Le 21 janvier 2020 par Qonto

Attestation sur l’honneur d’une note de frais

En France, une étude révèle que 3 salariés sur 10 ne réclament pas un remboursement de leurs dépenses professionnelles, car ils ne sont plus en possession de pièces justificatives. Pour y remédier, la loi autorise la création d’une attestation sur l’honneur pour une note de frais perdue.

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En France, une étude révèle que 3 salariés sur 10 ne réclament pas un remboursement de leurs dépenses professionnelles, car ils ne sont plus en possession de pièces justificatives. Pour y remédier, la loi autorise la création d’une attestation sur l’honneur pour une note de frais perdue.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document que l’on présente au service de comptabilité pour demander un remboursement des frais engagés dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.

Ces dépenses sont très variées. On peut citer entre autres :

  • les frais de déplacements professionnels ;
  • les frais de carburants ;
  • l’indemnisation kilométrique (utilisation d’une voiture personnelle) ;
  • les frais de repas et d’hébergement ;
  • les frais de télétravail…

Note de frais sans justificatif : quels risques ?

En théorie, les notes de frais doivent être présentées avec des pièces justificatives pour être remboursées. Le manquement à cette obligation peut entraîner un redressement de l’URSSAF. En d’autres termes, le dirigeant de l’entreprise est obligé de payer les sommes qu’il aurait dû régler auprès de l’URSSAF.

En France, les notes de frais non justifiées sont l’une des principales sources de redressement de l’URSSAF. D’après les statistiques, elles représentent plus de 30 % des cas recensés.

Que faire en cas de note de frais sans pièces justificatives ?

La possession d’une pièce justificative est une garantie pour se faire rembourser. Mais, il arrive que par mégarde, de nombreux salariés perdent les factures d’hébergement, les tickets de bus ou autres pièces justificatives.

Sachez qu’il existe quelques alternatives pour justifier les frais :

  • demander une copie de la pièce justificative auprès de l’hôtel ou du restaurant ;
  • transférer au dirigeant de l’entreprise une copie du relevé bancaire (au cas où le salarié aurait utilisé sa carte bancaire pour payer les frais engagés dans l’exercice de ses fonctions).

Attestation sur l’honneur d’une note de frais : de quoi s’agit-il ?

En cas de perte de pièces justificatives lors d’un déplacement professionnel, sachez qu’il est possible de faire une déclaration sur l’honneur. Considéré comme une attestation d’engagement, ce document permet d’attester que vous avez payé par votre propre moyen vos frais professionnels.

Tout comme une facture, une attestation sur l’honneur d’une note de frais possède une valeur juridique. En effet, elle peut être utilisée pour demander un remboursement auprès de l’entreprise.

Comment rédiger une attestation sur l’honneur d’une note de frais ?

Pour être valable, une attestation sur l’honneur d’une note de frais doit contenir quelques informations obligatoires, notamment :

  • l’identité et le poste du missionnaire ;
  • la nature des dépenses de la note de frais ;
  • la date où la dépense a eu lieu ;
  • la signature du salarié concerné.

Quelle solution pour mieux gérer les notes de frais ?

La perte des pièces justificatives est un véritable dilemme. Pour éviter d’être confronté à ce problème, il est conseillé de photographier ou de scanner ces documents. Ces pièces peuvent immédiatement être enregistrées dans les applications en ligne que l’entreprise utilise pour gérer les notes de frais. Cette démarche est une option pour alléger les procédures de demandes de remboursement de notes de frais.

Pour vous aider dans la gestion de vos notes de frais, Qonto vous permet de prendre en photo vos justificatifs et de les attacher aux dépenses correspondantes. Ne perdez plus aucune note de frais grâce à notre logiciel !

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