Comment optimiser la communication avec votre expert(e)-comptable ?

Sonner à la porte de votre expert(e)-comptable avec un sac rempli de factures sur le dos. Cela vous paraît curieux ? C’est pourtant ce qu’a connu l’experte-comptable que nous avons interviewée. C’était en 2013 et Claryss Lefort venait de démarrer sa carrière. En quelques années seulement, la dématérialisation a donné à la comptabilité un nouveau visage. Avec le dernier projet de loi de finances, la facturation électronique va même progressivement devenir obligatoire pour les entreprises à compter de 2025.

Ces évolutions ont pour but d’améliorer la communication entre les expert(e)s-comptables, les entreprises et les administrations publiques. En tant qu’entrepreneur(e)s, vous pouvez vous appuyer sur votre expert(e)-comptable pour vous adapter à ces changements.

Dans ce contexte, comment optimiser la communication avec votre prestataire ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ? Claryss Lefort, fondatrice du cabinet d’expertise comptable EARN nous a répondu pour vous aiguiller.

Les idées reçues sur le métier d’expert(e)-comptable ont la vie dure. Aujourd’hui, sa fonction est encore associée à une obligation légale. Peu d’entrepreneur(e)s mesurent la valeur ajoutée qu’ils peuvent trouver dans les échanges avec leur prestataire. Durant ses 8 années en cabinet, Claryss Lefort a constaté un véritable besoin de sensibilisation sur ce sujet.

L’expert(e)-comptable est un conseiller financier qui peut vous offrir des conseils précieux, optimiser vos opérations et guider votre entreprise vers une croissance durable. Pour Claryss Lefort, les expert(e)s-comptables ont besoin de communiquer davantage sur ce rôle.

Pour écrire cet article, nous avons donc demandé à Claryss Lefort la marche à suivre pour une relation fructueuse avec votre prestataire.

La plupart des expert(e)s-comptables ont leurs propres méthodes en matière de communication. Néanmoins, vous avez tout intérêt à optimiser vos processus. Voici 5 pratiques que vous pouvez mettre en place.

La première étape lorsque vous faites appel à un expert(e)-comptable est de signer une lettre de mission avec votre prestataire. Il s’agit d’un contrat écrit qui détaille les obligations de chaque partie. Vous y trouvez des informations comme la durée du contrat, le montant des honoraires, le détail des services fournis ou encore les conditions de résiliation. Elle peut également préciser les modalités de communication entre le client et l'expert(e)-comptable.

En général, elle est élaborée par l'expert(e)-comptable et présentée au client pour approbation. Avant de signer le contrat, vous pouvez tout à fait poser des questions et proposer vos ajustements. Nous vous conseillons de partager clairement vos attentes dès cette phase initiale de la collaboration.

Pour communiquer avec votre expert(e)-comptable, il est important de définir les canaux à privilégier. Emails, Slack, WhatsApp, Google Meet ? Vous éparpiller sur de nombreux outils risque de multiplier les allers-retours avec votre prestataire. Nous vous conseillons de vous limiter à un ou deux canaux.

Pour optimiser les échanges, une solution pratique est de recourir à une plateforme de gestion financière avec un accès en lecture pour votre expert(e)-comptable. Avec la solution Qonto, votre prestataire peut récupérer vos justificatifs et données financières en toute autonomie.

Dans tous les cas, utilisez des outils de communication avec lesquels vous vous sentez à l’aise. Si vous ne maîtrisez pas les outils proposés par votre prestataire, n’hésitez pas à lui en faire part.

Pour établir vos états financiers, votre expert(e)-comptable a besoin de justificatifs : factures, notes de frais, relevés bancaires, etc. Lorsque la communication n’est pas optimale, il n’est pas rare que les entreprises oublient de fournir des documents ou se retrouvent à chercher des pièces dans l'urgence.

En plus du stress et de la perte de temps entrainés, cette situation favorise les erreurs comptables. Or, ces non-conformités vous exposent à des amendes et une perte de vos avantages fiscaux. Pour éviter cela, nous vous recommandons de stocker vos justificatifs et vos données comptables à un seul endroit.

Avec Qonto, vous pouvez le faire simplement. Vous n’avez qu’à importer vos justificatifs ou les prendre en photos. Notre solution les stocke et détecte automatiquement les informations à transmettre à votre expert(e)-comptable comme le taux de TVA, la nature de l’opération ou encore la date et le montant de vos dépenses. Claryss Lefort recommande particulièrement cette fonctionnalité à ses clients.

Pour améliorer la communication avec votre expert(e)-comptable, il est important d’avoir bien en tête votre calendrier comptable et fiscal. En cas de doute, vous pouvez consulter ce calendrier récapitulatif annuel sur le site du gouvernement. Mieux vous anticiperez vos échéances, plus vous serez en mesure de fournir l’ensemble des justificatifs à temps.

