POS-Kassensystem: Arten, Funktionen & Anbieter im Überblick

Ein modernes POS-Kassensystem ist weit mehr als nur ein digitales Werkzeug zur Zahlungsabwicklung. Es vereint Verkauf, Lagerverwaltung, Kundenservice und Reporting in einem zentralen System und wird zunehmend zum Wettbewerbsvorteil, vor allem für Unternehmen mit hohem Kundendurchlauf. Ob mobil, cloudbasiert oder stationär: Die Auswahl an Lösungen ist groß, die Anforderungen vielfältig.

In diesem Artikel zeigen wir, welche Arten von POS-Kassensystemen es gibt, welche Funktionen entscheidend sind und wie Sie das passende System für Ihr Business finden. Zusätzlich vergleichen wir sechs Anbieter, die sich am Markt etabliert haben.

Ein POS-Kassensystem ist eine Kombination aus Hardware und POS-Kassensoftware, mit der Unternehmen Verkaufsprozesse direkt am Verkaufsort (POS) digital abwickeln. Es ersetzt klassische Registrierkassen und erweitert deren Funktionen um moderne Tools für Bestandsmanagement, Kundenbindung und Datenanalyse.

Typische Bestandteile sind:

• Touchscreen
• Kartenlesegerät
• Bondrucker
• Zugehörige Software

Je nach Einsatzbereich – ob Einzelhandel, Gastronomie oder Dienstleistung – kann ein POS-Kassensystem individuell angepasst werden.

Im Unterschied zu einfachen POS-Kassen ermöglicht ein vollständiges System nicht nur die Annahme von Zahlungen, sondern auch die zentrale Steuerung von Geschäftsprozessen in Echtzeit – lokal oder cloudbasiert.

Je nach Branche, Unternehmensgröße und Einsatzbereich unterscheiden sich die Anforderungen an ein POS-System erheblich. Ein kleines Café benötigt andere Funktionen als eine Einzelhandelskette oder ein mobiler Handwerksbetrieb.

Grundsätzlich lassen sich POS-Kassen in drei Hauptkategorien unterteilen:

• Cloudbasiert
• On-Premise
• Mobil

Bei cloudbasierten POS-Kassensystemen werden alle Verkaufs-, Kunden- und Lagerdaten online gespeichert. Das ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff und vereinfacht die Verwaltung mehrerer Filialen oder Verkaufsstellen. Auch für Unternehmer:innen, die viel unterwegs sind, bietet diese Variante Vorteile.

Da keine lokale Serverinstallation erforderlich ist, sind cloudbasierte Systeme oft günstiger in der Anschaffung und schneller einsatzbereit. Updates und Datensicherungen erfolgen automatisch, was den Wartungsaufwand reduziert.

On-Premise-Systeme laufen lokal auf firmeneigenen Servern oder Geräten. Sie eignen sich besonders für Unternehmen, die großen Wert auf Datenhoheit und Unabhängigkeit von externen Cloud-Anbietern legen.

Diese Form der POS-Kassensoftware ist häufig an eine stationäre Hardware gebunden und kann individuell angepasst werden, was ideal für komplexe Geschäftsmodelle mit hohen Transaktionsvolumen oder spezialisierten Anforderungen im Einzelhandel ist.

Mobile POS-Kassensysteme (auch mPOS genannt) basieren meist auf einem Tablet oder Smartphone in Kombination mit einem Kartenlesegerät. Sie sind besonders flexibel und damit ideal für Gastronomiebetriebe, Lieferdienste oder Dienstleister:innen mit wechselnden Einsatzorten.

Auch im Einzelhandel gewinnen mobile Lösungen an Bedeutung – etwa bei Pop-up-Stores oder Events. Die Bedienung ist intuitiv, der Installationsaufwand gering. Die meisten Lösungen bieten zudem standardisierte Schnittstellen zu gängigen Warenwirtschafts- und CRM-Systemen.

