POS-System: So finden Sie das passende für Ihr Business (2025)

Moderne POS-Systeme gehören längst zum Standard in Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleistungsbranchen. Sie ermöglichen nicht nur die einfache Zahlungsabwicklung, sondern unterstützen auch Lagerhaltung, Kundenmanagement und Auswertungen.

Doch welches System ist das richtige? Wer 2025 ein POS-System auswählt, sollte nicht nur auf Preis und Ausstattung achten, sondern auch auf Skalierbarkeit, gesetzliche Anforderungen und die Integration in bestehende Prozesse.

In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Funktionen, Varianten, Zahlungsmöglichkeiten, Anbieter und Kosten von Point-of-Sale-Systemen – damit Sie die beste Entscheidung für Ihr Business treffen können.

Bei einem POS-System (Point of Sale) handelt es sich um eine Kombination aus Hardware und Software, mit der Zahlungen entgegengenommen, Lagerbestände verwaltet und Geschäftsdaten analysiert werden können – eine erweiterte Form der Ladenkasse.

Je nach Branche und Betriebsgröße unterscheiden sich die Anforderungen – und damit auch die optimalen Systeme. Während klassische POS-Lösungen auf stationäre Geschäfte zugeschnitten sind, setzen viele Unternehmen inzwischen auf mobile oder cloudbasierte Varianten, die mehr Flexibilität bieten.

POS steht für „Point of Sale“ – also den Ort des Verkaufs. Gemeint ist der Moment, in dem ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt wird. Der Begriff bezieht sich sowohl auf den physischen Ort (z.B. Ladentheke, Foodtruck, Pop-up-Store) als auch auf die digitale Schnittstelle, an der die Transaktion abgewickelt wird.

Ein POS-System bildet diesen Verkaufsprozess technisch ab – und kann heute weit mehr als nur Belege drucken.

Ein Kassensystem ist ein zentraler Bestandteil jeder POS-Installation. Es besteht in der Regel aus:

• Eingabegerät (z.B. Touchscreen oder Tablet)
• Drucker
• Kartenleser
• Software-Komponente

Die moderne Kassensoftware übernimmt Aufgaben wie Preisberechnung, Zahlungsabwicklung, Umsatzstatistik und Schnittstellen zur Warenwirtschaft oder Buchhaltung.

Im Gegensatz zur klassischen Registrierkasse bieten Kassensysteme deutlich mehr Funktionen – und sind in vielen Branchen gesetzlich vorgeschrieben.

Die Auswahl an POS-Systemen ist vielfältig – und genau das ist ihre Stärke. Ob Gastronomiebetrieb, Einzelhandel, mobiles Kleinunternehmen oder Friseursalon: Für nahezu jedes Geschäftsfeld gibt es passende Point-of-Sale-Lösungen. Die wichtigsten Systemarten unterscheiden sich hinsichtlich Hardware, Software, Mobilität und Cloud-Anbindung – und bieten jeweils branchenspezifische Funktionen.

Zu den gängigen Arten gehören:

• Klassische POS-Systeme
• Mobile POS-Systeme
• Cloudbasierte POS-Systeme
• Self-Service-POS-Systeme
• Multi-Channel-POS-Systeme
• Smart POS-Systeme

Wenn es auf Stabilität, Prozesssicherheit und hohe Funktionstiefe ankommt, sind klassische Kassensysteme nach wie vor erste Wahl. Sie bestehen aus fest installierter Hardware, laufen meist auf lokaler Softwarebasis und bieten umfangreiche Verwaltungsfunktionen – vom Kassenabschluss bis zur Lagerlogistik.

Gerade im stationären Einzelhandel oder in Filialstrukturen arbeiten sie zuverlässig. Allerdings sind sie nicht mobil und erfordern oft höhere Investitionen.

Mitten auf dem Wochenmarkt, beim Festival oder im Pop-up-Store: POS-Lösungen bringen Flexibilität, wo klassische Systeme an ihre Grenzen stoßen. Sie bestehen meist aus Tablet oder Smartphone plus Kartenleser, funktionieren per App und sind schnell eingerichtet.

Vor allem kleine Cafés, Kreativläden oder Dienstleister mit wechselnden Standorten setzen auf diese Lösung. Wer jedoch große Warenbestände oder mehrere Mitarbeitende verwalten will, stößt schnell an funktionale Grenzen.

