Ingenieurbüro gründen: Tipps für die Selbstständigkeit

Sich als Ingenieur:in selbstständig zu machen, ist eine gute Alternative zur Festanstellung. Es gibt zahlreiche interessante Themenfelder, in denen Sie je nach Ihrer Fachrichtung tätig werden können. Um Ihr eigenes Ingenieurbüro zu gründen, gibt es allerdings spezielle fachliche, finanzielle und persönliche Voraussetzungen, die Sie für eine erfolgreiche Gründung erfüllen müssen.

Jede Selbstständigkeit hat ihre Vor- und Nachteile. Das gilt natürlich auch für Ingenieure und Ingeniuerinnen, die ihr eigenes Büro gründen wollen. Abgesehen von den typischen Vorteilen wie der freien Zeiteinteilung, Unabhängigkeit von einem festen Arbeitgeber:in und die Möglichkeit, selbstbestimmt zu arbeiten, profitieren Sie als selbstständiger Ingenieur:in davon, Erfahrungen in verschiedenen Bereichen sammeln zu können und Einblicke in die Prozesse und Arbeitsweisen unterschiedlicher Unternehmen zu bekommen.

Allerdings gehen Sie auch ein hohes unternehmerisches Risiko ein. Sie sind selbst dafür verantwortlich, Projekte zu akquirieren. Sie belasten Unsicherheiten in Bezug auf die Auftragslage oder die mögliche Projektdauer. Zudem müssen Sie flexibel sein: Als Ingenieur:in müssen Sie vor Ort sein. Entsprechend erwarten Ihre Kundinnen und Kunden eine hohe Bereitschaft zur Mobilität. Brennen Sie für Ihren Job, werden Sie die Nachteile nicht aufhalten, Ihr eigenes Ingenieurbüro zu gründen. Also, was müssen Sie als Ingenieur:in auf Ihrem Weg in die Selbstständigkeit wissen und beachten?

Um sich als Ingenieur:in selbstständig zu machen und Ihr eigenes Ingenieurbüro zu gründen, benötigen Sie fachliche Qualifikationen, praktische Erfahrung, technologisches Know-how und natürlich auch kaufmännisches Verständnis. Als Ingenieur:in verfügen Sie über ein abgeschlossenes Studium an einer Universität, Fachhochschulen (FH) oder Berufsakademie (BA) und einen entsprechenden akademischen Titel 

Praktische Berufserfahrung wird nicht zwingend vorausgesetzt – Ausnahme ist der oder die Bauingenieur:in: Hier brauchen Sie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, um eine Bauvorlageberechtigung zu erhalten, die Sie zur Planung und Genehmigung baulicher Veränderungen oder Abrisse von Bestandsgebäuden berechtigt. Zudem hilft es Ihnen wie in jedem Beruf, wenn Sie bereits über notwendige Kenntnisse und Kontakte in der Branche verfügen. Entsprechendes gilt für Ihr technologisches Know-how. Als selbstständiger Ingenieur:in sind Sie dafür verantwortlich, sich weiterzubilden, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben oder Ihr Wissen in bestimmten Bereichen weiter zu vertiefen. Last but not least sind Sie für die Buchhaltung, Preis- und Angebotskalkulation, Materialeinkauf, Steuern etc. zuständig. Entsprechend sollten Sie betriebswirtschaftliche Kenntnisse mitbringen, die Grundlagen ordnungsgemäßer Buchhaltung kennen und über Kenntnisse im Steuerrecht verfügen. 

Laut § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) zählt der Ingenieur:in zu den sogenannten Katalogberufen. Steuerrechtlich bedeutet das, dass die Tätigkeit des Ingenieurs oder der Ingenieurin vom Finanzamt als freiberufliche Tätigkeit eingestuft wird. Da es sich bei dieser Einstufung häufig um Einzelfallentscheidungen handelt, für die neben Ihre beruflichen Tätigkeit weitere Kriterien ausschlaggebend sind, um sich von einer gewerblichen Tätigkeit abzugrenzen, sprechen Sie bereits vor der Gründung mit dem zuständigen Finanzamt. 

