Software für Ihr Rechnungswesen: Die besten Programme 2025

Effiziente Buchhaltung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens – und hier kommt Rechnungswesen-Software ins Spiel. Sie hilft dabei, finanzielle Abläufe zu strukturieren, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und den Überblick zu behalten. Doch welche Software passt zu Deinen Anforderungen?

In diesem Artikel erfahren Sie, was Rechnungswesen-Programme können, welche Vorteile sie bieten und welche Lösungen sich für verschiedene Unternehmensgrößen und Zielgruppen eignen.

Sie möchten mit einer Software für Rechnungswesen Abläufe dokumentieren und so nachhalten, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden? In diesem Fall lohnt es sich, sich unter anderem mit den folgenden Anbietern auseinanderzusetzen:

• Accountable
• Qonto
• Zervant
• BuchhaltungsButler
• Agicap
• sevDesk
• WISO Mein Büro
• Lexware Office
• Papierkram
• orgaMAX
• DATEV

Die Rechnungswesen-Software von Accountable richtet sich vor allem an Menschen, die sich selbstständig gemacht haben (oder sich in Zukunft selbstständig machen wollen). Der integrierte KI-Steuerberater beantwortet Steuerfragen sofort – allerdings ist diese Funktion in der kostenfreien Version nicht vorhanden.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 15,50 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Nutzerzugänge: 1
• Eignung: Freiberufler:innen, Selbstständige

Mit der Software für Rechnungswesen von Qonto können Sie viele manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit Rechnungen automatisieren. Das Tool lässt sich nahtlos in die Buchhaltung integrieren. Alle Belege werden GoBD-konform gespeichert.

• Bewertung: 4,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Nutzerzugänge: je nach Plan mehrere Nutzer:innen inklusive
• Eignung: Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen, GbR, eGbR, GmbH, gGmbh, UG, gUG, AG, AG & Co KG, GmbH & Co. KG, AG & Co OHG, e.K., UG & Co. KG, OHG, GmbH & Co. OHG, KG, KGaA, PartG

Mit Zervant können Sie Rechnungen erstellen, bearbeiten und versenden – auf Wunsch über die App und ohne PC. Mithilfe der entsprechenden Übersichten sehen Sie immer genau, welche Posten noch offen sind.

• Bewertung: 4,5 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Nutzerzugänge: 1
• Eignung: Selbstständige, Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen

Mit der Lösung von BuchhaltungsButler können Sie Ein- und Ausgangsrechnungen verbuchen, aber auch EÜR und Bilanzen erstellen. Zudem bietet das Programm automatisierte Matching und Kontierungsworkflows.

• Bewertung: 4,4 (Trustpilot)
• Preis: ab 24,95 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Nutzerzugänge: 1 inklusive, mehr kostenpflichtig buchbar
• Eignung: Online-Händler:innen und wachsende Unternehmen

Agicap bietet ein Rechnungswesen Programm, mit dem sich Cash Management, Liquiditätsplanung, Zahlungen und Ausgabenmanagement miteinander verbinden lassen. Nutzer:innen können unter anderem Datenverbindungen zwischen Banken, Agicap und dem bestehenden ERP-System herstellen. Zudem bietet das Tool eine Liquiditätsmanagement-Funktion.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: ja
• Nutzerzugänge: n/a
• Eignung: KMU

Nutzer:innen fotografieren Rechnungen und andere Belege mit der sevDesk App und digitalisieren sie auf diese Weise im System. Das Programm erkennt automatisch alle wichtigen Rechnungsdaten und verbucht die jeweiligen Beträge entsprechend. Zudem erstellt das Tool EÜR automatisch zu einem flexibel wählbaren Zeitpunkt.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 8,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Nutzerzugänge: 1 inklusive, mehr kostenpflichtig buchbar
• Eignung: Kleinunternehmer:innen, Freiberufler:innen, Steuerberater:innen

Mit WISO Mein Büro können Sie Rechnungen und Angebote online erstellen. Die entsprechenden Aufgaben werden rechtssicher erledigt. Über die Schnittstelle zu Steuerberater:innen können Sie wichtige Informationen übermitteln. Über die App ist auch mobiles Arbeiten möglich.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Nutzerzugänge: ab 1
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen

Mit dem Rechnungswesen Programm können Sie Rechnungen und Angebote schreiben, aber auch den Jahresabschluss erledigen. Das Tool lässt sich mit dem Geschäftskonto verbinden. Wenn Sie mit Steuerberater:innen zusammenarbeiten, haben Sie die Möglichkeit, einen entsprechenden Zugang einzurichten.

