Mitarbeiter:innen einstellen: darauf sollten Sie achten

Irgendwann ist der Zeitpunkt erreicht, an dem Sie als Gründer:in Unterstützung brauchen, um die anfallenden Aufgaben im Unternehmen zu erledigen. Ihnen fehlen die Zeit und vielleicht auch die Expertise, um alles alleine zu machen. Höchste Zeit also, um den Bewerbungsprozess zu starten und sich ein qualifiziertes und motiviertes Team zusammen zustellen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Unternehmensziele erreichen.

Der Prozess ist meist langwierig und es gibt vieles zu beachten, damit Sie am Ende die passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen können. Bei der Einstellung erwarten Sie dann weitere rechtliche und gesetzliche Aspekte, wie die Gestaltung eines Arbeitsvertrages, Meldepflichten oder das Abführen von Steuern und Sozialabgaben für Ihre Mitarbeitenden. 

Von Ihrer Entscheidung, eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen, hängt vieles ab. Entsprechend sollte dieser Schritt gut durchdacht und sorgfältig geplant werden.

Zum einen müssen Sie sich Gedanken machen, welche Qualifikationen und Voraussetzungen Sie mitbringen müssen, um die anstehenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen anzugehen. Zum anderen benötigen Sie eine Einschätzung, wie hoch Ihr Bedarf ist. 

Hiervon hängt es ab, ob Sie eine Stelle in Vollzeit, in Teilzeit oder als Minijob vergeben wollen. Aufgrund der anfallenden Lohnnebenkosten eine entscheidende Frage, die Sie in der Planung Ihres Personalbudgets unbedingt berücksichtigen müssen. Der größte Faktor ist Ihr Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen Ihrer Mitarbeitenden, der sich auf knapp 20 % ihres Bruttogehalts beläuft.

Auf dieser Basis erstellen Sie Ihre Stellenausschreibung, um die passenden Kandidat:innen zu finden. Die optimale Stellenausschreibung beschreibt genau die Position, die Sie besetzen möchten, welche Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrungen und speziellen Fähigkeiten sowie persönlichen Eigenschaften Sie von einer Bewerberin oder einem Bewerber erwarten.

Die Mühe lohnt sich, um neue Mitarbeitende zu finden und auch langfristig an Ihr Unternehmen zu binden. Zudem sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Sie nach der Einarbeitungsphase gleich wieder verlieren, teuer.

Im Durchschnitt dauert der Bewerbungsprozess etwa zwei Monate. Die Zeit, bis die passende Kandidatin oder der passende Kandidat gefunden ist, können Sie nutzen, um die anstehenden Aufgaben und Pflichten, die mit dem Einstellen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbunden sind, zu erledigen.

Der erste Schritt führt Sie zur Agentur für Arbeit, um eine Betriebsnummer für Ihr Unternehmen zu beantragen. Anhand der Betriebsnummer (BBNR) werden Unternehmen in Deutschland eindeutig identifiziert.

Laut § 28a des Vierten Buches des Sozialgesetzbuchs (SGB IV) sind Arbeitgebende dazu verpflichtet, Meldungen zur Sozialversicherung für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Hierzu zählen die Beschäftigungsmeldungen zur Kranken- und Pflegeversicherung an die Krankenkassen sowie zur Rentenversicherung an die zuständigen Rentenversicherungsträger. Die entsprechenden Beitragszahlungen, die Arbeitgebende für ihre Angestellten abführen, wird ihnen über die Betriebsnummer zugeordnet. 

Die Vergabe der Betriebsnummer erfolgt online über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Die Vergabe der Betriebsnummern für knappschaftliche Betriebe und Seefahrtsbetriebe erfolgt über die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Jedes Unternehmen, das sozialversicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, muss die Nummer beantragen. Ohne eine gültige Betriebsnummer dürfen Unternehmen keine eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen.

Gemäß dem Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen, kurz Nachweisgesetz (NachwG), sind Arbeitgebende dazu verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und den Arbeitnehmenden auszuhändigen. Hierfür gilt eine Frist von einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Der Arbeitsvertrag unterliegt keiner besonderen Form und kann von den Vertragsparteien frei gestaltet werden. Allerdings schreibt das Nachweisgesetz Mindestangaben im Arbeitsvertrag vor. Dazu zählen:

Vorlagen und Muster für die Erstellung von Arbeitsverträgen finden Sie im Internet, beispielsweise bei den Industrie- und Handelskammern (IHK). Um die Rechtssicherheit der Verträge zu gewährleisten, können Sie sich auch an Ihren zuständigen Arbeitgeberverband oder an eine Anwaltskanzlei für Arbeitsrecht wenden. 