Voraussetzung für die Anerkennung als Freiberufler:in ist, dass die von Ihnen ausgeübte Tätigkeit zu den Kernaufgaben eines Ingenieurs oder einer Ingenieurin gehört. Hierzu zählen beispielsweise Tätigkeiten in den Bereichen 

Zudem müssen Sie Ihre Kompetenz, die Sie im Studium sowie in Ihrer Berufspraxis erworben haben, nachweisen und über neue technische Entwicklungen in der Branche informiert sein. Entsprechend müssen Sie für die Gründung Ihres Ingenieurbüros Ihre geplante Tätigkeit so exakt wie möglich definieren. 

Erkennt Sie das Finanzamt als Freiberufler:in an, profitieren Sie von einigen Vorteilen.

Grundsätzlich steht Ihnen die Wahl der Rechtsform für Ihre Gründung frei. Ihre Entscheidung, welche Rechtsform die passende ist, um ein Ingenieurbüro zu gründen, hängt von Ihrer Einstufung beim Finanzamt ab. Werden Sie als Freiberufler:in anerkannt, bietet sich die Gründung eines Einzelunternehmens oder Rechtsformen wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die Partnergesellschaft (PartG) oder die Partnergesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) an.

Als Einzelunternehmer:in benötigen Sie kein Stammkapital und sind auf keinen Partner:in angewiesen. Die Gründung erfordert einen geringen Aufwand. Sie treffen alle Entscheidungen selbst, tragen aber auch das volle Risiko. Im Schadensfall haften Sie auch mit Ihrem Privatvermögen.  

Möchten Sie mit einem oder mehreren Partnern und Partnerinnen ein Ingenieurbüro gründen und die persönliche Haftung einschränken, bietet sich die Gründung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)an. Die Gesellschafter:innen haften mit Gesellschaftsvermögen und Privatvermögen. Ein schriftlicher Gesellschaftsvertrag ist für diesen Zusammenschluss nicht zwingend notwendig, aber dennoch ratsam. Allerdings muss der Vertrag nicht notariell beglaubigt werden. Dadurch ist der Gründungsaufwand einer GbR ebenfalls vergleichsweise gering. Bei der GbR ist ebenfalls kein Stammkapital notwendig.

Möchten Sie mit einem oder mehreren Partnern und Partnerinnen ein Ingenieurbüro gründen, Ihr Haftungsrisiko begrenzen und dabei dennoch eigenverantwortlich agieren, ist die Gründung einer Partnerschaftsgesellschaft (PartG) sinnvoll. Diese Rechtsform ist ausschließlich Freiberuflern und Freiberuflerinnen vorbehalten. Die Gesellschaft haftet mit dem Gesellschaftsvermögen. Die einzelnen Gesellschafter:innen haften nur bei fehlerhaftem Handeln mit Privatvermögen. Möchten Sie die persönliche Haftung ausschließen, bietet sich die Gründung einer Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) an. 

Alternativ können Sie aber auch in weiteren Rechtsformen als Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft gründen. 

Gründen Sie als Gewerbetreibende stehen Ihnen außer der Partnergesellschaft sämtliche Rechtsformen offen. Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine gute Möglichkeit, die persönliche Haftung auszuschließen. Allerdings müssen Sie für die Gründung Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro aufbringen. Zudem sind die Gründungsformalitäten vergleichsweise hoch. Eine günstige Alternative, mit der Sie Ihre Haftung beschränken können und nur Stammkapital in Höhe von einem Euro benötigen, ist die Unternehmergesellschaft (UG). Beachten Sie dabei jedoch die Ansparpflicht. Bis hier eine Summe von 25.000 Euro erreicht ist, können Sie Gewinne nicht in voller Höhe ausschütten. Zudem müssen Sie die UG in eine GmbH umwandeln, sobald die Ansparsumme erreicht ist.

Handeln Sie als Gewerbetreibende mit Ihren eigenen Produkten, sind Sie verpflichtet, Ihr Unternehmen im Handelsregister eintragen zu lassen. In diesem Fall eigene sich die Offene Handelsgesellschaft (OHG) oder die Kommanditgesellschaft (KG).

Um Ihr eigenes Ingenieurbüro zu gründen, müssen Sie zunächst einige Formalitäten erledigen. Bevor Sie sich an die Anmeldung bei Ämtern und Behörden und Verbänden machen, benötigen Sie als selbstständiger Ingenieur oder selbstständige Ingenieurin zunächst einen Businessplan, müssen die passende Rechtsform für Ihr Unternehmen wählen, ein Geschäftskonto eröffnen, für einen ausreichenden Versicherungsschutz sorgen und die Finanzierung Ihres Gründungsvorhabens sicherstellen. 

