleur indépendant d’être alignés et de partir sur de bonnes bases.

Il faut beaucoup de transparence, qu’il n’y ait aucun malentendu. Les règles doivent être claires dès le départ. Il ne faut pas vendre quelque chose qui ne peut pas avoir lieu, d’un côté comme de l’autre. - Clara Casamatta

C’est pourquoi, encore une fois, le temps est une donnée clé.

Il faut digérer le brief, prendre du recul et éviter de répondre du tac au tac avec un devis bâclé en 2h. Mieux vaut se rendre compte qu’on n’est pas la bonne personne avant le début de la collaboration, quitte à partager la mission à un profil plus adapté moyennant un apport d’affaires. - Louise Racine

Établir un contrat entre le freelance et l’entreprise

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Si les deux parties prenantes se sont mises d’accord sur la collaboration, il faut ensuite formaliser le cadre de la mission. Cette étape se conclut habituellement par un contrat de prestation de services entre l’entreprise et l’indépendant(e), ou, a minima, un devis signé qui reprend l’intégralité des éléments. Il est au freelance ce que le contrat de travail est au salarié.

Quel que soit le statut juridique du freelance - micro-entreprise, entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), société par actions unipersonnelle (SASU) ou portage salarial - avoir un contrat de collaboration est clé. Ne croyez pas qu’il s’agit uniquement d’un contrat pour protéger l’entreprise. Il protège également le freelance et cadre la mission. Il fixe les attentes et obligations des deux parties à l’écrit. Si la mission évolue en dehors de ce cadre, il est possible de s’y référer pour corriger le tir.

Contractualiser la relation est un must-have. C’est aussi important pour le freelance que pour l’entreprise, cela cadre les modalités de la relation. On se rend compte si on est alignés ou pas tout de suite. - Cécile Haupt

Que mettre dans le contrat ? Ou, à défaut, le devis et les conditions générales de vente ?

Le périmètre précis de la mission,
Les dates de début et de fin de mission,
Les livrables attendus,
Les modalités de paiement (acomptes, délais de paiement, etc),
Toutes les spécificités de la collaboration, sur lesquelles il faut se mettre d’accord avant de commencer à travailler. Elles doivent expressément figurer par écrit. Exemple : dans le secteur de la tech, la question de la propriété intellectuelle est clé. Cession, licence, tous les usages ? Cécile insiste sur l’importance de l’inscrire dans le contrat.

Quand nous faisons signer un contrat à un freelance, c’est important pour nous qu’il comprenne le document dans son intégralité. Nous sommes également ouverts à la négociation, et nous expliquons en toute transparence pourquoi nous négocions dans un sens précis. C’est la base pour une relation sereine. - Cécile Haupt

La mission évolue ou se reconduit ? Pas d’inquiétude, il est possible d’amender le contrat et de faire signer cet amendement par les deux parties. Il ne faut pas voir le contrat de prestation de services comme une contrainte, mais plutôt comme un rappel du cadre de la mission et de la collaboration.

Un focus rapide sur une question que Cécile reçoit souvent : pourquoi demander une assurance professionnelle au freelance ?

On prend le temps d’expliquer pourquoi avoir une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) est important. C’est une assurance pour son activité, cela peut lui éviter de se retrouver en difficultés financières. Bien sûr, il est très rare d’en avoir besoin, comme pour toutes les autres assurances. Mais, au moins, le freelance est protégé. - Cécile Haupt

Définir les relations de travail entre le freelance et l’entreprise

Dernier point avant le lancement de la mission : qui est l’interlocuteur de référence au sein de l’entreprise pour le freelance ? Avoir un référent identifié assure la fluidité des échanges et des validations pour la suite de la mission.

Les collaborations qui se déroulent le mieux sont aussi celles pour lesquelles l’entreprise voit le freelance comme un partenaire, et non un prestataire.

