Zoom sur les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs

La mise en place de la dématérialisation des factures ne profite pas seulement aux entreprises en réduisant leur impact sur l'environnement, mais il offre également de nouvelles opportunités aux fournisseurs. En passant au zéro papier, les entreprises sont en mesure de réduire leurs coûts et d'améliorer leur efficacité.

Bien que l’obligation de sa mise en place ait été repoussée, la dématérialisation des factures ne sera plus une option d'ici 2027. Toutes les entreprises devront s’y conformer. Mais qu'est-ce qui se cache derrière cette tendance et quels avantages votre entreprise peut en retirer ?

La dématérialisation des factures est un procédé relativement simple qui vise à transposer les factures fournisseurs au format papier dans un format numérique facilitant ainsi leur transmission et leur traitement.

Afin de lire et remonter les informations des factures numériques, des systèmes OCR (Optical Character Recognition en anglais) ou ROC (Reconnaissance Optique de Caractères en français) sont utilisés. C’est un procédé qui permet d’éditer et d’intégrer un texte directement dans un logiciel souhaité.

En quelques années, la mise en place de ces systèmes s’est grandement simplifiée et la qualité des informations ainsi remontées s’est également largement améliorée.

La dématérialisation des factures fournisseurs comporte de nombreux avantages.

Les différents services de gestion comptable et financière vont pouvoir homogénéiser leur fonctionnement, et de ce fait, gagner en efficacité :

• traitement simplifié ;
• suppression des tâches manuelles ;
• réduction des coûts opérationnels ;
• stockage optimisé ;
• amélioration du reporting ;
• meilleure relation avec les fournisseurs ;
• diminution de l'empreinte carbone.

Dématérialiser les factures fournisseurs est un enjeu majeur pour les sociétés. Au delà du gain de temps et du gain financier qu’elle représente, la dématérialisation permet aux différentes équipes concernées de bénéficier de procédures de travail optimisées :

• le traitement des factures sera plus rapide grâce à la réception par voie dématérialisée et l'archivage sera facilité ;
• l’accès aux documents est facilité, même à distance. Ainsi, la logistique ne sera plus un frein pour les différentes tâches quotidiennes avec la généralisation du télétravail ;
• la connexion entre les outils de dématérialisation et les outils comptables permet de gagner du temps ;
• les relations avec les fournisseurs sont plus fluides ;
• les circuits d’approbations peuvent être mis en place facilement et rapidement pour accélérer les différents processus de traitement.

En plus de lire les informations figurant sur les factures, de nombreux OCR permettent une automatisation des imputations comptables. Cela permet de réduire considérablement le temps de saisie des factures ainsi que le taux d’erreurs de saisie.

Le temps de transmission des éléments étant particulièrement réduit avec l’utilisation de voie dématérialisée, les entreprises sont plus rapides en cas d’ajustements ou de demande de modifications d’informations sur les factures.

Vous éviterez à vos équipes les tâches redondantes de saisie manuelle, les photocopies, la mise sous pli, l’archivage et l’envoi de courrier : des tâches sans valeur ajoutée.

Selon son rapport "La capture de données dans le traitement des factures fournisseurs, vers une reconnaissance de l’OCR", le cabinet Paystream Advisors a mis en évidence que le traitement des factures dématérialisées permet une économie de 50% par rapport au traitement papier.

Il permet au département comptable de traiter plus de factures et donc de faire face à la croissance de l’entreprise et des flux sans augmenter proportionnellement la taille du département.

Il y aura une économie nette sur le stockage. Sachant que les factures doivent être stockées pendant 10 ans, les factures papiers requiert un espace de stockage conséquent, des fournitures et une main d'œuvre particulière. 

Le stockage des factures papier représente un coût non négligeable, comme on a pu le voir précédemment, mais c’est aussi une organisation particulière. 

Si vous avez besoin de vérifier une facture, il faudra vous rendre dans l’espace de stockage, chercher et trouver la facture dont vous avez besoin, la méthode de classement est alors très importante pour ne pas perdre trop de temps, vous pourrez consulter la facture puis la ranger. 

Ces différentes étapes représentent un temps considérable quand on sait que les services comptables peuvent avoir besoin de vérifier plusieurs factures, plusieurs fois par jour.

La dématérialisation des factures permet de centraliser et d’archiver l’ensemble des factures dans un seul et même espace. Cet espace pourra être partagé entre les différents services, et même avec vos fournisseurs parfois.

Pour ne plus gérer le stockage papier, veillez tout de même à ce que le système de dématérialisation que vous mettez en place permette une dématérialisation fiscale. Celle-ci nécessite entre autres que vos documents bénéficient d’une signature électronique agréée garantissant l’inaltérabilité des documents signés ainsi que d’une piste d’audit fiable.

Dans le cadre de la mise en place de plateforme de gestion des factures, vous pourrez rapidement et facilement avoir accès aux données pertinentes sur vos factures : 

• état de traitement de la facture ;
• historique des échanges avec votre fournisseur ;
• visibilité des comptes et des règlements quasiment en temps réel.

Ces plateformes offrent très souvent des reportings pertinents et synthétiques. Ainsi, vous pouvez piloter le process de gestion des factures soit d’un point de vue opérationnel (nombre de factures en attente d’approbation, etc) soit d’un point de vue financier (suivi des coûts ou atterrissage budgétaire, etc.). 