Ob das Finanzamt Ihre Tätigkeit als freiberuflich einschätzt, ist abhängig von Ihrem Geschäftsmodell. Um den Status als Freiberufler:in zu erhalten, ist es entscheidend, detailliert darzulegen, welche Tätigkeiten Sie als Ingenieur:in ausüben möchten. Zählen diese nicht zu den Kernaufgaben, werden Sie als Gewerbetreibender oder Gewerbetreibende betrachtet. Dies Entscheidung hat Auswirkungen auf die notwendigen Schritte im Gründungsprozess, die Wahl Ihrer Rechtsform, steuerrechtliche Fragen und die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen.

Um Ihr Geschäftsmodell umfassend darzulegen, unterstützt Sie ein gut durchdachter Businessplan, in dem Sie Ihre Idee, das Konzept und Ihren Weg zur Umsetzung zu Papier bringen. Ein guter Businessplan sollte mindestens die folgenden Punkte beinhalten: 

So gewinnt das Finanzamt einen umfassenden Eindruck von Ihrer geplanten Geschäftstätigkeit. Zudem dient Ihnen Ihr Businessplan als Orientierung für die erste Zeit nach der Gründung Ihres Ingenieurbüros. 

Die weiteren Schritte zur Anmeldung hängen entscheidend von der Beurteilung durch das Finanzamt ab. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Ingenieurbüro als Freiberufler:in haupt- oder nebenberuflich gründen möchten, benötigen Sie lediglich eine Steuernummer vom Finanzamt. 

Als Freiberufler:in sind Sie von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit. Sie zahlen lediglich die Einkommensteuer auf Ihre Einnahmen sowie die Umsatzsteuer auf Ihre Lieferungen und Leistungen. Als Kleinunternehmer:in können Sie sich gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen und müssen die Befreiung in Ihren Rechnungen ausweisen. Um eine Steuernummer zu erhalten, füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Nehmen Sie zudem am innergemeinschaftlichen Handel teil, heißt, Sie machen Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland, benötigen Sie zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). 

Gründen Sie gemeinsam mit einem oder mehreren Partnern und Partnerinnen eine Partnerschaftsgesellschaft, ist es ratsam, einen schriftlichen Gesellschaftsvertrag zu erstellen, der die rechtlichen Grundlagen der Gesellschaft und die Rechte und Pflichten der Gesellschafter:innen festgelegt. 

Der Gesellschaftsvertrag sollte mindestens die folgenden Punkte regeln:

In der Partnerschaftsgesellschaft ist es nicht notwendig, den Gesellschaftsvertrag notariell beglaubigen zu lassen. Durch die Unterschrift des Vertrags verpflichten Sie sich zur Einhaltung der Grundlagen. Allerdings kann es ratsam sein, den Vertrag durch einen Anwalt oder eine Anwältin prüfen zu lassen, um seine Rechtssicherheit zu gewährleisten. 

Verfügen Sie über ausreichend Kapital, um Ihr eigenes Ingenieurbüro zu gründen, sind Sie jetzt im Grunde genommen startklar und können Ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen. Bei Ihren Kalkulation sollten Sie nicht nur einmalige Gründungskosten, sondern auch die laufenden Kosten berücksichtigen. Benötigen Sie Fremdkapital, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Welche Art der Finanzierung sich eignet, hängt zum einen von Ihrem Geschäftsmodell und dem Verhältnis von Fremd- und Eigenkapital ab. Zum anderen aber auch davon, ob Sie einen Partner:in, Miteigentümer:in oder Investor:in ins Boot holen möchten oder lieber unabhängig bleiben.

Die klassische Finanzierungsart ist der Bankkredit. Allerdings erwarten Banken Sicherheiten und sind bei der Vergabe von Krediten an strenge Regeln gebunden. Für viele Gründer:innen stellt zudem die Tilgung gerade in der Anfangsphase eine große finanzielle Belastung dar. 

Alternativ können Sie sich um staatliche Fördermittel bemühen. Hier erhalten Sie meist günstige Zinsen, lange Laufzeiten und oft auch eine tilgungsfreie Anlaufphase. Eine Übersicht der Förderprogramme in Deutschland finden Sie im Existenzgründungsportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BWMi).

