4 pratiques à adopter pour simplifier sa gestion financière

Selon notre dernier baromètre, 2 dirigeant(e)s de PME sur 3 déclarent consacrer 38 % de leurs journées à l’administratif et à la gestion de leurs finances.* Et les TPE et les indépendant(e)s ne sont pas épargné(e)s par cette réalité.

Pour vous aussi, gestion financière rime avec paperasse, frustration et perte de temps ? Vous avez parfois le sentiment de ne pas avoir le contrôle sur vos dépenses ? Si c’est le cas, il y a de fortes chances pour que votre organisation ne soit pas optimale.

Et si, cette année, vous partiez sur de nouvelles bases ?

Revenons en détail sur 4 bonnes pratiques, simples, mais fondamentales, pour gérer vos finances efficacement et booster votre croissance.

*Source : Baromètre Qonto, mené en collaboration avec l'institut Appinio, 2023

Chaque début d’année, un bon réflexe à avoir est de prendre un moment pour analyser les données et les résultats de l’année précédente.

Pour cela, vous pouvez relire votre prévisionnel et le confronter avec vos résultats.

Ceci vous permettra de distinguer :

• ce qui a bien fonctionné : les projets qui ont généré du profit, etc. ;
• ce qui a moins fonctionné : les projets auxquels vous avez consacré beaucoup de ressources et qui ont été moins rentables que prévu, les périodes de baisse d’activité, les dépenses imprévues, etc.
  
  

Cet exercice de rétrospection est intéressant, car il vous permet de rechercher et d’analyser les causes profondes qui se cachent derrière certaines de vos problématiques financières, puis de trouver des solutions adéquates.

En pratique, il s’agit de se demander :

• Pourquoi cela est-il arrivé ?
• Qu’est-ce que je pourrais mettre en place, concrètement, pour éviter que cela se reproduise ?
  
  

Prenons quelques situations concrètes auxquelles de nombreuses entreprises sont confrontées.

Vous constatez beaucoup de dépenses imprévues ?

Cette problématique révèle peut-être un manque de clarté dans votre politique de dépenses ou alors l’utilisation de modes de paiement peu adaptés (une carte d’entreprise qui circule librement parmi les équipes, par exemple).

Quelques pistes pour éviter que la situation ne se répète :

• établir une politique de dépenses claire, sans ambiguïté, et surtout la communiquer à tous les collaborateurs ;
• utiliser des modes de paiement adaptés, comme des cartes de paiement paramétrables pour éviter les dépassements et garder le contrôle sur les dépenses.
  
  

Vos budgets ont été dépassés ?

Cela signifie peut-être que le budget réalisé en début d’année n’était pas suffisamment réaliste, cohérent par rapport à vos objectifs et/ou qu’il y a eu une mauvaise anticipation des frais.

Quelques solutions à explorer :

• Passer plus de temps sur la réalisation de son prévisionnel, et éventuellement faire appel à un professionnel comme un contrôleur de gestion ;
• Prévoir un coussin de sécurité dans son budget en cas d’imprévu ;
• Automatiser le suivi de son budget.
  
  

Vous n’êtes pas satisfait(e) des décisions stratégiques que vous avez prises ?

Par exemple, vous avez eu des difficultés à répartir les ressources financières et humaines de votre entreprise et prioriser les projets pour accélérer votre croissance.

Cela est peut être dû à un manque de visibilité sur vos données financières. Une piste peut être ici de s’appuyer sur des outils d’aide à la décision comme le reporting financier. Le reporting financier regroupe des données fiables, précises et vous permet de faire des choix plus éclairés.

Ce travail rétrospectif est précieux, car il vous permet d'identifier certains schémas répétitifs et de mettre en place - une fois pour toutes - des solutions efficaces et adaptées pour les enrayer.

Allouez des budgets par équipe, projet ou poste, recevez des alertes avant dépassement et visualisez immédiatement l’écart entre prévisionnel et réalisé grâce à l’outil Qonto.

Que vous soyez indépendant(e) ou dirigeant(e) de TPE/PME, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur l'administratif.

Mais sachez que vous pouvez tout à fait automatiser et déléguer certaines tâches chronophages et répétitives.

Ceci vous permettra de vous libérer du temps pour vous consacrer à des missions plus stratégiques pour votre entreprise, mais aussi de limiter le risque d’erreurs.

Parmi les tâches répétitives à automatiser, nous pouvons citer :

• les tâches comptables : la saisie des écritures comptables, la synchronisation des transactions, la catégorisation des dépenses, l’échange des justificatifs avec votre comptable… ;
• les tâches liées à la facturation : l’émission de factures, de devis, mais aussi les relances clients en cas de retard de paiement ;
• les tâches liées à la gestion des notes de frais : la collecte des justificatifs, les relances aux salariés retardataires, etc.
  
  

Il existe de nombreux outils adaptés qui vous aideront à automatiser ces tâches (nous y revenons en détail dans le paragraphe suivant).

