Lieferantenauswahl – darauf kommt’s an

Die Auswahl geeigneter Lieferanten und Lieferantinnen fällt in den Bereich der Beschaffungslogistik und wird von Gründerteams oftmals unterschätzt. Dabei liegt gerade in diesem Bereich das Potenzial, die Weichen für eine produktive und gewinnbringende Zukunft zu stellen. 

Die richtige Wahl der Lieferant:innen beeinflusst nämlich nicht nur die Kostenstruktur und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, sondern auch die Fähigkeit eines Unternehmens, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren. Daher ist eine sorgfältige Lieferantenauswahl nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Bei der Lieferantenauswahl geht es nicht nur um das Erreichen des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, sondern um deutlich mehr. 

Die zentralen Gründe, warum eine sorgfältige Lieferantenauswahl so wichtig ist, finden Sie hier:

• Optimierung der Beschaffungskosten: Die Kosten pro Artikel, insbesondere bei größeren Transaktionen, sind oft der größte Kostentreiber in der Beschaffung. Eine strategische Lieferantenauswahl hilft, diese Basiskosten zu minimieren und somit direkt das Geschäftsergebnis positiv zu beeinflussen.
  
  
• Sicherstellung von Qualität und Zuverlässigkeit: Die Qualität und Zuverlässigkeit der gelieferten Waren beeinflussen die Produktionsabläufe und das Endprodukt. Lieferant:innen, die Ihre Leistungsstandards nicht erfüllen, können die gesamte Wertschöpfungskette negativ beeinflussen.
  
  
• Image und Werte Ihres Unternehmens: Die Auswahl Ihrer Lieferanten und Lieferantinnen spiegelt auch die Werte und das Image Ihres Unternehmens wider. Lieferunternehmen, die Ihre Standards für Nachhaltigkeit und faire Arbeitsbedingungen nicht erfüllen, können Ihr öffentliches Ansehen schädigen. Auf der anderen Seite stärken Lieferant:innen, die diese Standards teilen, Ihre Glaubwürdigkeit und damit auch die Kundenzufriedenheit.
  
  
• Einhaltung internationaler Normen: Wenn Sie Teile Ihrer Wertschöpfungskette auslagern, sollten Sie gemäß internationaler Qualitätsmanagementnormen (wie z. B. der DIN EN ISO 9001) die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferunternehmen sicherstellen. Auch wenn dies auf freiwilliger Basis erfolgt, ist eine systematische Lieferantenbewertung daher nicht nur wirtschaftlich, sondern auch normativ erforderlich.
  
  
• Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs: Zuverlässige Lieferant:innen sind essenziell, um die Herstellung Ihrer Produkte oder die Erbringung Ihrer Dienstleistungen zu gewährleisten. Eine adäquate Lieferantenauswahl sichert einen störungsfreien Betriebsablauf, gewährleistet Lieferfristen und mindert das Risiko von Produktionsausfällen.
  
  
• Dynamische Marktbedingungen: Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung Ihrer Lieferantenbeziehungen ermöglicht es Ihnen, auf Veränderungen im Markt schnell zu reagieren und stets die besten Konditionen zu sichern.

Kurz gesagt, die richtige Lieferantenauswahl ist ein entscheidender Faktor für die Wirtschaftlichkeit, Qualitätssicherung und das Gesamtimage Ihres Unternehmens. Es lohnt sich, in diesen Prozess Zeit und Sorgfalt zu investieren, um langfristig erfolgreich zu sein.

Die Auswahl der richtigen Lieferant:innen ist ein zentraler Baustein für den Geschäftserfolg. Doch wie gestaltet man diesen Prozess effektiv und zielführend?

Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, der Sie Schritt für Schritt durch die Lieferantenauswahl führt:

• Bedarfsanalyse: Zunächst gilt es, Ihren individuellen Bedarf zu ermitteln. Fragen Sie sich: Welche Produkte oder Dienstleistungen benötigt mein Unternehmen? Besteht bereits eine Zusammenarbeit mit bestimmten Lieferunternehmen oder ist die Suche nach neuen Anbieter:innen erforderlich? Eine detaillierte Bedarfsanalyse ist damit der Grundstein für eine erfolgreiche Lieferantenauswahl.
  
  
• Kriterien festlegen: Definieren Sie, welche Eigenschaften und Leistungen die idealen Lieferant:innen für Ihr Unternehmen ausmachen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte, wie z. B. Qualität, Preis, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Service. Definieren Sie jedes Kriterium sowohl aus qualitativer als auch aus strategischer Sicht.
  
  
• Identifikation potenzieller Lieferunternehmen: Beginnen Sie mit einer umfassenden Recherche, um einen Pool potenzieller Lieferunternehmen zu erstellen. Nutzen Sie hierfür Ihren internen Datenpool und prüfen Sie, ob eine Ausweitung bestehender Geschäftsbeziehungen möglich ist. Erweitern Sie Ihre Suche dann auf externe Quellen, wie z. B. Fachzeitschriften, Messen, Ausstellungen, digitale Plattformen und berufliche Netzwerke. Denken Sie auch über regionale Grenzen hinaus, aber setzen Sie klare Kriterien bezüglich der geografischen Reichweite.
  