• Bewertung: 3,6 (Trustpilot)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Nutzerzugänge: 3-5
• Eignung: Gründer:innen, Solo-Selbstständige, KMU

Mit diesem Rechnungswesen Programm können Sie Angebote und Rechnungen erstellen, Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen, Zeiten von Projekten erfassen und ein digitales Belegarchiv anlegen. Externe Dokumente lassen sich an die Corporate Identity des Unternehmens anpassen.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9,90 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Nutzerzugänge: bis zu 99
• Eignung: Gründer:innen, Kleinunternehmer:innen, Selbstständige, kleine Unternehmen, größere Unternehmen

Die Rechnungswesen Software von orgaMAX fasst alle Aufgaben der Buchhaltung in sich zusammen. Mit ihr können Nutzer:innen unter anderem Aufträge und Angebote erstellen, Rechnungen und Mahnungen schreiben und Verbindungen zur Warenwirtschaft schaffen.

• Bewertung: 2,9 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Nutzerzugänge: 1-2
• Eignung: Unternehmen jeder Größe

Bei DATEV können Sie verschiedene Rechnungswesen-Lösungen miteinander kombinieren. Über die enthaltenen Schnittstellen haben Sie die Möglichkeit, mit Steuerberater:innen zusammenzuarbeiten. Die entsprechenden Lösungen lassen sich individuell an unterschiedliche Branchen anpassen.

• Bewertung: 1,8 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Nutzerzugänge: n/a
• Eignung: Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen und Unternehmen jeder Größe

Grundsätzlich ist es schwer, von „der besten Rechnungswesen-Software“ zu sprechen. Ob ein Programm die Ansprüche seiner Nutzer:innen erfüllt, ist vor allem davon abhängig, wie gut Tool und Zielgruppe zusammenpassen. Doch was bedeutet dies eigentlich für die verschiedenen Einsatzbereiche?

Viele Freiberufler:innen legen großen Wert darauf, mit ihrer Software für Rechnungswesen flexibel arbeiten zu können. Sie wissen es dementsprechend unter anderem zu schätzen, wenn Ihnen die nötigen Funktionen per App zur Verfügung stehen.

Eine besonders beliebte Lösung stellt in diesem Zusammenhang sevDesk dar. Sie erlaubt es den Nutzer:innen unter anderem, mit ihren Steuerberater:innen zusammenzuarbeiten und sich so den Rücken freizuhalten.

Kleinunternehmen müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Daher ist es wichtig, dass sie ein Programm nutzen, das entsprechende Einstellungsmöglichkeiten bietet.

Qonto hat sich hier in den letzten Jahren zu einer beliebten Anlaufstelle entwickelt – unter anderem deswegen, weil es hier bei Bedarf problemlos möglich ist, vom Kleinunternehmen-Status zum größeren Unternehmen zu wechseln.

Die Ansprüche von Verantwortlichen in KMUs in Bezug auf ihre Rechnungswesen-Lösungen sind klar definiert. Hier geht es darum, bei Bedarf etliche Dokumente zu speichern, zu sortieren, nachzuhalten und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Agicap bietet Nutzer:innen hier zahlreiche Vorteile – unter anderem ein übersichtliches Dashboard und eine Liquiditätsmanagement-Funktion.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter, die sich unter anderem auch auf Vereine als Zielgruppe spezialisiert haben.

Unter anderem können Sie die Lösung von BuchhaltungsButler entsprechend anpassen.

Eine Rechnungswesen-Software ist eine digitale Lösung, die Ihnen ermöglicht, finanzielle Transaktionen effizient zu verwalten und den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Sie hilft dabei, Zahlungen korrekt abzuwickeln und bietet oft cloud-basierte Funktionen, die Ihnen erlauben, Ihre Buchhaltung von überall aus zu überwachen.

Diese Software ist auch als Buchhaltungssoftware bekannt und sollte Funktionen umfassen wie:

• Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
• Erstellung von Berichten
• Verwaltung von Rechnungen

Die meiste Rechnungswesen-Software enthält zudem Funktionalitäten für digitales Belegmanagement, Schnittstellen zu DATEV und ein integriertes E-Rechnung-Programm.

Wer an Rechnungswesen-Programme denkt, denkt oft an große Unternehmen, die hier jeden Tag etliche Rechnungen einbuchen und nachhalten. Hierbei handelt es sich jedoch um ein Vorurteil. Denn: Auch Einzelunternehmer:innen, KMU und mehr können von den Vorteilen profitieren, die eine Software für Rechnungswesen bietet.

Umso wichtiger ist es, sich für eine Lösung zu entscheiden, die optimal zu den eigenen Bedürfnissen passt. Ein typisches Beispiel: Während größere Unternehmen oft zu einer Software für doppelte Buchführung greifen müssen, reicht bei Einzelunternehmer:innen und kleineren Unternehmen oft die einfache Variante.

Zu den Zielgruppen von Rechnungswesen-Programmen zählen u.a.:

• Freiberufler:innen
• Kleinunternehmen
• KMU
• Vereine

Der Alltag vieler Freiberufler:innen ist so hektisch, dass sie keine Zeit mehr haben, sich ausführlich um ihre Buchhaltung zu kümmern. Gleichzeitig möchten sie die entsprechenden Arbeiten oft nicht an Steuerberater:innen abgeben, da diese ebenfalls Kosten verursachen.