Cloud-POS-Systeme speichern alle Daten zentral und stellen sie über verschiedene Endgeräte zur Verfügung. Das bedeutet weniger technische Infrastruktur vor Ort und stets aktuelle Software.

Besonders attraktiv ist das für Unternehmen mit mehreren Filialen, Online-Shop-Anbindung oder flexiblem Personal. Wer allerdings mit einer instabilen Internetverbindung zu kämpfen hat, sollte prüfen, ob ein Hybridmodell besser geeignet ist.

Selbst scannen, selbst bezahlen, selbst entscheiden: Was lange Zeit nur großen Supermarktketten vorbehalten war, ist heute auch für kleinere Unternehmen erschwinglich. Self-Service POS-Systeme ermöglichen Kund:innen den eigenständigen Bezahlvorgang – etwa über Touchscreens, Kioske oder mobile Terminals.

Sie werden häufig im Lebensmitteleinzelhandel, in Schnellrestaurants oder Kantinen eingesetzt. Das entlastet das Personal, verkürzt Wartezeiten und erhöht die Prozessgeschwindigkeit. Allerdings lohnt sich der Einsatz erst ab einem bestimmten Kundenaufkommen – und erfordert technisches Fingerspitzengefühl bei der Umsetzung.

Online bestellen, im Geschäft abholen. Im Laden kaufen, aber mit Online-Gutschein bezahlen. Produkte vergleichen, überall zurückgeben: Wer Kund:innen heute ein nahtloses Einkaufserlebnis bieten will, braucht ein POS-System, das alle Verkaufskanäle miteinander verbindet. Multichannel-POS-Systeme leisten genau das. Sie synchronisieren Warenbestände, Preise, Kundenprofile und Umsätze über stationäre, mobile und digitale Kanäle hinweg.

Besonders für Einzelhändler:innen mit Webshop oder mehreren Filialen ist das zentral, um effizient zu arbeiten und konsistente Kundenerlebnisse zu ermöglichen. Allerdings sind diese Systeme technisch komplexer – und erfordern eine sorgfältige Implementierung, um Brüche im Verkaufsprozess zu vermeiden.

Smart-POS-Systeme vereinen modernste Technologien und intuitive Bedienung in einem kompakten Gerät. Sie sind meist mit einem integrierten Touchscreen, Kartenleser, Drucker und manchmal sogar mit einer Kamera oder NFC-Funktion ausgestattet. Die Software läuft häufig auf Android- oder iOS-Basis und ermöglicht die Anbindung verschiedenster Apps – von Loyalty-Programmen über Buchhaltungs-Tools bis hin zu Analyse-Dashboards.

Typisch für Smart-POS-Systeme ist die hohe Konnektivität: Sie können sich mit anderen Systemen wie Warenwirtschaft, Zahlungslösungen oder Cloud-Diensten vernetzen und bieten so einen echten Mehrwert für Unternehmen, die Wert auf Digitalisierung und Automatisierung legen.

Besonders kleinere Einzelhändler:innen, Cafés oder Dienstleister profitieren von der einfachen Handhabung, den geringen Anschaffungskosten und dem modernen Erscheinungsbild. Allerdings sollte bei der Auswahl auf die Kompatibilität mit bestehenden Geschäftsprozessen und die Datensicherheit geachtet werden.

POS-Systeme bestehen aus zwei zentralen Bausteinen: Hardware und Software. Gemeinsam bilden sie die technische Grundlage für die Abwicklung von Verkaufstransaktionen, die Verwaltung von Beständen und die Erfassung betriebswirtschaftlicher Daten. Je nach Branche, Geschäftsmodell und Anforderungen kann die Ausstattung variieren.

Zur Hardware eines POS-Systems gehören alle Geräte, die im Verkaufsprozess zum Einsatz kommen. Diese können je nach Einsatzbereich stationär, mobil oder hybrid genutzt werden.

• Bediengerät (Tablet oder Terminal): Zentrale Steuereinheit, über die Verkaufsprozesse erfasst und gesteuert werden. In vielen Fällen kommen Tablets oder fest installierte Bildschirme mit Touch-Funktion zum Einsatz.

• Bondrucker: Für die Ausgabe von Quittungen oder Rechnungen. Verfügbar in kabelgebundener oder drahtloser Ausführung.

• Kartenlesegerät: Ermöglicht die Annahme von Zahlungen per Debitkarte und Kreditkarte sowie kontaktlos über mobile Dienste wie Apple Pay oder Google Pay.