Möchten Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen, können Sie die Höhe ihres Gehalts grundsätzlich frei verhandeln. Allerdings müssen Sie dabei das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) beachten. Die Regelungen gelten grundsätzlich für alle Arbeitnehmenden über 18 Jahren, also auch für volljährige Praktikant:innen, Rentner:innen, Minijobber:innen, ausländische Beschäftigte oder Saisonarbeiter:innen. Seit Oktober 2022 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 12 € pro Stunde.

Der Mindestlohn gilt nicht für Auszubildende, die ihre Ausbildung in 2020 begonnen haben. Hier regelt die Mindestausbildungsvergütung die Höhe des Ausbildungsgehalts. Im ersten Lehrjahr liegt die Vergütung aktuell bei 550 € im Monat. Im zweiten Lehrjahr steigt sie um 18 %, im dritten Lehrjahr um 35 % und im vierten Lehrjahr um 40 %. 

Ist Ihr Unternehmen an einen Tarifvertrag gebunden, müssen Sie natürlich die vereinbarten Tariflöhne einhalten. Beachten Sie dabei, dass in manchen Branchen allgemein verbindliche Tarifverträge gelten. Im Einzelhandel oder im Hotel- und Gaststättengewerbe sind auch Unternehmen, die nicht gewerkschaftlich organisiert sind, an geltende Tarifverträge gebunden. 

Für besondere Arbeitsverhältnisse gelten häufig abweichende Regelungen. Die betrifft insbesondere Ausbildungs- und Praktikumsverträge, aber auch befristete Verträge, Teilzeitverträge, Verträge für Minijobber:innen oder für Aushilfen sowie Verträge mit schwerbehinderten Arbeitnehmenden.

Um Arbeitnehmende ordnungsgemäß bei allen notwendigen Stellen anzumelden, benötigen Sie bereits vor Beginn des Arbeitsverhältnisses einige Papiere bzw. Nachweise von Ihren neuen Mitarbeiter:innen. Dazu zählen:

Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem nichteuropäischen Ausland einzustellen, benötigen Sie zudem eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Sofern erforderlich, gehören auch Gesundheitszeugnisse, Fahrerlaubnisse, Nachweise über Zusatzqualifikationen oder falls vorhanden ein Schwerbehindertenausweis zu den notwendigen Unterlagen. 

Diese Unterlagen kommen zusammen mit dem ausgefüllten Personalbogen in die Personalakte, die Sie anlegen, sobald Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen. 

Die Krankenkasse ist die zentrale Einzugsstelle für die Sozialversicherung in Deutschland und übernimmt die Verteilung der Beiträge auf die jeweiligen Sozialversicherungsträger. Zu den Sozialversicherungsbeiträgen, die von den Krankenkassen eingezogen werden, zählen die Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung, der Pflegeversicherung, der Rentenversicherung und der Arbeitslosenversicherung.

Um den korrekten Abzug der Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Angestellten zu gewährleisten, sind Sie daher dazu verpflichtet, Arbeitnehmende spätestens bis zwei Wochen nach Beginn ihres Beschäftigungsverhältnisses bei der Krankenkasse anzumelden. Dazu benötigen Sie den Nachweis der Mitgliedschaft bei der Krankenkasse von Ihren Mitarbeiter:innen.

Liegt Ihnen kein Nachweis vor, melden Sie sie bei der Krankenkasse an, bei der Ihre Mitarbeiter:innen bei ihrem alten Arbeitgebenden versichert waren. Besteht für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter keine Krankenversicherung, können Sie als Arbeitgebender eine Krankenkasse auswählen und Ihre Mitarbeitenden dort anmelden. Dazu brauchen Sie nicht ihr Einverständnis, müssen sie aber darüber informieren. 

Arbeitgebende sind dafür verantwortlich, den Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung vom Gehalt Ihrer Mitarbeiter:innen einzubehalten und zusammen mit dem Arbeitgeberanteil fristgerecht zu überweisen. Der Fälligkeitstag für die Sozialversicherungsbeiträge ist jeweils der drittletzte Bankarbeitstag eines Monats.

Minijobber:innen werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet. Sie übernimmt dann die Abführung der Pauschalabgaben zur Sozialversicherung. 

Ein weiterer Zweig der gesetzlichen Sozialversicherung ist die Unfallversicherung. Im Gegensatz zu den restlichen Versicherungsbeiträgen wird der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung vollständig vom Arbeitgebenden bezahlt. Möchten Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sie entsprechend bei der zuständigen Berufsgenossenschaft als gesetzlicher Unfallversicherung für Arbeitnehmende in Deutschland anmelden. 

Da unterschiedliche Berufsgruppen in ihrem Arbeitsalltag unterschiedlichen Risiken ausgesetzt sind, gliedern sich die Berufsgenossenschaften nach Wirtschaftszweigen. Eine Übersicht der Berufsgenossenschaften finden Sie beim Spitzenverband der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland (DGUV). Arbeiten Sie in einem Bereich, der keiner BG zugeordnet werden kann, ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) für Sie zuständig.

Arbeitgebende sind ebenfalls dafür verantwortlich, die Lohnsteuer und gegebenenfalls die Kirchensteuer für Ihre Angestellten an das zuständige Finanzamt abzuführen. Die Lohnsteuer gilt als Vorauszahlung für die Einkommensteuer. Als Frist für die Zahlung gilt jeweils der 10. des Folgemonats.

Die pünktliche Zahlung an das Finanzamt ist zwingend erforderlich. Andernfalls drohen automatisch Säumniszuschläge in Höhe von 1 % pro angebrochenen Monat. Um Säumniszuschläge zu vermeiden, können Sie am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen. 

Die korrekte Höhe der zu zahlenden Steuern für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermitteln Sie mithilfe der relevanten Steuermerkmale. Dazu melden Sie sie mit ihren elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) beim Finanzamt an. Für die Anmeldung benötigen Sie: 

Im Rahmen dieses Verfahrens werden die notwendigen Angaben elektronisch vom Arbeitgebenden an das Finanzamt übermittelt. Arbeitgebende können so auf alle relevanten Steuermerkmale ihrer Angestellten zugreifen. 

Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen will, ist als Arbeitgebender an zahlreiche Gesetze und gegebenenfalls auch an Tarifvereinbarungen gebunden. Entsprechend sollten Sie mit den relevanten Gesetzen und Regelungen vertraut sein. 

Die wichtigsten gesetzliche Regelungen zum Arbeitsrecht finden Sie im:

Das Arbeitsrecht ist ein sehr komplexes Thema. Es empfiehlt sich daher, bei arbeitsrechtlichen Fragen eine Anwaltskanzlei für Arbeitsrecht hinzuzuziehen. 

Wer Arbeitsplätze schafft, kann unter bestimmten Voraussetzungen Fördermittel in Anspruch nehmen. So bietet beispielsweise die Agentur für Arbeit Unterstützung in Form von Fördergeldern für die Einstellung von Auszubildenden, für Weiterbildungsmaßnahmen, die Eingliederung von Arbeitslosen, die Beschäftigung geflüchteter Menschen oder Schwerbehinderter. Ausführliche Informationen zu den finanziellen Hilfen finden Sie auf den Seiten der Bundesagentur für Arbeit. 

Weitere regionale Förderprogramme finden Sie in der Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. 

Haben Sie sich entschieden und planen, eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen, wartet zunächst einmal viel Arbeit auf Sie. Es gibt jede Menge Regelungen und Pflichten zu beachten und Sie müssen sich intensiv mit den rechtlichen und gesetzlichen Aspekten rund um den Arbeitsvertrag, Ihre Meldepflichten oder das Abführen von Steuern und Sozialabgaben beschäftigen.

Bei besonderen Gruppen von Arbeitnehmenden müssen Sie zudem zusätzliche Vorschriften berücksichtigen. Wägen Sie zunächst sorgfältig ab, ob es sich für Sie lohnt, eigene Mitarbeiter:innen zu beschäftigen. Gegebenenfalls ist die Unterstützung durch Freelancer oder Freiberufler:innen ausreichend.

Die Personalkosten spielen insbesondere für junge Unternehmen eine zentrale Rolle. Sie sind aber nicht immer entscheidend für Gründerinnen und Gründer, die sich ein eigenes Team aufbauen wollen. Zudem gibt es Möglichkeiten, für die Schaffung von Arbeitsplätzen Fördermittel zu erhalten, um langsam zu wachsen.