In KI investieren: Lohnt sich das für Ihr Unternehmen?

Künstliche Intelligenz ist längst kein Thema mehr, das nur große Konzerne betrifft. Vom automatisierten Kundenservice über die Belegerfassung in der Buchhaltung bis zur Produktionsplanung: KI-Technologien verändern, wie Unternehmen jeder Größe arbeiten.

Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer stellt sich deshalb die Frage, ob und wie sie selbst in KI investieren sollten. Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab, etwa von der Branche, der Unternehmensgröße und den konkreten Zielen, die Sie mit der Investition verfolgen.

Ein kurzer Hinweis vorab: In diesem Artikel geht es um Investitionen in KI-Technologie für Ihr eigenes Unternehmen, nicht um Aktien oder Fonds, die auf das Thema künstliche Intelligenz setzen. Sie erfahren, welche Investitionsmöglichkeiten es gibt, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und wie Sie den Erfolg Ihrer KI-Investition messen können.

Künstliche Intelligenz übernimmt heute Aufgaben, für die früher viel Zeit und Personal nötig waren. Dazu zählen das Sortieren von E-Mails, das Erstellen von Textentwürfen, die Analyse großer Datenmengen oder die automatische Kategorisierung von Belegen in der Buchhaltung.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann sich das auszahlen. Wer weniger Personal für Routineaufgaben einsetzen muss, gewinnt Zeit für Aufgaben, die echten Mehrwert schaffen, etwa die Kundenbetreuung oder die Weiterentwicklung des eigenen Angebots.

Ein weiterer Vorteil: KI-Tools sind heute deutlich zugänglicher als noch vor wenigen Jahren. Viele Anwendungen lassen sich ohne Programmierkenntnisse einrichten und über ein monatliches Abonnement nutzen. Das senkt die Einstiegshürde erheblich und macht KI auch für Unternehmen mit kleinem Budget interessant.

Nicht jedes Unternehmen braucht KI in jedem Bereich. Sinnvoll ist es, dort anzusetzen, wo der Aufwand am größten und der Nutzen am klarsten ist. Typische Einsatzgebiete sind:

• Kundenservice (Chatbots, automatisierte Antworten)

• Buchhaltung und Rechnungsstellung (automatisches Erfassen von Belegen)

• Marketing (Texterstellung, Bildbearbeitung, Zielgruppenanalyse)

• Vertrieb (Lead-Scoring, Prognosen zum Kaufverhalten)

• Produktion und Logistik (Qualitätskontrolle, Lagerplanung)

• Personalwesen (Vorauswahl von Bewerbungen, Schichtplanung)

Bevor Sie Budget einplanen, lohnt sich ein Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie in KI investieren können. Die Wahl hängt stark davon ab, wie spezifisch Ihre Anforderungen sind und welches Budget Ihnen zur Verfügung steht.

Die unkomplizierteste Variante ist die Nutzung bestehender Software. Dazu zählen Chatbot-Anbieter, Tools zur Texterstellung oder spezialisierte Lösungen für die Buchhaltungssoftware, die Belege automatisch auslesen.

Diese Tools werden meist als Abonnement angeboten, oft schon ab wenigen Euro im Monat. Der Vorteil: Sie sind sofort einsatzbereit, benötigen kein technisches Fachwissen und lassen sich bei Bedarf wieder kündigen.

Wenn Standardlösungen Ihre Anforderungen nicht abdecken, kann eine maßgeschneiderte KI-Anwendung sinnvoll sein. Das betrifft zum Beispiel Unternehmen mit sehr spezifischen Produktionsprozessen oder besonderen Datenschutzanforderungen.

Diese Variante ist deutlich aufwendiger und teurer, da sie die Zusammenarbeit mit externen Entwickler:innen oder spezialisierten Agenturen erfordert. Dafür erhalten Sie eine Lösung, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Eine oft unterschätzte Investition ist die Weiterbildung Ihres Teams. Selbst die beste KI-Software bringt wenig, wenn niemand im Unternehmen weiß, wie man sie sinnvoll einsetzt.

Schulungen, Workshops oder die Einstellung von Fachkräften mit KI-Kenntnissen sind daher eine wichtige Ergänzung zur reinen Tool-Investition. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Posten in ihrer Planung.

Die Kosten für eine KI-Investition variieren stark, je nachdem, ob Sie ein fertiges Tool abonnieren oder eine individuelle Lösung entwickeln lassen. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen groben Richtwert.

Bevor Sie Geld in KI investieren, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie den Erfolg messen. Der Return on Investment (ROI) gibt an, wie viel Nutzen eine Investition im Verhältnis zu ihren Kosten bringt.

