Die 8 besten Procurement-Softwares für Ihr Unternehmen

Effiziente Beschaffungsprozesse sind für Unternehmen unerlässlich, um Kosten zu senken und Abläufe zu optimieren. Procurement-Software hilft dabei, den gesamten Beschaffungsprozess zu digitalisieren - von der Bedarfsermittlung über das Lieferantenmanagement bis hin zur Rechnungsverarbeitung.

Doch welche Arten von Einkaufssoftware gibt es, welche Funktionen sind entscheidend und wie unterscheiden sich die Systeme?

In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte und erfahren, welche Kosten für Procurement-Software anfallen können.

Die richtige Procurement-Software optimiert Einkaufsprozesse, automatisiert Genehmigungen und verbessert die Budgetkontrolle. Doch welche Lösung passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

In Folgenden stellen wir acht Procurement-Softwares vor und zeigen ihre wichtigsten Funktionen, Stärken und Preise.

• Promena
• Precoro
• Qonto
• Oracle
• Procurify
• Veeqo
• Spendesk
• Coupa

Promena ist eine cloudbasierte Beschaffungsplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Einkaufsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren.

• Bewertung: 5,0 (Capterra)
• Preis: ab $ 5.000,00 / Jahr (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: nein
• Funktionsbereich: Beschaffungs-, Lieferanten-, Vertrags-, Ausgaben- und Rechnungsmanagement.

Precoro ist ebenfalls cloudbasiert und hilft, Einkaufsprozesse zu zentralisieren und zu automatisieren.

• Bewertung: 4,8 (Capterra)
• Preis: ab $ 499 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionsbereich: Beschaffungs-, Rechnungs-, Ausgaben-, Lieferanten- und Vertragsmanagement, Reisemanagement & Spesen sowie Zahlungsmanagement. Außerdem ab Enterprise-Version:individuelle Preisgestaltung, ERP-Integrationen, regionale Serverauswahl, IP-Whitelisting, erweiterte Admin-Kontrollen und Sicherheitsfeatures

Obwohl keine klassische Procurement-Software, bietet Qonto Firmenkarten, Genehmigungsworkflows und automatische Belegverwaltung für eine effiziente Budgetkontrolle per Budgetierungssoftware. So behalten Unternehmen ihre Ausgaben im Blick – ohne klassische Procurement-Software.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja
• Funktionsbereich: All-in-One Finanzmanagement mit Tools zur Budgetkontrolle und Ausgabenverwaltung

Oracle ist ein weltweit führender Anbieter von integrierten Cloud-Anwendungen und Cloud-Infrastruktur, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu transformieren.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig als Pay-as-you-go-Account
• Testversion: ja
• Demo: nein
• Funktionsbereich: Finanz-, Beschaffungs-, Projekt-, Lieferketten-, Personal- und Datenbankmanagement sowie Analyse und Reporting

Procurify ist eine KI-gestützte Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgabenprozesse zu automatisieren und vollständige Transparenz über ihre Finanzen zu erhalten.

• Bewertung: 4,5 (Capterra)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionsbereich: Beschaffungs-, Rechnungs-, Ausgaben-, Lieferanten-, Vertrags- und Zahlungsmanagement sowie Reisemanagement und Spesen

Behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten – mit dem Ausgabenmanagement von Qonto.

Veeqo ist ein Omnichannel-Inventarmanagement-System, das Bestellungen, Versand und Lagerbestände synchronisiert. Es integriert sich nahtlos mit E-Commerce-Plattformen und Versanddienstleistern.

• Bewertung: 4,2 (Capterra)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig für $ 250 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: nein
• Demo: nein
• Funktionsbereich: Omnichannel-Inventarmanagement

Spendesk vereinfacht Ausgabenmanagement mit virtuellen Karten, Budgetfreigaben und Rechnungsverwaltung. Ein flexibles Tool für transparente und sichere Finanzprozesse.

• Bewertung: 4,1 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Funktionsbereich: Geschäftskonto mit Budgetkontrolle, Ausgabenmanagement

Coupa ist eine KI-gestützte Plattform für Total Spend Management, die Ausgaben optimiert und Einkaufsprozesse automatisiert.

• Bewertung: 1,3 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: nein
• Funktionsbereich: Beschaffungs-, Rechnungs-, Ausgaben-, Lieferanten-, Reise-, Zahlungs- und Vertragsmanagement

Procurement bezeichnet den gesamten Beschaffungsprozess in einem Unternehmen – von der Bedarfsermittlung über die Auswahl von Lieferant:innen bis hin zur Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung.

Ziel ist es, Waren und Dienstleistungen effizient, kostengünstig und strategisch zu beschaffen. Dabei spielen Vertragsmanagement, Lieferantenbeziehungen und Compliance eine wichtige Rolle.

Ein Procurement-System ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, den Einkaufsprozess zu automatisieren und effizient zu verwalten. Solche Systeme – auch als Procurement-Software oder E-Procurement-Software bekannt – helfen dabei, Bestellungen, Freigaben, Rechnungen und Verträge zentral zu steuern.

Durch die Digitalisierung des Einkaufs wird nicht nur der administrative Aufwand reduziert, sondern auch die Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Einkaufsprozesse verbessert.