Da viele moderne Lösungen weitestgehend selbsterklärend sind, handelt es sich bei ihnen um eine gute Möglichkeit, sich das Leben als Freiberufler:in zu erleichtern.

Die Tatsache, dass Kleinunternehmen nicht dazu verpflichtet sind, Umsatzsteuer auszuweisen, bedeutet nicht, dass sie nicht dazu verpflichtet wären, Bücher zu führen.

Eine moderne Software für Rechnungswesen lässt sich schnell an die Bedürfnisse von Kleinunternehmer:innen anpassen. Und natürlich erlauben es die verschiedenen Lösungen zudem, auf den ausgestellten Rechnungen Verweise auf die Kleinunternehmerregelung einzufügen.

Je größer das Unternehmen, desto mehr Rechnungen fallen in der Regel auch an. Unter anderem kann eine Software für doppelte Buchführung dabei helfen, die entsprechenden Erwartungen zu erfüllen.

Kleine und mittelständische Unternehmen haben somit die Möglichkeit, wahlweise auch:

• größere Kundenkarteien anzulegen,
• Rechnungen an internationale Kund:innen zu versenden,
• alles zu verbuchen und
• die Zahlungen nachzuhalten.

Anders, als es zum Beispiel bei einer klassischen Excel-Datei schnell der Fall sein kann, geht hier nichts verloren.

Vereine, die mehr als 60.000 € Gewinn bzw. mehr als 600.000 € Umsatz pro Jahr generieren, sind zur Bilanzierung und zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für ihre Buchhaltung nutzen sie den Kontenrahmen 42.

Größere Rechnungswesen-Lösungen passen unter anderem auch zu den Bedürfnissen von Vereinen. Oft braucht es nur wenige Klicks, um die entsprechenden Grundeinstellungen vorzunehmen.

Die Kosten für eine Rechnungswesen-Software variieren stark je nach Anbieter und Funktionsumfang. Allgemein beginnen die Preise bei etwa 7 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für Basisversionen und können bis zu 25 € oder mehr für erweiterte Funktionen steigen.

Einige Anbieter wie Accountable, Zervant oder sevDesk bieten auch kostenlose Versionen an, die jedoch eingeschränkte Funktionen haben. Zudem gibt es Lösungen wie Agicap oder DATEV, deren Preise individuell auf Anfrage ermittelt werden.

Wichtig ist, dass Sie die Software wählen, die am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passt, sei es eine kostengünstige Lösung für Einzelunternehmer:innen oder eine umfassende Plattform für größere Unternehmen.

Um die passende Software für das Rechnungswesen zu finden, sollten Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen im Voraus klar definieren und dann die Optionen systematisch bewerten.

Hier sind einige Schritte, die Ihnen dabei helfen können:

• Bedarfsanalyse durchführen: Überlegen Sie, welche Funktionen Ihre Buchhaltungssoftware unbedingt haben muss. Brauchen Sie nur eine einfache Einnahmen- und Ausgabenübersicht oder auch Funktionen wie Mehrwertsteuerabrechnung und Berichtserstellung? Eine klare Anforderungsliste hilft Ihnen, die passende Lösung zu identifizieren.

• Anbieter vergleichen: Prüfen Sie verschiedene Anbieter hinsichtlich Preis, Funktionsumfang und Kundenservice. Ein Anbieter mit gutem Support kann im Alltag wertvolle Hilfe leisten. Vergleichen Sie auch Bewertungen und Erfahrungsberichte, um ein umfassendes Bild zu bekommen.

• Kostenlose Testphase nutzen: Wählen Sie ein Tool mit einer kostenlosen Testphase, um die Software vor dem Kauf auszuprobieren. Diese Möglichkeit hilft Ihnen, die Benutzerfreundlichkeit und die Funktionalitäten im realen Einsatz zu testen und sicherzustellen, dass die Software Ihren Erwartungen entspricht.

• Implementierung planen: Nach der Entscheidung für eine Software ist es wichtig, deren Implementierung sorgfältig zu planen. Berücksichtigen Sie Schulungsbedarf und mögliche Anpassungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen die Software effizient nutzen können. Eine gut durchdachte Einführung erhöht die Akzeptanz und den Nutzen der Software erheblich.

• Regelmäßige Überprüfung der Software: Stellen Sie sicher, dass die Software auch langfristig Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Ihr Unternehmen wächst, benötigen Sie möglicherweise erweiterte Funktionen oder ein Upgrade auf ein größeres Paket. Bleiben Sie in Kontakt mit dem Support, um sicherzustellen, dass Ihre Software optimal unterstützt wird.

Die in diesem Artikel aufgeführten Informationen wurden nach einer umfassenden Recherche auf den Websites der jeweiligen Anbieter im Januar 2025 sowie nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Qonto übernimmt keine Verantwortung für die komplette Korrektheit aller Angaben, da sich Preise und Leistungen im Zeitverlauf ändern können. Wir geben unser Bestes, alle Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Bitte informieren Sie sich aber zusätzlich selbst, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen.