Pflegedienst gründen: Selbstständig in der Pflege

Der Bedarf an gut ausgebildeten Pflegekräften ist groß. Nicht nur in Ausnahmesituationen wie der Corona-Pandemie, sondern tagtäglich. Eine gute Gelegenheit, sich in diesem Wachstumsmarkt selbstständig zu machen und einen eigenen ambulanten Pflegedienst zu gründen, um Pflegebedürftige im eigenen Haushalt zu pflegen. Neben Empathie und Respekt gegenüber pflegebedürftigen Menschen erfordert die Betreuung geschulte Fachkräfte und ist an etliche formeller Bedingungen geknüpft.

Die Lebenserwartung steigt: Die durchschnittliche Lebenserwartung der Menschen, die in Deutschland geboren wurden, lag 2020 bei 78,9 Jahren bei Männern und 83,6 Jahre bei Frauen. Laut einer Prognose des Statistischen Bundesamtes könnte die durchschnittliche Lebenserwartung im Jahr 2060 für Frauen auf 88,8 und für Männer auf 84,8 Jahre ansteigen. Trotz ihres hohen Alters bleiben die Menschen vergleichsweise gesund wie nie und legen großen Wert darauf, so lange wie möglich selbstbestimmt in ihrer gewohnten Umgebung zu leben. 

Die Gründung eines Pflegedienstes ist zum großen Teil an Ihre persönlichen Eigenschaften gebunden. Als Pflegekraft ist es Ihre Aufgabe, das Wohl Ihrer Patient:innen in den Vordergrund zu stellen. Das erfordert einen souveränen Umgang in stressigen und emotionalen Situationen. Gleichzeitig erfordert es kommunikative und organisatorische Fähigkeiten: Pflegekräfte stellen häufig das Bindeglied zwischen Patienten/Patientinnen, Ärzten und Ärztinnen sowie Krankenkassen dar.

Neben Ihrer Sozialkompetenz ist gleichzeitig ist Ihre fachliche Qualifikation als ausgebildete Pflegekraft gefragt. Gemäß § 71 des Sozialgesetzbuches (SGB) dürfen ausschließlich ausgebildete Pflegekräfte mit entsprechenden Zusatzqualifikationen einen ambulanten Pflegedienst oder ein Unternehmen im Pflegebereich gründen. Sie benötigen also eine abgeschlossene Ausbildung als 

Neben Ihrer Ausbildung müssen Sie Ihre Berufserfahrung anhand von Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen nachweisen. Sie müssen in den letzten fünf Jahren mindestens zwei Jahre Ihren Pflegeberuf hauptberufliche ausgeführt haben. 

Zusätzlich sind Sie dazu verpflichtet, eine Weiterbildung zur Pflegedienstleitung (PDL) zu absolvieren oder ein vergleichbares Studium wie Pflegemanagement nachzuweisen.

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Zu guter Letzt müssen Sie auch in der Lage sein, Ihr Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich zu leiten. Kaufmännische und betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind daher ebenso erforderlich, um Aufgaben wie Ihre Buchhaltung oder die Steuererklärung zu bewältigen. Sie können sich als Einzelpflegekraft selbstständig machen. Alternativ stellen Sie weitere Pflegekräfte ein. In diesem Fall kommen zählt auch die Mitarbeiterführung zu Ihren Aufgaben. 

Um einen Pflegedienst zu gründen, benötigen Sie eine Zulassung von den Kranken- und Pflegekassen. Um diese Zulassung zu erhalten, spielen neben Ihrer fachlichen Qualifikation weitere Kriterien eine Rolle. Hier zu zählen 

So wird sichergestellt, dass Ihr Pflegedienst kein gesundheitliches Risiko für Ihre Patienten/Patientinnen und Mitarbeitenden darstellt, Sie über ausreichend Personal verfügen, um alle erforderlichen Schichten abzudecken und dass Sie die gesetzlichen Qualitätsstandards, die im Pflegedienst gelten, erfüllen.

Die Qualitätskriterien für ambulante Pflegedienste sind unter anderem in folgenden Richtlinien und Gesetze geregelt:

Die Leistungen, die Ihr Pflegedienst erbringt, werden mit den entsprechenden Kassen abgerechnet. Dazu benötigen Sie eine Abrechnungszulassung. Erfüllen Sie also alle erforderlichen Voraussetzungen, stellen Sie einen Antrag für die Zulassung eines ambulanten Pflegedienstes bei den zuständigen Kassen. Die Prüfung Ihres Antrags erfolgt auf Basis der Voraussetzungen zur Zulassung zur Pflege durch den Versorgungsvertrag gemäß § 72 SGB. Ausführliche Informationen zur Zulassung erhalten Sie bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege, dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen oder dem Verband der Ersatzkassen (vdek).

Zusätzlich zur Zulassung bei den Pflege- und Krankenkassen müssen Sie ein Institutionskennzeichen, die IK-Nummer, beantragen. Ohne diese Nummer können Sie Ihre Leistungen nicht abrechnen.