Retenez qu’en plus de veiller sur votre conformité légale, votre expert(e)-comptable peut aider votre entreprise à prendre des décisions stratégiques. Par exemple, il pourrait être dans votre intérêt financier de changer de statut juridique ou de modifier votre régime fiscal. Dans ces cas, une décision tardive peut coûter plusieurs milliers d’euros.

Nous vous recommandons donc de garantir à votre prestataire une visibilité en temps réel sur votre situation comptable. Vous pouvez le faire depuis la plateforme Qonto avec la génération de dashboard et reporting financiers en temps réel (en savoir plus).

Dans la plupart des cas, votre expert(e)-comptable vous proposera des outils pour faciliter les échanges d’informations. Cependant, vous pourriez avoir besoin d’outils complémentaires pour faciliter votre organisation. N’hésitez pas à optimiser votre propre stack d’outils. Voici quelques exemples d’outils de pré-comptabilité :

• Tableurs (Excel, Google Sheets) : les tableurs sont souvent utilisés pour suivre les transactions, les dépenses et les recettes de manière simple avant de les intégrer dans le logiciel comptable principal. Vous ne serez toutefois pas exempté de saisies manuelles.
• Logiciels de gestion des notes de frais : ces outils permettent aux employés de soumettre en ligne leurs notes de frais, facilitant ainsi la collecte des dépenses professionnelles et leur intégration dans le processus comptable.
• Applications mobiles de numérisation des reçus : ces applications qui permettent de prendre des photos de reçus et de les convertir en fichiers électroniques facilitent la gestion des justificatifs de dépenses.
• Logiciels de gestion des factures : ces outils permettent de créer, d'envoyer et de suivre les factures clients. Ils peuvent également faciliter la gestion des fournisseurs et l'organisation des factures fournisseurs.
• Solutions complètes de gestion financière : ces solutions rassemblent en un seul endroit l’ensemble des fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre pré-comptabilité. Depuis l’application Qonto, vous pouvez gérer l’ensemble de vos tâches depuis l’édition de factures jusqu’au pilotage de vos dépenses (en savoir plus).

Pour résumer : en automatisant un maximum de tâches, vous pourrez passer d’une communication basée sur l’urgence à une communication proactive avec votre expert(e)-comptable. Vous vous libérez du temps pour aborder avec lui des sujets plus stratégiques.

La loi sur l’obligation de la facturation électronique est en passe de modifier les habitudes des entrepreneur(e)s. Elle vous concerne si votre entreprise est assujettie à la TVA et opère sur le territoire national. Et ce, même si vous n’utilisez plus le format papier. De nouvelles plateformes et procédures vont en effet voir le jour. Explications.

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue de manière dématérialisée. Elle doit obligatoirement contenir un ensemble minimum de données présentées de manière structurée, la distinguant ainsi des factures en format papier ou en PDF classique.

Pour émettre ou recevoir une facture électronique, vous pourrez choisir entre les options suivantes :

• Opter pour l'utilisation du Portail Public de Facturation (PPF).
• Utiliser une plateforme de dématérialisation agréée par l'administration fiscale (PDP). Vous pouvez trouver plus d'informations sur les plateformes partenaires sur le site de l'administration fiscale ici.

À noter que la loi met également en place l’e-reporting des données de transaction. Les entreprises devront transmettre à l'administration des données spécifiques liées à des opérations commerciales exclues de la facturation électronique. Ces opérations incluent les ventes et prestations de services aux particuliers (BtoC, commerce de détail) ainsi que les transactions avec des opérateurs étrangers (exportations, livraisons intracommunautaires, etc.).

Initialement prévue en 2024, l’application de la loi a été reportée en 2026. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article : Facturation électronique, les 10 questions les plus posées.

Depuis l'annonce de la loi, les cabinets d'expertise comptable se préparent à aider leurs clients à se conformer à ces nouvelles exigences légales. Il y a fort à parier que les cabinets les plus avancés dans leur transformation numérique tireront leur épingle du jeu.

C’est en tout cas la direction qu’a prise Claryss Lefort au moment de fonder son cabinet. Pour faciliter les échanges avec ses client(e)s, elle reste en veille constante des nouvelles technologies.

Qonto a été pré-sélectionné pour participer à la phase pilote de la réforme sur la facturation électronique, menée par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques). Cette période d’expérimentation nous offre l'opportunité de tester les systèmes de facturation électronique avant le déploiement officiel de la réforme, tout en vérifiant la fiabilité de nos échanges de données avec le PPF. De cette manière, nous nous tenons au plus près des dernières évolutions de la loi. Comme toujours, vous pouvez compter sur nous pour vous tenir informé(e)s et vous accompagner dans votre transition vers la facturation électronique.