Eine weitere gute Möglichkeit, um sich Kapital zu beschaffen, ist das Crowdfunding, das auf den Idealismus vieler Menschen setzt, die keine Gegenleistung für ihre Investition erwarten.

Auf Ihrer Suche nach der passenden Finanzierung unterstützen Sie ein schlüssiger Finanzplan als Teil Ihres Businessplans. Er besteht aus einem 

und enthält Angaben zu Fixkosten und Produktionskosten, Einnahmen und Ausgaben sowie zu geplanten Investitionen.

Als Freiberufler:in sind Sie nicht gesetzlich dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Allerdings bietet es sich für jeden Unternehmer und jede Unternehmerin an, private von geschäftlichen Ausgaben zu trennen. Das gilt insbesondere für Freiberufler:innen, die als Einzelunternehmer:innen und Gesellschafter:innen einer GbR oder einer Partnerschaftsgesellschaft mit ihrem privaten Vermögen haften. Zudem erleichtert Ihnen ein digitales Geschäftskonto wie das Online Geschäftskonto von Qonto mit der Integration einer Buchhaltungssoftware die Buchführung sowie die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin.

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Freiberufliche Ingenieure und Ingenieurinnen müssen selbst für die Absicherung privater und beruflicher Risiken sorgen. In Deutschland ist jeder dazu verpflichtet, eine Krankenversicherung abzuschließen. Entsprechend müssen Sie Ihre Selbstständigkeit bei einer Krankenkasse anmelden. Sie haben die Wahl, sich freiwillig gesetzlich zu versichern oder eine private Kranken- und Pflegeversicherung abzuschließen. Eine Rentenversicherungspflicht besteht nur für Ingenieure und Ingenieurinnen, die im Bereich der Lehre tätig sind. Allen anderen ist es selbst überlassen, ob sie eine private Rentenversicherung abschließen oder anderweitig für ihr Auskommen im Alter sorgen.  

Im beruflichen Bereich kann es sinnvoll sein, eine Berufshaftpflichtversicherung und eine Berufsrechtsschutzversicherung abzuschließen, um sich gegen Vermögensschäden, die im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit entstanden sind, abzusichern. Während ein Ingenieur:in im Bereich der Lehre vermutlich auf die Versicherung verzichten kann, ist sie beispielsweise für den Bauingenieur:in unverzichtbar. Mit einer Inhaltsversicherung sichern Sie zudem Ihre technische und kaufmännische Betriebseinrichtung gegen Schäden ab.

Als freiberuflicher Ingenieur und Ingenieurin steht es Ihnen frei, sich freiwillig bei der Berufsgenossenschaft, der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland, versichern zu lassen. Zuständig für Ingenieure und Ingenieurinnen ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VGB).

Kontakte innerhalb der Branche sind Gold wert. Die Mitgliedschaft in Berufsverbänden ist nicht verpflichtend, allerdings ist sie durchaus hilfreich, um Erfahrungen auszutauschen, Partnerschaften zu pflegen und sich weiterzubilden. Zu den Berufsverbänden für Ingenieure zählen beispielsweise  

Beschäftigt Ihr Unternehmen eigene Angestellte, müssen Sie eine Betriebsnummer (BBNR) bei der Agentur für Arbeit beantragen. Mit dieser Nummer werden Unternehmen in Deutschland eindeutig identifiziert, um Meldungen zur Sozialversicherung für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. 

Grundsätzlich können Sie Mitarbeiter:innen einstellen, ohne dabei Ihren Status als Freiberufler:in zu verlieren. Unproblematisch ist die Einstellung von Hilfskräften, beispielsweise für Ihre Buchhaltung. Stellen Sie allerdings qualifizierte Fachkräfte ein, kann Ihnen das Finanzamt Ihren Status als Freiberufler:in absprechen, wenn Sie selbst als Ingenieur:in nicht persönlich maßgeblich daran beteiligt sind, die einzelnen Dienstleistungen zu erbringen. Zudem müssen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden überwachen und verantworten. Erfüllen Sie diese Voraussetzungen, ist die Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Sie beschäftigen unerheblich. Allerdings erscheint es ab einer bestimmten Betriebsgröße unrealistisch, dass Sie als Ingenieur:in selbst für alle Aufträge freiberuflich verantwortlich sind. In diesem Fall müssen Sie Ihr Ingenieurbüro als Gewerbe anmelden. 

