Wie funktioniert die Abbuchung von der Kreditkarte?

Kreditkarten sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Rund 34 Millionen Kreditkarten waren 2024 in Deutschland im Umlauf. Doch während die Zahlung selbst in Sekundenschnelle abläuft, bleibt die Abbuchung für viele eine Black Box.

Wann wird das Geld tatsächlich vom Konto abgebucht? Welche Unterschiede gibt es zwischen Charge-, Debit- und Prepaid-Karten? Und was passiert, wenn das Referenzkonto nicht gedeckt ist? In diesem Ratgeber beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Kreditkarten-Abbuchung – praxisnah und verständlich.

Die Abbuchung bei Kreditkarten läuft in mehreren Schritten ab – und unterscheidet sich grundlegend vom normalen Girokonto. Wenn Sie mit Ihrer Kreditkarte bezahlen, wird der Betrag zunächst reserviert, aber noch nicht sofort abgebucht. Das Kreditkartenunternehmen prüft, ob der Verfügungsrahmen ausreicht, und gibt die Zahlung frei.

Je nach Kartentyp erfolgt die tatsächliche Belastung zu unterschiedlichen Zeitpunkten:

• Charge-Kreditkarten sammeln alle Umsätze eines Monats und buchen sie gebündelt ab

• Debit-Kreditkarten belasten das Konto meist innerhalb von 1–3 Werktagen

• Prepaid-Kreditkarten ziehen das Geld sofort vom aufgeladenen Guthaben ab

Dieser zeitliche Versatz zwischen Zahlung und Abbuchung ist kein Fehler, sondern gewollt – er verschafft Ihnen finanziellen Spielraum und erleichtert die Liquiditätsplanung.

Nicht jede Kreditkarte funktioniert gleich. Die Art der Abbuchung hängt maßgeblich vom Kartentyp ab. Hier die wichtigsten Unterschiede:

Die klassische Kreditkarte funktioniert nach dem Charge-Prinzip. Alle Umsätze werden über einen Monat gesammelt und zu einem festen Stichtag – meist zwischen dem 15. und 20. des Folgemonats – in einer Summe vom Referenzkonto abgebucht.

Beispiel: Sie kaufen am 5. März Büromaterial für 500 € und tanken am 18. März für 80 €. Beide Beträge werden nicht sofort belastet, sondern erst am 20. April gemeinsam abgebucht – insgesamt 580 €.

Dieser Mechanismus bietet Ihnen ein zinsloses Zahlungsziel von bis zu 8 Wochen. Für Unternehmen bedeutet das: bessere Liquiditätsplanung und mehr Flexibilität bei größeren Anschaffungen.

Debit-Kreditkarten – oft auch als „echte“ Debitkarten bezeichnet – funktionieren ähnlich wie eine EC-Karte. Der Unterschied: Sie tragen das Logo von Visa oder Mastercard und sind weltweit einsetzbar.

Die Abbuchung erfolgt zeitnah, meist innerhalb von 1–3 Werktagen. Anders als bei Charge-Cards gibt es hier kein längeres Zahlungsziel. Das Geld wird direkt vom Girokonto abgebucht, sobald die Transaktion verarbeitet wurde.

• Vorteil: Bessere Kostenkontrolle, da Ausgaben schnell sichtbar werden.
• Nachteil: Weniger Liquiditätsspielraum als bei klassischen Kreditkarten.

Für Unternehmen mit straffem Budget oder für Mitarbeiter:innen-Karten eignen sich Debit-Kreditkarten besonders gut – sie verhindern unkontrollierte Ausgaben.

Die Prepaid-Kreditkarte funktioniert nach dem Guthabenprinzip. Sie laden einen Betrag auf die Karte, und nur dieser Betrag steht für Zahlungen zur Verfügung. Eine Abbuchung im klassischen Sinne gibt es nicht – das Guthaben wird bei jeder Transaktion sofort reduziert.

Beispiel: Sie laden 1.000 € auf Ihre Prepaid-Karte. Nach einem Einkauf über 300 € bleiben noch 700 € verfügbar. Eine Überziehung ist nicht möglich.

Prepaid-Karten eignen sich ideal für:

• Geschäftsreisen mit festem Budget
• Mitarbeiter:innen ohne eigenen Kreditrahmen
• Projekte mit strikter Kostenkontrolle

Der Nachteil: Sie müssen das Guthaben regelmäßig aufladen – ein Aufwand, der bei größeren Teams schnell unpraktisch wird.

Der Zeitpunkt der Abbuchung hängt vom Kartentyp ab. Hier die wichtigsten Szenarien im Überblick:

Bei Charge-Kreditkarten lohnt sich ein Blick in die Kreditkartenabrechnung. Dort sehen Sie genau, welche Umsätze im aktuellen Abrechnungszyklus erfasst wurden und wann die Abbuchung erfolgt. Die meisten Anbieter verschicken die Abrechnung einige Tage vor dem Abbuchungstermin – so haben Sie Zeit, für ausreichende Deckung zu sorgen.

