Café eröffnen: Einfache Tipps für Ihre Gründung

Frisch gebrühter Kaffee, selbst gebackener Kuchen, kühle Getränke und ein paar leckere Snacks in gemütlichem Ambiente. Was gibt es Schöneres, als eine kurze Pause in Ihrem Lieblingscafé zu genießen? 

Laut einer Erhebung von Statista gab es in 2019 fast 12.000 Cafés in Deutschland. Wie wäre es denn, das Ganze mal aus einer anderen Perspektive zu betrachten und Ihr eigenes Café zu eröffnen? 

Um sich bei der Vielzahl an Cafés zu behaupten, brauchen Sie einen gut geeigneten Standort und ein außergewöhnliches Bewirtungskonzept. Darüber hinaus müssen Sie eine Menge weiterer formelle Voraussetzungen erfüllen, Bescheinigungen vorweisen und natürlich die Finanzierung sicherstellen. Wie gehen Sie also vor? Wie viel Geld braucht man, um ein Café zu eröffnen? Welche Schritte müssen Sie gehen und was müssen Sie beachten, um Ihr eigenes Café zu eröffnen?

Ob Filterkaffee, Cappuccino oder andere Kaffeespezialitäten wie der Latte Macchiato oder Flat White: Kaffee ist in Deutschland das beliebteste Heißgetränk. Der Pro-Kopf-Verbrauch liegt hier bei rund 164 Litern pro Jahr. Das macht Ihr Vorhaben, ein eigenes Café zu eröffnen, aber nicht automatisch zum Selbstläufer. Entscheidend für Ihren Geschäftserfolg ist ein gut durchdachtes Konzept. Idealerweise ist Ihre Geschäftsidee einzigartig und besetzen damit Ihre ganz eigene Nische. 

Sie benötigen keine besonderen Qualifikationen, um Ihr eigenes Café eröffnen zu können. Sie sollten natürlich kommunikativ sein, Freude am Umgang mit Menschen und Serviceorientierung im Blut haben. 

Fachlich schadet es natürlich nicht, wenn Sie eine Ausbildung als Bäcker:in, Konditor:in oder als Barista mitbringen. Unabhängig davon, in welchem Bereich Sie sich selbstständig machen, sollten Sie natürlich auch über kaufmännische und betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen. Schließlich müssen Sie sich auch um den Wareneinkauf, die Preiskalkulation, die Buchhaltung und Ihre Steuererklärung kümmern.

Alternativ betrauen Sie einen Buchhalter oder eine Steuerberaterin mit diesen Aufgaben betrauen. Gerade in der Gründungsphase können Sie sich diese zusätzlichen Kosten für die Steuerberatung aber sparen, wenn Sie selbst über die notwendigen Kenntnisse verfügen. 

Alles können Sie natürlich nicht selber machen: In der Küche und im Service werden Sie sicher Mitarbeitende benötigen, um die Öffnungszeiten voll abzudecken. Kümmern Sie sich entsprechend rechtzeitig um qualifizierte Mitarbeitende und eignen Sie sich Kenntnisse in  Mitarbeiterplanung und -führung an.

Wer Getränke oder zubereitete Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle verabreicht, gilt gemäß § 1 des Gaststättengesetz (GastG) als Gaststättengewerbe, einem erlaubnispflichtigen Gewerbe, für das eine Konzession benötigt wird. Die Art der benötigten Konzession hängt von der Art der Gastronomie sowie dem Angebot ab und wird beim Ordnungsamt beantragt. Für den Antrag benötigen Sie folgende Unterlagen: 

Für den Betrieb einer Außengastronomie gelten besondere Regelungen und Sie benötigen eine erweiterte Gaststättenerlaubnis sowie eine Sondernutzungserlaubnis. Eröffnen Sie ein Café, in dem auch Musik läuft, müssen Sie sich zudem bei der GEMA, der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte, anmelden.

Unternehmen in der Gastronomie unterliegen strengen Hygienevorschriften. Die wesentlichen Vorschriften und Regelungen, die Sie im Gaststättengewerbe einhalten müssen, finden Sie in der deutschen Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV) sowie in der Lebensmittelhygiene-Verordnung der EU. Darüber hinaus sind Gastronomen verpflichtet, ein eigenes Kontrollkonzept – das sogenannte HACCP-Konzept – zu erstellen, um den Schutz von Lebensmitteln gewährleisten zu können. Sie müssen zudem das Infektionsschutzgesetz (IfSG) und das Lebensmittel-, Bedarfsgegenstände- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB) berücksichtigen und sind dazu verpflichtet, Zusatzstoffe und Allergene in Ihrer Speisekarte zu kennzeichnen und Ihre Gäste darüber zu informieren. Hinzu kommen das Jugendschutzgesetz (JSchG), das den Ausschank alkoholischer Getränke an Jugendliche und ihren Aufenthalt in gastronomischen Betrieben im Allgemeinen regelt, das Arbeitsschutzgesetz (ArbSG), Regelungen zu den Öffnungszeiten sowie die Preisangabenverordnung (PAngV). 