E-Procurement-Software lässt sich in zwei Hauptkategorien einteilen: nach ihrer Funktionalität und nach ihrer Systemarchitektur. Funktional unterscheidet man zwischen:

• Lager- und Bestandsmanagement
• Automatisierung des Einkaufsprozesses
• Budgetkontrolle und Ausgabenmanagement

Je nach Unternehmensbedarf helfen diese Systeme, Lagerbestände zu optimieren, den gesamten Einkaufsprozess zu digitalisieren oder Budgets effizient zu überwachen.

Profitieren Sie von einer zentralen Übersicht über Teamausgaben und behalten Sie Ihr Budget jederzeit im Auge. Mit der digitalen Budgetierungssoftware von Qonto.

Diese Software hilft Unternehmen, ihre Lagerbestände effizient zu verwalten, Bedarfe frühzeitig zu erkennen und Engpässe zu vermeiden. Automatische Bestandsaktualisierungen und Warnmeldungen stellen sicher, dass ausreichend Waren verfügbar sind, ohne Kapital in Überbeständen zu binden.

Funktionen:

• Echtzeit-Überwachung von Beständen

• Automatische Bestellvorschläge basierend auf Verbrauchsdaten

• Integration mit Lieferantensystemen für nahtlose Nachbestellungen

Diese Lösungen digitalisieren und automatisieren den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis zur Rechnungsprüfung. Sie reduzieren manuelle Arbeit, minimieren Fehler und beschleunigen den Workflow.

Funktionen:

• Automatische Genehmigungs- und Freigabeprozesse

• Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen

• Elektronische Bestellung und Rechnungsverarbeitung

• Lieferanten- und Vertragsmanagement

Diese Software ermöglicht eine präzise Kostenkontrolle und sorgt für Transparenz über alle Ausgaben im Beschaffungsprozess. Sie bietet detaillierte Berichte und hilft, Budgets einzuhalten und Einsparpotenziale zu identifizieren.

Funktionen:

• Echtzeit-Überwachung von Budgets und Ausgaben

• Automatische Kostenanalysen und Berichte

• Genehmigungsworkflows für Ausgaben

• Integration mit Finanztools und Controlling-Systemen

Eine leistungsfähige Procurement-Software optimiert den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsplanung bis zur Rechnungsprüfung. Damit Unternehmen effizient und kostensparend arbeiten können, sollte eine geeignete Software folgende Kernfunktionen bieten:

• Beschaffungsmanagement: Digitale Verwaltung von Bestellanforderungen, Genehmigungen und Lieferantenverträgen zur Automatisierung des Einkaufsprozesses.

• Lieferantenmanagement: Pflege von Lieferantendaten, Bewertung der Leistung und Unterstützung von Onboarding-Prozessen.

• Bestellwesen und Workflows: Automatische Genehmigungsprozesse für Bestellungen, Verfolgung des Bestellstatus und nahtlose Integration mit ERP-Systemen.

• Rechnungsmanagement: Automatisierte Verarbeitung und Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen zur Vermeidung von Fehlern.

• Ausgabenmanagement: Echtzeit-Überwachung von Budgets, Analyse von Ausgabenmustern und Berichterstattung zur Kostenkontrolle.

• Vertragsmanagement: Speicherung, Verwaltung und Überwachung von Lieferantenverträgen mit automatischen Erinnerungen für Vertragsverlängerungen.

• Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen: Nahtlose Verbindung zu bestehenden Finanz- und Controlling-Systemen zur Reduzierung manueller Eingaben.

• Mobile Zugänglichkeit: Möglichkeit, Genehmigungen und Bestellungen über eine mobile App zu verwalten, um flexibles Arbeiten zu ermöglichen.

Eine Einkaufssoftware digitalisiert den gesamten Beschaffungsprozess und bietet Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile. Sie optimiert Abläufe, sorgt für mehr Transparenz und erleichtert die Vernetzung mit Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen. So können Informationen schneller ausgetauscht und Daten in Echtzeit abgeglichen werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Preistrends frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren. Unternehmen können Marktbewegungen in Echtzeit analysieren und den optimalen Zeitpunkt für ihre Bestellungen finden.

Gleichzeitig steigert die Einkaufssoftware die Effizienz durch automatisierte Bestellprozesse: Sobald ein Artikel nicht mehr in ausreichender Menge verfügbar ist, kann die Software eine Bedarfsmeldung erstellen und die Bestellung automatisch auslösen.

Neben dem Bestellmanagement verbessert die Einkaufssoftware auch den gesamten Belegfluss. Über EDI-Schnittstellen werden Belege nahtlos von und zu Kund:innen und Lieferant:innen übertragen. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über alle Prozesse und profitieren von einer effizienten und fehlerfreien Abwicklung.

Die Kosten für Procurement-Software variieren je nach Funktionsumfang, Unternehmensgröße und Abrechnungsmodell. Preismodelle reichen von monatlichen Abonnements ab etwa 9 € pro Nutzer:in bis hin zu individuellen Enterprise-Lösungen, die mehrere tausend Euro pro Jahr kosten können.

Einige Anbieter setzen auf eine transaktionsbasierte Abrechnung, bei der Gebühren abhängig vom Bestellvolumen oder der Nutzeranzahl anfallen. Alternativ gibt es Pay-as-you-go-Modelle, wie sie beispielsweise Oracle anbietet, bei denen Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Funktionen zahlen. Viele Lösungen bieten zudem eine kostenlose Testphase, um die Software vorab zu testen.