Le rapport prestataire - entreprise, avec un rapport de force, n’est jamais très fécond. Le mieux est qu’un rapport d’égal à égal s’installe, dès le début de la collaboration entre le freelance et l’entreprise. Rappelez-vous que si vous avez besoin de l’autre, lui aussi ! - Louise Racine

Cette posture permet d’avoir une collaboration équilibrée, sereine pour les deux parties. Marine reconnaît qu’elle peut être difficile à prendre quand on débute, mais que cela permet de ne pas être un(e) simple exécutant(e).

Pendant la mission : faciliter la communication

Une fois cette première phase claire, l’entreprise et le freelance peuvent commencer à travailler ensemble de façon effective. Comment s’assurer que la collaboration se déroule bien ? Cela tient beaucoup à la communication entre l’entreprise et l’indépendant(e).

Préparer l’onboarding

Tout comme on prépare l’arrivée d’un(e) salarié(e) dans l’entreprise, il faut préparer celle d’un(e) freelance. Même s’il est externe, il a besoin d’un certain nombre d’accès et d’informations pour entamer sa mission sereinement. Il faut notamment penser :

Aux accès aux outils informatiques (création d’adresse mail si nécessaire, accès aux fichiers partagés, etc),
Aux informations et au contexte utiles à la réalisation de la mission,
À l’ajout du freelance aux réunions pertinentes de l’équipe,
À la présentation du freelance aux collaborateurs avec lesquels il est amené à interagir.

Le degré d’intégration du freelance dans l’entreprise dépend bien sûr de chaque contexte. Certaines entreprises mettent à disposition leurs bureaux pour les freelances qui le souhaitent, d’autres les invitent aux événements d’équipe, etc.

Chez Aria, nous intégrons au maximum les freelances au sein de l’équipe. Nous sommes encore une petite structure, nous les invitons même à nos séminaires. Ils conservent bien sûr leur indépendance, mais nous faisons en sorte de les intégrer à l’équipe comme des salariés classiques. Cela facilite leur mission. Certains freelances sont plus proches, veulent venir au bureau, d’autres sont plus indépendants dans leur fonctionnement. Nous faisons en sorte de nous adapter à chacun(e) et de leur fournir le meilleur environnement de travail. - Clément Carrier

Formaliser la communication

Pendant la mission, faire des points réguliers entre l’entreprise et l’indépendant(e) permet de s’assurer de l’alignement par rapport au brief initial et de mesurer l’avancement du projet. Le mieux est de les planifier à intervalles réguliers, quitte à ne se parler que 5 minutes. Cela évite d’arriver à la fin du projet et de constater que le livrable n’est pas en phase avec les attentes.

Les points réguliers entre l’entrepreneur(e) et l’entreprise permettent de dire ce qui va ou ne va pas. S’il y a des divergences ou des insatisfactions, c’est mieux de les identifier tôt. Proposer un point de 5-10 minutes sera toujours bien perçu côté client, ça donne une posture professionnelle. Il ne faut pas avoir peur de le faire, ni avoir peur de rappeler le cadre de la mission. Si un(e) client(e) demande trop de révisions ou de tâches qui sortent du cadre initial fixé, il ne faut pas hésiter à le signaler au fil de l’eau. Ce n’est pas à la fin de la mission qu’on peut le dire. - Marine Aubonnet

Ces conversations, pas toujours agréables, sont importantes à avoir entre le freelance et son client. Les premières fois sont dures, mais mieux vaut ne pas le garder pour soi.

Respecter l’autre

En lien avec le point précédent, la clé d’une bonne collaboration entre un(e) indépendant(e) et une entreprise est le respect mutuel. Cela veut dire à la fois respecter ses engagement, d’un côté comme de l’autre, respecter les délais, mais aussi le temps de l’autre.

C’est important de respecter la personne en face, qu’on soit le freelance ou l’entreprise. Être ponctuel(le), respecter les deadlines, être transparent(e). Mieux vaut prévenir en amont en cas de retard plutôt que mettre l’autre devant le fait accompli. Bien communiquer est central pour une relation sereine. - Clément Carrier

Après la mission : débriefer et entretenir la relation

Une fois les derniers livrables rendus, il est temps de clôturer officiellement la collaboration - ou la reconduire, en fonction des situations.