Haben Sie die Zulassung erhalten, einen Pflegedienst zu gründen, spielen Versorgungsverträge, die vorgeben, wie die Arbeit bei einem ambulanten Pflegedienst durchzuführen ist noch eine wesentliche Rolle. Das Sozialgesetzbuch unterschiedet zwischen zwei Arten von Versorgungsverträgen, für die jeweils eine gesonderte Zulassung beim Arbeitgeber-/Berufsverband oder den Krankenkassen beantragt werden muss:

Die Voraussetzungen und Zulassungskriterien, um einen Pflegedienst zu gründen, sind hoch, einen Pflegedienst zu leiten eine anspruchsvolle Aufgabe. Entsprechend benötigen Sie ein schlüssiges und solides Konzept für die Gründung, Finanzierung und die Unternehmensführung. Grundlage bildet Ihr Businessplan, der die folgenden Angaben enthalten sollte:

Pflegedienst ist nicht gleich Pflegedienst. Entsprechend müssen Sie, bevor Sie sich mit der Markt- und Wettbewerbsanalyse beschäftigen, zunächst festlegen, welche Leistungen Sie Ihren Patienten/Patientinnen anbieten möchten. Bieten Sie ausschließlich die allgemeinen Pflegeleistungen an  oder bieten Sie Leistungen an, die über die Standards der Kranken- und Pflegeversicherung hinausgehen? Oder wollen Sie sich auf ein bestimmtes Gebiet wie Intensivpflege oder Palliativversorgung spezialisieren und sich damit ein Alleinstellungsmerkmal sichern?

Alternativ können Sie Ihr Leitungsspektrum auch von der Nachfrage an einem bestimmten Standort abhängig machen. Finden Sie heraus, welche Leistungen nachgefragt werden und wie groß die Konkurrenz ist. Vielleicht finden Sie so eine Nische, die Sie mit Ihrem Pflegedienst besetzen können. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Analyse neben Ihrern Wettbewerbern unbedingt die Einwohnerzahl und die Altersstruktur.

Bevorzugen Sie bei der Wahl Ihrer Räumlichkeiten eine zentrale, verkehrsgünstige Lage, einen barrierefreien Zugang sowie die Möglichkeit, Stellplätze für die Fahrzeuge Ihrer Pflegekräfte in Anspruch nehmen zu können.

Wollen Sie mit Ihrem Pflegedienst eine Rund-um-die-Uhr-Betreuung sicherstellen, ist eine personelle Mindestbesetzung von vier Pflegekräften in Vollzeit gesetzlich vorgeschrieben. Damit Ihre Patienten und Patientinnen ausreichend betreut und versorgt werden, kümmern Sie sich rechtzeitig um fachlich qualifizierte Mitarbeitende mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Pflegebereich.

Der einfachste Weg, Ihren eigenen Pflegedienst zu gründen, ist die Gründung als Einzelunternehmen. Sie sind hier alleiniger Chef bzw. Chefin, treffen alle Entscheidungen allein, tragen dafür aber auch das volle Risiko. Insbesondere wenn Sie planen, weitere Pflegekräfte zu beschäftigen, ist die Haftungsfrage allerdings ein wichtiger Punkt. Entsprechend ist in diesem Fall die Wahl einer Rechtsform, die die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt, zu empfehlen. Eine gute Möglichkeit ist die Gründung einer GmbH. Allerdings müssen Sie hier für die Gründung ein Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro aufbringen und auf Ihrem Geschäftskonto hinterlegen. Eine gute Alternative ist die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt). Der Vorteil gegenüber der GmbH ist, dass sich die UG bereits mit nur einem Euro Stammkapital gründen lässt.

Unabhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens ist die Buchführung in der Pflege genau geregelt. Sie sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu gehören die Erstellung einer Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GUV). Kleine Pflegedienste mit weniger als sieben Mitarbeitenden in Vollzeit und weniger als 250.000 Euro Umsatz pro Jahr brauchen nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.

Grundsätzlich sind Sie in der Wahl der Rechtsform frei, sollten Sie bei Ihrer Entscheidung aber immer Ihre individuelle Gründungssituation im Blick behalten.

Wollen Sie einen Pflegedienst gründen, haben Sie es bei der Kundengewinnung mit ganz unterschiedlichen Zielgruppen zu tun. Entsprechend müssen Sie bei Ihrer Marketing-Strategie auf die zielgruppengerechte Ansprache achten. Sprechen Sie Ihre Patienten und Patientinnen  beispielsweise in der Altenpflege direkt an, sind Print-Anzeigen in regionalen Zeitungen oder Radiowerbung das Mittel der Wahl. Sprechen Sie die Angehörigen potenzieller Patienten und Patientinnen an, spielen vermutlich auch Social Media und Onlinemarketing eine Rolle. Bleibt noch Ihre dritte Zielgruppe: die sogenannten Vermittelnden wie Krankenhäuser oder Arztpraxen. Hier kann die persönliche Ansprache flankiert von einem Flyer mit Ihrem Leistungsangebot und Ihrer Visitenkarte von Vorteil sein.