  
• Analyse und Bewertung: Vergleichen und bewerten Sie die Lieferant:innen anhand der festgelegten Kriterien. Für die Bewertung gibt es verschiedene Methoden, die im Folgenden noch genauer erläutert werden.
  
  
• Vertragsabschluss: Entscheiden Sie sich für das Lieferunternehmen, das Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Achten Sie bei der Vertragsgestaltung auf klare Vereinbarungen bezüglich Menge, Qualität, Lieferzeiten und Preisgestaltung, um eine langfristige und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung zu sichern. Neue Lieferant:innen sollten zunächst befristete Aufträge erhalten, um ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis zu stellen. Bei positiver Entwicklung kann die Geschäftsbeziehung intensiviert und verlängert werden.
  
  
• Bewertung vorhandener und neuer Anbieter:innen: Für eine objektive Bewertung ist es wichtig, einen Kriterienkatalog zu erstellen und die Kriterien entsprechend ihrer Bedeutung zu gewichten. Bei neuen Anbieter:innen sollten Sie auf neutrale Bewertungen zurückgreifen, da noch keine Erfahrungswerte vorliegen.

Egal ob es um ein Start-up oder einen Großkonzern geht, der Grundablauf der Lieferantenauswahl bleibt gleich. Allerdings unterscheiden sich die Ressourcen, die in den Prozess fließen und die Verhandlungsmacht gegenüber Lieferant:innen. Kleinere Unternehmen profitieren oft von direkten, persönlichen Beziehungen, während größere Firmen ihren umfangreichen Bedarf und die damit verbundene Verhandlungsmacht ausspielen können.

Bei der Auswahl Ihrer Lieferant:innen ist es entscheidend, über die richtigen Informationen zu verfügen. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Sie bei der Bewertung potenzieller Lieferunternehmen unterstützen soll. 

Diese Liste bezieht sich sowohl auf qualitative als auch auf quantitative Aspekte und soll Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

1. Qualität der Waren: Achten Sie auf die Produktqualität und die Fehlerquote.
2. Regionalität / Standortnähe: Berücksichtigen Sie die geografische Nähe, um Transportkosten zu senken und schnelle Lieferungen zu ermöglichen.
3. Marktmacht: Bewerten Sie die Marktposition des Lieferunternehmens.
4. Liefertermintreue / Pünktlichkeit: Überprüfen Sie, ob der:die Lieferant:in zuverlässig und pünktlich liefert.
5. Flexibilität und Problemlösungsverhalten: Beurteilen Sie, wie flexibel der:die Lieferant:in auf Änderungen und individuelle Anfragen reagieren kann.
6. Nachhaltigkeit / CO2-Neutralität: Berücksichtigen Sie Umweltstandards und Nachhaltigkeitsaspekte.
7. Innovationspotenzial: Prüfen Sie, ob das Lieferunternehmen innovative Lösungen bietet.
8. Kommunikation und Kundenservice: Achten Sie auf effiziente Kommunikationswege und guten Kundenservice.
9. Unternehmenswerte und Kulanzregelungen: Stellen Sie sicher, dass die Werte des Lieferunternehmens mit denen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

1. Preis und Preisgarantie: Vergleichen Sie Preise und prüfen Sie Preisgarantien.
2. Zahlungsziel / Zahlungsspielraum: Achten Sie auf Zahlungsbedingungen und -fristen.
3. Transport- und Verpackungskosten: Berücksichtigen Sie alle zusätzlichen Kosten.
4. Verhandlungsspielraum bei Preis und Konditionen: Bewerten Sie, wie flexibel der:die Lieferant:in in Verhandlungen ist.
5. Rabatte und Skonto: Erkundigen Sie sich nach möglichen Mengen- und Saisonrabatten oder Skontomöglichkeiten.

1. Bestehende Erfahrungen: Nutzen Sie Ihr eigenes Netzwerk und fragen Sie bei Geschäftspartner:innen nach Erfahrungen mit bestimmten Lieferunternehmen.
2. Lieferantenselbstauskunft und Probelieferungen: Fordern Sie Selbstauskünfte an und testen Sie die Produkte durch Probelieferungen.
3. Besichtigungen und Audits: Besuchen Sie die Produktionsstätten und führen Sie Lieferantenaudits durch.
4. Bonität des Lieferunternehmens: Eine gute Bonitätsbewertung gibt Ihnen Sicherheit bezüglich der finanziellen Stabilität.
5. Transparenz: Achten Sie darauf, dass alle Kosten, Gebühren und Mindestmengen klar und verständlich kommuniziert werden.

Diese Checkliste soll Ihnen als Orientierungshilfe dienen, um ein Lieferunternehmen zu finden, das nicht nur preislich, sondern auch qualitativ und in puncto Zuverlässigkeit Ihren Anforderungen entspricht. Denken Sie daran, dass eine umfassende und sorgfältige Bewertung der Schlüssel zu einer langfristigen und vertrauensvollen Geschäftsbeziehung ist.

