Eigene Agentur gründen: Voraussetzungen und Schritte

Sie wollen etwas bewegen? Projekte selbstständig für Ihre Kund:innen vorantreiben? Dann ist es vielleicht genau das Richtige, eine Agentur zu gründen, um Ihre Dienstleistungen anzubieten. Agenturen gibt es in vielen Bereichen. Angefangen bei Kreativ-Agenturen im Marketing, Social Media oder in der Werbung über PR-, Nachrichten-, Künstler- oder Modellagenturen bis hin zu Versicherungs-, Handels- oder staatliche Agenturen wie die Bundesagentur für Arbeit.

Eines haben sie alle gemeinsam: Sie bieten ihren Kund:innen spezielle Dienstleistungen an. Sie selbst benötigen keine besondere Qualifikation, um eine Agentur zu gründen. Im besten Fall verfügen Sie aber bereits über ausreichend Erfahrung in Ihrem Beruf und bringen gute Kenntnisse der Branche mit, um erfolgreich durchzustarten. Wie bei jeder Gründung müssen Sie aber auch als künftige Agenturchefin oder künftiger Agenturchef einige Formalien beachten. 

Der Begriff Agentur kommt aus dem Lateinischen, von dem Wort „agere“ und bedeutet so viel wie treiben, handeln, tätig sein oder etwas in Bewegung setzen. Eine Agentur ist also ein Unternehmen, das im Auftrag seiner Kund:innen handelt und bestimmte Dienstleistungen ausführt, Projekte in Bewegung setzt und sie vorantreibt. 

Agenturen finden Sie in vielen Branchen und Wirtschaftsbereichen sowie bei deutschen Behörden oder bei der Europäischen Union. In der Regel sind sie auf bestimmte Dienstleistungen spezialisiert, die entweder auf eine ganz spezielle Zielgruppe zugeschnitten sind oder Unternehmen und Interessent:innen aus unterschiedlichen Wirtschaftsbereichen und Branchen ansprechen. Insbesondere im Kreativbereich finden Sie aber auch häufig den Zusammenschluss mehrere Disziplinen, um Auftraggeber:innen als Fullservice-Agentur unterschiedliche Dienstleistungen aus einer Hand anbieten zu können. Die unterschiedlichen Arten von Agenturen unterscheiden sich entsprechend in ihren Zielgruppen sowie in ihrer Arbeitsweise.

Grundsätzlich können Sie Ihre Dienstleistungen in einem bestimmten Bereich beispielsweise als Texter:in, Übersetzer:in, SEO-, Marketing- oder Social-Media-Expert:inn natürlich auch als Freelancer oder in bestimmten Berufen auch als Freiberufler:in ausüben. Allerdings sind Sie dann für alle anfallenden Aufgaben verantwortlich. Angefangen bei der Kundenakquise und Kundenbindung über Marketing und Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Preiskalkulation und Finanzierung bis hin zu Ihren eigentlichen Kernaufgaben. Ab einem bestimmten Erfolgsgrad macht es daher in vielen Fällen Sinn, eine Agentur zu gründen.

Der Vorteil, eine Agentur zu gründen, liegt zum einen darin, dass Sie als Inhaber:in Teilaufgaben an Mitarbeitende oder Partner:innen abgeben können, um sich voll und ganz auf Ihren Job zu konzentrieren oder Projekte zu planen und zu managen. Zum anderen verfügen Sie mit einem Team über mehr Kapazitäten und können gleichzeitig weitere Geschäftsbereiche erschließen sowie gleichzeitig mehrere Kund:innen oder größere Projekte annehmen. Vereint Ihre Agentur zudem mehrere Kompetenzen, können Sie Ihr Angebot erweitern und so auch komplexere Projekte inhouse übernehmen, ohne beispielsweise zusätzlich auf externe Freelancer zurückgreifen zu müssen. Entsprechend können Sie auch höhere Honorare verlangen.

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Der Nachteil ist, dass Sie als Inhaber:in zwar immer unabhängig sind, aber weniger flexibel als Einzelunternehmer:innen. Darüber hinaus sind Sie nicht nur für Ihr eigenes Handeln, sondern auch gegenüber Ihren Partner:innen und für das Handeln Ihres Teams verantwortlich. Im Schadensfall haften Sie und Ihre Partner:innen gegenüber Dritten. 

Grundsätzlich ist keine spezielle Qualifikation vonnöten, um eine Agentur zu gründen. Sie müssen keine abgeschlossene Berufsausbildung, besonderen Nachweise oder Bescheinigungen vorlegen, um eine Agentur anzumelden. Allerdings ist es von Vorteil, wenn Sie zum einen bereits Erfahrung in dem Bereich, in dem Sie eine eigene Agentur gründen möchten, mitbringen. Vielleicht haben Sie bereits erfolgreich als Freelancer oder Freiberufler:in gearbeitet und sich auch schon einen Kundenstamm sowie ein Netzwerk in Ihrem eigenen Bereich sowie in verwandten Disziplinen geschaffen.

