E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Regel: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft nahezu jeden Betrieb, der mit anderen Unternehmen Geschäfte macht, egal ob Einzelunternehmen, GmbH oder Freiberufler:innen.

Viele Unternehmer:innen fragen sich jetzt: Reicht mein E-Mail-Postfach dafür schon aus? Was genau unterscheidet eine E-Rechnung von einer ganz normalen PDF-Rechnung? Und was passiert, wenn mein Betrieb darauf nicht vorbereitet ist?

In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie E-Rechnungen korrekt empfangen, welche gesetzlichen Vorgaben dahinterstecken und wie Sie Ihre Buchhaltungsprozesse jetzt darauf einstellen.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken. Der Begriff ist gesetzlich klar definiert: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, elektronischer Datensatz, der automatisch von Software gelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden kann, ohne dass jemand die Daten manuell abtippen muss.

Die beiden gängigen Formate, die dieser Definition entsprechen, sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sorgen dafür, dass Rechnungsdaten eindeutig und maschinenlesbar strukturiert sind.

Eine klassische PDF-Rechnung, selbst wenn sie hübsch gestaltet und digital versendet wurde, gilt rechtlich nicht als E-Rechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Papierrechnungen. Der Unterschied liegt im zugrunde liegenden Datenformat, nicht im Versandweg.

Grundlage der neuen Regelung ist das Wachstumschancengesetz, das die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland einführt. Ziel ist es, Rechnungsprozesse zu digitalisieren, Steuerbetrug zu erschweren und langfristig eine automatisierte Umsatzsteuermeldung an die Finanzverwaltung zu ermöglichen.

Diese Entwicklung ist Teil einer größeren europäischen Initiative namens ViDA (VAT in the Digital Age). Mehrere EU-Länder führen aktuell ähnliche Pflichten ein. Deutschland hat sich entschieden, beim Empfang keine Übergangsfrist zu gewähren, beim Versand dagegen schon.

Das bedeutet konkret: Auch wenn Ihre Geschäftspartner:innen Ihnen noch bis 2027 oder 2028 eine klassische Rechnung schicken dürfen, müssen Sie bereits heute in der Lage sein, eine E-Rechnung anzunehmen, sobald jemand Ihnen eine schickt.

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmen, die Umsätze mit anderen Unternehmen im B2B-Bereich ausführen, unabhängig von Rechtsform, Branche oder Umsatzgröße. Auch Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG sind betroffen und müssen E-Rechnungen entgegennehmen können, auch wenn sie selbst vorerst noch andere Formate versenden dürfen.

Ausgenommen von der Pflicht sind unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto

• Fahrausweise im Personenverkehr

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)

• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Für alle anderen B2B-Geschäfte im Inland gilt die Pflicht uneingeschränkt, auch für Vereine, Freiberufler:innen und Solo-Selbstständige.

Der Empfang einer E-Rechnung muss kein kompliziertes Projekt sein. Mit diesen fünf Schritten sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite und sparen sich im Alltag viel manuellen Aufwand.

Rein rechtlich reicht für den Empfang einer E-Rechnung ein normales geschäftliches E-Mail-Postfach aus. Sie sind nicht verpflichtet, ein spezielles Portal oder eine teure Software anzuschaffen. Sinnvoll ist es trotzdem, eine zentrale Adresse wie rechnung@ihrunternehmen.de einzurichten, damit eingehende E-Rechnungen nicht in einem vollen Postfach untergehen.

Prüfen Sie, in welchem Format die Rechnung eingeht. Eine XRechnung kommt als reine XML-Datei, die ohne Software kaum lesbar ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides PDF, das für Menschen sichtbar ist und gleichzeitig die strukturierten Daten im Hintergrund enthält. Beide Formate sind gültige E-Rechnungen, unterscheiden sich aber in der Handhabung.

