Suivi budgétaire : comment le mettre en place efficacement ?

Tous les ans, c’est le même rituel : il faut faire le bilan de l’année écoulée et prévoir le budget de la nouvelle. Un exercice important, qui permet de s’extraire du quotidien, de se projeter et d’établir de nouveaux objectifs. Le budget est l’outil au coeur de la gestion financière d’une entreprise.

Contrairement à certaines idées reçues, il n’est pas réservé uniquement aux grandes entreprises. Du freelance aux ETI, en passant par les TPE-PME, toutes et tous ont intérêt à établir un budget précis et à effectuer un suivi budgétaire régulier. Celui-ci permet de piloter son entreprise en optimisant les ressources. Découvrez tous nos conseils pour le mettre en place efficacement.

Le suivi budgétaire d’une entreprise est la comparaison entre le budget prévisionnel établi et les dépenses et recettes réalisées à un instant T. Celui-ci doit être mené à intervalles réguliers pour être efficace. Il permet de s’assurer que l’on reste aligné avec son prévisionnel de dépenses et d’ajuster la stratégie de l’entreprise en cas de besoin.

Le suivi budgétaire se décompose en général sur plusieurs niveaux : pour l’entreprise entière, par département ou direction, par projet.

Le suivi budgétaire a plusieurs utilités :

• contrôler l’utilisation des ressources financières de l’entreprise,
• vérifier que les recettes sont bien encaissées, et relancer si ce n’est pas le cas,
• comparer les écarts entre le prévisionnel et les entrées / sorties réelles, pour un ajustement immédiat ou sur l’année suivante.

Grâce au suivi budgétaire, vous pouvez identifier des problèmes et les corriger. C’est pour cela qu’il est considéré comme un outil central de la prise de décisions en entreprise. En effectuant des comparatifs réguliers entre votre prévisionnel et le réalisé, vous connaissez la trésorerie restante et vous savez si vous pouvez ou non engager un budget supplémentaire ou s’il faut réduire les dépenses.

Enfin, un suivi budgétaire régulier est clé pour vos demandes de financement. Cela montrera aux prêteurs et/ou investisseurs que vous êtes rigoureux(se) dans votre gestion et que vos projections sont directement liées à l’activité de l’entreprise.

L’élaboration du budget est généralement annuelle. Le suivi budgétaire, quant à lui, n’a pas d’intervalle fixé : à chacun(e) de trouver son rythme idéal.

Une seule règle cependant : qu’il soit fait de manière régulière. Un moment est notamment incontournable : à la clôture de l’exercice comptable.

Le responsable de l’analyse budgétaire varie en fonction de la taille de l’entreprise. Si vous êtes indépendant(e) ou à la tête d’une TPE, vous n’avez sans doute pas de service dédié. Dans ce cas, c’est le chef(fe) d’entreprise qui effectue ce travail en général.

Dans les entreprises plus grandes, le suivi budgétaire est du ressort du service comptable, du service financier. Parmi les personnes directement concernées par le suivi budgétaire, on retrouve le directeur administratif et financier (DAF), ainsi que le contrôleur de gestion.

Au-delà des équipes purement financières, le suivi budgétaire est également souvent une tâche partagée avec les directions opérationnelles, pour leur donner de l’autonomie.

Pour comparer votre budget prévisionnel avec vos recettes et dépenses à un instant T, vous avez besoin de formaliser vos informations financières dans des tableaux de bord et de calculer certains ratios. Parmi eux, l’évolution du chiffre d’affaires, la trésorerie disponible, la différence entre les dépenses réalisées et les dépenses prévues, etc.

En choisissant les bons outils, vous aurez accès à des tableaux de bord pré-conçus, mais également personnalisables en fonction de votre activité. En un clin d’œil, vous aurez accès aux données financières clés pour votre entreprise et vous pourrez prendre des décisions éclairées.

• Découpez votre stratégie annuelle en objectifs quantitatifs

L’élaboration annuelle du budget est l’occasion de traduire la stratégie de l’entreprise en données financières. Pour que les équipes puissent se l’approprier, le mieux est de la découper en une série d’objectifs quantitatifs. L’une des méthodes couramment utilisées est la méthode SMART, qui définit des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps.

• Choisissez un logiciel de gestion financière pour son suivi budgétaire

La fonction financière a bien évolué ces dernières années, et il existe de nombreux outils pour faciliter la gestion financière. Cela vous garantit d’être en conformité d’un point de vue comptable, permet de vous abstraire de tâches chronophages, à faible valeur ajoutée, grâce à l’automatisation, mais aussi d’obtenir une source de vérité unique et fiable, mise à jour en temps réel, pour les finances de l’entreprise.

Bien choisir son logiciel de gestion financière est clé pour faciliter son suivi budgétaire. En fonction des outils, vous aurez accès à des tableaux de bord pour suivre votre trésorerie et vos flux entrants et sortants, mais aussi à des outils de suivi des dépenses de vos équipes.

Qonto propose une solution de gestion financière complète, avec un compte professionnel, une solution de gestion des dépenses en équipe, un outil de facturation intégré, ainsi qu’un logiciel de gestion de budget professionnel. Cela vous permet de :

• créer vos budgets par équipe, directement dans l’application, en quelques clics et d’automatiser l’allocation des dépenses au budget correspondant,
• suivre l’évolution du budget alloué, en un coup d’œil et en temps réel,

• contrôler les plafonds des cartes de paiement et des budgets de vos équipes, en un coup d’œil, et d’être alerté(e) avant tout dépassement du budget.

• Associez les responsables de département au contrôle budgétaire

Le budget n’est pas uniquement un outil financier, c’est également un outil de communication. Pour que les équipes opérationnelles s’emparent de la stratégie de l’entreprise, il est important de construire les objectifs conjointement, entre la direction financière et les directions opérationnelles, puis de s’assurer que ces objectifs sont compris et assimilés par l’ensemble des salarié(e)s.

Cette co-construction permet également de convenir des délais réalistes pour l’atteinte des objectifs fixés et valorise les directions opérationnelles. Vous pouvez également leur déléguer le suivi budgétaire de leur département.

Loin d’être un outil purement financier, le budget est un outil de gestion pour l’entreprise, de prise de décisions, mais aussi un outil de communication et de motivation des équipes. Réaliser un suivi budgétaire régulier est incontournable pour assurer la bonne santé financière de l’entreprise et atteindre vos objectifs business.

Avec Qonto, créez vos budgets et donnez de l’autonomie à vos équipes, tout en gardant le contrôle.