• Bargeldschublade: Wird bei Barzahlung automatisch geöffnet und ist weiterhin Bestandteil vieler Kassensysteme – auch wenn bargeldlose Zahlungen zunehmen.

• Barcode-Scanner: Unterstützt die schnelle Erfassung von Produkten durch das Einscannen von Artikelnummern, besonders im Einzelhandel weit verbreitet.

Weitere Hardwarekomponenten – etwa digitale Waagen, Küchendrucker oder Kundendisplays – können je nach Branche erforderlich sein.

Die Software verarbeitet sämtliche Transaktionsdaten, steuert die Systemfunktionen und stellt zusätzliche Verwaltungs- und Analysefunktionen bereit.

• POS-Software (Kassensoftware): Grundmodul zur Erfassung von Verkäufen, Verwaltung von Zahlungsmethoden, Preisaktualisierungen und Kassenabschlüssen.

• Lagerverwaltung: Dokumentiert den Warenbestand in Echtzeit, zeigt Abverkaufszahlen an und kann bei Bedarf automatische Bestellvorschläge auslösen.

• Kundenverwaltung (CRM-Funktionen): Erfassung von Kundendaten und Kaufverhalten. Dient der gezielten Ansprache, z.B. über Rabattaktionen oder Treueprogramme.

• Berichterstattung: Auswertung von Umsatzdaten, Artikelbewegungen, Stoßzeiten oder Filialvergleichen. Unterstützt die betriebswirtschaftliche Analyse und Entscheidungsfindung.

Je nach Anbieter sind diese Funktionen modular aufgebaut oder als Gesamtpaket integriert. Wichtig ist, dass die Software regelmäßig aktualisiert wird, mit anderen Systemen kompatibel ist (z.B. Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramme) und den geltenden Datenschutz- und Aufzeichnungspflichten entspricht.

Moderne POS-Systeme übernehmen weit mehr als nur das Kassieren. Sie verknüpfen Verkaufsprozesse mit Lagerverwaltung, Kundenpflege und betriebswirtschaftlicher Auswertung – oft in einem einzigen System.

Der konkrete Funktionsumfang hängt vom Anbieter und Einsatzzweck ab, doch vier Funktionsbereiche sind branchenübergreifend besonders relevant:

• Abwicklung von Transaktionen
• Verwaltung von Lagerbeständen
• Kundenmanagement
• Berichterstattung und Analyse

Der zentrale Anwendungsbereich bleibt die Verkaufsabwicklung. Artikel werden über Barcode, Touch-Eingabe oder Produktsuche erfasst, Rabatte hinterlegt, die Zahlungsmethode ausgewählt und ein Beleg erstellt. Neben Barzahlungen sind Kartenzahlung, kontaktlose Verfahren und digitale Wallets wie Apple Pay oder PayPal heute Standard.

Transaktionen werden im Hintergrund dokumentiert und automatisch den entsprechenden Berichten, Kassenabschlüssen oder Lagerposten zugeordnet. Auch Retouren und Stornierungen lassen sich über das System abwickeln.

Viele Systeme aktualisieren Bestandszahlen automatisch mit jeder Transaktion. Diese Funktion hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Überbestände zu vermeiden und Bestellungen gezielt auszulösen. Wer mehrere Filialen oder Lagerorte nutzt, kann den Warenfluss standortübergreifend steuern.

Zusätzlich lassen sich häufig Mindestbestände festlegen, Artikel kategorisieren oder Lieferantendaten hinterlegen. Besonders im Einzelhandel und in der Gastronomie ist eine strukturierte Lagerverwaltung entscheidend für eine effiziente Warenwirtschaft.

Kundendaten lassen sich direkt im POS-System erfassen – entweder manuell oder automatisch beim Bezahlvorgang. Name, Kontaktinformationen, Kaufhistorie und Zahlungsmethoden können gespeichert und für spätere Interaktionen genutzt werden.

Diese Datenbasis ermöglicht unter anderem Treueprogramme, Rabattaktionen oder zielgerichtete Kundenansprachen. In Unternehmen mit Stammkundschaft – etwa Friseursalons, Fitnessstudios oder kleineren Boutiquen – schafft das zusätzliche Bindung und verbessert den Service.