Die vereinfachte Formel lautet:

ROI = (Nutzen der Investition - Kosten der Investition) / Kosten der Investition x 100

Der Nutzen lässt sich dabei nicht immer eins zu eins in Euro ausdrücken. Oft hilft es, konkrete Kennzahlen festzulegen, bevor Sie starten, zum Beispiel eingesparte Arbeitsstunden pro Woche, eine geringere Fehlerquote bei der Dateneingabe oder eine kürzere Bearbeitungszeit für Kundenanfragen.

Wichtig ist, dass Sie diese Kennzahlen bereits vor der Investition definieren. So können Sie nach einigen Monaten objektiv beurteilen, ob sich die Investition gelohnt hat.

KI-Investitionen lassen sich steuerlich absetzen, allerdings unterscheidet sich die Behandlung je nach Art der Anschaffung.

Software-Abonnements gelten in der Regel als laufende Betriebsausgaben und können direkt im Jahr der Zahlung abgesetzt werden. Bei einmalig erworbener Software oder Hardware kommt es auf den Anschaffungswert an:

• Liegt der Nettopreis unter 800 €, können Sie die Anschaffung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort in voller Höhe absetzen.

• Bei höheren Beträgen erfolgt die Abschreibung über die Nutzungsdauer, die bei Software meist zwischen 3 und 5 Jahren liegt.

Kleine und mittlere Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen zusätzlich die Sonderabschreibung nach § 7g EStG nutzen, um einen größeren Teil der Investition bereits im ersten Jahr steuerlich geltend zu machen. Lassen Sie sich hierzu am besten von Ihrer Steuerberatung individuell beraten.

Wer in KI investieren möchte, muss die Kosten nicht zwangsläufig allein tragen. In Deutschland gibt es verschiedene Förderprogramme, die Unternehmen bei der Digitalisierung und dem Einsatz von KI unterstützen:

• go-digital: Ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, das kleine und mittlere Unternehmen bei der Digitalisierung finanziell unterstützt.

• Mittelstand-Digital Zentren: Bundesweite Anlaufstellen, die kostenlose Beratung und Praxisbeispiele zum Einsatz von KI im Mittelstand bieten.

• KfW-Digitalisierungskredit: Ein zinsgünstiger Kredit der KfW-Bank, der sich auch für Investitionen in KI-Technologie nutzen lässt.

• Landesförderprogramme: Viele Bundesländer bieten eigene Förderungen für digitale Innovationen an, die Konditionen unterscheiden sich je nach Region.

Es lohnt sich, vor der Investition zu prüfen, ob eine Förderung infrage kommt, da die Antragsstellung meist vor Beginn des Projekts erfolgen muss.

1. Konkreten Anwendungsfall identifizieren
2. Budget und Ziele festlegen
3. Anbieter vergleichen
4. Testphase einplanen
5. Erfolg messen und skalieren

Suchen Sie sich einen klar abgegrenzten Bereich, in dem KI den größten Nutzen bringen kann. Das kann ein zeitaufwendiger, repetitiver Prozess sein oder eine Aufgabe, die bisher viele Fehler verursacht hat.

Legen Sie fest, wie viel Sie investieren möchten und welches Ergebnis Sie erwarten. Definieren Sie messbare Ziele, etwa eine bestimmte Zeitersparnis pro Woche oder eine reduzierte Bearbeitungszeit.

Vergleichen Sie verschiedene Tools oder Dienstleister:innen hinsichtlich Preis, Funktionsumfang, Datenschutz und Integrationsmöglichkeiten in Ihre bestehenden Systeme. Achten Sie besonders darauf, ob der Anbieter die DSGVO einhält.

Nutzen Sie, wenn möglich, eine kostenlose Testphase oder starten Sie mit einem kleinen Pilotprojekt. So erkennen Sie frühzeitig, ob die Lösung zu Ihren Anforderungen passt, bevor Sie sich langfristig binden.

Überprüfen Sie nach einigen Wochen oder Monaten, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden. Läuft alles wie geplant, können Sie die Lösung auf weitere Bereiche Ihres Unternehmens ausweiten.

So vielversprechend KI auch ist, eine Investition birgt auch Risiken. Dazu zählen unter anderem:

• Datenschutz: KI-Tools verarbeiten häufig sensible Unternehmens- oder Kundendaten. Prüfen Sie genau, wo diese Daten gespeichert und verarbeitet werden.

• Abhängigkeit von Anbietern: Wer stark auf ein einzelnes Tool setzt, kann bei Preiserhöhungen oder Funktionsänderungen schnell in eine schwierige Lage geraten.

• Fehlende Akzeptanz im Team: Die beste Technologie nützt wenig, wenn Mitarbeitende sie nicht nutzen wollen oder können. Schulungen und eine offene Kommunikation sind hier entscheidend.

• Überschätzte Automatisierung: Nicht jede Aufgabe lässt sich vollständig automatisieren. Rechnen Sie damit, dass menschliche Kontrolle weiterhin nötig bleibt.