Débriefer de la collaboration

Il est toujours intéressant pour les deux parties de prendre le temps de débriefer de la collaboration. Comment s’est-elle déroulée ? Qu’est-ce qui aurait pu être amélioré ? Cela permet à l’entreprise et au freelance d’anticiper pour de prochaines missions.

Payer le solde de la mission

Les modalités de paiement varient en fonction des entreprises et des freelances. Acomptes, paiements intermédiaires, délais de paiement… Tout cela est à inscrire dans le contrat. Une fois la mission terminée, charge à l’entreprise de tenir ses engagements et de payer le solde selon les conditions prévues.

Le délai de paiement est clé pour le freelance. C’est ce qui lui permet de manger et de payer son loyer. Chez Qonto, pour simplifier cela, nous utilisons une plateforme qui s’appelle Deel. Elle permet à la fois de contractualiser, avec signature électronique, et d’envoyer les paiements aux freelances, à des dates régulières. Cela donne de la visibilité aux freelances avec lesquels nous collaborons et cela simplifie les processus du côté de l’équipe Finance. - Cécile Haupt

Comme nous n’avons pas abordé le point sur les acomptes et les paiements intermédiaires auparavant, voilà ce qu’en disent Clément et Marine :

Les acomptes Une fois le devis signé, demander un acompte, au moins partiel, permet de sécuriser le freelance et de montrer que l’entreprise est honnête. Être payés rapidement est un besoin clé pour les freelances. - Clément Carrier
Les paiements intermédiaires Échelonner les paiements dans la durée permet de ne pas se retrouver à travailler plusieurs mois sans être payé(e) du tout. Cela motive et rassure aussi. - Marine Aubonnet

Entretenir la relation

Il n’est pas rare qu’une entreprise fasse appel au même freelance pour un nouveau projet en fonction de ses besoins. C’est pourquoi entretenir sa relation avec les indépendants qui ont collaboré avec l’entreprise est intéressant.

Une agence de communication que je connais chouchoute son vivier de freelances. Cela leur permet de s’assurer la priorité quand ils ont de nouveaux besoins, et de créer une bonne relation entre l’entreprise et les indépendants. Ils n’hésitent pas à mettre à disposition leurs bureaux, même en dehors des missions du freelance pour l’agence, ou à prêter du matériel pour la création de contenu. Ils prennent aussi des nouvelles régulières des freelances. Il faut que la relation soit réciproque pour que cela se passe bien, c’est intelligent de soigner la relation. - Marine Aubonnet

De freelance à salarié, il n’y a qu’un pas ?

C’est assez courant qu’une entreprise recrute un(e) freelance avec lequel elle a collaboré par le passé. Pour l’indépendant(e), c’est parfois le choix de la sécurité, d’une évolution professionnelle, ou l’envie de retrouver un collectif.

Cela arrive régulièrement que les freelances veuillent évoluer. Sauf que, bien entendu, il n’est pas possible d’être freelance sur le long terme pour Qonto. Parfois, cela amène le freelance à réévaluer son cadre de travail et à vouloir rejoindre l’entreprise en CDI. - Clara Casamatta

Une situation qu’a également rencontrée Clément :

Certaines collaborations, où le « fit » et les échanges sont de qualité, donnent envie d’aller plus loin ensemble. C’est ce qui s’est passé pour l’un des freelances avec qui nous avions commencé à travailler sur les sujets design/branding. Il a finalement rejoint Aria en CDI quelques mois après.

Avec l’essor du freelancing, les collaborations entre les indépendants et les entreprises se multiplient. Que vous soyez une entreprise ou un(e) freelance, vous avez désormais toutes les clés en main pour que votre prochaine collaboration se passe bien.

Vous êtes indépendant(e) et vous cherchez un outil pour gérer sereinement votre activité de freelance ? Pensez à Qonto.

ÉCRIT PAR

Anaëlle Gautier

Anaëlle est copywriter freelance depuis 2018 et écrit pour de nombreux clients, dont Qonto. Elle est spécialisée en fintech et SaaS B2B et écrit également sur le freelancing.