Zugriff auf aktuelle Geschäftszahlen gehört heute zum Standard – auch für kleinere Betriebe. Die meisten POS-Systeme liefern tagesaktuelle Auswertungen zu Umsätzen, Verkaufsvolumen, Produktgruppen oder Stoßzeiten.

Darüber hinaus lassen sich Trends identifizieren, die Produktivität einzelner Filialen vergleichen oder personalbezogene Daten auswerten. Je nach System können die Reports direkt im Dashboard eingesehen oder für externe Tools exportiert werden – etwa zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung oder im Controlling.

Der Markt für POS-Systeme ist vielfältig. Einige Anbieter spezialisieren sich auf kleine Betriebe, andere richten sich an Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Die folgenden fünf Lösungen gehören zu den bekanntesten im deutschsprachigen Raum.

• SumUp
• Square
• LightSpeed
• Zettle by PayPal
• orderbird

SumUp eignet sich für kleine Unternehmen, die ein günstiges, schnell einsetzbares Kassensystem mit oder ohne Hardware benötigen. Die App ist kostenlos.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis für Software: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 19 € / Monat
• Preis für Hardware: ab 34 €
• Transaktionsgebühren: ab 0,79 % pro Transaktion

Square bietet eine intuitive POS-Lösung mit flexiblen Erweiterungen für Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleister. Die Basisversion ist kostenlos.

• Bewertung: 4,7 (Capterra)
• Preis für Software: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 29  / Monat
• Preis für Hardware: ab $ 149 (einmalig) bzw. $ 14 (über zwölf Monate)
• Transaktionsgebühren: 2,6 % + $ 0,15 pro Transaktion

Lightspeed richtet sich an Unternehmen mit komplexeren Anforderungen – etwa an Lager, Filialmanagement oder Online-Anbindung. Die cloudbasierte Plattform bietet umfassende Auswertungs- und Verwaltungsfunktionen.

• Bewertung: 3,6 (Capterra)
• Preis für Software: ab 79 € / Monat
• Preis für Hardware: ab 900 €
• Transaktionsgebühren: ca. 1,5 bis 2,9 % pro Transaktion

Zettle ist eine einfache Lösung für kleine Läden, Pop-ups oder mobile Verkaufsstellen, bei der PayPal Zahlungen direkt integriert sind. Die App ist kostenlos.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis für Software: kostenlos
• Preis für Hardware: ab 79 €
• Transaktionsgebühren: ca. 0,95 bis 2,75 % pro Transaktion

orderbird ist auf die Gastronomie spezialisiert und bildet Abläufe in Restaurants, Cafés und Bars digital ab – inklusive Tischbedienung, Bestellung und Zahlung.

• Bewertung: 2,6 (Trustpilot)
• Preis für Software: ab 22 € / Monat
• Preis für Hardware: ab 399 € (einmalig) bzw. zur Miete für 21,65 € / Monat
• Transaktionsgebühren: ab 0,95 % für EC-Karten; 2,5 % für Kreditkarten

Die Kosten für ein POS-Kassensystem setzen sich aus Software, Hardware und Transaktionsgebühren zusammen. Einige Anbieter bieten kostenfreie Basisversionen an. Erweiterte Funktionen wie Lagerverwaltung oder Berichte beginnen in der Regel bei 30 € pro Monat, bei spezialisierten Systemen sind bis zu 360 € monatlich möglich.

Für die Hardware fallen einmalige Kosten zwischen 150 € und etwa 1.800 € an – abhängig davon, ob ein einfaches mobiles Gerät oder ein komplettes stationäres Kassensystem benötigt wird.

Die Gebühren für Kartenzahlungen liegen je nach Anbieter und Zahlungsart üblicherweise zwischen 0,5 und 2,5 % pro Transaktion.

Die Gesamtkosten hängen vom gewählten Anbieter, der Anzahl an Kassenplätzen und dem Transaktionsvolumen ab – sowie davon, ob bestehende Hardware weiterverwendet werden kann.

POS-Systeme erleichtern den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen – insbesondere durch die Kombination aus Zahlungsabwicklung, Bestandsführung und Datenauswertung in einem System. Die Vorteile liegen dabei vor allem in der Effizienz, Transparenz und Automatisierung von Prozessen.

Gleichzeitig sollten bei der Einführung mögliche Nachteile berücksichtigt werden, etwa bei den laufenden Kosten, der technischen Abhängigkeit oder dem Schulungsbedarf für Mitarbeitende.