Ob Sie Kuchen wie bei Oma anbieten, Ihre Torten, Kuchen und Snacks ausschließlich aus regionalen und saisonalen Produkten herstellen oder auch Eisspezialitäten anbieten: Halten Sie Ihre Geschäftsidee schriftlich in Ihrem Businessplan fest. Überprüfen Sie dabei kritisch die Umsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit Ihrer Idee und nutzen Sie den Plan in den ersten Jahren Ihrer Geschäftstätigkeit als Orientierungshilfe. 

Brauchen Sie Fremdkapital zur Finanzierung Ihres Vorhabens, liefert er Ihnen zugleich die perfekte Basis, um die Fragen von Banken, Investoren oder bei der Bewerbung um Fördermittel zu beantworten. Ihr Businessplan enthält Angaben über 

Nach Ihrem Geschäftsmodell und der Markt- und Wettbewerbsanalyse ist die Standortanalyse einer der wichtigsten Aspekte für Ihre Gründung. Ideal ist natürlich eine zentrale Lage. Neben Stammkundschaft können Sie hier immer auch auf Einnahmen durch Laufkundschaft rechnen. Dabei behalten Sie natürlich immer das Umfeld und den Wettbewerb im Blick. Planen Sie auch eine Außengastronomie einzurichten, ist ein Standort an einer viel befahrenen Straße vielleicht weniger attraktiv. 

Ein gemütlicher Innenhof, den Sie nutzen können, wäre hier geeigneter. Entschließen Sie sich, Ihr Café ein wenig außerhalb der Stadt im Grünen zu eröffnen, stellen Sie sicher, dass auch genügend Kunden den Weg zu Ihnen finden. Planen Sie hierbei gegebenenfalls auch kostenfreie Parkplätze für Ihre Gäste ein.

Achten Sie zudem darauf, dass sich Ihr Einrichtungskonzept in den gemieteten oder gepachteten Räumen auch umsetzen lässt.

Die Gründung in der Gastronomie erfolg häufig in Form eines Einzelunternehmens, einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), einer GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt). Grundsätzlich sind Sie aber in der Wahl der Unternehmensform frei. Entscheidend für Ihre Wahl, ist Ihre persönliche Gründungssituation.

Einzelunternehmen haben den Vorteil, dass Sie allein alle Entscheidungen treffen. Dafür tragen Sie aber auch das alleinige Risiko für Ihr Unternehmen und haften persönlich auch mit Ihrem Privatvermögen. Bei der GbR sind Sie nicht allein, haften aber auch mit Ihrem Privatvermögen. Dafür profitieren Einzelunternehmer und Gesellschafterinnen und Gesellschafter einer GbR von der einfachen Buchführung. Die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) sind gute Alternativen, um die Haftung im Schadensfall auf das Geschäftsvermögen zu beschränken. Allerdings kostet Sie diese Sicherheit bei der GmbH 25.000 €, die Sie als Stammkapital auf Ihrem Geschäftskonto hinterlegen müssen.

Bei der UG benötigen Sie nur 1 € Stammkapital, profitieren aber trotzdem von der Haftungsbeschränkung. Bedenken Sie bei Ihrer Entscheidung, dass die GmbH und die UG den Vorschriften des Handelsgesetzbuches unterliegen. Damit sind Sie zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Zudem müssen Sie diese Unternehmen im Handelsregister anmelden.

IhreMarketing-Strategie fängt bereits bei der Namensgebung an. Ein origineller Name und ein Logo, die im Gedächtnis bleiben und auf allen Marketingmaterialien und in Ihrem Laden auftauchen. Überlegen Sie sich rechtzeitig – also bereits vor der Eröffnung – mit welchen Marketing-Maßnahmen und über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe erreichen möchten. Ihr einzigartiges Angebot präsentieren Sie auf Ihrer eigenen Unternehmenswebsite und nutzen neben klassischen Medien wie Print-Anzeigen auch Onlinemarketing, Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Social Media, um Ihr Café bekannt zu machen. 