Bei Debitkarten sollten Sie beachten: Auch wenn die Abbuchung meist innerhalb von 1–3 Tagen erfolgt, kann es bei Auslandszahlungen oder am Wochenende zu Verzögerungen kommen. Planen Sie daher immer einen kleinen Puffer ein.

Ein ungedecktes Konto bei der Kreditkarten-Abbuchung kann schnell teuer werden. Wenn Ihr Referenzkonto zum Abbuchungstermin nicht ausreichend gedeckt ist, passiert Folgendes:

• Rücklastschrift: Die Bank führt die Abbuchung nicht durch und meldet dies an das Kreditkartenunternehmen. Für die Rücklastschrift fallen Gebühren an – meist zwischen 5 und 10 € pro Vorgang.

• Mahngebühren: Das Kreditkartenunternehmen schickt eine Zahlungserinnerung oder Mahnung. Auch hier entstehen zusätzliche Kosten, oft zwischen 5 und 15 € pro Mahnung.

• Verzugszinsen: Ab dem Fälligkeitstermin werden Verzugszinsen fällig. Diese können je nach Anbieter zwischen 10 und 15 % pro Jahr betragen – deutlich mehr als bei einem normalen Dispokredit.

• Sperrung der Karte: Bei wiederholten Zahlungsausfällen kann das Kreditkartenunternehmen Ihre Karte sperren. Das bedeutet: Sie können nicht mehr damit bezahlen, bis die offenen Beträge beglichen sind.

• Negativer Schufa-Eintrag: Im schlimmsten Fall wird der Zahlungsausfall an die Schufa gemeldet. Das kann Ihre Bonität nachhaltig schädigen und künftige Finanzierungen erschweren.

Mit der Qonto Firmenkreditkarte bezahlen Sie Ihre Einkäufe sofort und begleichen den Betrag erst am 1. des nächsten Monats. Ihnen stehen dabei bis zu 15.000 € pro Monat zur Verfügung – zinsfrei, sofern Sie fristgerecht zurückzahlen.

Wenn Sie eine Kreditkarte suchen, bei der das Geld sofort abgebucht wird, sind Debit-Kreditkarten die richtige Wahl. Sie funktionieren wie eine normale Girokarte, sind aber weltweit einsetzbar und werden von Visa oder Mastercard akzeptiert.

Bekannte Beispiele für Debit-Kreditkarten:

• Visa Debit (z. B. von DKB, ING, Comdirect)
• Mastercard Debit (z. B. von N26, Revolut)
• Qonto Mastercard (speziell für Unternehmen)

Der Vorteil: Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Ausgaben. Die Abbuchung erfolgt innerhalb von 1–3 Werktagen, sodass Sie Ihre Liquidität besser planen können.

Für Unternehmen, die mehrere Mitarbeiter:innen mit Karten ausstatten möchten, sind Debit-Karten besonders praktisch. Sie verhindern unkontrollierte Ausgaben und bieten trotzdem die Flexibilität einer Kreditkarte.

Für Unternehmen ist die Wahl der richtigen Kreditkarte entscheidend. Moderne Firmenkarten bieten weit mehr als nur eine Zahlungsfunktion – sie sind zentrale Tools für effizientes Finanzmanagement.

Vorteile moderner Firmenkarten:

• Echtzeit-Übersicht: Alle Transaktionen sind sofort in der App sichtbar

• Individuelle Limits: Legen Sie für jede Karte eigene Ausgabengrenzen fest

• Automatische Belegerfassung: Belege können direkt per Foto hochgeladen werden

• Integration in Buchhaltungssoftware: Alle Transaktionen werden automatisch übertragen

• Mehrere Karten pro Konto: Statten Sie Ihr Team mit eigenen Karten aus

Ein Beispiel: Mit Qonto erhalten Sie nicht nur physische und virtuelle Firmenkarten, sondern auch eine integrierte Ausgabenverwaltung. Jede Transaktion wird automatisch kategorisiert, Belege werden digital archiviert, und Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über alle Ausgaben.

Damit die Kreditkarten-Abbuchung reibungslos läuft und Sie keine bösen Überraschungen erleben, beachten Sie diese Tipps:

• Kennen Sie Ihren Abrechnungszyklus: Notieren Sie sich den monatlichen Abbuchungstermin und prüfen Sie regelmäßig Ihre Kreditkartenabrechnung. So behalten Sie den Überblick über offene Beträge.

• Sorgen Sie für ausreichende Deckung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Referenzkonto zum Abbuchungstermin gedeckt ist. Richten Sie bei Bedarf einen Puffer ein oder nutzen Sie Kontobenachrichtigungen.

• Nutzen Sie digitale Tools: Moderne Banking-Apps zeigen Ihnen in Echtzeit, welche Umsätze bereits erfasst wurden und wann die nächste Abbuchung ansteht.

• Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben: Nutzen Sie separate Kreditkarten für private und geschäftliche Zwecke. Das erleichtert die Buchhaltung und verhindert Fehler bei der Steuer.

• Prüfen Sie regelmäßig Ihre Abrechnungen: Kontrollieren Sie jeden Monat Ihre Kreditkartenabrechnung auf Fehler oder unberechtigte Abbuchungen. Bei Unstimmigkeiten reklamieren Sie sofort beim Kartenaussteller.