Bevor Sie eine E-Rechnung verbuchen, lohnt sich ein kurzer Check auf formale Richtigkeit, etwa ob Rechnungsnummer, Steuernummer und Beträge korrekt übertragen wurden. Kostenlose Validatoren, zum Beispiel vom KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), helfen dabei, Formatfehler schnell zu erkennen.

Hier zeigt sich der eigentliche Vorteil der E-Rechnung: Statt Beträge manuell abzutippen, können Sie die strukturierten Daten direkt in Ihre Buchhaltungssoftware importieren. Das spart Zeit und reduziert Tippfehler, die bei der manuellen Erfassung schnell passieren.

Mit dem Qonto Geschäftskonto können Sie eingehende Rechnungen direkt erfassen und Ihre Buchhaltung automatisieren, ganz ohne zusätzliche Tools.

Die empfangene E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen, maschinenlesbaren Format archiviert werden, nicht als Ausdruck oder umgewandeltes PDF. Nur so bleibt die Rechnung im Sinne der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) unveränderbar und prüfbar.

Technisch gesehen ja. Der Gesetzgeber verlangt für den reinen Empfang keine spezielle Infrastruktur. Ein normales Postfach genügt, um der Pflicht nachzukommen.

In der Praxis stößt diese Minimallösung aber schnell an ihre Grenzen. Wer regelmäßig viele Rechnungen erhält, verliert bei der manuellen Bearbeitung von XML-Dateien im Postfach schnell den Überblick. Eine Buchhaltungssoftware oder ein digitales Geschäftskonto mit integrierter Rechnungsverarbeitung nimmt Ihnen diese Arbeit ab und sorgt gleichzeitig für eine saubere Archivierung.

Diese beiden Pflichten werden häufig durcheinandergebracht, gelten aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Den Empfang müssen Sie seit Januar 2025 sicherstellen. Den Versand eigener E-Rechnungen können Sie je nach Unternehmensgröße noch bis 2027 oder 2028 aufschieben und in der Zwischenzeit weiterhin PDF- oder Papierrechnungen verschicken, sofern Ihre Kund:innen damit einverstanden sind.

Wer früh umstellt, profitiert allerdings doppelt: Sie sparen sich später den Umstellungsstress und zeigen Geschäftspartner:innen, dass Ihre Prozesse auf der Höhe der Zeit sind.

Wenn Ihr Unternehmen eine E-Rechnung nicht annehmen kann, ändert das nichts an der Pflicht des Rechnungsstellers oder der Rechnungsstellerin, eine E-Rechnung auszustellen. Die Rechnung gilt trotzdem als wirksam zugestellt, sobald sie in Ihrem Postfach eingeht.

Problematisch wird es für Sie selbst: Können Sie die Rechnung nicht korrekt verarbeiten und archivieren, drohen bei einer Betriebsprüfung Beanstandungen wegen fehlender oder unvollständiger Buchführung. Im schlimmsten Fall wird die Vorsteuer aus der betroffenen Rechnung nicht anerkannt.

Die E-Rechnungspflicht ist zunächst eine zusätzliche Aufgabe, bringt aber handfeste Vorteile mit sich, sobald die Prozesse einmal eingerichtet sind.

• Weniger manuelle Dateneingabe und dadurch weniger Übertragungsfehler

• Schnellere Rechnungsfreigabe und Zahlung, da Daten direkt im System vorliegen

• Einfachere Vorbereitung auf Betriebsprüfungen dank lückenloser digitaler Archivierung

• Bessere Übersicht über offene Rechnungen und Liquidität

• Geringerer Papier- und Portoaufwand im Tagesgeschäft

Unternehmen, die jetzt in automatisierte Prozesse investieren, sparen sich auf lange Sicht viele Stunden manueller Buchhaltungsarbeit im Monat.

Diese Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und zusammengestellt, ersetzen aber keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Wenden Sie sich bei konkreten Fragen zu Ihrer Buchhaltung bitte an Ihre Steuerberatung.