DATEV Belegtransfer: So gelingt die digitale Belegübermittlung

Belege sortieren, einscannen oder sogar ausdrucken, in einen Umschlag packen und zur Steuerkanzlei schicken: Für viele Unternehmen gehört dieser Ablauf noch immer zum monatlichen Pflichtprogramm. Der DATEV Belegtransfer schafft hier Abhilfe und ersetzt den Postweg durch eine digitale Übertragung.

In diesem Artikel erfahren Sie, was sich hinter dem DATEV Belegtransfer verbirgt, wie Sie ihn Schritt für Schritt einrichten und welche Vorteile er für Ihre Buchhaltung bringt.

Der DATEV Belegtransfer ist eine Funktion innerhalb von DATEV Unternehmen online, mit der Sie Belege wie Rechnungen, Quittungen oder Verträge digital an Ihre Steuerberatung übermitteln. Statt Papierbelege zu sammeln und per Post zu versenden, scannen oder fotografieren Sie Ihre Dokumente und laden sie direkt in ein gesichertes Online-Portal hoch.

Die Steuerkanzlei greift anschließend auf diese Belege zu und verarbeitet sie weiter in der Finanzbuchführung. Der gesamte Vorgang läuft dabei über eine verschlüsselte Verbindung und erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Der Belegtransfer richtet sich an alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler:innen, die mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeiten, die mit DATEV arbeitet. Das betrifft einen großen Teil der deutschen Kanzleien, da DATEV zu den meistgenutzten Softwarelösungen für Steuerberatung und Finanzbuchhaltung in Deutschland zählt.

Besonders profitieren kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Belege bislang manuell sortieren und per Post oder E-Mail an die Kanzlei schicken. Auch Gründer:innen, die von Anfang an auf digitale Prozesse setzen möchten, fahren mit dem Belegtransfer gut.

Den Zugang zu DATEV Unternehmen online richtet in der Regel Ihre Steuerkanzlei für Sie ein. Sie erhalten dafür persönliche Zugangsdaten, mit denen Sie sich im Online-Portal oder in der App anmelden. Sprechen Sie Ihre Kanzlei direkt darauf an, wenn Sie den Belegtransfer nutzen möchten.

Mit der App DATEV Belegtransfer mobil fotografieren Sie Rechnungen und Quittungen direkt mit dem Smartphone. Alternativ laden Sie bereits digital vorliegende Belege, etwa als PDF, über das Online-Portal am Desktop hoch.

Bevor Sie einen Beleg übertragen, ordnen Sie ihn einer Kategorie zu, beispielsweise Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Bewirtungsbeleg. Nach der Bestätigung wird der Beleg verschlüsselt an die Kanzlei übermittelt und steht dort sofort zur Weiterverarbeitung bereit.

Ihre Steuerkanzlei prüft die übermittelten Belege, verbucht sie und kann bei Rückfragen direkt über das Portal mit Ihnen kommunizieren. So entfallen zusätzliche Telefonate oder E-Mails zur Klärung einzelner Positionen.

Der Umstieg auf den digitalen Belegtransfer bringt mehrere Vorteile für Ihren Unternehmensalltag mit sich:

• Zeitersparnis: Belege müssen nicht mehr gesammelt, kuvertiert und verschickt werden, sondern stehen der Kanzlei sofort zur Verfügung.

• Kostenersparnis: Porto, Umschläge und Druckkosten für Papierbelege entfallen.

• Ortsunabhängigkeit: Sie können Belege von unterwegs erfassen, etwa direkt nach einem Geschäftsessen oder Einkauf.

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Beleg ist digital archiviert und lässt sich jederzeit im Portal wiederfinden.

• Rechtssicherheit: Die Übertragung erfüllt die GoBD-Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Belege.

Die genauen Kosten für den DATEV Belegtransfer hängen vom Vertrag Ihrer Steuerkanzlei mit DATEV ab. In der Regel ist die Funktion im Paket DATEV Unternehmen online enthalten, für das Kanzleien monatliche Lizenzgebühren zahlen. Diese Kosten werden häufig anteilig an die Mandantschaft weitergegeben, oft im Rahmen der ohnehin anfallenden Buchhaltungsgebühren.

Je nach Kanzlei und Leistungsumfang bewegen sich die monatlichen Zusatzkosten meist im Bereich von 15 € bis 40 € pro Mandant:in. Klären Sie die genaue Höhe am besten direkt mit Ihrer Steuerkanzlei, da die Preisgestaltung von Kanzlei zu Kanzlei variiert.

Der Belegtransfer deckt die Übermittlung Ihrer Eingangs- und Ausgangsbelege ab. Für eine wirklich durchgängige digitale Buchhaltung braucht es zusätzlich saubere Kontobewegungen, die sich direkt mit diesen Belegen abgleichen lassen.

Genau hier setzt das Geschäftskonto von Qonto an. Mit der integrierten DATEV-Schnittstelle exportieren Sie Ihre Kontoumsätze im passenden Format direkt an Ihre Steuerkanzlei, während Sie Belege parallel über den DATEV Belegtransfer hochladen. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, von der Kontobewegung bis zum passenden Beleg, ohne manuelle Zwischenschritte.

Auch wenn der DATEV Belegtransfer den Alltag spürbar erleichtert, schleichen sich in der Praxis immer wieder ähnliche Fehler ein. Mit etwas Aufmerksamkeit lassen sich diese jedoch leicht vermeiden:

• Unleserliche Scans: Verblasste Kassenbons oder schräg fotografierte Rechnungen erschweren die Zuordnung und führen zu Rückfragen.

• Falsche Kategorisierung: Wird ein Beleg der falschen Kategorie zugeordnet, verlängert sich die Bearbeitungszeit in der Kanzlei.

• Verzögerte Erfassung: Je später Belege hochgeladen werden, desto größer das Risiko, dass einzelne Dokumente verloren gehen.

• Fehlende Zusatzangaben: Bei Bewirtungsbelegen etwa fehlen häufig Angaben zum Anlass oder den Teilnehmenden, die für die steuerliche Anerkennung notwendig sind.