Ein modernes POS-Kassensystem unterstützt Sie weit über das reine Kassieren hinaus. Es verknüpft verschiedenste Geschäftsprozesse, sorgt für Effizienz im Alltag und schafft die Basis für fundierte Entscheidungen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen vor, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten:

• Verkaufsabwicklung
• Bestandsverwaltung
• Kundenmanagement
• Auswertungen & Reporting

Die Verkaufsabwicklung bildet das Herzstück jedes POS-Systems. Hier werden Zahlungen jeglicher Art, ob bar, per Karte oder mobil, schnell und sicher verarbeitet.

Moderne Systeme ermöglichen zudem die problemlose Abwicklung von Retouren, Rabatten und Gutscheinen. Auch steuerliche Vorgaben werden automatisch berücksichtigt, sodass Sie stets gesetzeskonform agieren.

Durch eine intuitive Bedienoberfläche werden Fehlerquellen minimiert und der Kassiervorgang beschleunigt. Damit schaffen Sie nicht nur einen reibungslosen Ablauf an der Kasse, sondern auch ein angenehmes Einkaufserlebnis für Ihre Kunden.

Ein effizientes POS-Kassensystem integriert eine intelligente Bestandsverwaltung. Verkäufe werden direkt vom Lagerbestand abgezogen, was eine lückenlose Kontrolle ermöglicht. Sie erhalten automatische Hinweise bei niedrigen Beständen und können Nachbestellungen entweder manuell oder automatisiert auslösen.

Durch die zentrale Verwaltung behalten Sie auch bei mehreren Filialen oder wechselndem Sortiment den Überblick. So reduzieren Sie Fehlbestände und Überverkäufe, optimieren Ihre Lagerhaltung und stellen sicher, dass gefragte Produkte stets verfügbar sind.

Mit integriertem Kundenmanagement erfassen POS-Systeme nicht nur Kontaktdaten, sondern auch das Kaufverhalten Ihrer Kund:innen.

Über digitale Kundenkarten, personalisierte Rabattaktionen oder Bonussysteme können Sie gezielt auf individuelle Wünsche eingehen. Dies fördert die Kundenbindung und eröffnet neue Möglichkeiten für Marketingmaßnahmen.

Darüber hinaus hilft Ihnen ein übersichtliches CRM, Beziehungen systematisch zu pflegen und Stammkundenpotenzial zu erkennen. So schaffen Sie die Grundlage für langfristigen Geschäftserfolg und ein positives Markenerlebnis.

Aussagekräftige Auswertungen und Reports sind für eine erfolgreiche Geschäftsführung unverzichtbar. Ein gutes POS-Kassensystem liefert Ihnen Echtzeitdaten zu Umsätzen, Bestsellern, Stoßzeiten und weiteren relevanten Kennzahlen. So erkennen Sie Trends frühzeitig, können Ihr Sortiment gezielt steuern und Marketingaktionen datengestützt planen.

Durch übersichtliche Dashboards und Exportfunktionen behalten Sie den Überblick und treffen fundierte Entscheidungen – egal, ob im Tagesgeschäft oder bei der strategischen Planung.

Eine moderne POS-Kassensoftware unterstützt nicht nur bei der Zahlungsabwicklung, sondern verbessert viele Abläufe im täglichen Geschäft. Vom Lager bis zur Kundenbindung. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Effizientere Abläufe: Automatisierte Prozesse wie Belegerstellung, Zahlungsverbuchung und Lageraktualisierung sparen Zeit und minimieren Fehler. Das entlastet Ihr Team besonders in Stoßzeiten und sorgt für reibungslosere Abläufe.

• Höhere Kundenzufriedenheit: Kurze Wartezeiten, flexible Zahlungsmöglichkeiten und personalisierte Angebote schaffen ein angenehmes Einkaufserlebnis. Wer sich gut betreut fühlt, kommt eher wieder und empfiehlt Ihr Geschäft weiter.

