Le 10 février 2020 par Qonto

Les frais kilométriques, quel barème pour quel remboursement ?

Les employés peuvent bénéficier d'indemnités kilométriques de la part de leur employeur. Quelles sont les conditions pour les percevoir ?

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Frais kilométriques : quels frais pour son équipes ?

De nombreuses dépenses d'équipes doivent être gérées parmi elles on retrouve les frais kilométriques. Le remboursement des frais kilométriques engagés par les salariés peut avoir lieu dans deux cas distincts : les frais engagés pour le trajet domicile-travail, les frais engagés par l'employé pour des déplacements professionnels. Dans ces deux cas des barèmes ont été mis en place par l'administration et vous permettront de connaitre le montant du remboursement à effectuer.

Le trajet domicile-travail

Pour demander une indemnisation kilométrique liée au trajet domicile-entreprise, il faut opter pour le dispositif des frais réels (ou frais professionnels) et non celui de l'abattement de 10%. Il n'est plus nécessaire de fournir des justificatifs de dépenses à l'administration fiscale mais cette dernière est libre de demander à l'employé une attestation de l'employeur selon laquelle il n'utilise pas les transports en commun ainsi que des justificatifs montrant l'utilisation courante du véhicule.

Pour connaitre le montant de l'indemnisation, il faut par la suite se baser sur le barème 2020 (sortie prévue en février/ mars) pour évaluer le montant de l'indemnisation. Le mode de calcul est simple = coefficient fixé par le gouvernement x nombre de kilomètres. Le coefficient varie en fonction du nombre de chevaux de la voiture (les faibles cylindrées étant valorisées) et du nombre de kilomètres effectué dans l'année.

Bon à savoir : Le nombre de kilomètres pris en compte ne peut pas excédé 40 km (aller-retour) par jour. Si votre trajet est supérieur à cette distance, le kilométrage au-delà de 40km ne pourra pas être intégré au calcul. De même un seul aller-retour par jour est accepté.

Les dépenses liées aux déplacement professionnels

En plus du trajet domicile-travail, certains employés peuvent être amenés à effectuer des déplacements professionnels. S'ils sont amenés à effectuer des déplacements avec leur véhicule personnel, ils pourront être remboursés par leur employeur. Là encore, il sera nécessaire de se baser sur le barème annuel de l'administration fiscale pour connaitre le montant de l'indemnisation. Pour ces déplacements, il faudra également être en mesure de prouver leur existence.

Attention, ne sont pas pris en compte pour l'indemnisation kilométrique, les dépenses liées aux parking et péages. Ces dépenses peuvent entrer dans d'autres catégories de remboursement mais pas dans celui des frais kilométriques.

Bon à savoir : Toutes les sommes versées par l'employeur au titre du remboursement des frais de déplacement doivent être ajoutées au salaire déclaré.

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Les notes de frais kilométriques

Lorsque des employés effectuent des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel, ils peuvent demander à leur employeur le remboursement de certains frais engagés. Pour se faire remboursés, ils doivent alors prouver leurs dépenses via une note de frais kilométrique. La note de frais doit mentionner plusieurs informations dont la date de l'opération, la distance parcourue et son motif.

Ce sera ensuite sur la base du barème fixé annuellement par l'administration fiscale que le salarié recevra une indemnisation. Cette mesure d'indemnisations s'adresse à l'ensemble des travailleurs quelle que soit leur fonction.

Bon à savoir : Il n'est pas possible d'utiliser une note de frais pour couvrir les dépenses de déplacement lié au trajet domicile-travail. Ce dernier est couvert via un autre biais.

L'indemnité kilométrique, comment se calcule-t-elle ?

Qu'il s'agisse de déplacements professionnels ou de trajet domicile-entreprise, l'indemnité kilométrique se calcule sur la base d'un barème fixé par le gouvernement. Le barème est généralement publié durant les mois de février/ mars de l'année en cours. Il se base sur une opération simple : coefficient fixé par le gouvernement x nombre de kilomètres = montant de l'indemnisation.

Le coefficient varie selon :

  • le nombre de chevaux du véhicule (les véhicules à faibles cylindres étant avantagées car moins polluantes) ;
  • la distance totale parcourue durant l'année ;
  • le type de véhicule utilisé (voitures, scooters en-dessous de 50 cm3, scooters au-dessus de 50 cm3).

Une fois le nombre de kilomètre parcourus connu et le coefficient trouvé, il suffit d'effectuer une opération simple pour connaitre le montant de l'indemnité à recevoir.

A titre d'exemple, vous pouvez ci-dessous le barème 2019 pour les voitures fournis par le gouvernement 👇

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Les différents barèmes existants

Pour s'adapter à l'ensemble des situations l'administration publie chaque année plusieurs barèmes kilométriques. Celui le plus couramment utilisé est bien évidemment celui lié aux voitures. Mais si vous utilisez un scooter, aucune inquiétude il existe également un barème adapté à votre véhicule, une différenciation étant faite entre les deux roues en-dessous ou au-dessus de 50 cm3.

Sur quels critères sont définis les coefficients de chaque barème ? Les coefficients sont revus chaque année et prennent en compte différents critères. On trouve notamment la dépréciation du véhicule, le coût de l'assurance, les dépenses liées à l'entretien et aux réparations ou encore l'usure des pneus.

Bon à savoir : Il existe également des barèmes spécifiques dédiés aux véhicules agricoles.

Qu'en est-il des déplacements à vélo ?

Peut-on percevoir une indemnité kilométrique lorsque l'on effectue des déplacements à vélo ? Depuis 2016, il est maintenant possible de demander une indemnisation kilométrique lorsqu'on effectue des déplacements à vélo. Cependant celle-ci n'est pas obligatoire et est laissée à la discrétion de l'employeur.

Son montant est de 0,25€ par kilomètre et n'est donc que très symbolique mais il s'agit d'une première tentative pour pousser la population à utiliser plus fréquemment ce moyen de transport.

Bon à savoir : Cette indemnisation s'applique de la même façon que vous utilisiez un vélo normal ou un vélo électrique.

Quels sont les autres frais professionnels ?

Les frais kilométriques ne sont qu'une partie des frais professionnels. Parmi les plus connus, on trouve également les frais liés aux voyages d'affaires ou encore les frais de repas. Pour la majorité de ces frais, on se base sur le principe des notes de frais pour rembourser les dépenses engagées par les employés.

Plus le nombre d'employés augmente plus il est nécessaire de mettre en place un processus clair pour gérer les notes de frais. De nombreux logiciels ont vu le jour ces dernières années pour aider les professionnels dans la gestion de leurs notes de frais. La néobanque Qonto propose notamment aux managers un compte leur permettant de gérer les dépenses de leurs équipes : notification instantanée, labellisation des dépenses, plafonnement des cartes sont autant d'avantages liés à ce compte ! N'hésitez pas à découvrir notre produit ou à contacter notre équipe commerciale pour en savoir plus.