Quand les cartes éphémères simplifient la gestion des dépenses : 5 exemples

Les dépenses ponctuelles sont souvent un casse-tête pour les entreprises. Prêter une carte de paiement à un collaborateur n'est jamais idéal. Et vérifier et enregistrer des notes de frais est toujours synonyme de perte de temps. Heureusement, les nouvelles cartes virtuelles permettent de résoudre ces problèmes.

Un collaborateur a besoin de faire un achat ponctuel ? Vous pouvez « créer » une carte pour cette occasion spécifique.

Une activité d’équipe nécessite que plusieurs personnes effectuent des dépenses ? Il vous suffit de mettre en place des cartes de paiement en fonction de l’utilisation de chacun.

Tout ceci est rendu possible grâce aux cartes éphémères. Leur plus ? Elles sont développées pour répondre à des besoins ponctuels. En effet, elles offrent la possibilité de fournir une carte de paiement à n’importe quel collaborateur, pour une dépense unique et spécifique. Les budgets sont fixés à l’avance, garantissant autonomie et sécurité (la carte expire automatiquement une fois l'achat réalisé).

Chez Qonto, nous allons encore plus loin et vous proposons un nouveau type de carte éphémère : la carte éphémère. Avec la carte éphémère, vous pouvez effectuer plusieurs dépenses durant une période déterminée lors de la création. Elle couvre donc davantage d'achats ponctuels.

Cet article vous propose de découvrir l'utilisation de cartes éphémères à travers 5 exemples concrets.

Exemple d'actualité : un de vos collaborateurs est en télétravail et a besoin d’acheter un deuxième écran. Qu’il se trouve en France ou à l’autre bout du monde, il pourra utiliser une carte éphémère. L'écran coûte 200 euros : le collaborateur vous envoie le devis, vous provisionnez ensuite cette somme sur la carte créée pour cet achat uniquement (après quoi, la carte expirera immédiatement). Le salarié n'aura plus qu'à indiquer ses coordonnées, afin de se faire livrer.

Vous gérez la dépense en amont et vous n’avez pas à vous soucier de la logistique ou des notes de frais. La carte éphémère est la solution la plus adaptée pour les membres d’équipe ne disposant pas leur propre carte de paiement au sein de l’entreprise.

L’achat d’un billet pour assister à une conférence peut concerner une personne, ou bien l’ensemble des collaborateurs d’une équipe. Une carte peut donc être allouée pour chaque individu.

Par exemple, la majorité des membres de l'équipe doivent acheter des billets standards à 75 euros la journée. Une carte avec ce montant sera donc attribuée à chacun des collaborateurs participant à la conférence.

Avec la carte éphémère de Qonto, vous pouvez aller encore plus loin. Si lors de cette conférence, l'un de vos collaborateurs a besoin d'un budget supplémentaire (pour assister à un after-show exclusif par exemple), vous pouvez modifier le budget alloué.

Une carte éphémère peut aussi être très utile pour un déplacement ponctuel. Par exemple, le responsable approuve un budget de 86 euros sur la carte du collaborateur concerné, pour un aller-retour dans la journée. La personne peut directement acheter son billet en ligne (elle n'a pas à faire l'avance des frais).

Et avec la carte éphémère, vos équipes vont pouvoir réaliser plusieurs dépenses sur une durée limitée. Elle s'avère donc particulièrement utile dans le cas de déplacements plus longs.

Par exemple, pour une visite de partenaires/clients/locaux à l’étranger, la carte éphémère offre une multitude de configurations :

Pour les achats en magasin, la carte éphémère fonctionne avec Apple Pay ou Google Pay. Si un collaborateur achète son déjeuner dans un supermarché ou un restaurant, il lui est possible de lier la carte éphémère à son portefeuille Apple Pay ou Google Pay sur son téléphone mobile et d'utiliser le paiement sans contact en magasin.

Et ce n'est pas tout : contrairement aux cartes de crédit et de débit, qui ont une limite de paiement de 50 euros pour les transactions sans contact, il n'y a pas de limite d'achat unique avec une carte éphémère. Les utilisateurs peuvent payer n'importe quel montant sans entrer de code PIN - dans les limites que vous définissez pour la carte éphémère, bien sûr.

Imaginons : c’est la rentrée et vous souhaitez proposer à vos collaborateurs une activité de team building. Selon l’évènement, les dépenses peuvent être individuelles ou collectives (déplacements, restauration, hôtel, activités). Vous pouvez opter pour une carte éphémère à usage unique, avec un budget maximal (par exemple 160 euros par personne pour les deux jours concernant les frais de bouche).

Et avec la carte éphémère, vous pouvez même adapter les budgets pour les activités répétées. Par exemple :

Chaque somme peut être modulée (plafond de dépenses) selon l'événement ou l'achat concerné. Il est possible de créer autant de cartes que nécessaire.

La carte éphémère est très pratique en ce qui concerne les cadeaux individuels : soit vous créditez un montant prédéterminé (comme une carte cadeau classique), soit vous créditez le prix du produit/service à acheter. Avec sa carte, le bénéficiaire n'aura plus qu'à effectuer ses achats en ligne.

💡 Nul besoin de s'en tenir à une seule et même enseigne : comme la carte éphémère est une carte de paiement, elle est acceptée sur tous les sites d'e-commerce.

💡 Les cartes éphémères permettent de fixer un budget à dépenser sur 3 ou 6 mois : vous décidez de la durée.

Comme vous avez pu le voir dans les exemples proposés, les cartes éphémères sont faites pour simplifier la gestion des dépenses. Leurs maîtres mots sont simplicité, adaptabilité et sécurité.

Et avec la carte éphémère de Qonto, vous bénéficiez d'encore plus de souplesse. Entièrement paramétrable, elle peut être utilisée pour réaliser un ou plusieurs achats sur une période préalablement définie, d'une journée à une année maximum.

Grâce à ce moyen de paiement adapté, il n’est plus question de notes de frais et chaque collaborateur gagne en autonomie. Cette nouvelle solution technologique permet à votre entreprise de renforcer la maîtrise de ses dépenses.