Gründen Sie Ihr Ingenieurbüro als Gewerbe, kommen im Vergleich zu Gründung als Freiberufler:in weitere formale Gründungsschritte auf Sie zu. Sie müssen Ihr Unternehmen zusätzlich beim Gewerbeamt anmelden, bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie bei der Berufsgenossenschaft. Je nach Rechtsform wird zudem der Eintrag in das Handelsregister erforderlich. 

Ihr erster Schritt führt Sie zum Gewerbeamt. Im Anschuss an Ihre Gewerbeanmeldung gibt das Gewerbeamt die Information über Ihre Gründung an das zuständige Finanzamt, die zuständige Industrie- und Handelskammer sowie an die Berufsgenossenschaft weiter. Im nächsten Schritt erhalten Sie genau wie Freiberufler:innen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie ausgefüllt an das Finanzamt zurücksenden, um Ihre Steuernummer zu erhalten.

Die Anmeldung kammerpflichtiger Unternehmen bei der Handelskammer erfolgt automatisch. Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft ist Pflicht. Die VBG erhält die notwendigen Gründungsinformationen vom Gewerbeamt.

Je nachdem, in welcher Rechtsform Sie gründen, folgt die Eintragung in das Handelsregister. Kaufleute und Handelsgesellschaften wie die OHG müssen sich im Handelsregister eintragen lassen. Einzelunternehmer:innen, Kleingewerbe, GbR oder stille Gesellschaften sind nicht dazu verpflichtet. Die Vorbereitung der Anmeldung übernimmt ein Notar oder eine Notarin, der oder die auch die notwendigen Dokumente beglaubigt und den Eintrag in das Handelsregister beim Amtsgericht anstößt. Für den Eintrag benötigt der Notar oder die Notarin den Gesellschaftsvertrag sowie einen Nachweis über das eingezahlte Stammkapital.

Die klare Darstellung Ihres Angebots spielt eine wichtige Rolle bei der Anmeldung beim Finanzamt. Von ihr hängt es ab, ob Sie als Freiberufler:in oder als Gewerbetreibende gründen. Ein fokussiertes Angebot ist aber genauso wichtig, um Ihr Alleinstellungsmerkmal für die Vermarktung herauszustellen. Welche Leistungen bieten Sie genau an und wie heben Sie sich mit Ihrem Angebot von anderen Wettbewerbern ab? Zudem macht es Ihnen ein klarer Fokus leichter, auf die Anforderungen Ihrer Zielgruppe einzugehen und ihnen eine entsprechende Lösung anzubieten. 

Im besten Fall bringen Sie aus Ihren früheren Berufstätigkeit schon Kunden und Kundinnen mit, die Sie mit Ihrem Vorhaben, ein Ingenieurbüro zu gründen, mit Aufträgen unterstützen. Andernfalls ist Ihre wichtigste Aufgabe zunächst, potenzielle Kunden und Kundinnen auf sich aufmerksam zu machen und Aufträge und Projekte an Land zu ziehen, um sich Ihren eigenen Kundenstamm aufzubauen. 

Zum einen können Sie sich ganz klassisch auf Ausschreibungen bewerben oder Messen und Veranstaltungen nutzen, um Kontakte zu knüpfen und mit potenziellen Auftraggebern und Auftraggeberinnen ins Gespräch zu kommen. Zum anderen nutzen Sie eigene Unternehmenswebsite, auf der Sie Ihre Kompetenzen und Leistungen darstellen, als Aushängeschild für Ihr Ingenieurbüro. Nutzen Sie dabei auch Maßnahmen zur Suchmaschinenoptimierung (SEO). So können Sie beispielsweise mithilfe von regionalem SEO Ihre Bekanntheit an Ihrem Unternehmensstandort stärken. Im Rahmen Ihres Businessplans haben Sie sich zudem ausführlich mit Ihrer Zielgruppe beschäftigt und wissen, wo Sie sie am besten antreffen. Neben klassischen On- und Offline-Marketing-Maßnahmen bieten sich vielleicht auch die gängigen Social-Media-Kanäle an.