Automatisation de la saisie comptable : un atout pour les experts-comptables

Pendant des décennies, le quotidien de l’expert-comptable se résumait à enregistrer des pièces justificatives les unes après les autres, chercher les factures manquantes, et réconcilier laborieusement les relevés bancaires avec les enregistrements dans les livres de comptes.

Grâce à l’automatisation de la saisie comptable, les experts-comptables peuvent désormais se libérer des tâches comptables routinières et chronophages pour se concentrer sur les sujets qui présentent une plus grande valeur ajoutée.

Comment fonctionne la saisie automatique ? Quels en sont les avantages ? Sur quels outils miser pour en bénéficier pleinement ? Décryptage.

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui permet de convertir différents types de documents, tels que des documents scannés, des fichiers PDF ou même des images, en données modifiables et analysables.

Dans le domaine de la comptabilité, l'OCR est utilisée pour extraire les données clés des factures, des reçus et de tout autre type de documents financiers. Il est donc au cœur de l’automatisation de la saisie comptable.

Le processus fonctionne ainsi :

• les factures et autres justificatifs sont scannés pour créer une image numérique ;
• l'OCR analyse l'image pour détecter et reconnaître les caractères imprimés ou manuscrits. Les caractères sont ensuite convertis en texte numérique ;
• l'OCR extrait les informations pertinentes comme les dates, les montants, les noms de fournisseurs, et les numéros de facture ;
• les données extraites sont intégrées dans le système comptable sous la forme d'entrées de journal, de mises à jour de livre, etc.

L'intelligence artificielle (IA) décuple les capacités des technologies OCR en ajoutant des couches de compréhension et de traitement automatisé.

Par exemple, l’IA améliore la reconnaissance des documents, en prenant en compte les écritures manuscrites ou les formats de documents complexes, grâce à l’apprentissage automatique.

Elle utilise également des modèles prédictifs pour identifier des incohérences ou des anomalies potentielles dans les données, ce qui aide à prévenir les erreurs ou les fraudes.

Enfin, l’IA analyse les données extraites pour les catégoriser selon les codes comptables pertinents, facilitant ainsi la saisie et la réconciliation comptable.

L’automatisation de la saisie comptable transforme la manière de travailler des experts-comptables et améliore leur efficacité globale. En voici les principaux bénéfices.

L'automatisation de la comptabilité permet aux experts-comptables de traiter un volume plus important de documents en beaucoup moins de temps. Elle réduit donc significativement le temps consacré aux tâches répétitives.

Les heures gagnées peuvent être consacrées à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme le conseil financier stratégique.

Les erreurs humaines sont inévitables dans tout processus manuel. L'automatisation réduit ce risque en assurant une saisie et une extraction des données plus précises.

De quoi améliorer la fiabilité des états financiers et renforcer la confiance des clients dans les services fournis.

L'automatisation de la saisie comptable aide les experts-comptables à rester conformes face aux exigences de plus en plus strictes des réglementations financières.

Les systèmes automatisés sont en effet programmés pour suivre les dernières règles fiscales et comptables. Ils assurent donc que toutes les entrées sont conformes aux normes en vigueur.

L'automatisation de la saisie comptable facilite aussi la production de rapports et de documents requis pour les audits. Un avantage pour limiter les risques de non-conformité.

Les systèmes automatisés facilitent la récupération et l’organisation des informations financières.

Ainsi, les experts-comptables peuvent accéder aux données en temps réel pour :

• analyser les performances financières de l'entreprise ;
• optimiser les flux de trésorerie ;
• prendre des décisions éclairées.

Qonto vous permet également de rassembler vos données financières dans une seule interface et de prendre les bonnes décisions grâce aux tableaux de bord.

Les économies à long terme sont considérables grâce à l’automatisation de la saisie comptable. Et ce, quel que soit l'investissement initial dans un logiciel de comptabilité spécialisé.

En réduisant le temps passé sur la saisie manuelle et en minimisant les erreurs qui pourraient conduire à des corrections coûteuses, les cabinets comptables peuvent en effet voir une diminution notable de leurs coûts opérationnels.

Grâce à l’automatisation, les experts-comptables ont plus de temps à consacrer à leurs clients.

Ils peuvent donc offrir un service réactif et personnalisé pour renforcer leurs relations avec les entreprises qu’ils accompagnent. C’est un formidable levier de développement pour les cabinets.

Il existe de nombreuses solutions d’automatisation à destination des cabinets d’experts-comptables. Comment faire un choix ?

Plusieurs critères doivent être considérés pour comparer les logiciels disponibles sur le marché et choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins, à votre budget, et à votre environnement opérationnel.

Par exemple :

• la facilité d'utilisation : un logiciel intuitif et facile d'accès permet d’améliorer la productivité et de réduire le temps de formation. Prenez le temps de faire une démo ou un test pour vous faire une idée précise de l’interface utilisateur ;
• la technologie disponible : choisissez un logiciel qui intègre les dernières avancées technologiques, comme l'intelligence artificielle, pour garantir une haute précision et une amélioration continue des fonctionnalités d'automatisation ;
• les intégrations : le logiciel doit pouvoir se synchroniser avec vos autres systèmes et outils utilisés en interne pour faciliter les flux de travail et les échanges de données ;
• la sécurité : assurez-vous que le logiciel respecte les normes de sécurité les plus strictes pour protéger les données financières sensibles de vos clients ;
• le coût : comparez le coût total (achat, mise en œuvre, maintenance) pour trouver le meilleur rapport qualité-prix.

Chez Regate by Qonto, nous avons conçu une plateforme intégrée de gestion et de paiement à destination des experts-comptables. L’objectif ? Automatiser au maximum votre suivi comptable et la gestion de vos clients.

Par exemple, nous prenons en charge :

• la collecte des factures fournisseurs ;
• l’émission de devis et de factures ;
• le rapprochement bancaire ;
• l’enregistrement comptable des notes de frais.

Ces tâches sont simplifiées. Les documents de vos clients sont traités automatiquement et les écritures comptables se génèrent instantanément.

Vous n’avez plus qu’à vérifier les informations et à vous concentrer sur l’accompagnement stratégique de vos clients.