Neben einer fachlichen Qualifikation sollten Sie natürlich auch über unternehmerische Fähigkeiten verfügen. Zwar können Sie die Angebotserstellung, Preiskalkulation oder Buchhaltung an Angestellte, Partner:innen oder Externe abgeben. Grundsätzliches sollten Sie jedoch zumindest ein kaufmännisches sowie betriebswirtschaftliches Grundverständnis mitbringen.

Entschließen Sie sich dazu, eine Agentur zu gründen, tritt vermutlich die aktive Mitarbeit in den Projekten in den Hintergrund: Es rücken Aufgaben im Projektmanagement und der Verteilung der Aufgaben in den Vordergrund Ihrer Arbeit. 

Planen Sie, eigene Mitarbeitende zu beschäftigen, sollten Sie sich zudem mit dem Thema Mitarbeiterführung auseinandersetzen. Der richtige Umgang, Zusammenhalt und Motivation sind entscheidend für den Erfolg.

Möchten Sie Ihre eigene Agentur gründen, erwartet Sie zunächst die sorgfältige Planung. Im ersten Schritt legen Sie fest, auf welchen Bereich Sie sich spezialisieren und welche Dienstleistungen Sie anbieten möchten. Also, möchten Sie eine Social-Media-Agentur, eine PR-Agentur, eine Digital-Agentur oder vielleicht sogar eine Fullservice-Agentur gründen? Vermutlich werden Sie Ihre Agentur in einem Bereich gründen, in dem Sie bereits gearbeitet und Erfahrungen gesammelt haben. 

Im nächsten Schritt definieren Sie Ihre Zielgruppe, der Sie Ihre Agenturleistungen anbieten möchten. Waren Sie bereits als Freelancer oder Freiberufler:in in Ihrer Disziplin tätig, haben Sie mit Sicherheit schon einen kleinen Kundenstamm, den Sie mit Ihrer Marketing- und Akquise-Strategie jetzt weiter ausbauen müssen, um ausreichend Aufträge zu erhalten. Gleichzeitig erweitern Sie Ihr berufliches Netzwerk.

Gründen Sie gemeinsam mit mehreren Partner:innen, bringen diese vermutlich verschiedene Kompetenzen mit ein. Gründen Sie alleine, sind Sie vermutlich auf externe Kompetenzen angewiesen. Ob Sie alleine oder im Team gründen, bringt Sie zu der Frage, in welcher Rechtsform Sie Ihre Agentur gründen möchten. Soll sie als Kapitalgesellschaft, beispielsweise als GmbH gegründet werden, benötigen Sie Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 €, das Sie auf Ihrem Geschäftskonto hinterlegen müssen. Das führt Sie direkt weiter zu der Entscheidung, wie Sie die Gründung Ihrer Agentur finanzieren möchten.

Um all diese Fragen zu beantworten, sich Klarheit über Ihr Vorhaben zu verschaffen und letztendlich auch, um Investor:innen von Ihrer Geschäftsidee und ihrer Umsetzbarkeit zu überzeugen, brauchen Sie einen Businessplan. Hier halten Sie schriftlich alle notwendigen Informationen zu Ihrem Gründungsvorhaben fest. Ihr Businessplan enthält Angaben über: 

Agenturen gibt es wie Sand am Meer. Aus Ihrem Businessplan muss daher genau hervorgehen, warum Sie eine weitere Agentur gründen möchten. Das heißt, Sie beschreiben Ihr konkretes Angebot, den Nutzen sowie die Zielgruppe, die Sie mit Ihrem Angebot erreichen möchten. Beschreiben Sie dabei genau, welches Problem Ihre Agentur für Kund:innen lösen kann und arbeiten Sie das Alleinstellungsmerkmal heraus. Was unterscheidet Sie vom Wettbewerb und was macht Ihr Angebot besser als das der anderen Agenturen? Wie groß ist der Markt und wie möchten Sie sich strategisch positionieren, um kurz-, mittel- und langfristig zu wachsen? 

Hier spielen natürlich aus Ihre Kompetenzen als Gründer:in bzw. die Kompetenz des Gründerteams und die Organisationsstruktur in der Agentur eine entscheidende Rolle. Ebenso entscheidend ist eine realistische Einschätzung, wie Sie mögliche Chancen nutzen möchten und mögliche Risiken in den Griff bekommen wollen. Um Investor:innen von Ihren Gründungsplänen zu überzeugen, ist hier absolute Ehrlichkeit gefragt. Das Gleiche gilt für die Angaben in Ihrem Finanzplan: Wie viel Kapital benötigen Sie und wann rechnen Sie damit, es zurückzahlen zu können? Im Executive Summary fassen Sie die wesentlichen Inhalte Ihres Businessplans noch einmal zusammen.