Vous pouvez également déléguer certaines missions à votre expert(e)-comptable, comme notamment :

• la tenue de votre comptabilité et l’établissement des comptes annuels ;
• mais aussi l’établissement et le dépôt de vos déclarations fiscales (déclaration de TVA, déclaration d’impôt…) ;
• la gestion de la paie : le calcul des charges sociales, l’émission et l’envoi des bulletins de paie ;
• la rédaction de divers contrats : contrats commerciaux, contrats de travail des salariés, etc.
  

Utiliser des outils en ligne pour s’organiser, gérer son activité et sa gestion financière, c’est essentiel à l’heure du numérique. Mais encore faut-il savoir lesquels choisir.

Avant de souscrire à de nouveaux logiciels, il est d’abord important de lister tous ceux que vous utilisez déjà dans votre entreprise.

Ensuite, posez-vous quelques questions simples :

• Utilisez-vous (vraiment) tous les outils auxquels vous êtes abonnés ? Les utilisez-vous régulièrement ?
• Vous aident-ils à gagner en performance / productivité ?
• Vous aident-ils à gagner du temps ?
• Les trouvez-vous intuitifs ? Simples d’utilisation ? Adaptés à vos besoins ?
• Et question bonus pour rationaliser les dépenses : combien de personnes utilisent l’outil ? Est-ce cohérent avec l’offre, la formule à laquelle j’ai souscrit ? (Par exemple, si vous avez souscrit à une licence pour 10 salariés, mais que dans les faits, seulement 2 personnes l’utilisent, ce n’est peut-être pas cohérent).
  
  

Si vous avez répondu  « non » à l’une de ces questions, alors peut-être est-il temps de remettre en question leur utilisation.

Demandez-vous également si certains outils font doublon. Autrement, avez-vous plusieurs outils avec des fonctionnalités similaires ?

En matière de gestion financière notamment, la multiplication d’outils est souvent contreproductive, car elle vous fait perdre du temps, complexifie votre travail et ajoute des coûts supplémentaires.

Il vaut mieux privilégier les outils dits tout-en-un qui vous permettront de gagner en efficacité et d’alléger vos processus.

Voici notre sélection de solutions pensées pour simplifier votre gestion financière et automatiser vos tâches répétitives.

• Qonto, le compte pro qui simplifie toutes vos finances.

Qonto, c’est avant tout un compte pro avec tout ce qu’il faut pour gérer votre quotidien bancaire : cartes Mastercard, virements instantanés et dépôt de chèques inclus dans votre forfait. Mais aussi des outils pensés pour simplifier la préparation de votre comptabilité, votre facturation et la gestion de vos dépenses.

• Dougs, le cabinet d’expertise comptable pour les indépendant(e)s, TPE et PME

Dougs accompagne les entrepreneur(e)s et indépendant(e)s dans la création et la gestion comptable de leur entreprise. Il les aide aussi à faire les meilleurs choix pour faire grandir leur activité (choix de la structure juridique, optimisation de la rémunération, baisse de la fiscalité…) Le plus ? Sa connexion avec Qonto pour une synchronisation automatique de vos justificatifs.

Vous souhaitez plus de recommandations ? Nous avons écrit une série d’articles dans laquelle nous avons regroupé les outils de gestion préférés des freelances, des PME et des DAF.

En tant qu’entrepreneur(e), maintenir sa trésorerie à flot est un défi majeur. Et pour cause, celle-ci est directement liée au développement et à la pérennité de l’activité.

Pour éviter les décalages de trésorerie, vous pouvez intervenir sur deux volets clés :

• la négociation des délais de paiement avec vos fournisseurs ;
• la réduction des délais de paiement avec vos clients.
  
  

Les délais de paiement avec les fournisseurs

Vous travaillez régulièrement avec les mêmes fournisseurs ? Dans ce cas, vous pouvez tout à fait tenter de négocier des délais de paiement avec eux. Si vous êtes un client important et que vous entretenez de bonnes relations commerciales, ils seront peut-être disposés à vous accorder des échéances plus souples.

Notez qu’un délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours maximum à compter de l’émission de la facture. Celui-ci doit être précisé sur tous les documents commerciaux et comptables (contrat, devis, facture).

Les délais de paiement avec les clients

À l’inverse, l’objectif doit être ici de tout mettre en œuvre pour réduire les délais de paiement client et d’éviter les impayés.

Quelques bonnes pratiques très simples suffisent à limiter les retards et à encourager les paiements rapides, comme :

• ne pas attendre et envoyer la facture dès la fin de la prestation ou à la livraison ;
• proposer une réduction sur le montant de la facture en cas de paiement anticipé ;
• relancer les clients dès le premier jour de retard de paiement.

Tout ceci demande de rester organisé et de gérer sa facturation au fil de l’eau. Pour vous aider, Qonto propose un module de facturation intégré à votre compte pro, qui vous permet :

• de générer et d’envoyer des factures électroniques en moins d’une minute et relancer vos clients en toute simplicité ;
• de gagner en visibilité sur vos factures fournisseurs.