Nachdem Sie Kriterien festgelegt haben, anhand derer die Lieferant:innen beurteilt werden sollen, werden diese Kriterien je nach Relevanz gewichtet, um die für Ihr Geschäft relevanten Faktoren stärker zu berücksichtigen.

Für die Bewertung dieser Kriterien kommen verschiedene Methoden zum Einsatz:

• Scoring-Modell: Das Scoring-Modell ist ein quantitativer Ansatz und basiert auf einem Punktebewertungsmodell. Jedes Kriterium wird gewichtet, um seine Bedeutung widerzuspiegeln. Anschließend wird jedem Lieferunternehmen eine Punktzahl für jedes Kriterium zugewiesen. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe dieser gewichteten Punkte und dient als Maßstab, um Lieferant:innen zu vergleichen. Dieser Ansatz ermöglicht einen strukturierten und objektiven Vergleich.
  
  
• Profilanalyse: Die Profilanalyse konzentriert sich auf qualitative Aspekte. Sie vergleicht die Stärken und Schwächen der Lieferant:innen in verschiedenen Bereichen wie Qualität, Lieferzeit, Service und Zuverlässigkeit. Diese Methode ist weniger quantitativ als das Scoring-Modell und beinhaltet oft subjektive Bewertungen. Sie ist jedoch nützlich, um ein tiefgreifendes Verständnis der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit jedes Lieferunternehmens zu erlangen.
  
  
• SCOPE-Konzept: Das SCOPE-Konzept ist ein ganzheitlicher Ansatz, der fünf Schlüsseldimensionen umfasst: Strategie, Kosten, Organisation, Performance und das Ecosystem. Diese Methode bewertet, wie gut ein Lieferunternehmen in die strategische Ausrichtung des Unternehmens passt, analysiert Kostenstrukturen, die organisatorische Kompatibilität und die Leistungsfähigkeit. Dieser Ansatz ermöglicht eine umfassende Bewertung, die über rein finanzielle oder leistungsbezogene Aspekte hinausgeht.
  
  
• Preisstrukturanalyse: Die Preisstrukturanalyse fokussiert sich auf die Kosten. Sie untersucht detailliert die Preisstrukturen der Lieferant:innen, um das Preis-Leistungs-Verhältnis zu beurteilen. Diese Methode ist besonders wichtig in Märkten, in denen der Preis ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist.
  
  
• Checklistenverfahren: Das Checklistenverfahren ist ein einfacher, aber effektiver Ansatz. Es verwendet eine standardisierte Liste von Kriterien, um Lieferunternehmen zu bewerten. Dies kann von grundlegenden Anforderungen wie beispielsweise Zertifizierungen und Lieferzeiten bis hin zu spezifischen Anforderungen reichen. Diese Methode ist leicht anzuwenden und hilft dabei, die Einhaltung grundlegender Anforderungen sicherzustellen.
  
  
• Optimierungsverfahren: Optimierungsverfahren sind fortgeschrittene, oft mathematische Modelle, die darauf abzielen, die beste Kombination von Lieferant:innen zu finden, indem sie alle relevanten Faktoren berücksichtigen. Diese Methoden können sehr komplex sein und erfordern in der Regel spezialisierte Software. Sie eignen sich für Situationen, in denen viele Variablen und Interdependenzen zwischen verschiedenen Faktoren bestehen.

Beachten Sie jedoch, dass eine einmalige Bewertung nicht ausreicht. Die Leistung der Lieferunternehmen sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen entsprechen.

Das Ziel einer solchen Bewertung ist es, die besten Lieferant:innen für Ihr Unternehmen zu identifizieren und eine dauerhaft erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen. Dieser Prozess ermöglicht es, die Qualität, Zuverlässigkeit und Performance der Lieferunternehmen zu beurteilen und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Indem man die besten Lieferant:innen auswählt und deren Leistungen kontinuierlich überwacht, kann ein Unternehmen seine Beschaffungsprozesse optimieren und so die Grundlage für einen langfristigen Erfolg stärken.

Ein wichtiger Aspekt ist außerdem die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen. Mit jedem zusätzlichen Lieferunternehmen steigen die Komplexität und die Kosten der Verwaltung. Daher empfiehlt es sich, die Zahl der zuliefernden Unternehmen möglichst gering zu halten. Kleinere Unternehmen haben hier oft einen Vorteil, da ihr Bedarf an Produkten geringer und damit überschaubarer ist.

Ein Lieferantenverzeichnis ist eine wichtige Ressource für Ihr Unternehmen, die detaillierte Informationen über Ihre aktuellen und potenziellen Lieferunternehmen enthält. In diesem Verzeichnis sind typischerweise die Namen und Kontaktinformationen der einzelnen Lieferanten und Lieferantinnen aufgeführt.

Zusätzlich kann es Angaben zu Produkt- oder Dienstleistungsangeboten, Preisen, Lieferkonditionen, Qualitätseinschätzungen, bisherigen Erfahrungen mit den Lieferant:innen und möglicherweise auch zu deren Bonität enthalten.