Die Entscheidung, in welcher Rechtsform Sie eine Agentur gründen möchten, hängt von Ihrer persönlichen Gründungssituation ab. Grundsätzlich steht es Ihnen frei, ob Sie als Einzelunternehmer:in, Personen- oder Kapitalgesellschaft gründen. Möchten Sie die Agentur alleine gründen, bietet sich die Gründung eines Einzelunternehmens an. Sie sind die alleinige Inhaberin oder der alleinige Inhaber, treffen alle Entscheidungen alleine und müssen Ihre Gewinne mit niemandem teilen. Dafür sind aber auch nur Sie alleine verantwortlich und tragen das komplette Risiko. Zudem haften Sie im Schadensfall persönlich auch mit Ihrem Privatvermögen.

Gründen Sie im Team, bietet sich die Gründung einer Personengesellschaft an. Hier stehen ebenfalls die beteiligten Gesellschafter:innen im Fokus. Das heißt, alle Gesellschafter:innen haften persönlich und unbeschränkt auch mit ihrem Privatvermögen. Eine Kapitaleinlage ist zwar keine Voraussetzung, aber in der Regel dennoch üblich. Die Grundlage von Personengesellschaften stellt ein formfreier Gesellschaftsvertrag dar. Personengesellschaften wie die OHG, KG, GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für die GbR ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend.

Möchten Sie die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränken, ist die Gründung einer Kapitalgesellschaft wie der GmbH oder einer AG eine gute Entscheidung. Diese Haftungsbeschränkung müssen die Gesellschafter:innen in Form eines Stammkapitals in Höhe bis zu 50.000 € allerdings teuer bezahlen. Der Vorteil: Mit dem Gesellschaftsvermögen im Hintergrund wächst das Ansehen Ihrer Agentur bei Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Dienstleister:innen sowie Geldgeber:innen. Verglichen mit Einzelunternehmen und Personengesellschaften ist die Führung einer Kapitalgesellschaft allerdings recht aufwendig: Kapitalgesellschaften sind handelsregisterpflichtig, zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung von Jahresabschlüssen und deren Veröffentlichung in elektronischer Form beim Bundesanzeiger verpflichtet.

Welche Steuerarten für Sie relevant sind, hängt ebenfalls von Ihrer Entscheidung ab, in welcher Rechtsform Sie Ihre Agentur gründen möchten. Einzelunternehmer:innen und Gesellschafter:innen von Personengesellschaften sind einkommensteuerpflichtig. Kapitalgesellschaften entrichten alternativ die Körperschaftsteuer. Darüber hinaus sind Sie unabhängig von der Rechtsform Ihrer Agentur dazu verpflichtet, Gewerbe- und Umsatzsteuer zu zahlen. Für den Fall, dass Sie eine Agentur als Freiberufler:in gründen, sind Sie von der Gewerbesteuer befreit. Als Kleinunternehmer:in können Sie sich zudem von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.  

Haben Sie Ihre Planung und die vorbereitenden Schritte erledigt, die passenden Geschäftsräume gefunden und Ihr Gründungsteam aufgestellt, sind es nur noch wenige formelle Gründungsschritte, die Sie vom Gründen Ihrer Agentur trennen.

Alle Unternehmen und bestimmte Personen, die im juristischen Sinne Kaufleute sind, müssen sich in das Handelsregister eintragen lassen. Für die Beurteilung werden im Wesentlichen Kriterien wie Art und Umfang der Geschäftstätigkeit, Umsatz, Anzahl der Beschäftigten, die Höhe des Betriebsvermögens und der Kredithöhe sowie die Anzahl der Standorte herangezogen.

Ein gut gewählter Name verschafft Ihrer Agentur ein Alleinstellungsmerkmal und damit einen Wettbewerbsvorteil. Damit Ihnen niemand diesen Vorteil nehmen kann, müssen Sie Ihren Firmennamen, Markennamen und Ihr Logo wirksam schützen.

Um eine Agentur zu gründen, brauchen Sie eine einfache Gewerbeanmeldung. Haben Sie einen Gewerbeschein beantragt, gibt das Gewerbeamt die Informationen zur Gründung an das Finanzamt, die Industrie- und Handelskammer (IHK) und an die zuständige Berufsgenossenschaft weiter. 

Sie füllen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online aus, um vom Finanzamt eine Steuernummer für Ihre Agentur zu erhalten. 

Die Berufsgenossenschaft sichert Sie und Ihre Angestellten als gesetzliche Unfallversicherung gegen Betriebsunfälle ab. Zuständig ist die Verwaltungsgenossenschaft (VBG).

Agenturen sind zur Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) verpflichtet. Wurden sie vom Finanzamt über die Gründung Ihrer Agentur informiert, nehmen sie automatisch Kontakt zu Ihnen auf.

