Firma gründen: Welche Kosten fallen genau an?

Wer eine Firma gründen möchte, muss ein Gewerbe anmelden, unter Umständen einen Eintrag ins Handelsregister vornehmen lassen und mit Aufwendungen wie Miete, Strom und den Gehältern für seine Mitarbeiter:innen kalkulieren. Aber was kostet all das eigentlich? Wie hoch ist der finanzielle Aufwand, mit dem Gründer:innen vergleichsweise früh konfrontiert werden?

Unser Artikel verschafft Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Kostenpunkte, damit Sie verlässlich planen können und bereits jetzt eine solide Basis für Ihre Finanzierung haben.

Die Gründungskosten setzen sich aus einmaligen, laufenden, direkten und indirekten Kosten zusammen. Die folgende Tabelle zeigt, wie diese sich voneinander unterscheiden, und liefert zudem ein paar klassische Beispiele.

Zu den einmaligen Kosten bei der Firmengründung gehören unter anderen die Anmeldekosten beim Finanz- und Gewerbeamt und die Kosten für den Handelsregistereintrag. Der Vorteil ist, dass sich diese Einmalkosten vergleichsweise gut kalkulieren lassen, da sie teilweise fest vorgeschrieben sind.

Oft hilft es auch, bei den jeweiligen Ansprechpartner:innen nachzufragen und sich aufzeigen zu lassen, mit welchen Aufwendungen gerechnet werden sollte. Mit den nötigen Informationen können Sie Ihre Gründung noch besser planen.

Zu den einmaligen Gründungskosten zählen:

• Anmeldungskosten beim Finanz- und Gewerbeamt
• Kosten der Handelsregistereintragung
• Kosten für notarielle Leistungen
• Gebühren für IHK oder HWK
• Kosten für Beratungs- und Gründungshilfen

Die Kosten, die das zuständige Gewerbeamt für das Ausstellen des Gewerbescheins fordert, sind deutschlandweit nicht einheitlich geregelt. Stattdessen gestaltet jede Gemeinde bzw. jede Stadt die Gebühren individuell. In der Regel liegen die Gebühren der Gewerbeanmeldung jedoch zwischen 10 € und 65 €.

Für die Anmeldung Ihres Unternehmens beim Finanzamt müssen Sie lediglich einen Fragebogen ausfüllen. Danach wird Ihnen eine Steuernummer zugeteilt. Hierfür fallen keine Gebühren an.

Die Kosten, die Sie für den Handelsregistereintrag zahlen, sind vor allem von der gewählten Rechtsform, dem Stammkapital und der Anzahl der Gesellschafter:innen abhängig. Am günstigsten ist der Eintrag als e. K. (70 €). Wer hingegen eine AG oder eine KGaA gründet, zahlt 300 € bzw. 360 € mit Sacheinlage.

Beachten Sie zudem, dass zusätzlich zu den Gebühren Notarkosten für die Anmeldung im Handelsregister anfallen.

Sollten Sie im Nachhinein Ihren Eintrag im Handelsregister ändern wollen, weil zum Beispiel neue Geschäftsführer:innen bestellt werden, zahlen Sie erneut Notar- und Amtsgebühren. Weitere Informationen zur Gebührenhöhe finden Sie auf den Seiten in der aktuellen Handelsregistergebührenverordnung.

Wie hoch die Kosten für notarielle Leistungen sind, ist von der Rechtsform, dem Stammkapital und der Frage, ob Sie ein Musterprotokoll oder einen individuellen Gesellschaftsvertrag nutzen, abhängig.

Wenn Sie zum Beispiel eine UG mit Musterprotokoll gründen, zahlen Sie, im Fall einer 1-Personen-UG meist zwischen 105 € und 165 €. Wer Wert auf eine individuelle Satzung legt, sollte mit etwa 500 € kalkulieren.

Der Beitrag für eine Mitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:

• der Grundbetrag, der ab 30 € (für Kleingewerbebetreibende) startet und für große Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, bis zu 300 € betragen kann.

• der Beitrag, der von der Leistungsstärke des Unternehmens abhängig ist.

In der Regel liegt der Stundensatz für eine Gründungsberatung zwischen 100 € und 200 €. Das bedeutet, dass etwas umfangreichere Beratungen für Ihr Unternehmen mit etwa 3.000 € bis 7.000 € verbunden sein können.

Es gibt jedoch auch kostenlose Angebote und staatliche Förderprogramme. Welche genau infrage kommen, ist vom jeweiligen Bundesland abhängig.

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Parallel zu den einmaligen Kosten bei Unternehmensgründung ist es wichtig, direkt von Beginn an auch mit den laufenden Kosten zu kalkulieren. Diese können Sie in vielen Fällen steuerlich geltend machen. Dennoch belasten sie Ihr Budget.

Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, handelt es sich hierbei um Kosten, die immer wieder kommen und die die Liquidität des Unternehmens entsprechend belasten können.

Mit einer Übersicht über alle Kosten können Sie eventuellen Engpässen oft vorbeugen und langfristig wirtschaftlich bleiben:

• Miete und Betriebskosten
• Personal- und Lohnkosten
• Kosten für ein Firmenkonto
• Kosten für Buchhaltung & Steuerberatung
• Ausgaben für Marketing & Werbung
• Beiträge für Versicherungen

Sollten Sie Büro- oder Produktionsflächen nutzen, handelt es sich hierbei um die größten Fixkosten.

Neben der Kaltmiete fallen Betriebskosten, wie Heizung, Strom, Wasser usw. an. Auch die Ausgaben für das Internet, Telefon und kleinere Reparaturen fallen in diese Kategorie.

Wer Mitarbeiter:innen beschäftigt, trägt neben den Gehältern auch Sozialversicherungsbeiträge, Urlaubs- und Krankheitskosten sowie Ausgaben für Recruiting und Weiterbildung. Diese Posten machen häufig einen großen Teil der monatlichen Fixkosten aus.

Je nach Bank fallen für das Firmenkonto oft monatliche Kontoführungsgebühren, Kosten für Überweisungen bzw. Auslandsüberweisungen und Firmenkarten an.

Online-Banken erweisen sich hier oft als günstiger, während Sie sich in Filialbanken persönlich beraten lassen können.

Das Online-Geschäftskonto von Qonto erhalten Sie bereits ab 9 € pro Monat und profitieren hierbei von einem Konto mit integrierter Buchhaltung, Ausgabenmanagement und Rechnungsverwaltung. Geschäftskredite beantragen können Sie hier ebenfalls direkt.

Geschäftsführer:innen sind für das ordentliche Führen ihrer Bücher verantwortlich. Sie können hierfür eine Software nutzen oder das Ganze an Steuerberater:innen auslagern. Das Auslagern spart Zeit, verursacht aber auch Kosten. Deren Höhe ist von der Unternehmensgröße, dem Belegaufkommen und der Rechtsform abhängig.

Eine umfassende Buchhaltungs- und Steuerlösung ist ebenfalls in Qonto enthalten. Somit haben Sie diesen Kostenpunkt bereits mit den oben erwähnten 9 € pro Monat abgedeckt.

Wenn Sie eine eigene Firma gründen, verursacht es auch Kosten, für Ihre Zielgruppe sichtbar zu werden. Die Höhe der Aufwendungen für Werbung und Marketing ist von Ihrer Strategie abhängig.

Wichtig ist es, ein monatliches Budget festzulegen, das zur Zielgruppe und den Wachstumszielen Ihres Unternehmens passt.

Je nach Branche sind verschiedene Versicherungen notwendig, zum Beispiel Betriebs- oder Berufshaftpflicht, Inventarversicherung oder Elektronikversicherung.

Gründer:innen müssen außerdem ihre Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung eigenständig zahlen.

Wie viel die Gründung einer Firma tatsächlich kostet, ist unter anderem von der gewählten Rechtsform abhängig. Diese bestimmt letztendlich, ob, wie zum Beispiel bei einer GmbH Gründung, ein gewisses Stammkapital aufgebracht werden muss und welche weiteren administrativen Kosten, zum Beispiel für den Eintrag im Handelsregister, entstehen können.

Die Gründung von Einzelunternehmen und GbRs ist vergleichsweise günstig. Besonders kapitalintensiv sind hingegen Gründungen von GmbHs und AGs.

Alle betrieblich veranlassten Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens entstanden sind, können steuerlich geltend gemacht werden.

Typische Aufwendungen sind zum Beispiel:

• Gebühren für die Gewerbeanmeldung und den Handelsregistereintrag
• Beratungskosten
• Reisekosten
• Kosten für Büromaterial
• Notar- und Gerichtskosten

Wichtig ist, dass ein klarer Zusammenhang zur Gründung besteht. Hierzu gehören auch vorweggenommene Betriebsausgaben, die vor der offiziellen Gründung entstehen, aber nötig sind, um Ihr Business zu starten.

Wer eine Firma gründen und Kosten sparen möchte, kann unter anderem versuchen, Abläufe zu digitalisieren, auf Co-Working-Arbeitsplätze setzen, Lieferant:innen vergleichen und sich beraten lassen.

Die Bundesagentur für Arbeit, die KfW Bank, aber auch die Beratungsförderung der einzelnen Bundesländer sind Ansprechpartner für finanzielle Förderungen von Gründer:innen.