Ces processus automatisés vont vous permettre de mieux gérer vos factures fournisseurs :

• fini les factures perdues dans le tiroir d’un autre département qui mettent des semaines, voire des mois à arriver au service comptable ;
• fini les factures qui attendent d’être validées dans un parapheur sur le coin d’un bureau de quelqu’un qui est parti en déplacement professionnel ;
• fin les factures envoyées par votre fournisseur mais qui n’arrivent jamais à destination car égarées dans les méandres des centres de tri.

Autant d’impondérables qui peuvent compliquer le respect des échéances lors de l’organisation des paiements. Vos relations avec vos fournisseurs seront apaisées si vous êtes en mesure de respecter les délais de paiement négociés.

En renforçant votre confiance mutuelle, vos partenariats seront plus durables.

Aujourd’hui les entreprises s’engagent et communiquent de plus en plus sur leurs actions envers l’environnement. 

Quand on sait que chaque salarié du secteur tertiaire produit environ 80 kg de déchets papiers par an, selon l’ADEME. Il est du devoir de chacun d’agir à son échelle. 

En dématérialisant vos factures, vous ferez des économies de papier, mais vous permettrez également l’économie d’eau, d’électricité et d’arbres.

Vous agirez à votre niveau vers une société plus écologique. 

La perspective de la mise en place de cette dématérialisation peut faire peur au premier abord, mais rassurez-vous, avec un peu d’organisation, cela se fait très facilement.

Quelques questions à vous poser avant de vous lancer, pour mieux comprendre vos besoins :

1. Quels sont les points les plus gênants dans mon processus actuel de gestion des factures fournisseurs ? Exemple : les approbateurs de factures mettent trop de temps à répondre à la comptabilité, les factures sont donc systématiquement payées en retard
2. Comment j’adresse ces points dans mon organisation cible afin de dresser un cahier des charges pour la sélection d’un outil? Il est important d’identifier les tâches que vous souhaitez automatiser. Exemple : j’ai besoin d’un outil intégrant des circuits d’approbation des factures avec un accès SaaS ou multimodal (poste de travail et app mobile).
3. Quels outils sont utilisés au sein de l’entreprise et lesquels doivent être connectés au système de dématérialisation que je souhaite mettre en place ?

Votre cahier des charges doit également inclure un volet sur la connexion de votre nouvel outil avec vos logiciels existants.

Réunissez les indicateurs permettant de connaître la tarification de l’outil sélectionné :

• quantité de factures fournisseurs sont reçues chaque mois ;
• nombre d’utilisateurs doivent accéder à la plateforme ;
• fonctionnalités supplémentaires ou incluses.

Par ailleurs, vous ne perdez rien à préparer le terrain pour votre outil de gestion dématérialisée des factures : circulariser vos fournisseurs afin d’exiger la transmission d’une facture dématérialisée par email. Vous serez ainsi débarrassés des tâches manuelles de scanning des factures papiers quand votre outil de dématérialisation sera en place.

Pour choisir la solution qui sera la plus adaptée à vos besoins, il faudra prendre en compte le format final qui vous semble répondre au mieux à vos attentes.

Les formats acceptés sont les suivants :

• le format EDI (ou échange électronique de données) : ce format permet un échange automatique de données entre 2 entités, grâce à des messages standardisés ;
• le format PDF simple : ce format peut être traité par OCR et fiabilisé grâce à la piste d’audit fiable ou la signature électronique ;
• le format mixte ou hybride : ce format ressemble beaucoup aux factures PDF, mais sa structure est particulière grâce au format XML qui permet un traitement optimisé par les logiciels.

Les outils disponibles ont des périmètres fonctionnels différents qui répondent à des besoins et des organisations variées.

Une des solutions possibles est la GED qui permettra principalement d'accueillir les factures dématérialisées, de les conserver et de les partager au sein de l’entreprise. 

Cette solution permet de réduire le papier et d’améliorer les conditions de stockage et d’accès à la donnée.

Cependant elle offre des possibilités très limitées en termes d’automatisation des tâches.

Une autre solution possible est d’utiliser un OCR. 

La reconnaissance optique des caractères permet de retranscrire les informations d’une facture grâce à une photographie, un scan ou un PDF, il est ensuite possible de les modifier si nécessaire. 

De plus, l’intégration avec les différents logiciels comptables est possible, car les OCR permettent de transformer les documents scannés dans le format qui convient et de générer des écritures comptables.

La dernière solution possible et la plus complète est celle qui permet de gérer l’ensemble du processus de gestion des factures fournisseurs dans un seul logiciel : 

• OCR et pré-comptabilité ;
• circuit d’approbation des factures ;
• paiements ;
• conservation des documents ;
• engagement des dépenses.

Regate by Qonto fait parti de cette catégorie. Notre solution est équipée d’un outil OCR : vous pourrez donc dématérialiser vos factures et les inclure directement dans l’outil. 

De plus, vous pourrez intégrer Regate by Qonto directement à votre logiciel comptable pour rendre plus simple et plus rapide l’ensemble de votre processus de gestion des factures.

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, la dématérialisation de vos factures fournisseurs devra intervenir au plus tard d’ici 2026. Prévoyez sa mise en place dès maintenant pour trouver le moyen le plus approprié à votre organisation.