• Optimierte Lagerhaltung: Mit aktuellen Bewegungsdaten behalten Unternehmen den Überblick über ihre Bestände und können gezielter nachbestellen. Das reduziert nicht nur Kapitalbindung, sondern verhindert auch Überbestände oder Engpässe. Besonders POS-Kassensysteme für den Einzelhandel helfen dabei, Umsatzverluste und unnötige Lagerkosten zu vermeiden.

• Bessere Entscheidungen durch Daten: Moderne POS-Kassen liefern detaillierte Einblicke in Verkaufszahlen, Kundenverhalten und Sortimentsverläufe, oft in Echtzeit. Diese Transparenz unterstützt Sie dabei, Angebote besser zu steuern, Personal effizienter einzusetzen und Trends frühzeitig zu erkennen.

• Mehr Übersicht und Kontrolle: Ob stationär, mobil oder über mehrere Standorte hinweg; Eine zentrale Steuerung sorgt für konsistente Prozesse und bessere Skalierbarkeit. Cloudbasierte Systeme machen dabei den Zugriff jederzeit und von überall möglich.

Der Markt für POS-Kassensysteme ist vielfältig: Von einfachen, mobilen Lösungen bis hin zu umfangreichen Systemen für den Multichannel-Handel. Die folgenden Anbieter zählen zu den bekanntesten und decken unterschiedliche Anforderungen ab.

• ready2order
• SumUp
• PAYONE
• Lightspeed
• orderbird
• Shopify POS

ready2order bietet eine cloudbasierte und branchenübergreifende POS-Kassensoftware, die sich einfach einrichten und skalieren lässt. Geeignet ist sie für Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleister:innen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis für Software: ab 34,90 € / Monat pro Kassengerät
• Preis für Hardware: ab 279 €
• Transaktionsgebühren: 1,23 % pro Transaktion

SumUp eignet sich für kleine Unternehmen, die ein günstiges und schnell einsetzbares System suchen. Die Software ist in der Basisversion kostenlos und lässt sich flexibel mit Hardware kombinieren.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis für Software: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 19 € / Monat
• Preis für Hardware: ab 34 €
• Transaktionsgebühren: ab 0,79 % pro Transaktion

PAYONE bietet modulare POS-Lösungen für Unternehmen jeder Größe, von einfachen Kartenlesern bis zu vollständigen Kassensystemen mit ERP-Anbindung. Ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis für Software: individuell je nach Paket
• Preis für Hardware: individuell, meist über Partner vertrieben
• Transaktionsgebühren: auf Anfrage, volumenabhängig

Lightspeed richtet sich an Unternehmen mit komplexen Anforderungen, z.B. im Filialbetrieb oder bei der Online-Anbindung. Die cloudbasierte Lösung bietet erweiterte Funktionen für Lager, Berichte und Multichannel-Handel.

• Bewertung: 3,6 (Capterra)
• Preis für Software: ab 79  € / Monat
• Preis für Hardware: ab 900 €
• Transaktionsgebühren: ca. 1,5 bis 2,9 % pro Transaktion

orderbird ist speziell auf die Gastronomie ausgelegt und bildet typische Prozesse wie Tischpläne, Bestellungen und Zahlungen digital ab. Ideal für Restaurants, Bars und Cafés.

• Bewertung: 2,6 (Trustpilot)
• Preis für Software: ab 22 € / Monat
• Preis für Hardware: ab 399 € (einmalig) oder zur Miete ab 21,65 € / Monat
• Transaktionsgebühren: ab 0,95 % für EC-Karten; 2,5 % für Kreditkarten

Shopify ist besonders für Händler:innen mit Online- und stationärem Geschäft geeignet. Die POS-Lösung ist eng mit dem Shopify-Onlineshop verknüpft und unterstützt Omnichannel-Vertrieb.

• Bewertung: 1,3 (Trustpilot)
• Preis für Software: ab 5  € / Monat
• Preis für Hardware: z.B. Tap to Pay kostenlos, weitere Geräte je nach Plan
• Transaktionsgebühren: je nach Tarif, bei Basic etwa 5 % + 0,30 € online