Treten Sie als Agenturinhaber:in einem Berufsverband wie dem Gesamtverband Kommunikationsagenturen (GWA) und der Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) bei, der gegenüber der Gesellschaft und der Politik Ihre Interessen vertritt.

Gründen Sie Ihre Agentur als Einzelunternehmer:in oder Gesellschafter:in einer Personengesellschaft, haften Sie im Schadensfall auch mit Ihrem Privatvermögen – unabhängig davon, ob Sie einen Schaden selbst verursacht haben oder ob er durch einen Ihrer Angestellten verursacht wurde. Um sich und Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen, deckt die Betriebshaftpflicht Sach- und Personenschäden Dritter ab. Zusätzlich ist eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung empfehlenswert. Die technische und kaufmännische Einrichtung Ihrer Agentur sichern Sie mit der Inhaltsversicherung ab.

In Deutschland sind nur Kapitalgesellschaften gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen und zu führen. Es lohnt sich jedoch für alle Unternehmer:innen, private von beruflichen Ausgaben von Anfang an sauber zu trennen. Mit dem Online-Geschäftskonto von Qonto beispielsweise behalten Sie Ihre Finanzen jederzeit im Blick und erleichtern sich dank der Integration einer Buchhaltungssoftware die Buchführung sowie die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung.

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Es ist wichtig, die üblichen Kriterien bei der Auswahl Ihres Kontos in Betracht zu ziehen, um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein.

Die Kosten, die beim Gründen einer Agentur entstehen, können je nach Art der Agentur und der Rechtsform variieren. So können beispielsweise optional Kosten für die Gründungsberatung, Anwalts- und Notarkosten entstehen. Bei den Gründungskosten müssen Sie Gebühren für die Anmeldung beim Gewerbeamt sowie für den Handelsregistereintrag einplanen. Gegebenenfalls kommen Kosten für den Markenschutz hinzu. Rechnen Sie zudem mit Anschaffungskosten für die Einrichtung Ihrer Büroräume und Kosten für die technische Ausstattung sowie Marketing-Kosten für die Eröffnung Ihrer Agentur.

Neben den Gründungskosten müssen Sie in Ihrem Finanzplan auch die laufenden Kosten berücksichtigen. Hierzu zählen beispielsweise:

Um die Zeit zu überstehen, bis Ihre Agentur Gewinne abwirft, sollten Sie zudem eine ausreichend hohe Rücklage einplanen.

Sind Sie auf Fremdkapital angewiesen, um Ihre Agentur zu gründen, haben Sie die Möglichkeiten, einen Bankkredit zu beantragen, Investor:innen zu suchen sowie Förderkredite zu beantragen. Ohne Eigenkapital stehen die Chancen auf einen Kredit eher schlecht. Mit einem guten Konzept und einem soliden Businessplan stehen die Chancen, Geldgeber:innen von Ihrem Gründungsvorhaben zu überzeugen, aber gut. Eine beliebte Möglichkeit ist das Crowdfunding: Die Rückzahlung dieser Schwarmfinanzierung erfolgt entweder in barer Münze oder als kleines Dankeschön an die Investor:innen.

Einen Förderkredit für die Existenzgründung wie den ERP-Gründerkredit der KfW Bankengruppe können Sie in der Regel auch ohne Sicherheiten und mit wenig Eigenkapital beantragen. Informieren Sie sich darüber hinaus unter www.foerderdatenbank.de, welche weiteren Förderprogramme Ihnen in Ihrem Bundesland zur Verfügung stehen, um eine Agentur zu gründen.

Der Name Ihrer Agentur ist beim Gründen nicht unerheblich für Ihren Erfolg. Seien Sie kreativ, behalten dabei aber auch den Zweck Ihrer Agentur im Auge. Haben Sie einen passenden Namen gefunden, sichern Sie sich auf jeden Fall die Markenrechte für Ihren Namen und Ihr Logo sowie die passenden URLs für Ihre Unternehmenswebsite und die gängigen Social-Media-Kanäle.

Entscheidend für Ihre Marketing-Strategie ist Ihre Zielgruppe: Wo und mit welchen Maßnahmen können Sie sie am besten erreichen? Im Agentur-Umfeld sind die eigenen Website, Content-Marketing und Social Media nicht wegzudenken. Flankiert von den SEO-Maßnahmen finden Sie Ihre Kund:innen hoffentlich ganz oben in den Suchergebnissen von Google und Co. Trotz Digitalisierung können neben dem Onlinemarketing auch klassische Marketing-Maßnahmen wie Flyer oder Print-Anzeigen durchaus wirksam sein. Unbezahlbar sind natürlich Empfehlungen zufriedener Kund:innen, die Mundpropaganda, auch Word of Mouth genannt.

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