Gehen Sie darüber hinaus auch auf die Presse zu: Bei lokalen Zeitungen oder in Fachmagazinen ist Ihre Neugründung gut aufgehoben.

Die Kosten, um ein Café zu eröffnen, setzen sich aus drei Kostenarten zusammen:

Zu den Gründungskosten gehören Planungs- und Beratungskosten, Anmeldegebühren, Gebühren  für Genehmigungen und Bescheinigungen sowie Kosten für den Makler und die Kaution. Investitionskosten sind Kosten, die einmalig für Umbau, Einrichtung, die technische Ausstattung, Geschirr und den ersten Warenbestand anfallen, um ein Café zu eröffnen. Die laufenden Kosten setzen sich aus wiederkehrenden Kosten wie

Da es in der Regel Zeit braucht, bist Sie erste Gewinne verzeichnen, Sie aber dennoch Ihre laufenden Kosten decken müssen, planen Sie beim Startkapital auch Rücklagen mit ein.

Können Sie selbst nicht ausreichend Eigenkapital aufbringen, benötigen Sie Fremdkapital, um Ihr Café zu eröffnen. Um sich das notwendige Kapital zu beschaffen, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können einen klassischen Kredit bei Ihrer Bank beantragen. Oder Sie suchen sich Investoren, die Sie bei der Finanzierung unterstützen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, über Förderprogramme für Existenzgründer wie den ERP-Gründerkredit, ein Startgeld als Darlehen bei der KfW Bankengruppe zu beantragen.

Darüber hinaus gibt es in den einzelnen Bundesländern eigene Förderprogramme für die Existenzgründung. Informieren Sie sich unter www.foerderdatenbank.de darüber, welche weiteren Fördermöglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Haben Sie sich für die Gründung eines Einzelunternehmens entschieden, haften Sie im Schadensfall mit Ihrem privaten Vermögen – unabhängig davon, ob Sie selbst oder einer Ihrer Angestellten den Schaden verursacht hat. Das kann bei Neugründungen schnell zum finanziellen Aus führen. Mit einer Betriebshaftpflicht­versicherung, die Sach- und Personenschäden Dritter abdeckt, sichern Sie sich gegen betriebliche Risiken. Ergänzend sichern Sie Ihre technische und kaufmännische Betriebseinrichtung wie Kaffeemaschinen, Backofen, Kühlschränke etc., Ihre Büroausstattung sowie Ihre Waren und Vorräte mit einer Inhaltsversicherung gegen Schäden ab.

Zudem müssen Sie Ihren Betrieb bei der Berufsgenossenschaft anmelden, um sich und Ihre Angestellten im Fall von Betriebsunfällen abzusichern. Für ein Café ist die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) zuständig.

Ihr erster Schritt auf ihrem Weg, Ihr eigenes Café zu eröffnen, führt Sie zum Gewerbeamt. Das Gewerbeamt gibt in der Regel die Informationen über Gründungen an das Finanzamt weiter, dass Sie auffordert, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Im Anschluss an eine Überprüfung erhalten Sie Ihre Steuernummer.

Ihre Einnahmen unterliegen abhängig davon, ob Sie eine Personen- oder eine Kapitalgesellschaft gründen, entweder der Einkommensteuer oder der Körperschaftsteuer. Zudem sind Sie umsatzsteuerpflichtig. In der Gastronomie gelten unterschiedliche Steuersätze, die Sie bei der Preiskalkulation berücksichtigen müssen.

Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuer zahlen Sie direkt an das Finanzamt. Die Gewerbesteuer hingegen ist eine Gemeindesteuer, die direkt von der Stadt oder Gemeinde, in der Sie Ihr Café eröffnen, erhoben und auch an diese abgeführt wird.

Bevor Sie Ihr eigenes Café eröffnen können, erwartet Sie eine lange To-Do-Liste. Diese umfasst sowohl kreative Aufgaben wie die Planung und Konzeption Ihres Cafés, die Einrichtung und die Ausarbeitung Ihres Angebots, die Namensfindung und die Entwicklung Ihrer Marketing-Strategie. Sie erwartet aber auch die Erstellung eines soliden Finanzierungsplans und jede Menge Behördengänge und Auflagen. Um ein Café zu eröffnen, benötigen Sie zudem ein Geschäftskonto und einen ausreichenden Versicherungsschutz und müssen Personal einstellen. 

Am besten erstellen Sie eine Checkliste, um keinen Punkt zu vergessen und Ihren Traum, ein eigenes Café zu eröffnen, erfolgreich umzusetzen.

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