Bei den Kosten, die auf Sie zu kommen, wenn Sie einen Pflegedienst gründen wollen, wird zwischen einmaligen Gründungskosten und laufenden Kosten für den späteren Betrieb Ihres Unternehmens unterschieden.

Zu den Gründungskosten zählen unter anderem:

Darüber hinaus sollten Sie eine Rücklage einplanen, um Ihre Kosten decken zu können, bis Sie erste Umsätze erzielen.

Zu den laufenden Kosten zählen beispielsweise

Die guten Nachrichten: Viele der Kosten, die zur Ausübung Ihrer Arbeit anfallen, können Sie steuerlich geltend machen. So können Sie bspw. Ihre Arbeitskleidung von der Steuer absetzen und einen Teil Ihrer Ausgaben zurückbekommen.

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Sind Sie auf Fremdkapital angewiesen, können Sie neben dem klassischen Bankkredit oder der Finanzierung mithilfe von Investoren oder Firmenkredit beim Gründen eines Pflegedienstes unterschiedliche Förderprogramme beanspruchen, um Zuschüsse, Darlehen oder Bürgschaften zu erhalten. Ein Beispiel ist der ERP-Gründerkredit, ein StartGeld, das als Darlehen bei der KfW Bankengruppe beantragt werden kann. So können Sie Ihren Pflegedienst auch ohne Eigenkapital gründen.

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Als Leiter:in eines Pflegedienstes sind Sie zahlreichen betrieblichen Risiken ausgesetzt. Um sich und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Schadensersatzansprüchen zu schützen, sind die Betriebshaftpflicht-  und eine Rechtsschutzversicherung unerlässlich. Außerdem müssen Sie Ihren Pflegedienst bei der Berufsgenossenschaft anmelden, um sich und Ihre Angestellten im Fall von Betriebsunfällen abzusichern. Für Unternehmen in der Pflege ist die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege zuständig.

Haben Sie alle notwendigen Genehmigungen und Zulassungen eingeholt, um einen Pflegedienst zu gründen, sind es nur noch wenige Schritte bis zum Ziel.

Um Ihren ambulanten Pflegedienst zu gründen, müssen Sie ihn beim zuständigen Gesundheitsamt anmelden. Für die Anmeldung müssen Sie ein gültiges Ausweisdokument sowie einen Nachweis Ihrer fachlichen Qualifikation vorlegen. Besitzen Sie keine Erlaubnisurkunde für die Ausübung Ihres Berufs, melden Sie sich mit einem Führungszeugnis, einem aktuellen ärztlichen Attest und dem Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“ an. Je nach Bundesland kann die Vorlage weiterer Unterlagen notwendig sein. 

Ihr nächster Schritt führt Sie zum Gewerbeamt. Das Gewerbeamt übernimmt in der Regel Schritt 3 und Schritt 4 für Sie: Es gibt die Informationen über Ihre Gründung an das Finanzamt weiter. Sie erhalten den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie ausgefüllt und unterschrieben an das Finanzamt zurücksenden, um Ihre Steuernummer zu erhalten. Üben Sie Ihren Pflegeberuf freiberuflich aus, sind Sie von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit. In diesem Fall müssen Sie sich selbst beim Finanzamt und der Berufsgenossenschaft melden.

Ihre Einnahmen unterliegen abhängig davon, ob Sie eine Personen- oder eine Kapitalgesellschaft gründen, der Einkommensteuer bzw. der Körperschaftsteuer. Leistungen ambulanter Pflegedienste sind von der Umsatzsteuer befreit, sofern in mindestens 40 Prozent der Fälle die Pflegekosten im vorherigen Kalenderjahr von den gesetzlichen Trägern der Sozialversicherung oder der Sozialhilfe ganz oder überwiegend getragen wurden. Einkommen-, Körperschaft- und gegebenenfalls Umsatzsteuer zahlen Sie direkt an das Finanzamt. Die Gewerbesteuer hingegen ist eine Gemeindesteuer, die direkt von der Stadt oder Gemeinde, in der Ihre Baufirma ihren Sitz hat, erhoben und auch an diese abgeführt wird. 

Neben dem Finanzamt informiert das Gewerbeamt gleichzeitig die zuständige Berufsgenossenschaft darüber, dass Sie einen Pflegedienst gegründet haben.

Das Institutionskennzeichen (IK-Nummer) zur Abrechnung der erbrachten Pflegeleistungen bekommen Sie über einen formlosen Antrag bei der SVI (Sammel- und Verteilungsstelle) der zuständigen Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen (ARGE-IK).

Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen, müssen Sie eine Betriebsnummer (BBNR) bei der Agentur für Arbeit beantragen. Ohne eine gültige Betriebsnummer dürfen Sie als Unternehmer:in keine eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen. Mithilfe der Betriebsnummer werden Unternehmen in Deutschland eindeutig identifiziert, um Meldungen zur Sozialversicherung für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln.

Abhängig davon, in welcher Rechtsform Sie Ihren Pflegedienst eröffnen wollen, müssen Sie Ihr Unternehmen zusätzlich beim Handelsregister anmelden. Zu den handelsregisterpflichtigen Gesellschaftsformen zählen beispielsweise die GmbH und die UG.

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